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摘要：隨著知識經(jīng)濟時代的到來，企業(yè)需要將檔案不斷轉變?yōu)槠髽I(yè)知識，以更好地促進知識共享與傳播，進而提高組織知識創(chuàng)新能力與核心競爭力。本文以企業(yè)檔案管理為例，闡述了以知識管理為導向的企業(yè)電子檔案系統(tǒng)建設的一些思考，希望對企業(yè)檔案信息化建設方面提供一些有益的建議和參考。

關鍵詞：電子檔案管理系統(tǒng)；知識管理；系統(tǒng)集成；知識共享

隨著市場經(jīng)濟體制的建立和發(fā)展，我國社會信息化程度不斷深入，信息載體的多樣化、管理對象的數(shù)字化，使得企業(yè)檔案管理手段和模式發(fā)生著重大的變化，檔案管理的內(nèi)涵也不斷被延展。企業(yè)檔案是對企業(yè)重要信息資源的收集和匯總，更是企業(yè)知識的歸納和凝練，而知識管理則是對企業(yè)內(nèi)外部各種信息和知識資源的有效識別、全面收集、科學加工和充分利用[1]。企業(yè)檔案信息作為知識資源管理的重要源頭和基礎，其管理模式應以企業(yè)知識管理為導向，而企業(yè)知識管理要以檔案管理為核心，通過對企業(yè)知識的充分共享和有效利用，以期不斷提升企業(yè)管理效率、創(chuàng)新能力和核心競爭力[2]。本文以企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設為主線，提出基于知識管理的企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設和改進思路，并對電子檔案系統(tǒng)深化應用提供了方向性的建議。

一、企業(yè)電子檔案系統(tǒng)建設思路

企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源的收集和匯總，是企業(yè)知識的歸納和凝練，企業(yè)需要借助新的信息化技術措施、新的管理模式，不斷拓展企業(yè)檔案的整合范圍、加強企業(yè)知識的分析和整理，深化企業(yè)知識的共享和利用，使企業(yè)檔案伴隨著企業(yè)知識管理層次的加深而呈現(xiàn)出新的價值[1]。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，擴展整合范圍

企業(yè)電子檔案系統(tǒng)是對企業(yè)經(jīng)營、黨政管理等文件材料進行收集、保管和利用等，隨著企業(yè)信息化工作的不斷深入，企業(yè)各類應用系統(tǒng)，如：ERP、OA等逐步投入使用，企業(yè)所產(chǎn)生的大量電子化、數(shù)字化文件是企業(yè)經(jīng)營活動中重要的知識資源，需要通過電子檔案管理系統(tǒng)予以妥善保管和合理利用。同時，企業(yè)相關信息資源和知識資源在系統(tǒng)中大量存儲和應用，又為企業(yè)檔案管理提供了很好的轉型機遇，促使企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)具有很好的開放性，可與現(xiàn)有應用系統(tǒng)進行無縫集成、平滑數(shù)據(jù)共享和交換，以便對企業(yè)檔案信息資源進行開發(fā)利用，真正挖掘檔案中所蘊涵的知識價值[3]。以知識管理為導向的企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，需要在建設之初進行統(tǒng)籌規(guī)劃，使其不僅可以通過標準數(shù)據(jù)的方式有效整合企業(yè)內(nèi)部各方面信息資源，而且還可以對企業(yè)外部相關信息資源進行整合，如各類政策法規(guī)、市場數(shù)據(jù)分析、業(yè)界動態(tài)等，通過企業(yè)電子檔案系統(tǒng)對其真正有保存價值的信息進行整理和歸檔保存，以便為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策提供支撐服務。

（二）遵循標準，完善分類體系

企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)中關于信息資源的分類，一方面要遵循國家及行業(yè)的相關標準和規(guī)范，按照檔案的來源進行分類。另一方面，企業(yè)電子檔案分類還要以知識單元為基礎，在原有按來源分類的基礎上，補充建立知識分類體系，以便用戶能夠高效地檢索到相應的信息。因此，系統(tǒng)在建立之初就需要充分調(diào)研和評估公司在知識檢索方面的需求，優(yōu)先建立常用知識模塊，在知識模塊中設置豐富的、且具有一定共性的關鍵知識點。例如，在貿(mào)易合同中，除可能設置合同的基本信息（如：檔號、合同名稱、金額、合同相對方、簽訂時間等關鍵信息）外，還可以設置合同內(nèi)關鍵條款、簽訂依據(jù)、支付方式，甚至合同背景知識等信息模塊，這些信息可通過人為的方式予以標注，也可以通過一些智能算法進行提取和學習。建立語義豐富的分類體系，將有助于用戶快速精準地定位知識范圍，有利于知識的共享和利用。

（三）變被動為主動，提高共享服務能力

由于企業(yè)電子檔案在收集過程中要求完整性，往往導致知識的包裹性太強，不容易精準獲取所需的內(nèi)容。以“知識服務”的方式來開發(fā)檔案資源，需要將包裹性強的知識打散，并利用類似標簽或關鍵字的形式予以標注，通過知識導航，知識咨詢、知識檢索等方式，主動并精確地為用戶提供關鍵內(nèi)容，而不是提供給用戶一整本資料或一大段文字。當然被打散的知識并不是完全的“碎片化”，而是要做到散而有型，即這些被打散的信息相互之間還是有關聯(lián)的。企業(yè)檔案來源于企業(yè)實際生產(chǎn)運營過程中，特別是企業(yè)中一些重要應用系統(tǒng)，如ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、生產(chǎn)制造系統(tǒng)等，在獲取、整理這些應用系統(tǒng)的電子資料的同時，也要以“知識服務”的方式來“反哺”各應用系統(tǒng)的用戶，類似企業(yè)電子檔案知識的主動服務方式，也可以應用于其他應用系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)了檔案知識的共享，而且為用戶提供了優(yōu)質、高效的檔案知識服務。

（四）注重人才管理，提升工作者素質

企業(yè)電子檔案系統(tǒng)的建設、運行和維護是由多個部門、不同人員協(xié)同實現(xiàn)的過程，僅依靠信息化人員，或檔案工作人員是無法使系統(tǒng)發(fā)揮其真正的價值。首先，信息化建設人員必須對檔案工作，以及公司業(yè)務非常熟悉，才有效組織電子檔案管理系統(tǒng)的建設實施工作，同時運維人員也要全程參與到系統(tǒng)建設過程中，了解其建設思路、系統(tǒng)結構、使用規(guī)范等，以便在系統(tǒng)投入使用后，分析并處理電子檔案管理系統(tǒng)日常運行過程中的基本問題。其次，檔案工作是一個專業(yè)性較強的工作崗位，檔案管理人員需接受專業(yè)化、先進化的培訓，往往檔案管理人員的能力與素質直接決定著檔案系統(tǒng)的應用效果[4]。同時，檔案工作者應能接受、理解為企業(yè)提供知識服務的模式，并主動開展與知識管理相關的實踐活動，不斷將自己從“保管員”向“知識提供者”進行過渡，切實將知識管理這種全新的管理模式融入檔案管理中。

二、總結

檔案知識管理是一個系統(tǒng)化、綜合化、知識化的過程[5]，僅依靠應用系統(tǒng)是無法完成這個復雜過程的，基于知識管理的企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)需要企業(yè)領導的支持和參與，需要檔案管理人員的專業(yè)能力、需要信息化人員的技術能力、需要企業(yè)員工的全體參與，更需要建立相應的制度規(guī)范，才能使企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)邁向知識管理的臺階。將企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)以知識管理的方式進行規(guī)劃、設計、建設和運行，是對傳統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新應用，基于知識管理的企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)將有利于企業(yè)知識的收集、匯總和提煉，有利于企業(yè)知識的傳承和利用，有利于企業(yè)創(chuàng)新能力和核心競爭力的提升。

參考文獻

[1]任越,曹玉,喬爾.知識管理中檔案價值的重新發(fā)現(xiàn)[J].檔案學通訊,2012(3):38-41.

[2]丁曉陽.論知識管理在檔案創(chuàng)新管理中的靈活運用[J].辦公室業(yè)務,2018(05):65.

作者：王凱 單位：中國原子能工業(yè)有限公司