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【摘要】在信息化時代，我國電子檔案開始應(yīng)用到社會的各個領(lǐng)域，促使其價值得到充分發(fā)揮。因為電子檔案的使用，各行業(yè)具備更大的發(fā)展優(yōu)勢；將其應(yīng)用到日常管理工作中，能為整體提供方便。將電子檔案應(yīng)用到高職院校行政管理中，能促使其服務(wù)工作的執(zhí)行更為便捷。本文對相關(guān)要點進行探討。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；服務(wù)；高職院校；行政管理工作

隨著現(xiàn)代社會的積極發(fā)展，科學(xué)技術(shù)得以充分應(yīng)用，保證各個發(fā)展領(lǐng)域的有效執(zhí)行。在高職院校檔案管理工作中，基于傳統(tǒng)的管理方式無法符合現(xiàn)代社會發(fā)展需求，整體上存在較多缺點。在大數(shù)據(jù)時代下，需要實現(xiàn)檔案電子化，并應(yīng)用到行政管理工作中，能維護整體的安全性。

一、電子檔案

電子檔案是社會組織在實際辦公以及管理工作中，基于對計算機等電子設(shè)備的利用，通過視頻、圖像以及音頻等多個形式進行傳輸、儲存。與傳統(tǒng)檔案是相對的。在社會實踐發(fā)展中，電子檔案的使用，具備更高的參考價值。在整體上，具備一定特點。如：電子檔案信息為我國的大數(shù)據(jù)信息，需要利用現(xiàn)代化設(shè)備才能對其使用。如：電子檔案需要通過計算機等設(shè)備才能對信息進行傳輸，消除了時間與空間上的界限。對電子檔案進行保存期間，不需要為空間提出更高要求。

二、電子檔案服務(wù)的優(yōu)勢

（一）電子檔案的服務(wù)，能促進工作效率的穩(wěn)定提升?；谛畔⒒l(fā)展要求，計算機的使用具備更大優(yōu)勢。將電子檔案應(yīng)用到高職院校行政管理工作中，能保證工作效率的提升。比如：使用傳統(tǒng)檔案，在信息錄入的時候?qū)⑾拇罅咳肆?，還需要利用文字進行儲存和統(tǒng)計，無法在整體上維護其準(zhǔn)確性。但是，電子檔案的使用則不同，基于現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)信息采集和儲存，簡化了檔案的錄入和管理工作，也能在整體上增強其可靠性，將其引入高職院校行政管理工作中，將為整體提供較大幫助。（二）檔案分享效果得以增強。將電子檔案應(yīng)用到高職院校中，促進行政管理工作的積極發(fā)展，也能展現(xiàn)良好服務(wù)。對于傳統(tǒng)檔案，在信息搜索以及提取工作中，將更為復(fù)雜，不僅發(fā)展中規(guī)模更大，實現(xiàn)的長距離檔案調(diào)節(jié)工作也很不方便，從而導(dǎo)致檔案損傷等問題的產(chǎn)生。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案，實現(xiàn)檔案電子化，能促進管理工作的高效發(fā)展?；诂F(xiàn)代化辦公軟件的應(yīng)用，各個人員進行檔案搜索的時候更方便，增強其準(zhǔn)確性，也能獲得良好的檔案分享效果。（三）降低檔案的管理成本。在高職院校中，使用電子檔案能為信息保存工作提供方便，也能在一定程度上降低使用成本和實施要求。使用傳統(tǒng)檔案對周邊環(huán)境溫度要求高，當(dāng)處于比較潮濕和干燥環(huán)境下，將引發(fā)檔案問題的產(chǎn)生，并造成更大損失。同時，為了實現(xiàn)綠色校園建設(shè)，使用電子檔案也能達(dá)到資源的節(jié)約性，保證檔案信息在更安全的環(huán)境下保存。（四）提升檔案的傳輸速度。當(dāng)文件資料數(shù)量巨大的時候，基于傳統(tǒng)的方式，需要使用車對其運輸。但是，電子檔案的使用存在較大不同，僅需要利用儲存卡，能實現(xiàn)信息資料的傳輸。所以，在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展下，實現(xiàn)檔案管理工作，并對電子檔案進行應(yīng)用具有十分重要的作用，能提升其傳輸速度，也能保證整體的安全性。將其應(yīng)用到高職院校中，進行信息傳輸工作更為普遍。一般情況下，傳統(tǒng)檔案信息傳遞需要郵遞方式，在對其傳輸過程中，受多個因素的影響，將引發(fā)文件的丟失或者損壞，也會在整體上造成更大損失。因此，電子檔案的使用，不僅能提升傳輸速度，也能保證信息的安全性。

三、電子檔案容易產(chǎn)生的風(fēng)險

（一）安全性。電子檔案儲存期間，占據(jù)的空間小，能實現(xiàn)更快的傳輸速度。但是，該特點也導(dǎo)致電子檔案面臨損壞和丟失的風(fēng)險，并造成不良后果。在大數(shù)據(jù)信息化發(fā)展時代，對信息數(shù)據(jù)進行儲存，都是字體和標(biāo)識。在該情況下，將產(chǎn)生相同的檔案，當(dāng)無法對其真實性進行區(qū)分的時候，將給人們帶來較大損失。同時，隨著網(wǎng)絡(luò)普及速度的加快發(fā)展，導(dǎo)致很多工作存在信息修改現(xiàn)象，所以，其安全性要更加重視。（二）完整性。傳統(tǒng)檔案中，將其應(yīng)用到行政管理工作中將出現(xiàn)一些錯誤，無法對其進行有效修改。對于電子檔案，能對大量的行政管理信息進行處理，實現(xiàn)批量工作，能促進工作效率的穩(wěn)定提升。當(dāng)發(fā)現(xiàn)其存在問題的時候，也能對其有效修改。盡管如此，電子檔案儲備的環(huán)境更為開放，如果無法實現(xiàn)信息更新，將引發(fā)信息不足等問題，對其使用期間能導(dǎo)致資料不完整。（三）長期性。在大數(shù)據(jù)發(fā)展下，電子檔案成為主要發(fā)展趨勢，也展現(xiàn)其新的發(fā)展領(lǐng)域。將電子檔案應(yīng)用到高職院校行政管理工作中，將發(fā)揮十分重要的作用，在整體上，是需要設(shè)備來實現(xiàn)的。但是，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新，設(shè)備也需要進行更新，當(dāng)設(shè)備產(chǎn)生問題的時候，很難找到適合的硬件對信息資料進行讀取和儲存，從而影響電子檔案的使用壽命。

四、傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，服務(wù)好學(xué)校行政管理

（一）構(gòu)建電子檔案。在高職院校實際發(fā)展過程中，為了促進行政管理工作的積極執(zhí)行，需要在工作中，為其建立相關(guān)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的成立，能將電子檔案和傳統(tǒng)檔案進行結(jié)合，也能在管理工作中，保證人力管理工作的規(guī)范性。所以，在實際建設(shè)和發(fā)展下，需要基于相關(guān)要求，為每個文件設(shè)計一個電子文件鏈接，也要為紙質(zhì)檔案設(shè)立合理的存放位置，保證檔案目錄數(shù)據(jù)庫在使用的時候更合理，為行政管理工作的信息查詢、檢索工作等創(chuàng)建條件。在為其建立電子檔案的時候，需要使用更為專業(yè)的軟件，以促進電子檔案使用期間獲得更大方便。根據(jù)現(xiàn)代大數(shù)據(jù)的發(fā)展要求，可以在使用期間，提供計算機軟件，并在計算機中為其設(shè)立幾個目錄，以達(dá)到電子檔案的存放目的。對于紙質(zhì)檔案和電子檔案的接收工作，要以數(shù)碼照相或者掃描的方式對其儲存。當(dāng)將紙質(zhì)文件進行轉(zhuǎn)化后，電子檔案會在是數(shù)據(jù)庫中產(chǎn)生。針對現(xiàn)存的電子檔案，還需要對其備份，以免受各個因素的影響導(dǎo)致丟失等問題。對于電子檔案中目錄的設(shè)立，需要根據(jù)其級別和權(quán)限，禁止他人對其修改，以維護檔案信息的真實性。在這種發(fā)展形式下，高職院校師生不僅能查詢電子檔案，也能維護行政管理工作的有效執(zhí)行。（二）實現(xiàn)電子檔案的應(yīng)用。為了在高職院校中對電子檔案充分應(yīng)用，需要根據(jù)實際發(fā)展情況，分析學(xué)校的具體條件以及行政管理情況、檔案的服務(wù)情況和建設(shè)情況等。并通過校園網(wǎng)、公共網(wǎng)以及政府服務(wù)網(wǎng)等對其服務(wù)，保證在最大程度上促使電子檔案價值充分發(fā)揮。第一，對學(xué)校局域網(wǎng)的應(yīng)用。電子檔案能為高職院校行政管理工作進行服務(wù)，所以，在實際使用期間，基于對學(xué)校局域網(wǎng)的應(yīng)用，能為其開展服務(wù)平臺，保證學(xué)校的師生都能基于網(wǎng)絡(luò)訪問電子檔案，達(dá)到信息的共享化。當(dāng)打開檔案目錄后，可以輸入文件名，以最快的速度對目錄進行查詢，保證能獲得檔案信息。第二，政府服務(wù)網(wǎng)的使用。在高職院校實際發(fā)展過程中，實現(xiàn)行政管理工作，都促進學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展?；谡?wù)網(wǎng)的使用，為其構(gòu)建服務(wù)平臺，能提高學(xué)校的實際發(fā)展地位，增強其影響力。比如：在服務(wù)平臺中，教師共享學(xué)生的學(xué)業(yè)情況，實現(xiàn)檔案信息的在線使用和在線查詢，能為工作的執(zhí)行提供指導(dǎo)意見，也能根據(jù)實際情況促進行政管理工作的合理性，從而為高職院校的積極發(fā)展提供保障。第三，公眾網(wǎng)的使用。高職院校的積極發(fā)展是對社會進行服務(wù)，為其構(gòu)建交流平臺，構(gòu)建電子信息檔案，是其中的主要途徑?；诠娋W(wǎng)的使用，在服務(wù)工作中，不僅能滿足社會大眾的發(fā)展需求，也方便學(xué)校在開展行政管理工作時，對社會信息進行采集與收集，保證信息資源得以充分應(yīng)用。同時，在服務(wù)工作中，也能有針對性地對行政管理進行調(diào)整，維護學(xué)校的積極發(fā)展方向。當(dāng)前，通過對電子檔案和傳統(tǒng)檔案進行分析可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案在服務(wù)發(fā)展中具備更大優(yōu)勢，高職院校也在逐漸轉(zhuǎn)變。但是，電子檔案在高職院校行政管理工作中的應(yīng)用還存在一些問題。 在大數(shù)據(jù)發(fā)展時代，電子檔案的應(yīng)用能滲透到高職院校的各個環(huán)節(jié)中，也能對行政管理工作中的多個問題進行應(yīng)對，但并不是短期內(nèi)才能完成的，還需要實現(xiàn)高職院校內(nèi)各個部門之間的聯(lián)系，對電子檔案充分應(yīng)用，保證在高職院校行政管理工作中實現(xiàn)電子化工作，從而為高職院校的積極發(fā)展提供服務(wù)。（三）實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)和檔案信息化管理系統(tǒng)的結(jié)合。辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，是基于計算機技術(shù)的使用，實現(xiàn)管理工作，促進工作效率和水平的提升。該系統(tǒng)中為技術(shù)資源與信息資源，能在整體上對信息進行自動采集和處理，也能與互聯(lián)網(wǎng)進行結(jié)合，實現(xiàn)信息的綜合處理能力。在高職院校實現(xiàn)的自動化發(fā)展背景下，電子檔案成為學(xué)校改革發(fā)展過程中的重要資源，面對這些復(fù)雜信息，需要將辦公自動化與電子信息檔案進行結(jié)合，以促進電子檔案信息管理工作的規(guī)范性，也能符合當(dāng)前的行政管理需要。

五、總結(jié)

基于以上的分析和研究發(fā)現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)發(fā)展時代，基于工作中的實際要求，實現(xiàn)電子檔案的應(yīng)用，能更好地服務(wù)高職院校行政管理工作，也能為工作整體提供方便，滿足當(dāng)前的發(fā)展需求，也實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。

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作者:肖鴻強 單位:廣東省粵東高級技工學(xué)校