廣播電視大學教務管理問題研究
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為規(guī)范電大系統(tǒng)教務管理流程，在現(xiàn)代遠程教育開辦之初，中央電大就以電校教［2000］24號文件“關于印發(fā)《中央廣播電視大學開放教育教務管理流程(試行)》(以下簡稱為《流程》)的通知”的形式，對開放教育的教務管理工作流程進行了規(guī)范。該流程從招生、注冊、學籍、教學計劃、教學過程、考試、畢業(yè)審核和辦證等七個方面對學生從入學到畢業(yè)的相關管理環(huán)節(jié)提出了具體的管理辦法。為使該《流程》具有可操作性，中央電大在以上文件的基礎上，相繼出臺了一些具體的管理辦法對以上流程予以完善。比較重要的管理辦法有:中央廣播電視大學開放教育招生計劃管理暫行辦法、中央廣播電視大學開放教育學籍管理辦法等。為搞好管理，中央電大于開放教育開辦之初就研發(fā)了全國電大系統(tǒng)的招生管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)，并隨著形勢的發(fā)展對以上系統(tǒng)逐漸進行完善和升級。尤其是教務管理系統(tǒng)，為使其能夠更好地服務教學、服務基層、服務學生，又于2007年開發(fā)出依托網(wǎng)絡的中央廣播電視大學教務管理系統(tǒng)(CPS1．0)，該系統(tǒng)極大地方便了基層教務管理人員。從2007年春季起，各省級電大的教務管理工作就逐步過渡到新的教務管理系統(tǒng)中。到目前為止，整個電大系統(tǒng)嚴格按照上述文件規(guī)定的流程及相應的管理辦法(實施細則)進行教務管理工作，取得了令人矚目的成績。
二、廣播電視大學教務管理存在的問題
毋庸諱言，面臨如此龐大、復雜的辦學系統(tǒng)，教務管理也存在著一些不可回避的問題，這些問題的存在，有的是《流程》設置之初所沒有預料到的，有的是機構設置方面的問題，還有的是屬于技術層面的一些問題，而這些問題，只有通過不斷地深化改革，才能夠逐步地予以解決。
(一)招生與教務管理部門之間的協(xié)調(diào)問題
在有的省級電大，招生與日常的教務管理分屬兩個不同的部門，由于部門不同，各自的工作重心有所不同，這就難免會造成部門之間信息溝通不暢，信息交換不及時。后果就是一些新增加的教學點，可能會因為業(yè)務不熟悉，以為成為教學點后，其他事情順理成章，忽視后續(xù)工作的跟進，導致招生后不能夠及時進行教育教學方面的后續(xù)工作，進而影響到學生的學習。
(二)教務信息與教學脫節(jié)的問題
按照《流程》規(guī)定，新生的注冊數(shù)據(jù)每年的4月和10月中旬后才能夠生成，新的學號下發(fā)到學生手中一般在4月中旬或10月中旬后，這樣的速度，在開放教育開辦初期是可以的。但是隨著現(xiàn)代遠程教育的發(fā)展和技術的日益成熟，中央電大為適應網(wǎng)絡教育發(fā)展的需要，有相當?shù)谋匦拚n程形成性考核通過網(wǎng)絡平臺來進行，新生登陸平臺做作業(yè)，必須按照學號和班級進行登錄平臺才可以做作業(yè)，沒有學號是無法進行的。而等新生有學號時，開學已經(jīng)將近兩個月，一個學期時間將近過半，這樣導致新生的做作業(yè)時間過于短促，影響學習。
(三)學籍管理方面的問題
學籍管理辦法是保證教學工作正常開展，維護正常教學秩序的一條重要規(guī)定，中央電大所制定的學籍管理規(guī)定在這方面發(fā)揮了重要的作用，但是經(jīng)過多年實踐，也存在一些這樣的問題。1．關于學籍8年有效期的規(guī)定。在實踐中，有的學生由于種種原因，到第八年的最后一個學期(即第十六個學期)注冊考試最后一門或二門課程且成績合格，但是按照《流程》規(guī)定，辦理畢業(yè)審核時分別在每年的3月和9月才預審，此時已經(jīng)在第十七學期，由于超過8年有效期，學生成績雖然合格但不能順利畢業(yè)。2．關于學籍異動。由于在學籍管理辦法中，對于學生的轉(zhuǎn)換專業(yè)次數(shù)沒有做明確的限制，就造成學生轉(zhuǎn)專業(yè)時的隨意性。3．中央電大現(xiàn)在的學生已經(jīng)全部通過新教務管理系統(tǒng)進行管理，但是由于全國統(tǒng)一進入新系統(tǒng)的時間先后不一致，導致學生在跨省際間轉(zhuǎn)學時，因新舊學號不一致，造成管理上的困難。
(四)考試方面的問題
電大系統(tǒng)的考核分為形成性考核和期末考核兩種方式，對傳統(tǒng)的期末考試，人們普遍地予以高度的重視，不敢有絲毫的懈怠。但期末考試的基于網(wǎng)絡的考核方式，從多年運行情況來看，在經(jīng)濟條件及交通條件好的地方，人們給予較高的認可度，效果良好。但是在一些偏遠、交通不便、經(jīng)濟落后的地方采用這樣的考核方式，不論從管理者來說，還是考生來說，都有一定困難。作為考核的另一個重要組成部分的形成性考核，人們的重視程度遠遠不如期末考試那么的重視。傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的形成性考核，基本上流于形式，由于缺乏有效的監(jiān)管，抄襲現(xiàn)象屢有發(fā)生，從而失去了形成性考核的本來意義。而依據(jù)網(wǎng)絡進行的形成性考核，由于每次完成作業(yè)的時間有嚴格限制，而開放教育學生基本上都是在職學習，若由于工作的緣故或出差耽誤做作業(yè)，就會對形成性考核作業(yè)成績有比較大的影響，甚至影響該門課最后能否順利通過。
(五)教務管理系統(tǒng)自身存在的問題
中央廣播電視大學在1999年開始現(xiàn)代遠程教育試點時，就開發(fā)了一套廣播電視大學教務管理系統(tǒng)，經(jīng)過多次完善升級，目前最新的版本為V6．0。該教務管理系統(tǒng)經(jīng)過多年的升級、完善，已經(jīng)成為一個技術比較成熟，各級電大教務管理人員感覺比較好用的一套教務管理系統(tǒng)，但是該系統(tǒng)也有一個比較顯著的弱點:不能夠聯(lián)網(wǎng)運行。為改變這一現(xiàn)狀，中央廣播電視大學研發(fā)出一套依托于網(wǎng)絡運行的新教務管理系統(tǒng)，并于2007年春季，在全國廣播電視大學系統(tǒng)啟用了大家現(xiàn)在使用的新教務管理系統(tǒng):開放教育教務管理系統(tǒng)(CPS1．0)。該系統(tǒng)最大的特點是依托互聯(lián)網(wǎng)運行。學生的課程注冊、報考、考試數(shù)據(jù)生成、畢業(yè)審核、暫緩畢業(yè)等教務管理工作都依托網(wǎng)絡進行，最終的數(shù)據(jù)傳輸在網(wǎng)絡環(huán)境下可以通過教務管理系統(tǒng)在線傳輸。只有當受到數(shù)據(jù)流量、網(wǎng)絡狀況、中央電大服務器響應程度等各種外部環(huán)境的影響，在線上報數(shù)據(jù)無法成功時，省級電大向中央電大傳輸數(shù)據(jù)時，省級電大可選擇離線方式上報數(shù)據(jù)。但是經(jīng)過幾年的使用，也發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)也有一些缺陷，需要以后予以改進。1．教務管理系統(tǒng)的封閉性。教務管理系統(tǒng)面向的使用群體過于狹窄，忽略了我們重要的服務對象———學生的使用。學生如果想知道一點個人的情況，必須通過其導學員才可以了解，別無它途。開放教育學生獲取個人學習信息的渠道非常有限，和現(xiàn)在飛速發(fā)展的信息時代格格不入。2．部分功能設計的繁瑣性。操作人員在操作時需要重復的工作過多，容易產(chǎn)生失誤。比如在進行課程注冊時，若整班課程注冊尚可，若是注冊單個學生補考課程，就需要反復進行班級選擇———課程選擇———退出程序操作，且以上班級選擇是在本、?？苹旌锨闆r下進行的，稍有不慎，就會產(chǎn)生失誤。3．網(wǎng)絡操作的一次性。由于該教務管理系統(tǒng)依托網(wǎng)絡環(huán)境運行，且一般操作人員不具備管理員身份，造成操作的一次性，如果操作出現(xiàn)失誤就沒有任何修正的機會。
三、解決廣播電視大學教務管理存在問題的對策
(一)增強協(xié)調(diào)能力，提高工作效率
教務管理既是一種組織活動，也是一種協(xié)調(diào)、溝通活動。教務管理在做好計劃、組織工作的同時，對協(xié)調(diào)各種關系要予以充分的重視，要提高協(xié)調(diào)各部門之間關系的能力。教務管理不僅是對教學計劃、學生信息、考試成績等“物”的管理，也包括對校內(nèi)各部門之間、教師教學業(yè)務活動組織、對學生的教育等“人”的管理。在管理中，要協(xié)調(diào)好、處理好這些關系。既不能睹“物”不見“人”，又不能見“人”而忘“物”，要將二者有機地結合起來，有效調(diào)動各方面工作的積極性，實現(xiàn)教學資源的最優(yōu)配置，使教育教學工作正常順利進行。
(二)優(yōu)化工作程序，提升創(chuàng)新能力
教務工作，要根據(jù)教育教學工作的需要不斷創(chuàng)新。教務管理的創(chuàng)新，不是教務管理具體事務上的簡單變革，而是在尊重遠程教育發(fā)展規(guī)律、適應遠程教育形勢發(fā)展需要的前提下，創(chuàng)造出更加有效的工作管理方法和措施。比如關于學分8年有效的規(guī)定，可否實行彈性學分制，開放教育學生在校時間可以延長也可以縮短，這樣就可以避免出現(xiàn)學生在8年內(nèi)修夠?qū)W分，但是不能夠畢業(yè)的令人遺憾局面的出現(xiàn)。在工作中，要根據(jù)不斷出現(xiàn)的新情況、新問題，改革創(chuàng)新，以尋求解決教務管理工作中遇到的問題的最佳途徑和方法，達到不斷提高管理水平和提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的目的。
(三)提高素質(zhì)能力，鍛造管理人才
要鍛造一批既精通業(yè)務，又熟悉技術的教務管理人才。提高政治素質(zhì)，努力使自己成為既懂業(yè)務又精通技術的專家。要不斷學習，學習政治理論，學習現(xiàn)代遠程教育的新知識，充分認識到教務管理在現(xiàn)代遠程教育中的重要性。增強責任感和使命感，牢固樹立起服務育人的意識和愛崗敬業(yè)、無私奉獻的精神。要充分認識到自己所從事工作的重要性，提高責任意識，強化服務意識。要鉆研現(xiàn)代信息技術，成為教務管理的行家里手。
(四)堅持標準原則，因地制宜辦學
堅持標準，因地制宜。廣播電視大學是依托系統(tǒng)辦學，系統(tǒng)辦學就要充分考慮到中國的國情。中國地大物博，人口眾多，地區(qū)間的發(fā)展非常不平衡。在制定一些制度、辦法時，既要考慮原則性，又要實事求是，在不降低標準的基礎上，允許各地方依據(jù)本地的實際，具有一定的選擇權。比如網(wǎng)考，在經(jīng)濟條件好、交通便利的地方，是一種非常好的考核方式，但是在經(jīng)濟落后，交通不便的地方進行網(wǎng)考，困難就非常大，有的地方不具備網(wǎng)絡考試的條件，學生參加期末網(wǎng)絡課程考試要到分校參加考試，給辦學單位、考生造成很大的困難?？梢栽试S這樣的地方將這些課程的考試方式選擇為紙質(zhì)考試。
(五)完善、拓展教務管理系統(tǒng)功能，使其更好地服務教學、服務學生
現(xiàn)有教務管理系統(tǒng)在穩(wěn)定高效運行的基礎上，要適當簡化操作程序，實現(xiàn)功能的擴展和開放。教務管理系統(tǒng)的應用要打破傳統(tǒng)思維模式的束縛，不僅要服務于教務管理人員，也應該使教務管理系統(tǒng)能夠服務于我們?nèi)w電大人的服務對象———開放教育學生，使教務管理系統(tǒng)拓展為學生支持服務的一個有機組成部分。通過該教務管理系統(tǒng)，學生不僅可以查詢自己的學習狀況，過往的成績，還可以進行課程的自主選擇，費用的收繳等。使其真正適應現(xiàn)代遠程教育的需要。
電大教務管理工作者，從廣播電視大學成立之日起就默默無聞地奉獻著智慧和汗水，在過去的歲月為中國廣播電視大學的發(fā)展做出了不可磨滅的貢獻。為使教務管理工作在廣播電視大學的發(fā)展中更好地發(fā)揮作用，教務管理工作改革發(fā)展的任務相當繁重，唯有改革，才能夠更好地適應形勢的發(fā)展，才能夠更好地服務于教學、服務于教師、服務于學生。（本文作者：宋晚生 單位：山西廣播電視大學）
