成人教育檔案管理存在的問題及對策
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1.管理人員的素質(zhì)不高
任何高科技的設備都是有人發(fā)明的，因此，對于他們的操縱管理就更離不開人的參與。社會的不斷發(fā)展，也提高了未來對于人才的需求，實行檔案信息化管理，需要的是既能夠進行檔案管理，還可以適當?shù)剡M行網(wǎng)絡技術的維護、應用。但是，目前擁有復合型技術的人才并不多，這對于檔案的信息化管理質(zhì)量的提高造成了阻礙。
2.沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范
任何一項工作的開展都必須要有一套完善的管理標準，我國現(xiàn)行的成人教育檔案信息化管理并沒有統(tǒng)一的標準，而且這方面還沒有出臺比較有約束力的法規(guī)政策，無法實現(xiàn)對信息化建設的統(tǒng)一管理。而且，在日常的管理中，各單位使用的軟件和標準都參差不齊，缺乏必要的參考性。
二、完善成人教育檔案管理信息化建設的有效措施
針對目前我國成人教育檔案管理信息化建設存在的問題，可以從一些幾個方面進行改進。
1.加強對檔案管理人員的培訓
檔案管理人員的高素質(zhì)是保證檔案管理實現(xiàn)信息化建設的基本要素，檔案管理人員在選擇進入職業(yè)崗位前，就必須充分掌握有關的職業(yè)知識，充分了解崗位的需求，各單位應該加強對于應聘人才的考核，既要求掌握專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)，還應該具有一定的網(wǎng)絡維護技術，保證人才的實用性。人才主管部門對于到崗的工作人員，應該進行系統(tǒng)化的培訓，使他們對崗位做到更進一步的了解，幫助他們更快的適應到工作中。比如：進行培訓時，首先是對于他們整體的知識結(jié)構(gòu)的擴展，幫助檔案管理人員與時俱進，掌握多元化的知識，包括：數(shù)學、管理學以及信息技術方面的知識；其次，就是針對檔案管理的專業(yè)知識以及常用的檔案管理技術進行培訓；最后就是對于檔案管理人員加強計算機應用技術的培訓，提高他們的信息化管理技術，保證檔案管理信息化建設的安全性。同時，檔案管理工作人員應該在日常工作中做好對于檔案資源的搜集整理工作。另外，檔案管理工作人員在日常中也應該根據(jù)自己的不足，及時查缺補漏，提高自己的業(yè)務能力，做好本職工作。
2.完善現(xiàn)行的法規(guī)政策
相應的法規(guī)是約束行業(yè)和個人的有效措施，也是各行業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的關鍵。針對目前檔案管理信息化建設的混亂性，各主管部門應該根據(jù)實際情況，制定一些有效地法規(guī)條例，統(tǒng)一對檔案信息化建設進行管理。但由于檔案管理實現(xiàn)信息化管理，是通過網(wǎng)絡技術進行操作、開發(fā)，因此在制定相關政策時應該遵循一定的規(guī)則。我國是法制性社會，針對各方面都頒布了相應的法律條款。比如：《檔案法》第二十條規(guī)定：應當立卷歸檔的材料，由單位的文書或者業(yè)務機構(gòu)收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交本單位檔案機構(gòu)或者是檔案工作人員集中管理，任何人不得據(jù)為己有或者是拒絕歸檔。因此，根據(jù)各法規(guī)的規(guī)定，各單位應該根據(jù)自己的實際情況制定相應的檔案信息化管理，提高對于檔案的管理效率，完善管理中出現(xiàn)的問題。并根據(jù)有關政策規(guī)定，統(tǒng)一對檔案建立行之有效的信息化管理，提高檔案資源的功能性。
3.加強檔案信息化管理的安全性
檔案資源是我國信息資源的重要組成部分，它對于我國的不斷發(fā)展具有重要意義，成人教育檔案是教學方面進行不斷改革的重要參考依據(jù)，因此加強檔案管理信息化建設的安全性是非常重要的，由于信息化管理需要利用網(wǎng)絡才能完成，所以在一定程度上會對檔案的安全存在威脅。但是，只要有相應的安全對策，就可以避免此類問題的發(fā)生，或者是把安全威脅降到最低。主要可以從五個方面來提高利用網(wǎng)絡技術對成人教育檔案進行管理。1)主機與客戶機安全保障；2)網(wǎng)絡安全保障；3)用戶信息安全保障；4)應用系統(tǒng)安全保障；5)容災備份安全保障。檔案管理人員應該適時的對電腦軟件進行殺毒，屏蔽一些存在隱患的消息，并對于收集整理的檔案信息進行安全備份，全方面保證檔案資源的安全性。
三、結(jié)束語
對于檔案資源進行信息化管理是我國今后發(fā)展的必然需求，也是順應時展的產(chǎn)物。通過有效地對網(wǎng)絡技術的利用，實現(xiàn)了更多的便捷，也更好地服務了我們的生活。不斷地加強檔案資源信息化管理需要有關部門的共同協(xié)作，只有一步一步的解決問題，才能更好的實現(xiàn)檔案管理的信息化。
作者：劉蓓蕾 單位：湖北工業(yè)職業(yè)技術學院
