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摘要:信息系統(tǒng)項目的成本管理是一項復(fù)雜而又繁瑣的工程，但其在信息系統(tǒng)項目管理中卻起著至關(guān)重要的作用。本文以“某市電子招投標管理系統(tǒng)公共服務(wù)平臺”建設(shè)項目為實例，從項目經(jīng)理的角度探討了信息系統(tǒng)項目成本管理的實踐經(jīng)驗。文章首先介紹了項目的背景，深入分析了信息系統(tǒng)項目成本管理的實操過程，最后針對性提出相應(yīng)的改進對策，以期為信息系統(tǒng)項目成本管理的建設(shè)做出有益的探索.

關(guān)鍵詞:信息系統(tǒng);項目管理;成本成本管理

隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的進步可謂日新月異，IS（ISinformationsystem）集成項目在社會各行業(yè)的應(yīng)用越來越廣泛，已成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分。我國的IS集成公司越來越多、投資越來越大、管理越來越復(fù)雜，同時占據(jù)了PMBOK（ProjectManagementBodyOfKnowledge）中九大管理一席之地的成本管理也越來越突顯出它的重要性，傳統(tǒng)的成本管理模式與當(dāng)前IS集成項目的發(fā)展嚴重脫節(jié)，加強項目的成本管理已迫在眉睫。為了使IS集成項目成本管理規(guī)范化，并能促進IS集成企業(yè)水平和能力的加速提升和確保成本管理質(zhì)量，鑒于此，本文在項目經(jīng)理的層面對成本管理在IS項目管理中的應(yīng)用進行了深度的分析和研究。

1項目背景

近年來，隨著政府項目招標采購范圍不斷擴大，招標采購業(yè)務(wù)量逐年增長，在IT背景的新形勢下，與經(jīng)濟息息相關(guān)的招投標工作也面臨著新時代的考驗，以往傳統(tǒng)的招標形式已無法滿足當(dāng)前招標發(fā)展的需要，為進一步推動和深化招標采購改革工作，使招標整個流程管理工作高效率、低成本、綠色環(huán)保、節(jié)約便利，使招標過程更加透明化，杜絕暗箱操作等，同時也是為了貫徹落實《國務(wù)院關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》（國發(fā)[2015]40號）和《國務(wù)院關(guān)于加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見》（國發(fā)[2016]55號）部署，某市公共資源交易管理局（以下簡稱交管局）啟動了“某市電子招投標管理系統(tǒng)公共服務(wù)平臺”建設(shè)項目。電子招投標平臺主要是通過計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等IT技術(shù)，對招投標業(yè)務(wù)的工作流程進行優(yōu)化，在線上完成在線招標、投標、開標、評標和監(jiān)督監(jiān)察等這一系列業(yè)務(wù)操作，實現(xiàn)規(guī)范、專業(yè)、安全、高效、低成本的招投標業(yè)務(wù)管理。該項目中甲方采用公開招標的方式，我方在參與競標的眾多單位中脫穎而出，并順利中標，項目預(yù)計建設(shè)工期為7個月（2016年9月20日-2017年4月20日）。根據(jù)合同要求，完成的主要功能可分為7個子系統(tǒng)，具體如圖1所示，其中以交易信息模塊為核心子系統(tǒng)，完全實現(xiàn)對招投標項目全生命周期的有效監(jiān)控，并實時動態(tài)反應(yīng)項目在各階段的進行狀態(tài)，以便相關(guān)人員可及時進行有效的分析和控制，同時對項目執(zhí)行流程可進行配置化管理，最終實現(xiàn)任務(wù)督辦，消息提醒，協(xié)同辦公等輔助功能。交管局對該項目非常重視，對項目提出了特別的要求，成立了以交管局副局長為組長的領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)整個項目的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)工作，并指定信息中心為該局的業(yè)務(wù)聯(lián)系歸口部門。項目啟動之初，我方領(lǐng)導(dǎo)介紹了該項目的前景以及做好該項目的戰(zhàn)略意義。由于參與了項目前期的整個投標過程，對項目情況非常熟悉，通過隨后的《項目章程》，本人有幸獲得了公司領(lǐng)導(dǎo)和客戶的信任，成為該項目的項目經(jīng)理，主持項目管理的全面工作。由于該項目建設(shè)系統(tǒng)規(guī)模較大，涉及的干系人較多，工期要求較長，功能和目標復(fù)雜，加上交管局高層對該項目期望值很高，項目的成本管理非常關(guān)鍵。針對系統(tǒng)的特點，我們采用B/S架構(gòu)，后臺數(shù)據(jù)庫采用SQLServer2014，用Java語言開發(fā)，核心技術(shù)框架基于J2EE多層體系結(jié)構(gòu)實現(xiàn)。

2如何做好項目成本管理

成本管理是IS項目管理的核心組成部分之一，在IS項目管理過程中起著至關(guān)重要的作用，需要引起足夠的重視，但重視項目成本管理既不能成為一句空話，也不僅僅是項目經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)的事，而是項目組全體成員都要從內(nèi)心真正的重視起來。成本管理的根本目的就是在項目實施的整個過程中，確保項目的實際費用控制在計劃的預(yù)算成本之內(nèi)。如果成本失控，將直接導(dǎo)致項目處于超出預(yù)算的危險境地，無法保證項目在預(yù)算內(nèi)完成，甚至項目失敗。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，針對項目特點，結(jié)合團隊實際情況，借鑒以往經(jīng)驗，主要通過成本估算、成本預(yù)算、成本控制等環(huán)節(jié)對項目成本進行了全方位管理，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：2.1利用組織過程資產(chǎn)進行成本估算項目成本估算，是指為實現(xiàn)項目的目標，根據(jù)項目資源計劃確定的資源需求，以及市場上各資源的價格信息，對項目所需資源的成本做出近似的估算，在進行成本估算時，我們參照并借鑒了公司類似的項目案例以及知識庫。俗話說，良好的開端是成功的一半，擁有謹慎和清晰的計劃必然能夠更有效地做好成本管理。因此，我們在項目計劃階段廣泛收集了以往類似項目的管理執(zhí)行情況和經(jīng)驗，根據(jù)本項目內(nèi)部、外部環(huán)境特點和制約條件，制定了本項目的成本管理計劃。計劃書除了對每個過程的內(nèi)容進行了詳細書面的描述外，還對估算、預(yù)算和控制建立了準則。依照成本管理計劃，我們對該項目的成本進行了科學(xué)的估算。首先識別并分析了項目成本的構(gòu)成科目，主要科目有人工成本、辦公設(shè)備費用、開發(fā)環(huán)境設(shè)備費用等。然后我們分析了這些科目的具體組成，使用了類比、參數(shù)、三點估算等方法來估算不同科目的成本。例如辦公設(shè)備和開發(fā)環(huán)境設(shè)備價格公開，我們確定了所需設(shè)備的數(shù)量和估價，使用參數(shù)估算法計算。人員工資的估算則比較復(fù)雜，我們先將WBS中的各個工作包的工作量估算，對于無法使用類比來估算的工作包，則采用三點估算法，在得到總工作量后，根據(jù)工程師的工作效率和資源費率計算出了人工成本。最后我們將各個成本之間的比例進行了協(xié)調(diào)，確保分配是最優(yōu)的。在原來的計劃中，人工成本和其它科目比例是1：1，我們經(jīng)過評估認為非關(guān)鍵科目的支出過高，于是對辦公設(shè)備費用進行了調(diào)整，將其下調(diào)并放入管理儲備中，最終估算的結(jié)果是人工成本120萬、辦公設(shè)備和開發(fā)環(huán)境設(shè)備費用為100萬，預(yù)留費用20萬，總計240萬。良好的成本估算能夠為后面的工作奠定良好的基礎(chǔ)，只有估算做得全面并科學(xué)，隨后成本預(yù)算工作才能更精確。2.2成本預(yù)算項目成本預(yù)算是一項制訂項目成本控制標準的項目管理工作，是進行項目成本控制的基礎(chǔ)，是將項目成本估算的結(jié)果在各具體的活動上進行分配的過程，目的是確定項目各項工作和活動的成本定額，并確定項目意外開支準備金的標準和使用規(guī)則以及為測量項目實際績效提供標準和依據(jù)。成本預(yù)算是將成本估算細化的過程，同樣也是為成本控制建立了成本基準。根據(jù)合同的規(guī)定，本項目主要由10個工作包/子項目組成。將上述項目估算的總成本分攤到WBS的工作包/子項目中，為每個工作包/子項目制定具體的項目預(yù)算，在此基礎(chǔ)上將各個工作包的預(yù)算再二次分攤到工作包所包含的每個項目活動中，就形成了初步的預(yù)算。參照WBS與進度表，根據(jù)進度計劃中的每個活動時間來確定每一項預(yù)算的支出時間，從而形成了項目預(yù)算支出計劃。針對項目資源緊張的問題，我們采用資金限制平衡的方法，比如辦公設(shè)備的費用項目后期再慢慢增加，避免跟前期的開發(fā)環(huán)境設(shè)備購買重疊導(dǎo)致資金支持過高，通過平衡有效地減少了項目資金緊張和投入過大的成本。另外，我們也充分考慮了項目的管理儲備，針對那些特殊的、復(fù)雜的工作包，我們按5%~10%的比例設(shè)定了相應(yīng)管理儲備金。2.3成本控制項目成本控制就是指按照項目啟動之初制定的計劃和標準，采用各種控制工具，對項目實施過程中發(fā)生的實際成本與計劃成本進行比對、分析、控制和糾偏，使項目的實際成本保持在預(yù)算范圍內(nèi)的管理過程。如果監(jiān)控不力或者是流于形式，那么就會導(dǎo)致項目成本超支甚至項目失敗，為此，我們嚴格使用了掙值管理技術(shù)來控制成本，通過周報進行活動績效測量，每月月底整體項目績效評審。在項目進展中，我們得到項目在此階段所完成工作匯總的價值（EV)，然后根據(jù)成本預(yù)算中計劃的投入計劃成本（PV），以及財務(wù)部提交的支出報表中的實際支出費用(AC)，在項目每個里程碑點進行分析和糾偏。在測試階段進行分析時，我發(fā)現(xiàn)成本偏差CV小于0，后面通過分析才知道是辦公設(shè)備的價格上漲了，不過漲幅在管理儲備的預(yù)算之中，因此我們只進行了成本基準變更。同時，因為這個情況是特殊事件，屬于非典型偏差，不會影響到后面的進展。但此時我同時發(fā)現(xiàn)進度偏差SV大于0，這時我們就重點加強項目質(zhì)量的控制，避免趕進度而丟失了質(zhì)量。同時通過進行偏差分析、趨勢分析和掙值分析等活動，避免項目成本失控。

3IS項目成本管理改進策略

由于項目成本管理措施得當(dāng)，進度、質(zhì)量把控較好，經(jīng)過項目組全體成員的共同努力，本系統(tǒng)于2017年3月初上線試運行，經(jīng)過近1個月的試運行后，修復(fù)了試運行過程中出現(xiàn)的bug，并對系統(tǒng)做了進一步的完善處理，并于4月中旬通過終檢。目前該系統(tǒng)運行良好，受到了交管局和公司領(lǐng)導(dǎo)的一致好評，尤其是客戶方對項目高度認可。盡管如此，但項目的成本管理工作中仍舊存在這樣或那樣的不足，還需要進一步的改進，具體改進策略如下：3.1強化內(nèi)部管理，調(diào)動項目成員的積極性，提升項目成員的工作效率對成本要進行全過程的控制，以周為時間單位對項目的成本進行實時的跟蹤，對項目實施成本、人力成本和采購成本這三塊的完全把控。鑒于人力成本的彈性特點，相對項目實施成本和采購成本來說，人力成本控制是重中之重，如外部環(huán)境條件允許的話或購買或開發(fā)一套內(nèi)部專用的跟蹤系統(tǒng)，用于加強項目人員的管理。科學(xué)運用跟蹤系統(tǒng)，調(diào)動員工的積極性，提高員工的工作效率，將有助于降低人力成本。同時硬性要求項目組成員每天都要在跟蹤系統(tǒng)上填寫工作日志、開銷情況等，以便項目管理者對員工工作進展、開銷狀況進行實時查詢和評估，實現(xiàn)對項目成本的有效控制。另外要綜合考慮員工的工作能力和技術(shù)水平，使工作能力強、技術(shù)全面的人員在完成自己的模塊（子項目）后，再去協(xié)助其它未完成的子系統(tǒng)，例如，完成了企業(yè)信息模塊的成員，再去幫助交易信息模塊的成員，通過這些以節(jié)省項目實施成本。3.2合理協(xié)調(diào)外部資源，降低成本從源頭抓起在IS項目中，由于多數(shù)都屬于系統(tǒng)集成類的項目，硬件設(shè)備的采購在總成本中占相當(dāng)比例，在保證硬件設(shè)備質(zhì)量的前提下降低采購成本也是IS項目一項至關(guān)重要的工作。建議可與金牌商保持長期密切的合作，如此一來，既保證了質(zhì)量又往往會有不錯的價格優(yōu)勢，通過溝通、攻關(guān)、談判、簽訂合作協(xié)議等策略，說服金牌商提供最優(yōu)惠的設(shè)備價格，從而達到控制項目成本的目的。3.3加強質(zhì)量過程控制，務(wù)必避免因返工帶來的額外成本在以往的IS項目實施中，時有存在由于返工的原因而導(dǎo)致成本增加的現(xiàn)象，為此，在項目實施過程中要堅決杜絕此類現(xiàn)象的發(fā)生，強化“質(zhì)量就是最大節(jié)約”的理念。無論是采購設(shè)備，還是實施項目，都要嚴把各環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān)，當(dāng)某模塊完成的同時務(wù)必要嚴格按照“需求規(guī)格說明書”與“驗收標準”進行驗收，若發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，消滅因質(zhì)量問題而引發(fā)的返工現(xiàn)象。

4結(jié)束語

在我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展的今天，我國的IS管理在各個方面雖然都取得了長足的進步，但是在實操過程中還存在著諸多不規(guī)范的情形，簡言之，成本管理需要考慮多方面的因素。IS項目成本管理的根本目的就是在保證項目質(zhì)量與進度的前提下，確保實際費用控制在預(yù)算成本之內(nèi)，順利完成項目的目標，滿足干系人的期望，進而促進IS集成企業(yè)自身競爭力地不斷提升?？傊杀竟芾硎钦麄€項目管理過程的重要環(huán)節(jié)，管理方式也不是一成不變的，因人而異、因項目規(guī)模而異，只有適合企業(yè)自身的管理模式才是最好的方式。如何對IS項目中的成本管理進行更深入分析，為日后進行IS項目的成本管理活動摸索出借鑒性經(jīng)驗，這些還有待于我們在項目的成本管理實踐過程中去研究、去總結(jié)、去探索……

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作者:張紅金 單位:工業(yè)和信息化部電子第五研究所軟件質(zhì)量工程研究中心