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第1篇：高級檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]檔案管理者；管理新技能；提高

一、關(guān)于“技能”的新內(nèi)涵

相對于觀念的間接影響和基礎(chǔ)而言，是否有新技能，是能否適應檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的直接因素和現(xiàn)實。當然“技能”一詞的涵義是動態(tài)的，而非靜態(tài)的。就象聯(lián)合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調(diào)一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語言和計算機操作技術(shù)。從檔案界整體人員的素質(zhì)而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經(jīng)到了刻不容緩的地步了。

二、加強培訓，掌握新技能

就整體而言，要真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案界缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術(shù)人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結(jié)合程度不高；而至于兼具兩方面專業(yè)知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。

要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內(nèi)舉外引之路，加強人才培養(yǎng)力度，培養(yǎng)一支有志獻身于檔案工作的專業(yè)人才隊伍。具體采取三個方面的措施：

第一，各高等院校的檔案專業(yè)教育，要加強檔案管理新知識、新技術(shù)運用的教育，要把檔案管理現(xiàn)代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題，放到一個重要的位置。總之，高等院校檔案專業(yè)要對檔案專業(yè)學生進行新知識與新技能的系統(tǒng)教育，盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學知識、又懂得新技術(shù)運用的專業(yè)管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業(yè)加強專業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng)，才是真正解決檔案管理現(xiàn)代化人才短缺問題的措施。

第二，加強檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前，我國檔案部門已經(jīng)普遍開展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識、新技能培訓放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應。

第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進所需的專業(yè)人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質(zhì)量。

現(xiàn)代高科技的運用與電子文件的大量產(chǎn)生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應隨新科技發(fā)展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發(fā)展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務的職責，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術(shù)革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養(yǎng)，以主動適應工作對象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學習計算機技術(shù)，學習電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應這種形勢。

三、檔案管理人員必備的知識技能

在檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認為這與檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。

（一）檔案管理基礎(chǔ)知識

1.檔案學概論

了解檔案的起源與發(fā)展，特別是中國檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類的劃分等。

2.檔案管理學

了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設(shè)方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息的反饋技術(shù)和方法等。

3.檔案保護技術(shù)學

了解紙質(zhì)檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質(zhì)量、纖維質(zhì)量、造紙工藝與紙質(zhì)耐久性的關(guān)系；了解各種紙質(zhì)檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術(shù)和方法等。

4. 文書學

了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

（二）計算機應用及自然科學基礎(chǔ)知識

1.自然科學基礎(chǔ)學科

學習高等數(shù)學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術(shù)等。了解自然科學的基礎(chǔ)知識和物質(zhì)運動規(guī)律，掌握工程技術(shù)的設(shè)計方法、材料的物理化學性質(zhì)、電子及電路原理等。

2. 微電子技術(shù)

微電子技術(shù)是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術(shù)專業(yè)學科。在這項技術(shù)學科領(lǐng)域內(nèi)最主要的是集成電路技術(shù)。微電子技術(shù)是隨著集成電路技術(shù)、特別是規(guī)模型集成電路技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術(shù)、通信技術(shù)的基礎(chǔ)。認真學習微電子技術(shù)，就是要了解和掌握電子技術(shù)原理，特別是集成定電路方面的基礎(chǔ)知識，為學習電子計算機和通信技術(shù)打好基礎(chǔ)。

3. 電子計算機技術(shù)

學習電子計算機技術(shù)，目的是了解與電子計算機技術(shù)的發(fā)展過程、分類及發(fā)展趨勢。懂得電子計算機的算術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內(nèi)存儲器及外部設(shè)備等，掌握電子計算機的基礎(chǔ)知識和工作原理。

4. 電子計算機軟件技術(shù)

目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

5.現(xiàn)代通信及電子計算機網(wǎng)絡技術(shù)

如果說建立在微電子技術(shù)及軟件基礎(chǔ)上的電子計算機是現(xiàn)代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛(wèi)星及其他現(xiàn)代化通信設(shè)備和電子計算機網(wǎng)絡設(shè)備交織而成的覆蓋全球的電信網(wǎng)絡，就是現(xiàn)代社會的“神經(jīng)系統(tǒng)”。學習現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢，掌握信息存儲、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。直接管理電子檔案的人員，應掌握網(wǎng)絡操作技能，要達到國家規(guī)定的中級以上水平。

6.辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設(shè)計（CAD）技術(shù)

電子計算機在國家機關(guān)、社會團體及生產(chǎn)設(shè)計、制造等部門的應用，主要體現(xiàn)在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設(shè)計（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設(shè)計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。

7. 電子計算機技術(shù)在檔案部門的應用知識

電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術(shù)；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經(jīng)過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門的應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發(fā)展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等，以便在前人的基礎(chǔ)上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應達到國家規(guī)定的中級以上水平。

8. 設(shè)備維護知識

電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設(shè)備，如電子計算機及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等等。了解這些設(shè)備的工作原理并對這些設(shè)備進行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術(shù)，而且要涉及到電工、電子學等方面的專業(yè)知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實際操作技能。

9. 標準化知識

電子文件、電子檔案管理離不開標準化。它涉及到標準制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術(shù)管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標準內(nèi)容。了解并制定、完善這些標準，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作

第2篇：高級檔案管理范文

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計

檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或?qū)嵨?，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發(fā)展，科技進步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對于大多數(shù)中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。

（2）技術(shù)復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發(fā)商的依賴性很大。

（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際使用當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

高職學院畢業(yè)生信息管理是學院檔案管理中的一個重要組成部分。在過去計算機技術(shù)還不發(fā)達的年代，主要是靠紙質(zhì)的學籍卡來保存畢業(yè)生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計算機技術(shù)和管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。使用畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)來管理畢業(yè)生信息，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點能夠極大地提高學生畢業(yè)生信息的管理效率。該系統(tǒng)使用B/S模式Web服務器端的開發(fā)環(huán)境，它可以產(chǎn)生和運行動態(tài)的、交互的、高性能的應用程序。本系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進行了分析與設(shè)計，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下，使用SQL server 數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了學校畢業(yè)生畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計、具體功能的實現(xiàn)都嚴格遵循了軟件設(shè)計工程的思想。

下面簡要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計。

1、需求分析

為了提高畢業(yè)生檔案管理的水平，信息管理員需要對學生信息進行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實現(xiàn)學生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業(yè)生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業(yè)學生信息要求準確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到學生的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。

2、用戶身份級別要求

根據(jù)用戶身份的不同從而對系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶，系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。

系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的信息管理員，是權(quán)限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負責對畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)Ξ厴I(yè)生信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業(yè)生信息的權(quán)限。

3、系統(tǒng)功能模塊設(shè)置

具體操作：對畢業(yè)生信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設(shè)置。

（1）畢業(yè)生信息的錄入：管理員對人事信息的添加

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業(yè)生信息，需按畢業(yè)生實際信息錄入；

（2）畢業(yè)生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在畢業(yè)生信息發(fā)生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使畢業(yè)生信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的畢業(yè)生信息；

（3）畢業(yè)生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業(yè)生信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；

（4）畢業(yè)生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業(yè)生畢業(yè)生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

（5）畢業(yè)生信息的打?。汗芾韱T和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的畢業(yè)生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業(yè)生信息進行打印。為方便管理統(tǒng)計畢業(yè)生信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有畢業(yè)生列表，對其畢業(yè)生列表進行打印。

（6）管理用戶的設(shè)置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設(shè)置

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：系統(tǒng)由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權(quán)限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設(shè)置和修改，高級管理員擁有整個系統(tǒng)的全部功能，一般用戶就能對畢業(yè)生信息的修改、查詢、打印的功能。

3、系統(tǒng)開發(fā)的其他方面

在系統(tǒng)的開發(fā)過程中可以使用快速原型法，在短時間先開發(fā)出 一個比較簡單的管理系統(tǒng)。讓幾個管理員先試用，然后提出各種修改意見。對這些意見進行篩選和論證，之后對系統(tǒng)進行修改、測試、檢查、直到系統(tǒng)性能達到用戶需求為止。原型法的主要優(yōu)點在于它是一種支持用戶的方法，使得用戶在系統(tǒng)生存周期的設(shè)計階段起到積極的作用。經(jīng)過一段時間的不斷補充、完善，這套管理系統(tǒng)功能基本符合學校要求，能夠完成全校學生信息的輸入、統(tǒng)計以及打印，并提供完整的系統(tǒng)維護功能和相關(guān)的權(quán)限管理機制。同時也考慮到了系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余的問題，對于數(shù)據(jù)的一致性的問題也通過程序進行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開展。

第3篇：高級檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高職院校;學生檔案;管理工作;問題及對策

中圖分類號：G71 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）027-0000-01

高職院校相對于普通高等院校，主要是以培養(yǎng)技術(shù)型人才為主要目標。學校的職責主要使學生具備必要的理論知識和科學文化基礎(chǔ)，對所學技術(shù)熟練掌握和靈活應用，著重培養(yǎng)學生的表達溝通能力，強化學生職業(yè)技能的培訓。高職學生檔案是將學生在平日里的學習、技能活動等進行記錄，是對個人成長過程的一個完整體現(xiàn)，這不僅反映學生在校期間的表現(xiàn)優(yōu)劣等情況，也是學生所在學校校紀校風的重要體現(xiàn)。因此，高職院校做好學生檔案管理的工作非常重要。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

高職院校對學生檔案管理有助于學校對學生進行統(tǒng)一的常規(guī)管理。學生在入校之后，隨之會帶來一些自身的材料，比如成績單、每學期的表現(xiàn)評價等，將這些材料整理歸檔，給學校和老師提供了一個考核標準和重要的參考價值。學生的檔案是學生在校期間直接形成的一個文件，而非編造的，是一個學生在校期間的表現(xiàn)的最直接的反映。高職院校的學生檔案的建立也可以為用人單位對該校學生的入職等事項提供一個重要的參考依據(jù)[1]。

二、高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

在人們的傳統(tǒng)觀念中，檔案管理工作就是一項技術(shù)含量比較低的工作，它的功能就是將學生資料進行整理保存，因此學校的檔案管理工作發(fā)展通常都比較落后和緩慢。另外，高職院校普遍創(chuàng)辦的時間并不長，加之國家對學校學生檔案的重視程度不夠，因此，高職院校在檔案管理方面存在著諸多問題亟待解決。

（一）缺乏必要的檔案意識

由于檔案管理工作未引起學校領(lǐng)導和教師、學生的重視，檔案意識比較薄弱。學生在填寫自己檔案時候，往往都是敷衍了事，事后教師也不會進行核對等必要的工作。另外，大多數(shù)高職院校并未安排專職人員從事學校學生檔案管理工作，且從事此工作的人員業(yè)務水平也普遍偏低。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

高職院校檔案管理工作未得到學校領(lǐng)導等相關(guān)人員的重視，缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度。某些省市了一些檔案相關(guān)的文件資料，但在高職院校的大多檔案管理工作人員對國家檔案整理相關(guān)的法律、法規(guī)等重要文件沒有進行充分地學習和理解，導致出現(xiàn)檔案材料不全面、內(nèi)容不完整等一系列問題。除此之外，為了避免個人隱私的泄漏，檔案的轉(zhuǎn)交是不允許本人遞交的，但通常高職院校的學生大多都是讓學生本人遞交，造成了泄密現(xiàn)象，有的檔案甚至出現(xiàn)材料改動的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）高職院校檔案管理手段落后

隨著社會不斷發(fā)展，科技不斷進步，在信息化高速發(fā)展的時代，高職院校自從普遍建立以來，招生規(guī)模不斷擴大。隨著高職院校學生的增加，學生檔案材料的遞送數(shù)量也不斷加大。由于學生檔案存放時間較短，加之畢業(yè)之后的去向不一等，高職院校以相對落后的手工模式的檔案管理方式根本無法達到合理有序的進行檔案管理工作[2]。

三、改善高職院校檔案管理工作措施

高職院校的檔案管理工作和高職院校的建設(shè)息息相關(guān)。高校學生檔案從屬于人事檔案，大多數(shù)的人事檔案都始于學生檔案，因此，高職院校學生檔案的管理工作至關(guān)重要。

（一）加大檔案管理工作宣傳力度，強化檔案意識

為提高學校教師、學生的檔案工作的認識，就要大力宣傳學生檔案的重要性，強調(diào)歸檔材料以及各種歸檔文件資料的重要性，只有這樣才能充分調(diào)動學校領(lǐng)導和學生積極配和，形成高職院校檔案管理工作的良好局面。高職院校的領(lǐng)導應該將檔案管理工作納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃中，使廣大教職工了解檔案相關(guān)知識以及重要價值，調(diào)動他們的積極性，是教職工人員更多的自愿參與進學校學生檔案的收集、整理和保管等相關(guān)工作中。高職院校要樹立“檔案是鐵證”的理念，讓學校的每一個員工都認識到檔案的管理關(guān)系到每一個畢業(yè)生的就業(yè)、工作等重要事宜，也對學校的名譽有很大影響。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，加強檔案管理團隊的建設(shè)

要想將學校的學生檔案管理工作搞好，建立一支強大的檔案管理團隊勢在必行。檔案管理工作人員需要有過硬的專業(yè)知識、信息化技能以及強大的責任心和耐心。隨著高職教育形式迅猛發(fā)展，學生檔案管理工作也隨之發(fā)生變化，這就需要學校對檔案管理工作人員定期進行培訓，使他們盡快掌握最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，用于學生檔案管理中。

（三）豐富學生檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值

高職院校主要是以培養(yǎng)高等技能應用型人才為主要目標，學生檔案內(nèi)容也應該注重實際。學生在校期間的各方面表現(xiàn)都應該一一歸入個人檔案，保證學生檔案的全面、真實性，真實的反映出學生個體的成長經(jīng)歷，同時也對一些不良行為起到一定的遏制作用。比如，學生在校期間如果因考試作弊、打架等受過處分，后來因表現(xiàn)優(yōu)異處分撤銷等材料也應該完全歸入學生檔案，以便于為就業(yè)單位提供一個全面真實的參考依據(jù)。

（四）完善檔案管理制度，實現(xiàn)檔案信息化管理

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，高職院校應該建立健全的檔案管理制度，學校領(lǐng)導等相關(guān)部門應該切實管理好檔案資料的收集、考核等工作。高職院校應該逐步實現(xiàn)學生檔案的信息化管理，運用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將學生的檔案資料整理規(guī)范后錄入信息庫，并隨時錄入學生的的最新信息，定期對其進行維護和更新，以確保信息的完整、真實有效性。高職院校實現(xiàn)對學生檔案管理工作的規(guī)范合理化有利于檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展[3]。

四、結(jié)語

總而言之，高職院校需要進一步加強對學生檔案的管理工作，應該努力做到資料收集規(guī)范、歸檔及時有效等一系列相關(guān)事宜。合理運用現(xiàn)代科技手段對學生檔案進行整理保存，檔案管理工作人員要在思想、制度上充分認識到檔案管理的重要性，切實落實好本職工作，不斷促進高職院校教育事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]董林旭.高職院校檔案管理工作存在的問題及對策[J].中華建設(shè)，2014，09：94-95.

[2]包鈺.高職院校檔案工作存在的問題及對策[J].才智，2016，20：36.

第4篇：高級檔案管理范文

關(guān)鍵詞：學籍管理；學籍檔案；規(guī)范化

學籍管理與檔案管理都是學校最基礎(chǔ)的管理工作。學校檔案中很重要的一部分就是學生學籍檔案。學籍管理、學籍檔案管理的規(guī)范化為學校教學的有序開展和學校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學籍是對學生身份的確認，學籍狀

態(tài)反映著學生學習的過程與結(jié)果學籍是對學生身份的確認。只有通過高等學校學籍管理部門在“中國高等教育學生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學信網(wǎng)”）注冊學籍，才能正式成為某高校的學生。只有注冊了學籍的學生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學歷證書。學籍狀態(tài)反映著學生學習的過程與結(jié)果。

（一）學生的各類學籍異動（休學、退學、轉(zhuǎn)學、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學生的在校學習狀態(tài)。如休學，有的學生休學的原因為身體疾病，表示該部分學生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學生休學的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學生心理素質(zhì)較差。再以退學來說，有的學生退學的理由是經(jīng)濟困難而放棄了學業(yè)；還有的學生退學的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應的學分，因而不得不選擇退學。這些學籍異動在一定程度上反映了學生的學習狀態(tài)。

（二）學生的各類獎懲信息直接反應了學生的在校表現(xiàn)。學生的各種獎勵，如三好學生、優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀團干等或反映出學生思想積極上進、或反映出在校學習成績優(yōu)異、或反映出學生具有較強的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學生違反校紀校規(guī)、或反映學生成績低劣。

（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學習結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學位授予條件的學生，還被授予學位證書。畢業(yè)證書與學位證書則是對學生學習結(jié)果的最終宣判。因此，學籍確認了學生的身份，監(jiān)控著學生的學習過程，反饋了學生的學習結(jié)果。

二、學籍檔案是學生學習身份與學習過程最有力的證據(jù)

學籍檔案主要包括：新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學生學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉(zhuǎn)學、退學等）、學生成績總表、學生學籍卡、學生獎懲材料、學歷學位證明材料。新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學生參加升學考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學考試每門課程的分數(shù)。這些材料可以最有力地證明學生升學的有效性。學生的學籍卡記載了學生更為詳細的信息，包括學生的籍貫、生源地、社會關(guān)系、求學經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學生的身份。學生的學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學、退學等），可以成為學生身份變動或?qū)W習期限變動的有力憑證。學生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學生在校課程學習的好壞，平時表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學生的重要參考資料。

三、學籍管理與學籍檔案管理相輔相成、相互促進

學籍管理與學籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進的。學籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學籍管理的規(guī)范化。

（一）學籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進行歸類存檔，必然有助于學籍檔案材料的豐富與完善。一個學生從入學到畢業(yè)，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時候，成績表、畢業(yè)生登記表及學歷學位證明的材料都會作為重要的原始資料進行存檔。學籍管理過程的規(guī)范化可以使學生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負責的學籍管理人員在完成必要的學籍管理工作之后還需要把學生各類原始資料進行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當前更要著眼將來，為學生、學校的歷史負責。

（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會對歸檔條目進行細分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進行按類歸檔。這樣必然倒逼學校各部門，包括學籍管理部門進行規(guī)范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學生學籍的操作必須按照規(guī)范的程序進行并留存記錄；因為要存檔，任何負責人在簽字的時候就必須得謹慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠記錄，簽發(fā)者必須承擔相應的責任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細化管理倒逼學籍管理走向規(guī)范化?？傊瑢W籍管理與學籍檔案的管理都是學校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學校有著規(guī)范的學籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學的有序開展與學校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學教務處館員

參考文獻：

[1]成小芬.近二十年高校學籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學院學報,2014,(2).

[2].解穎嫻.高校學籍檔案管理存在問題與解決對策[J].宿州教育學院學報,2008,(1).

第5篇：高級檔案管理范文

關(guān)鍵詞：會計檔案 責任 素質(zhì) 規(guī)范

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點，在企業(yè)管理中發(fā)揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù)，是企業(yè)前景預測的重要史料，是總結(jié)經(jīng)驗、改進工作方法的指南針。近年來國家各級企事業(yè)單位、社會團體日益重視會計檔案管理工作，隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，會計檔案管理模式，已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。

盡管越來越多的企業(yè)重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，無法充分發(fā)揮應有的作用，成為企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的課題。

一、目前企業(yè)會計檔案管理存在的問題

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)會計檔案管理問題日益顯現(xiàn)，成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認識不足、重視不夠。許多企業(yè)認為作為企業(yè)財務會計部門的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿，進行核算，出具財務報告，整理檔案是可有可無的，以致不設(shè)置專兼職檔案管理人員，忽視會計材料的收集、整理和歸檔，財務業(yè)務與檔案管理嚴重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認識到了會計檔案管理的重要性，也設(shè)置了專兼職檔案管理人員，但是對會計檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對檔案管理知識和信息化管理知識的缺乏和重視，以及專業(yè)人才的嚴重不足，造成在事件回溯和證據(jù)采集過程中丟失有力的依據(jù)和資料，嚴重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面，會計從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會計檔案的收集和整理直接與會計從業(yè)人員打交道，會計從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會計檔案整理的質(zhì)量。另一方面，會計檔案管理人員的素質(zhì)不高。會計檔案管理崗位屬于專業(yè)技術(shù)崗位，作為專業(yè)會計檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對所屬人員的專業(yè)、相關(guān)培訓和教育均未給予應有的重視，以致企業(yè)會計檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會計檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業(yè)會計檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴重脫節(jié)，數(shù)據(jù)不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。

二、加強企業(yè)會計檔案管理的對策

針對企業(yè)會計檔案管理中存在的問題，筆者認為應該在以下方面加強管理。首先要加強領(lǐng)導，明確責任、提高認識。會計檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財務工作的重要環(huán)節(jié)，各企業(yè)應依法加強會計檔案管理工作，明確責任，確定職責。其次要明確定義、細化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)培訓部門需適時組織培訓或者引進專業(yè)人才積極配合檔案管理部門對本企業(yè)檔案管理工作準確定位。檔案管理部門要明確會計檔案管理的內(nèi)容，通過“6s”管理、“精細化管理”、“貫標體系建設(shè)”等方式加強對企業(yè)會計檔案的基礎(chǔ)管理，可以通過課題的形式進行攻關(guān)，實現(xiàn)檔案管理的深層次探索，從而形成適應現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強培訓，提高素質(zhì)。財務會計部門各崗位是企業(yè)財務會計檔案整理的第一崗位，財務人員是會計檔案資料整理的第一人，直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應重視和加強對本企業(yè)會計檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓，不斷提高會計檔案管理知識和操作技能，招聘、吸收具有計算機知識和信息資源管理專業(yè)方面知識的員工從事企業(yè)檔案管理工作，熟悉會計工作的基本流程、基本規(guī)律和要求，熟練掌握

計檔案信息資源管理技能，監(jiān)督指導本企業(yè)財務部門做好會計檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規(guī)范管理。會計檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，必須按照《會計法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續(xù)，保證有章可循。如對檔案的立卷、歸檔和移交要嚴格按照規(guī)定的時間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進行。保管期滿銷毀的時候，必須由檔案管理機構(gòu)和財務部門共同提出銷毀意見，報請單位負責人審批，編制銷毀清冊并詳細列明檔案項目等等。實行會計電算化和實現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度，進一步推進企業(yè)會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合，明確流程，規(guī)范管理。

三、總論

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對一個企業(yè)經(jīng)濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解企業(yè)業(yè)務信息，可以檢查企業(yè)的遵紀守法行為，還可以為上級乃至國家制定決策提供參考等。會計檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。

參考文獻：

第6篇：高級檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案歸檔；管理效益；有效措施

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，交通運輸行業(yè)也隨之蒸蒸日上，取得了一定的成就和突破，也正是如此，交通行業(yè)的蓬勃發(fā)展也促進了我國國民經(jīng)濟的增長，受到人們的廣泛關(guān)注。在這種狀況下，我國一直致力于改善國內(nèi)的交通狀況，加強對交通運輸?shù)墓芾?，以保障交通運輸工作的可持續(xù)發(fā)展。高速公路是交通運輸行業(yè)中的重要組成部分，是一種常見的運輸方式，必須予以高度重視，不容忽視。在高速公路的發(fā)展過程中，需要從各個方面來實施有效的管理，無論是高速公路里程的增加還是高速公路路面等級的升級，都需要將其資料和信息整理成檔案，并進行歸檔和管理工作，以為高速公路的發(fā)展提供重要的保障。高速公路檔案歸檔及管理工作是基礎(chǔ)性工作，需要確保其工作效率和效果。

一、高速公路檔案的特點

高速公路檔案具有其獨有的特點，其所包含的內(nèi)容比較豐富，具有綜合性，可應用的范圍比較廣泛。而且高速公路檔案的歸檔時間跨度比較大，具有周期性，通常是從項目規(guī)劃的時候就開始收集和整理檔案。每個信息文件之間都存在著內(nèi)部聯(lián)系。另外，高速公路工程項目的材料來源都有所不同，存在著不同的單位，在實施檔案管理的時候要根據(jù)不同的需求來確定管理方案。

二、現(xiàn)階段高速公路檔案歸檔及管理中存在的問題

現(xiàn)階段，在高速公路檔案歸檔及管理過程中仍然存在著一定的問題，還有待進一步改善和解決。其問題主要在于：第一，檔案管理工作并未受到重視，管理效果不佳。在實施此項工作的時候缺乏專人管理，沒有專門的工作人員來從事高速公路檔案的收集、整理和歸檔等工作。大多數(shù)都是其他崗位的工作人員來兼顧，其缺乏時間和精力。而且沒有建立專門的檔案室來存放高速公路檔案，未對這些檔案進行有效的保護；第二，高速公路檔案信息未能得到有效的利用。高速公路的管理人員缺乏檔案管理意識，未能明確開展檔案管理工作的重要性；第三，所使用的高速公路檔案管理手段較為落后，不符合現(xiàn)代特點。

三、加強高速公路檔案歸檔及管理工作的有效措施

（一）制定完善的高速公路檔案歸檔及管理工作制度，實施專人管理

現(xiàn)階段，大多數(shù)高速公路檔案歸檔及管理工作的開展都是由一些其他崗位的人員來兼職實施，并未有專職的檔案歸檔和管理工作人員。為了提升高速公路檔案歸檔及管理工作水平，則必須設(shè)立專門的檔案管理人員，成立專門的檔案管理部門，以保障高速公路檔案管理工作的質(zhì)量。就目前而言，科學技術(shù)日新月異，社會對高速公路檔案管理工作的要求也越來越高，其在管理的時候應當采用現(xiàn)代的管理措施，實現(xiàn)高速公路檔案管理的信息化，大力推廣和應用計算機網(wǎng)絡信息技術(shù)，以保障檔案管理的有效性。專業(yè)的檔案管理人員具備專業(yè)的知識，其業(yè)務水平比較高，而且從時間和精力上來說要比不是專職人員更為豐富，在工作方面能夠應對的問題更多，具有專業(yè)性。另外，要制定完善的高速公路檔案歸檔及管理制度，以規(guī)范高速公路檔案管理工作，嚴格貫徹落實相關(guān)政策，以為高速公路檔案歸檔及管理工作提供重要的制度保障。

（二）分級分類管理高速公路檔案

在高速公路檔案歸檔及管理過程中，相關(guān)人員應當先對高速公路檔案的特點進行了解，要以高速公路檔案的專業(yè)性為基礎(chǔ)，遵循其服務特點，以此來確定高速公路檔案信息的收集范圍，做好信息整理工作，并且要進行有效的存儲。在管理檔案的時候，應當按照檔案資料的類別來進行分類管理，以實際情況為依據(jù)來制定合適的分類管理標準。比如說，可以將其分為以下幾類：第一類是黨群類。這一類的檔案類型主要是一些與高速公路建設(shè)、發(fā)展相關(guān)的上級文件等，也包含了高速公路發(fā)展中的各項規(guī)章制度或是工作計劃。第二類則是業(yè)務類。這一類的檔案主要涵蓋了高速公路各部門中的財務報表、相關(guān)業(yè)務活動等文件。第三類是人事類。這一部分主要涵蓋了高速公路相關(guān)部門的職工信息和組織機構(gòu)等。第四類是后勤管理類，這一部分的檔案主要是與高速公路后勤管理方面內(nèi)容相關(guān)。合理的分配高速公路檔案資源，實施具有針對性的檔案信息管理，便于信息查詢，可提高高速公路檔案歸檔及管理工作的有效性。

除此之外，在管理高速公路檔案的時候，應當實施分級管理，由各個部門來實施相對應的檔案管理工作。比如說行政審批檔案、養(yǎng)護專項工程檔案等就應當由相應的管理部門來承擔歸檔責任，但是其管理人員由檔案管理部門所決定。

（三）轉(zhuǎn)變高速公路檔案管理的被動狀態(tài)，采用現(xiàn)代化的管理手段

高速公路檔案管理工作較為重要，高效率的檔案管理工作，能夠為高速公路的建設(shè)和發(fā)展提供可靠的信息，以為其指明正確的方向。就目前而言，在高速公路發(fā)展的過程中，并未重視檔案管理工作的開展，沒有主動地利用檔案服務來開展工作，一直處于被動狀態(tài)，無法完全發(fā)揮高速公路檔案管理的功能。為此要改善這一狀況，積極主動地應用高速公路檔案管理機制，加強與高速公路各部門之間的交流與溝通，主動地為高速公路的修建和養(yǎng)護等工作提供重要的信息，貫徹落實相關(guān)工作。除此之外，還應當創(chuàng)新高速公路檔案管理方式，實施現(xiàn)代化的管理手段，充分利用現(xiàn)代計算機信息技術(shù)，以改善紙質(zhì)記錄的現(xiàn)狀，利用計算機來登儲存相關(guān)信息，以促進我國高速公路檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

結(jié)束語

加強高速公路檔案歸檔及管理工作，是我國交通運輸行業(yè)發(fā)展過程中的必然要求，順應了時代的發(fā)展趨勢，具有重要的作用。高速公路檔案歸檔及管理工作并不是一項簡單的任務，其所包含的內(nèi)容比較多，涉及的范圍也比較廣，在實際管理過程中存在著諸多問題，具有一定的復雜性，必須進行系統(tǒng)的規(guī)劃。為此，在實施高速公路檔案管理工作的時候，應當轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，樹立全新的管理理念，充分應用現(xiàn)代科學技術(shù)，尤其是計算機網(wǎng)路信息技術(shù)，采取現(xiàn)代化的管理措施，以保障高速公路檔案歸檔及管理質(zhì)量。要堅持一切從實際出發(fā)，遵循實事求是的原則，提供更為優(yōu)質(zhì)的高速公路檔案歸檔及管理服務。

參考文獻

[1]趙慧麗，杜永梅. 高速公路檔案歸檔及管理[J]. 河南科技，2013，02：235.

[2]鄭美娟. 高速公路科技檔案管理存在的主要問題和對策[J]. 西部交通科技，2013，05：93-96.

第7篇：高級檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高校；成教；函授；學籍檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-0-01

一、我校函授學員學籍檔案中存在的問題

1.檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高

高等學校檔案人員的素質(zhì)高低是檔案管理科學化、標準化、規(guī)范化、法制化的重要保證。目前高校具有檔案專業(yè)技術(shù)人員的比例相當少，兼職檔案人員頻繁調(diào)換，檔案人員的責任心不高，管理意識不明確，業(yè)務技能不熟悉，檔案管理人員不僅思想上不重視，對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂也不重視。

2.檔案收集整理不規(guī)范

函授學員檔案有 一定的特殊性，有部分“先上車后買票”的學員。什么叫“先上車后買票”呢？就是先在校接受高等學歷教育然后再參加承認高考。這些學員的學籍管理相對就要麻煩得多。檔案管理人員不及時整理歸檔，檔案零亂、不裝訂、不收集甚至損壞和遺失。檔案移交脫節(jié)、借閱手續(xù)不清楚，有的檔案不完整，有漏缺現(xiàn)象，檔案目錄和內(nèi)容嚴重不符等現(xiàn)象。特別是函授學員的學籍跨的年度時間很長，畢業(yè)時間一致，入學時間參差不齊，有的學院甚至要很多年才取得入學資格，不及時補充完整的資料，給今后的查找造成了很大的難度。

3.檔案管理方式和手段落后

函授學員的學籍檔案需要自動化管理的同時也需要檔案工作人員專業(yè)技術(shù)和責任心的加強。我校函授學院一直是采用手工管理的方式，難以適應現(xiàn)代化的信息管理要求。很多學員的學籍資料數(shù)據(jù)不完整，給學員以后的查找增添了麻煩，直接影響學員的切身利益。有的學員學籍變更材料不清楚，學員在校期間的一切活動嚴重脫節(jié)。有的函授學員成績總冊有成績，學員卡片又無成績，有的學員畢業(yè)了又缺畢業(yè)證編號等等問題。沒有現(xiàn)代化的管理就難以開展檔案信息的開發(fā)和利用，不完整的檔案就不能更好的發(fā)揮檔案的參考和憑證作用。加強計算機檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。

二、提高函授學員學籍管理的措施和建議

1.檔案工作是黨性、政治性很強的工作。為了適應高校檔案工作發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實現(xiàn)高校檔案業(yè)務建設(shè)各個環(huán)節(jié)標準化和規(guī)范化，加強高校檔案工作的監(jiān)督、指導，更好的開發(fā)利用檔案信息資源，有效的為高校建設(shè)服務。必須提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)，檔案工作人員要政治上可靠，要有文化水平和一定的專業(yè)知識，不僅要學習檔案方面的專業(yè)知識，管理知識，還要學習自然科學、這會科學方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務，以保證工作的順利進行。檔案管理人員要熱愛專業(yè)，忠于職守，埋頭苦干，全心全意為人民服務。穩(wěn)定檔案工作隊伍，一般不要輕易調(diào)離檔案部門，確保檔案工作的完整性和持久性。提高檔案管理人員的信息化管理技能，以適應高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

2.建立健全函授學籍管理工作，加強函授學員學籍檔案的收集和整理，收集函授學員在學校各項活動中直接形成對學校和這會以及學員有保存價值的各種文圖表、聲像等不同體裁的材料。立卷歸檔要清楚，案卷目錄和內(nèi)容一定要相符合，每個環(huán)節(jié)工作要細化，責任落實到每個人。特別是對“先上車后買票”那部分學員，檔案管理人員要對他們備注一份資料，每年補充材料直到學員學籍的完整。函授學員的新生登記表、學員學籍卡片、學生成績總冊、在校花名冊、學生學籍變更情況(留級、休學、復學、轉(zhuǎn)學、退學)、學生獎勵材料、學生處分材料，以及畢業(yè)證明書編號都要清楚記載不得漏缺。完整的學籍才有參考價值和憑證作用。

第8篇：高級檔案管理范文

1 高校基建檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案意識不強，歸檔材料質(zhì)量不高。高校基建部門以及主管領(lǐng)導對基建檔案工作重要性認識不夠，一些基建管理人員嚴重存在著“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在實際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中，設(shè)計變更、施工記錄等的遺失最為常見。還存在檔案資料不交接、不存檔的現(xiàn)象，將資料作為個人財產(chǎn)，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，沒有相應的材料和電子資料。文件材料又常常是復印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫，不符合歸檔要求。

1.2 管理制度不嚴格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機制和調(diào)控手段，導致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。另外，在人員、設(shè)備經(jīng)費保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進行定期培訓，這些都是缺乏有效管理和約束機制造成的。

1.3 缺乏檔案專業(yè)人員?；ú块T和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業(yè)務又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。

2 加強高?；n案的建議及對策

2.1 加強宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》及《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28―2002），使這些單位認識到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領(lǐng)導的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項目檔案工作納入基建部門領(lǐng)導和有關(guān)人員崗位職責。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強化施工、監(jiān)理單位歸檔意識。四是檔案管理人員要注意及時跟蹤收集，以防工程建設(shè)周期長，容易遺失基建檔案材料。

2.2 堅持資料收集與工程建設(shè)同步，確保檔案資料的質(zhì)量。檔案資料的準確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價值。特別是一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程，如失真，其損失將無法挽回。因此，基建檔案從工程建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可研、評價、決策，到計劃的審批，基建檔案人員就應及時建立檔案。因為工程建設(shè)周期長、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建工程一開工就要與檔案收集工作同步進行，避免施工單位或監(jiān)理單位事后補充圖紙造成竣工圖失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標的位置與實際不符等。所以，在對施工、監(jiān)理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準確性作為合同的一個附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過程中先自查，然后監(jiān)理單位檢查，最后建設(shè)單位抽查。

2.3 建立和完善有效的保管機制，確保資料不流失。檔案管理人員將檔案資料收集齊全后，一般分成前期、施工、竣工驗收等階段，階段再按基建程序進行排列，排列好后編制歸檔目錄。一般小的項目二三十盒，大的項目達七八十盒。按不同程度分為三份（按城建檔案館的要求交一份，學校檔案館交一份，基建部門保存一份）。在平時檔案管理工作中，制定規(guī)章制度，對檔案資料移交人與檔案管理人員提出具體要求，如歸檔時，移交人必須提供原件，如無原件，要注明原件去向，移交人、接收人雙方簽署姓名、移交日期。借檔時，借出、歸還都由借用人簽名，還有在資料借出的過程中，如借出有一段時間，借檔人未還，檔案管理人員要及時催還，以防丟失。

第9篇：高級檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高校會計檔案管理;問題;對策

會計檔案管理工作是高校財務管理工作的重要組成部分，也是最后一環(huán)。在工作中往往沒有得到高度重視，忽略了其在高校財務管理中的重要作用，有效提高高校會計檔案管理工作應該與時俱進，高校會計檔案管理人員要積極主動學習，不斷更新觀念，高校財務部門應該建立行之有效的管理制度。

1高校會計檔案定義

高校會計檔案作為高校財務管理和財務活動中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財務活動情況，也體現(xiàn)了高校在一會計期間的資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會計期間的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財務核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對比，高校會計檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會計檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:①高校會計檔案是處理完成的財務業(yè)務憑證和財務資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財務資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價值。②會計檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會計核算的過程中所產(chǎn)生的會計資料，包括記賬憑證、明細賬、季度年度財務會計報告等。③電子會計檔案也屬于會計檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計算機等電子設(shè)備為載體的。

2高校會計檔案管理工作中的問題分析

①高校財務部門往往覺得會計檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會計業(yè)務憑證和會計資料，所以，高校對于會計檔案的管理沒有做到同會計業(yè)務一樣重視，管理不到位、不嚴格，沒有與會計工作有機的結(jié)合起來，導致財務管理成效不夠完整。大部分高校財務工作者只注重日常的財務業(yè)務的管理，對會計檔案的工作流于形式。高校會計檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓，有的并不是科班出身，業(yè)務水平很低，導致會計檔案管理工作沒有得到科學的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會計檔案管理工作人員。②高校財務部門對會計檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計賬簿、會計憑證、會計報表等財務資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財務資料、電子存儲資料進行歸檔整理，導致了會計檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。③高校會計檔案管理制度不健全。高校會計檔案管理制度的建立健全有利于會計檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計檔案管理制度，會計檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學的管理。④高校會計檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲會計檔案進行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進行有效的歸檔管理，導致高校財務信息丟失。目前，高校財務電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時俱進，財務軟件升級緩慢，嚴重影響了財務電算化檔案的有效調(diào)閱。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。

3解決高校會計檔案管理工作中存在問題的一些對策

①加強領(lǐng)導，科學管理。學校領(lǐng)導應該把會計檔案管理工作提到日常上來，當作日常業(yè)務來看，視為會計業(yè)務的最后一個流程。針對高校會計檔案管理工作組織定期的培訓，到兄弟單位進行學習交流，總結(jié)經(jīng)驗，提高工作人員的業(yè)務水平，加強會計檔案的管理?！稒n案法實施辦法》第五條則明確地規(guī)定:“各單位要高度重視會計檔案管理工作，加強領(lǐng)導，科學管理，要建立健全會計檔案管理規(guī)章制度，提高會計檔案管理人員工作能力，使會計檔案管理工作能夠做到及時歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應該督促相關(guān)部門對會計檔案管理進行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會計檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財務管理也更完整有效。②提高高校會計檔案管理人員的業(yè)務水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會計檔案管理工作的提高最終落實在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會計檔案工作是否科學有效。高校對會計檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計業(yè)務有機的結(jié)合起來，使其成為了一個整體，會計檔案管理人員就會主動的，自然而然的把會計檔案管理工作當成會計業(yè)務工作一樣重視。高校會計檔案管理工作者有義務有責任不斷學習會計檔案管理知識，更新觀念，提高會計檔案管理水平。高校財務部門應該通過自我學習和走出去學習相結(jié)合，每周定期組織培訓，還可以去兄弟院校去學習，彼此交流經(jīng)驗，提高會計檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強會計檔案管理的后續(xù)工作，針對會計檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會計檔案管理工作健康有序的開展，提高整個財務管理的水平。③建立健全有效的高校會計檔案管理工作相關(guān)制度。高校應該根據(jù)自身特點制定相應的會計檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學管理。財務部門也應該制定會計檔案管理規(guī)章制度，使會計檔案管理人員工作起來有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財務部門內(nèi)部進行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會計檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財務部門還應該把會計檔案管理工作納入到日常工作當中來，目標就是規(guī)范高校會計檔案管理工作，明確高校責任人，并且完善一整套健全的高校會計檔案管理規(guī)章制度，合理的會計檔案管理制度確保高校會計檔案資料及時歸檔、科學保存、管理規(guī)范，使高校會計檔案管理工作有好的制度作為保障。④高校要根據(jù)相應的“會計檔案管理辦法”，對會計檔案做出準確的鑒定，判斷會計檔案是否已經(jīng)保管到期，并及時進行銷毀，按照科學的流程進行處理。高校應該高度重視會計檔案的鑒定工作，根據(jù)“會計檔案管理辦法”對本單位的會計檔案給予正確的定位，確保各種會計檔案的保管期限，對于保管到期的及時銷毀，高校會計檔案工作者要對有價值的會計檔案保管妥當，對按規(guī)定可以銷毀的會計檔案進行及時有效的銷毀，并在銷毀及保管清冊的備注欄內(nèi)標注。在會計電算化高速發(fā)展的今天，高校會計檔案管理工作也應該與時俱進，會計檔案管理工作者通過不斷學習，更新觀念，提高業(yè)務水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，高校要建立健全會計檔案管理制度和內(nèi)控制度，使會計檔案管理工作有法可依，有章可循，監(jiān)管到位，最終確保高校會計檔案管理工作合理規(guī)范、科學有效。

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