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關(guān)鍵詞:培訓(xùn)檔案;標(biāo)準(zhǔn);流程;管理
作者簡介:楊穎琦(1980-),女,福建廈門人,國網(wǎng)福建省電力有限公司廈門供電公司,培訓(xùn)管理專責(zé),工程師。(福建 廈門 361000)
中圖分類號:G726 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1007-0079(2013)33-0161-02
一、背景
隨著電力企業(yè)改革,對人才培養(yǎng)、人才培訓(xùn)的重視程度與日俱增,供電企業(yè)下大力氣加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工培訓(xùn),伴隨培訓(xùn)種類、培訓(xùn)班次的增多,如何科學(xué)有效地做好培訓(xùn)檔案的管理,為拓寬培訓(xùn)成果的應(yīng)用以及為企業(yè)的發(fā)展提供決策支持,成為了當(dāng)前供電企業(yè)亟需解決的問題。
二、新形勢下供電業(yè)企業(yè)培訓(xùn)檔案管理
1.供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理概述
新形勢下供電企業(yè)不斷開拓員工培訓(xùn),努力提升員工的知識、技能、業(yè)績、素質(zhì)。如何歸集種類繁多的培訓(xùn)檔案,提升培訓(xùn)成果應(yīng)用,這對培訓(xùn)檔案的管理提出了新的要求。因此科學(xué)合理地劃分培訓(xùn)檔案的類別,建立標(biāo)準(zhǔn)一致的培訓(xùn)檔案模板以及規(guī)范培訓(xùn)檔案管理流程是做好培訓(xùn)檔案管理的關(guān)鍵。
2.供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理應(yīng)用范圍
供電企業(yè)培訓(xùn)檔案管理主要適用于企業(yè)內(nèi)部員工參加各類崗位培訓(xùn)、合作培訓(xùn)、在職學(xué)歷教育以及各種以推進(jìn)人才隊伍建設(shè)的各類競賽、調(diào)考、技能比武。培訓(xùn)檔案主要對各類培訓(xùn)項目的實施過程、培訓(xùn)成果、存在問題及改進(jìn)意見進(jìn)行記錄,使培訓(xùn)的各環(huán)節(jié)信息記錄在案,培訓(xùn)項目的質(zhì)量及效果有據(jù)可查,以達(dá)到培訓(xùn)質(zhì)量管理、持續(xù)改進(jìn)、擴(kuò)大培訓(xùn)成果應(yīng)用的目的。
3.培訓(xùn)檔案管理實施
培訓(xùn)檔案的管理工作是企業(yè)員工隊伍素質(zhì)建設(shè)的重要組成部分,培訓(xùn)檔案對于員工上崗、任用、評先、晉級、晉升是重要的憑證和依據(jù)。科學(xué)規(guī)范地做好培訓(xùn)檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義,而隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展,員工培訓(xùn)檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好培訓(xùn)檔案的管理工作應(yīng)該從檔案類別的劃分、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案管理、規(guī)范化管理流程三個方面加強(qiáng)管理。
(1)科學(xué)合理地劃分培訓(xùn)檔案的類別。培訓(xùn)檔案的管理應(yīng)按照“分門別類”進(jìn)行存儲及管理,便于保存、統(tǒng)計及查詢?;谶@一目標(biāo)并結(jié)合供電企業(yè)當(dāng)前開展的培訓(xùn),將其劃分培訓(xùn)類、競賽類、合作培訓(xùn)、學(xué)歷教育四大類別的檔案分別進(jìn)行登記、編目、分類整理、保管,便于查找、統(tǒng)計和分析。
1)培訓(xùn)類檔案:根據(jù)職工教育培訓(xùn)項目的類別,建立培訓(xùn)項目類檔案。主要指種類培訓(xùn)班,包括持證上崗(復(fù)審)培訓(xùn)班、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)班、非持證培訓(xùn)班。其具體細(xì)分為經(jīng)營管理培訓(xùn)、專業(yè)管理培訓(xùn)、技術(shù)管理培訓(xùn)、生產(chǎn)技能培訓(xùn)、服務(wù)人員培訓(xùn)以及新員工培訓(xùn)等六類培訓(xùn)檔案。
2)競賽類檔案:將職工崗位業(yè)務(wù)競賽、專業(yè)調(diào)考、技能比武三種類型檔案劃分為競賽類檔案。
3)合作培訓(xùn)類檔案:是指職工參加國家電網(wǎng)管理學(xué)院合作培訓(xùn)、國家電網(wǎng)技術(shù)學(xué)院合作培訓(xùn)、國內(nèi)相關(guān)院校合作培訓(xùn)、參加國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)內(nèi)上級單位培訓(xùn)、參加國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)外單位培訓(xùn)等五類培訓(xùn)的檔案。
4)在職學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案:在職學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案主要指員工經(jīng)審批參加學(xué)歷教育以及組織推薦參加的學(xué)歷教育的培訓(xùn)檔案。
(2)建立標(biāo)準(zhǔn)一致培訓(xùn)檔案。培訓(xùn)檔案的規(guī)范統(tǒng)一對于培訓(xùn)檔案歸檔、后繼查詢及成果應(yīng)用有著極為重要的作用。建立標(biāo)準(zhǔn)一致的系統(tǒng)化培訓(xùn)檔案模板以及培訓(xùn)檔案裝訂順序?qū)τ诹私馀嘤?xùn)進(jìn)度、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)課時、參加人員、培訓(xùn)效果及培訓(xùn)評估、改進(jìn)意見都具有直觀性及針對性。培訓(xùn)檔案根據(jù)培訓(xùn)類別分別制訂各類標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案。
1)培訓(xùn)班標(biāo)準(zhǔn)檔案包括:培訓(xùn)辦班通知、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)班學(xué)員簽到表、學(xué)員成績表、培訓(xùn)班教師授課測評表、培訓(xùn)效果評估表及改進(jìn)意見書、其他資料(培訓(xùn)照片、課件、報道等等)、兼職教師授課臺賬、津貼申請表等等。
2)競賽和調(diào)考比武類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括:正式通知文件、具體實施方案、評分標(biāo)準(zhǔn)、參賽人員名單、簽到表、試卷、座位安排表、考場記錄表、競賽結(jié)果通報等。
3)合作培訓(xùn)類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括:培訓(xùn)班正式通知文件、培訓(xùn)參加人員、學(xué)習(xí)情況反饋表(合作單位反饋)、成績及持證情況明細(xì)表。
4)在職學(xué)歷教育類標(biāo)準(zhǔn)檔案包括:學(xué)歷教育報名通知、組織推薦人員公示、參加在職學(xué)歷教育人員名單的報告、培養(yǎng)服務(wù)協(xié)議書(組織推薦)、學(xué)歷證書復(fù)印件留存。
(3)規(guī)范培訓(xùn)檔案管理流程。由于傳統(tǒng)的培訓(xùn)檔案隨意不規(guī)范歸檔的模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)的培訓(xùn)管理機(jī)制,也不能適應(yīng)信息化形式下電子檔案查詢的要求,因此供電企業(yè)要根據(jù)企業(yè)文化及企業(yè)特點在傳統(tǒng)的培訓(xùn)檔案歸檔的基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代檔案管理理念和標(biāo)準(zhǔn)化管理方式,使培訓(xùn)檔案管理更加貼合供電企業(yè),為供電企業(yè)各類經(jīng)營、管理、技能、技術(shù)人才的培養(yǎng)提供堅強(qiáng)的信息基礎(chǔ)。
在供電企業(yè)內(nèi)部,建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程及歸檔時限來實現(xiàn)整個培訓(xùn)資料歸檔的規(guī)范化管理,通過創(chuàng)建紙質(zhì)及電子檔案兩種方式真實有效地記載員工在企業(yè)內(nèi)培訓(xùn)的歷史,通過信息手段推動培訓(xùn)成果的擴(kuò)大應(yīng)用,為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供有效信息。以下從五個步驟來介紹培訓(xùn)檔案管理流程。
培訓(xùn)檔案流程是在培訓(xùn)流程結(jié)束時啟動。培訓(xùn)流程從培訓(xùn)計劃—開班—培訓(xùn)實施—結(jié)班后,轉(zhuǎn)入培訓(xùn)檔案的管理流程。具體見培訓(xùn)及培訓(xùn)檔案流程圖(圖1)。以下按培訓(xùn)班類檔案流程進(jìn)行講解。
1)紙質(zhì)檔案制作。由培訓(xùn)項目部歸集培訓(xùn)辦班通知、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)班學(xué)員簽到表、學(xué)員成績表;組織學(xué)員進(jìn)行培訓(xùn)班教師授課測評形成任課教師測評表,由培訓(xùn)項目人填寫兼職教師授課臺帳、津貼申請表、培訓(xùn)效果評估表及改進(jìn)意見書,并收集與本次培訓(xùn)相關(guān)的培訓(xùn)資料,包括培訓(xùn)照片、課件、報道等等。收集完成后按培訓(xùn)統(tǒng)一模板進(jìn)行培訓(xùn)檔案目錄的制作。制作結(jié)束后按目錄順序裝訂成冊。
2)紙質(zhì)檔案審核。培訓(xùn)項目部門在培訓(xùn)結(jié)束四天內(nèi)向培訓(xùn)中心提交完整紙質(zhì)檔案,培訓(xùn)中心對紙質(zhì)培訓(xùn)檔案的完整性、規(guī)范性及真實性進(jìn)行審核,如有錯漏或不符合規(guī)范則將檔案退回項目部門重新補充完善。
3)電子檔案制作。在紙質(zhì)檔案完整規(guī)范的基礎(chǔ)上,由培訓(xùn)中心在紙質(zhì)檔案提交后三天內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行電子檔案制作。培訓(xùn)電子檔案的制作主要基于供電企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的職工教育培訓(xùn)管理信息系統(tǒng),將培訓(xùn)班的名稱、培訓(xùn)班項目編號、培訓(xùn)班類型、培訓(xùn)時間、授課教師名單、課程、各課程學(xué)時、參加學(xué)員、學(xué)員出勤情況、學(xué)員考試考核結(jié)果進(jìn)行錄入。通過電子檔案的制作可以便捷統(tǒng)計各類型培訓(xùn)班開班情況、學(xué)員年度總學(xué)時、各學(xué)員參加培訓(xùn)情況、各兼職教師年度授課課時數(shù)等等,極大方便了數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與查詢。
4)培訓(xùn)檔案歸檔。電子檔案制作完成后,將紙質(zhì)檔案按年度培訓(xùn)計劃的項目編號進(jìn)行排序,按照培訓(xùn)類別分別裝入檔案盒,并對檔案盒進(jìn)行編號后放入檔案室進(jìn)行存檔。
5)培訓(xùn)檔案查閱。培訓(xùn)項目部門在需要時可通過辦理培訓(xùn)檔案查閱手續(xù)向培訓(xùn)中心查閱培訓(xùn)檔案。
培訓(xùn)檔案在培訓(xùn)班結(jié)束后的七日內(nèi)完成所有培訓(xùn)檔案紙質(zhì)資料及電子檔案的歸檔,確保培訓(xùn)檔案的及時真實有效,確保培訓(xùn)檔案的信息化建設(shè)與其他工作同步發(fā)展。
4.培訓(xùn)檔案管理的激勵與約束機(jī)制
在企業(yè)內(nèi)部通過職工培訓(xùn)檔案的管理辦法實現(xiàn)了“鼓勵先進(jìn),鞭策落后”,進(jìn)而促進(jìn)培訓(xùn)檔案的管理。開展培訓(xùn)檔案的評先評優(yōu),通過“五個方面”進(jìn)行評比,如培訓(xùn)檔案的送達(dá)培訓(xùn)中心的時限、培訓(xùn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、分類的準(zhǔn)確性、信息的豐富性,進(jìn)行年度綜合評選。對于優(yōu)秀培訓(xùn)進(jìn)行表彰,同時作為培訓(xùn)檔案范例進(jìn)行公開展覽,并組織學(xué)習(xí),促使各培訓(xùn)負(fù)責(zé)部門按照培訓(xùn)檔案管理規(guī)范的要求按時保量完成培訓(xùn)檔案工作。同時對于未按標(biāo)準(zhǔn)、未按要求時限辦結(jié)培訓(xùn)檔案的將列入全局績效考核指標(biāo),對培訓(xùn)項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核。
三、培訓(xùn)檔案管理對供電企業(yè)的意義
培訓(xùn)檔案的精細(xì)化管理是供電企業(yè)不斷加強(qiáng)培訓(xùn)過程精益化管理的一個重要環(huán)節(jié),通過培訓(xùn)檔案及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用,促進(jìn)各培訓(xùn)項目的實施嚴(yán)謹(jǐn)有序,注重實效,具有很強(qiáng)的現(xiàn)實意義。
檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn),是企業(yè)在各項培訓(xùn)工作中真實的歷史記錄,培訓(xùn)檔案本身就是一種重要的教育資源。過往的一個個培訓(xùn)案例及一份份培訓(xùn)評估表及改進(jìn)意見書則可以為今后的培訓(xùn)提供借鑒,從而提升培訓(xùn)的效率和效果。
培訓(xùn)檔案記載著供電企業(yè)發(fā)展過程中各類人員的培訓(xùn)情況,對管理人員研究、了解企業(yè)整體員工隊伍素質(zhì)及培訓(xùn)情況,為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)數(shù)據(jù),同時有利于確認(rèn)企業(yè)取得的經(jīng)營成果。
培訓(xùn)檔案是員工個人成長和發(fā)展的真實記錄與見證。通過培訓(xùn)檔案可以了解到員工學(xué)習(xí)成長的歷程,能夠加強(qiáng)員工對企業(yè)文化的認(rèn)同感。
所以說,有些服裝店往往只重視商品、門店環(huán)境、營銷方案,卻忽視了店員的管理和培訓(xùn),在銷售實施過程中是不能’達(dá)到預(yù)期效果的,因此,服裝店對內(nèi)部人才的培養(yǎng)也成為其發(fā)展的一個重要組成部分。
服裝店的培訓(xùn)包括服務(wù)技能培訓(xùn)、商品知識和管理培訓(xùn)、店務(wù)作業(yè)技能培訓(xùn)、綜合素質(zhì)培訓(xùn)等,培訓(xùn)的手段、方式也很多,培訓(xùn)對象也很廣泛,包括新員工培訓(xùn)、老員工培訓(xùn),也包括高中層管理人員培訓(xùn)、店鋪銷售人員培訓(xùn)、非店鋪銷售人員培訓(xùn)等各個層次的人員培訓(xùn)。而作為人力資源信息庫的核心、各級干部選用的重要依據(jù)、人才再培訓(xùn)之基礎(chǔ),員工培訓(xùn)檔案的建立及日常管理也變得非常重要。所謂沒有記錄就沒有發(fā)生,沒有記錄就沒有證據(jù),沒有證據(jù)一切都沒有發(fā)生。員工有沒有受訓(xùn)練、訓(xùn)練的成果如何,要靠并且只能靠培訓(xùn)檔案的記錄來體現(xiàn)。
培訓(xùn)檔案的建立及內(nèi)容
服裝店各級人員培訓(xùn)檔案的建立是培訓(xùn)工作中必須要做的基礎(chǔ)工作,其作用就是:
牢固樹立各級培訓(xùn)觀念,通過培訓(xùn)檔案的建立,記錄員工自入職以來參加的各項培訓(xùn)及考核成績,使之成為進(jìn)階培訓(xùn)、培養(yǎng)、選拔、升職、調(diào)薪等有效的依據(jù),保證后續(xù)培訓(xùn)能規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行,符合各項工作需求,同時能夠使服裝店人才發(fā)展、員工培養(yǎng)也更為科學(xué)、合理。
1 員工培訓(xùn)檔案的建立
員工進(jìn)入服裝店后由人事部門負(fù)責(zé)為其建立店內(nèi)培訓(xùn)檔案,將員工的基本信息進(jìn)行登記,對員工已參加過的各項培訓(xùn)經(jīng)歷進(jìn)行了解,除將員工已參加過何種培訓(xùn)的信息詳細(xì)記錄在案,還要進(jìn)行各類資料的收集、存檔,比如當(dāng)前員工的教育水平、服飾專業(yè)知識和零售服務(wù)技能掌握的程度等等,以便安排員工系統(tǒng)化的培訓(xùn)。
2 員工培訓(xùn)檔案的內(nèi)容
a 員工信息:用于登記員工個人基本信息。
包含項目:編號、姓名、部門、職級、學(xué)歷、專業(yè)、入職前所受培訓(xùn)、相關(guān)證書名稱等。
使用部門:由人事部門負(fù)責(zé)登錄、存檔。
b 受訓(xùn)記錄:用于登記員工自入職以來所參加的各種培訓(xùn)課程、培訓(xùn)結(jié)果、崗位異動。
包含項目:課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)簽到、考核成績、實習(xí)報告、試卷、受訓(xùn)心得、崗位及職級異動情況、培訓(xùn)請假記錄及其它相關(guān)信息。
使用部門:由人事部門負(fù)責(zé)記錄、更新、存檔。
c 培訓(xùn)手冊:記錄員工自入職以來參加過何種培訓(xùn)、培訓(xùn)成效、培訓(xùn)獎懲。
包含項目:門店培訓(xùn)制度、晉升流程、員工已參加培訓(xùn)課程、培訓(xùn)成績及培訓(xùn)過程中有無獎懲記錄。
使用部門:以員工自主填寫為主并自行保管,參訓(xùn)后由授課講師給予簽寫受訓(xùn)成績,定期交至人事部門進(jìn)行審核。
3 員工培訓(xùn)檔案的形式
為落實“一人一檔”,員工培訓(xùn)檔案一般以紙檔的形式記錄,并存放于員工人事檔案中,亦可以建立相應(yīng)的電子檔案保存于電腦中便于查詢,并建立相應(yīng)的檔案索引文件(電子檔)。以員工受訓(xùn)的職級別、部門別、成績別、證書別等進(jìn)行分類篩選,便于各種培訓(xùn)數(shù)據(jù)的有效查詢及匯總,為人事管理提供及時、有效的依據(jù)。
培訓(xùn)檔案的管理
1 由服裝店人事部門負(fù)責(zé)建立員工培訓(xùn)檔案,一人一檔。
2 培訓(xùn)檔案并人員工人事檔案,由人事部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。
3 服裝店人事部門負(fù)責(zé)完成員工培訓(xùn)相應(yīng)資料的登記,如考核成績、學(xué)員課堂表現(xiàn)等相關(guān)信息。
4 人員如進(jìn)行服裝連鎖店或分店系統(tǒng)內(nèi)異動,培訓(xùn)檔案亦將隨員工人事檔案轉(zhuǎn)至相應(yīng)門店進(jìn)行存檔、維護(hù)。
【關(guān)鍵詞】中小學(xué)教師培訓(xùn);概念;檔案保存
前言
教師的培訓(xùn)工作必不可少,她們的一言一行嚴(yán)重影響著學(xué)生的察言觀色,他們影響并幫助著學(xué)生,也影響著國家興衰的未來。無論在哪個地區(qū),教師培訓(xùn)都是在盛大的舉行著,教師培訓(xùn)可以提高教師的基本素質(zhì)與管理,并且為教師提供發(fā)展學(xué)習(xí)的機(jī)會,提高專業(yè)的知識與專業(yè)的技能,影響著學(xué)生的后期發(fā)展,針對檔案管理分出幾個層面,以及檔案管理所遇到的問題進(jìn)行一系列的研究與分析,找出本質(zhì)的問題,進(jìn)行內(nèi)力的分析,在看到學(xué)生與教師的發(fā)展與成長。
1教師培訓(xùn)概念的演變和界定
在早期,我們都將教師培訓(xùn)稱之為教師進(jìn)修,那時的教師進(jìn)修因為各種的條件限制并不是去到外地進(jìn)行學(xué)習(xí),也就是在本土進(jìn)行教師自學(xué)或者將教師進(jìn)行集中一起學(xué)習(xí),但是相對應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)確實很少見的。在我國現(xiàn)在飛速發(fā)展的時期中,教師培訓(xùn)也有了一定的發(fā)展,教師培訓(xùn)不在禁錮在一個小的圈子里學(xué)習(xí),而是可以發(fā)展去外地進(jìn)行取經(jīng)學(xué)習(xí),有專門的培訓(xùn),組織教育專業(yè)體系,建立教師專門培訓(xùn)隊伍,為教師提高專門的思想政治教育與業(yè)務(wù)素質(zhì)最基本的培訓(xùn)。培訓(xùn)在基本意義上,為兩個字組成,培有諸多字面上的潛意思,培育,培養(yǎng),是對理論上的知識進(jìn)行一系列的了解與學(xué)習(xí)。訓(xùn)有訓(xùn)練,練習(xí)的含義,具有相對的動態(tài)性,培則是具有相對靜態(tài)性。兩者具有互補性,動靜結(jié)合。教師的培訓(xùn)屬于成人培訓(xùn)機(jī)構(gòu),主要起源于企業(yè)培訓(xùn),但是卻由于企業(yè)培訓(xùn)有著本質(zhì)上的差別存在,它主要是普通的全日制教育,教師的專業(yè)是公益活動,本質(zhì)上是教師在進(jìn)行培訓(xùn),成長,其實在本質(zhì)上,受益者依然是學(xué)生,只有教師具有專業(yè)素質(zhì),學(xué)生才能成長,進(jìn)而學(xué)生的成長為企業(yè)輸送大批量的人才,使企業(yè)獲得長遠(yuǎn)收益。所以說,教師的培訓(xùn)就是將理論與實踐組合在一起進(jìn)行專門培訓(xùn)的學(xué)習(xí)活動。
2中小學(xué)教師檔案管理
中小學(xué)教師培訓(xùn)檔案管理也是至關(guān)重要的,這些檔案是在工作以及各種載體上形成的,檔案分為以下幾個類別:2.1文書檔案文書檔案是學(xué)校的黨政部門輔導(dǎo)學(xué)校工作,服務(wù)教學(xué)工作中形成的基本資料,主要包括:①學(xué)校,黨團(tuán)委,學(xué)生會等組織在工作中形成的文件與圖片。②學(xué)?;蛘咝姓芾碇行纬傻馁Y料。③學(xué)校后勤部形成的資料。④人事資源調(diào)動方面存在的資料。2.2教學(xué)檔案教學(xué)檔案是在中小學(xué)中占據(jù)有利地位的檔案,他一般可以在:①教學(xué)活動中出現(xiàn),例如教學(xué)計劃總結(jié),教學(xué)研討會中形成的文件資料,學(xué)校自發(fā)組織的校報,舉辦活動形成的資料等。②學(xué)生會在進(jìn)行管理時留下的文件資料,招生計劃不招生的文件資料,招生計劃一系列的文件文書,學(xué)生的獎懲制度。③教師評選工作中形成的文件資料。2.3教師業(yè)務(wù)檔案教師業(yè)務(wù)檔案相對真實,他是對本校教師的教學(xué)水平最真實的記錄,包括老師的進(jìn)修,培訓(xùn),考核,綜合測評,還有教師參加比賽的各種獎項形成的文件資料。2.4學(xué)籍檔案學(xué)籍檔案顧名思義記載學(xué)生記錄的檔案,對學(xué)生的真實寫照,學(xué)生的思想品德修行,獎懲,考核的材料存入檔案中。2.5財務(wù)檔案財務(wù)檔案指的是學(xué)校在財務(wù)方面形成的檔案,包括會計的證明,財務(wù)的出賬進(jìn)賬的情況。2.6科技檔案科技檔案是指設(shè)備,科學(xué)類,主要是指學(xué)校在建筑物建設(shè)中形成的文件,圖表,及設(shè)備使用情況。2.7聲像檔案聲像檔案在黨,團(tuán)委書記的各項活動中所錄音,相片等文件。所以說,綜合以上幾種檔案的管理方面進(jìn)行總結(jié),很多高校的教師檔案管理方面存在著讓人擔(dān)心的現(xiàn)象,檔案的整理不具體,較為分散,保管又不符合基本的要求,沒有起到充分的檔案存在性,檔案執(zhí)法人員沒有深度探究,業(yè)務(wù)知識沒有深入的了解,造成檔案工作管理人員工作的混亂,所以要想改善這種局面就要從深入了解檔案專業(yè)管理知識入手。
3教師培訓(xùn)的意義
教師為什么要培訓(xùn),它的意義何在。3.1教師培訓(xùn)既是權(quán)利又是義務(wù)教師培訓(xùn)的隊伍逐漸壯大,同樣在培訓(xùn)中,教師的素質(zhì)也成為廣大人民群眾關(guān)注的問題,教師在正式進(jìn)行培訓(xùn)之后,有機(jī)會進(jìn)行上崗教書,還要進(jìn)行定期的培訓(xùn),因為教師是教書育人,所以在承接下一代育人的任務(wù),所以需要定期進(jìn)行教育培訓(xùn),進(jìn)行知識的成熟與成長。受益者將是學(xué)生。3.2教師培訓(xùn)是發(fā)展中的學(xué)生需要教師在不斷培訓(xùn)適應(yīng)學(xué)生,學(xué)生也在慢慢的發(fā)展變化,現(xiàn)在的學(xué)生不等于以前了,他們有思想,有想法,不是你說什么都全部吸收聽從的時代了,所以在教書育人中,教師擔(dān)當(dāng)?shù)慕嵌仍絹碓綇?fù)雜,不只是教書育人,還有父母的者,知識的傳播者,學(xué)生的心靈雞湯,活動的組織者,作為教師理論上應(yīng)該促進(jìn)學(xué)生的學(xué)習(xí),與學(xué)生達(dá)成朋友合作關(guān)系,如果想要很好地完成這些就需要不斷地進(jìn)行教師培訓(xùn)與學(xué)習(xí)升華。3.3基礎(chǔ)教育課程改革對教育教學(xué)工作提出要求在過去的教學(xué)中,不講究過程,只注重結(jié)果,培育出的學(xué)生對學(xué)習(xí)都嚴(yán)重缺乏興趣,只是一昧的傳輸知識,所教出的學(xué)生并不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展,現(xiàn)在的社會,教師教書育人就要多注重實踐,時刻關(guān)注學(xué)生的興趣與愛好,建設(shè)多元化的教學(xué)模式,讓學(xué)生喜歡上學(xué)習(xí),教師要改變傳統(tǒng)教學(xué)模式,增加新內(nèi)容的傳授方法,在學(xué)生接受新知識的同時復(fù)習(xí)老知識,增加學(xué)生接受知識的能力,進(jìn)行新的教書育人方法。
4教師培訓(xùn)檔案管理流程
檔案工作室為教師進(jìn)行服務(wù),學(xué)校教師需要什么樣的服務(wù)就應(yīng)該提供什么樣的服務(wù),檔案在需要的時候都應(yīng)該進(jìn)行積極的配合工作,把需要的檔案進(jìn)行特定方式的整理,標(biāo)明出處,以方便及時準(zhǔn)確的應(yīng)用。檔案管理是一個動態(tài)的適合時展需求的而不是停滯不前,脫離背景時代的存在。教師檔案要服從于經(jīng)營管理,進(jìn)行教師檔案的調(diào)整,爭取將教師檔案成為推動力。在管理教師檔案中要注意幾方面的事情存在:①深入開展檔案的法規(guī)宣傳和檔案執(zhí)法的檢查活動:檔案法制觀念需要讓人扎根在腦中,是各大中小學(xué)教師,特別是領(lǐng)導(dǎo)重視不到的教師,意識不到管理的重要性,就會在教師檔案的分類中受到膽敢違規(guī)的懲罰。②理順檔案管理體制,及安全檔案管理制度:檔案管理工作分為以下,成立校本部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組檔案,組織力量區(qū)管理檔案的基本工作;將檔案工作列日本小行政工作當(dāng)中去,使檔案工作在本質(zhì)上有保證;及安全檔案管理制度,這一制度涵蓋到各個工作環(huán)節(jié)上,一般運用在檔案的移交方面。③找好檔案專門的業(yè)務(wù)人員,弄好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作:在整理檔案工作中,要適當(dāng)提高檔案工作管理者的素質(zhì),將知識水平進(jìn)行提高,態(tài)度要求端正,認(rèn)真在工作崗位上進(jìn)行工作,要定期參加省里的培訓(xùn),進(jìn)行專業(yè)知識整理的講座;在整理檔案進(jìn)行入庫前,邀請檔案工作行政部門進(jìn)行審查。
5教師培訓(xùn)出現(xiàn)的不足
5.1教師對培訓(xùn)的認(rèn)知度不高有一些教師認(rèn)為培訓(xùn)就是在浪費時間,根本沒有實際用處,有一些教師并不把培訓(xùn)當(dāng)成升華自己的一個機(jī)會,而是認(rèn)為這是教育機(jī)構(gòu)布置的任務(wù),所以有一些教師會喪失學(xué)習(xí)的主觀能動性與接受培訓(xùn)的自覺性,所以在這種想法下,教師的培訓(xùn)全然無效果,只是一昧的進(jìn)入?yún)s沒有對培訓(xùn)進(jìn)行吸收。5.2培訓(xùn)內(nèi)容缺乏針對性,較為單一一般有一些培訓(xùn)教師不了解接受培訓(xùn)的需求問題,只是一昧的進(jìn)行講課,I接受培訓(xùn)的教師覺得沒有意思,缺乏對中小學(xué)教師辨識的精準(zhǔn)度,沒有真正把握到培訓(xùn)的真正意義的所在,加之培訓(xùn)方法單一,缺乏喜歡,所有培訓(xùn)對中小學(xué)教師的影響偏小。一些教師在被動地接受這種培訓(xùn)時,多持有不認(rèn)真的態(tài)度,在這種被動的情況下,在上課時都會出現(xiàn)精神萎靡不振,的情況,既沒有效果,又浪費了資源。5.3教師培訓(xùn)制度不完善,考核評價形式化目前我國制度對中小學(xué)教師制度管理混亂,沒有形成系統(tǒng)的統(tǒng)一化,在相對意義上教師管理制度方面較為松散,沒有對新知識形成全面的補充,對教材沒有進(jìn)行相對的探索和方法的貫穿,在教師培訓(xùn)中,應(yīng)注重培養(yǎng)教師舉一反三的能力,不能只單方面的進(jìn)行課程的講解,要活躍課堂的氣氛,進(jìn)行層次分明的培訓(xùn)。培訓(xùn)與考核是在教師培訓(xùn)之后必不可少的一個重要步驟,在普遍培訓(xùn)中,培訓(xùn)上課的教室在培訓(xùn)中都會做到管理嚴(yán)密,上課認(rèn)真負(fù)責(zé),下課布置作業(yè)少,在考試中,做到開卷考試,但是這種考核評價根本起不到教師培訓(xùn)的根本意義。
6結(jié)語
綜合上述,在本篇文章中,我們針對中小學(xué)教師培訓(xùn)檔案管理進(jìn)行分析,知道了中小學(xué)教師培訓(xùn)的重要性,主要在于教師的的素質(zhì)提高,專業(yè)知識的成長,最終受益的為學(xué)生,以及檔案管理的種類及教師培訓(xùn)中出現(xiàn)的不足做出分析與探究。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】教育培訓(xùn)檔案;知識管理;數(shù)字化;構(gòu)建
科研單位教育培訓(xùn)檔案不僅能真實記錄和反映員工在職期間接受教育培訓(xùn)的具體情況,為本單位制定人才發(fā)展戰(zhàn)略提供實際依據(jù),還能成為才人培養(yǎng)的一座潛在的巨大寶庫。在當(dāng)今知識管理和信息化管理的時代浪潮引領(lǐng)下,科研單位結(jié)合信息化技術(shù)手段,將知識管理理念導(dǎo)入教育培訓(xùn)檔案管理,令其重新升級“鍛造”,便能激發(fā)其蘊藏的巨大潛力,為集體源源不斷地提供知識營養(yǎng),積累知識財富,哺育科研單位整體人才隊伍,成為本單位可持續(xù)發(fā)展的重要力量來源。
一、導(dǎo)入知識管理理念
創(chuàng)新是科研單位永恒的主題,而知識的存量、積累是科研單位競爭優(yōu)勢的根本來源和創(chuàng)新的核心原動力。知識管理即是通過對知識的獲取、創(chuàng)造、存儲、分享、整合、利用、更新等過程將知識不斷的反饋到知識系統(tǒng)中,形成持續(xù)積累的知識資源和智慧資本??蒲袉挝煌ㄟ^有效的知識管理,整合顯性知識(以文字、符號、圖形等方式直接表達(dá)的知識,如設(shè)計方案、裝置圖表、技術(shù)規(guī)格書、模型、程序、公式等)并挖掘出隱性知識(非直接表達(dá)或難以明確表述的存在于人的思維大腦中的知識,如經(jīng)驗、心得、感悟、洞察力等),同時以開放、扁平化的管理模式充分發(fā)揮知識主體的能動性,使員工個人與單位集體的知識都得到有效利用和積極發(fā)展,最終達(dá)到知識不斷創(chuàng)新、知識系統(tǒng)循環(huán)上升的目的,推動科研單位的創(chuàng)新發(fā)展和人才隊伍培養(yǎng),使其具備優(yōu)秀的競爭力。在知識管理的概念中,知識的沉淀、共享和學(xué)習(xí)是知識管理的基石,是組成“知識之輪”的三個重要環(huán)節(jié),而科研單位教育培訓(xùn)檔案則可為“知識之輪”的高效運轉(zhuǎn)提供強(qiáng)有力的支持。通常情況下,教育培訓(xùn)檔案分為員工培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)管理檔案和培訓(xùn)知識檔案三大類:員工培訓(xùn)檔案是科研單位管理部門為員工建立的培訓(xùn)項目記錄性材料,包含員工姓名、部門、培訓(xùn)時間、地點、名稱、內(nèi)容、學(xué)時、組織單位、主講老師等相關(guān)信息;培訓(xùn)管理檔案是指在培訓(xùn)管理過程中形成的材料文件,如年度培訓(xùn)計劃、建議書、評估報告、師資檔案、培訓(xùn)證書、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案等;培訓(xùn)知識檔案則是科研單位不斷積累完善的知識數(shù)據(jù)檔案,例如培訓(xùn)書籍、講義、PPT、錄像、DVD等各類信息數(shù)據(jù)。對應(yīng)知識管理,科研單位收集、整理、建立教育培訓(xùn)檔案的過程即是對知識的獲取、沉淀與整合;利用信息化技術(shù)在單位內(nèi)部建設(shè)運行教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺即可形成有效的知識管理系統(tǒng);員工通過該系統(tǒng)共享、利用各類教育培訓(xùn)知識資源即實現(xiàn)了知識在組織內(nèi)部的分享。此外,經(jīng)過知識主體(管理者與員工)的主動收集、整理和再加工,還能深度挖掘出隱性的教育培訓(xùn)知識(例如以總結(jié)、交流等形式獲取主講人和參培人員的個體經(jīng)驗),將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識,豐富本單位整體教育培訓(xùn)資源;同時,員工在利用共享培訓(xùn)資源進(jìn)行知識的學(xué)習(xí)、消化后,經(jīng)過工作實踐又可將原獲取的知識進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展并再次反饋系統(tǒng)平臺,使教育培訓(xùn)知識系統(tǒng)持續(xù)螺旋式上升。
二、數(shù)字化構(gòu)建系統(tǒng)平臺
以知識管理為導(dǎo)向的教育培訓(xùn)檔案管理需要借助現(xiàn)代信息科技力量??蒲袉挝豢梢越Y(jié)合具體工作實際,以分析知識需求為前提,以實現(xiàn)教育培訓(xùn)知識在本單位內(nèi)最大分享和利用、創(chuàng)造出最大價值為目的,構(gòu)建出符合自身特色的數(shù)字化教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺,從而形成有效的教育培訓(xùn)知識管理系統(tǒng),幫助單位和個人獲得更好的知識收益。以科研單位A為例,經(jīng)過前期對員工教育知識需求的調(diào)研和梳理,結(jié)合內(nèi)部管理要求,科研單位A將教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺劃分為了“培訓(xùn)管理”“培訓(xùn)資源庫”“在線培訓(xùn)”三大模塊:(一)“培訓(xùn)管理”模塊。該模塊下設(shè)員工培訓(xùn)登記、培訓(xùn)記錄查詢、培訓(xùn)證書庫、師資檔案庫、歷年培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)評估報告、個人培訓(xùn)記錄等專欄,主要涵蓋了員工培訓(xùn)檔案與培訓(xùn)管理檔案的內(nèi)容。其中,師資檔案庫面向全體員工開放(錄入了內(nèi)外部講師個人基本信息及教學(xué)的主要方向和特色),方便有學(xué)習(xí)需求的員工了解相關(guān)師資力量;個人培訓(xùn)記錄專欄向員工個人開放,員工可全面掌握個人受教育培訓(xùn)的情況;其余專欄則面向管理人員,通過數(shù)字化技術(shù)對教育培訓(xùn)檔案實施動態(tài)監(jiān)管——管理人員在員工培訓(xùn)登記專欄內(nèi)以培訓(xùn)項目為單位錄入本部門員工培訓(xùn)信息,并以附件形式上傳培訓(xùn)教材、證書和簽到表掃描件,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后生成《人員培訓(xùn)記錄表》(含培訓(xùn)時間、地點、內(nèi)容、學(xué)時、組織單位、主講老師、參訓(xùn)員工姓名、記錄人、考核方式、效果評價等信息);同時系統(tǒng)將各培訓(xùn)項目信息整合后自動生成以員工“個人”為單位的《員工培訓(xùn)記錄總表》,不僅可以實時反映本單位教育培訓(xùn)的全面最新信息,還具備一定的數(shù)據(jù)分析處理功能,如匯總員工個人、科室部門、本單位的年度培訓(xùn)學(xué)時,或分析各類培訓(xùn)的比例以及各部門的培訓(xùn)情況比較……這些數(shù)據(jù)是培訓(xùn)評估報告的重要數(shù)據(jù)支撐,為來年制訂培訓(xùn)計劃提供了有效依據(jù)。(二)“培訓(xùn)資源庫”模塊。培訓(xùn)資源庫是教育培訓(xùn)平臺中知識共享的重要承載體之一,按教育培訓(xùn)種類規(guī)劃為專業(yè)技能培訓(xùn)、質(zhì)量培訓(xùn)、安全環(huán)保培訓(xùn)、資質(zhì)培訓(xùn)、信息系統(tǒng)培訓(xùn)等專欄,同時按組織級別分為外部培訓(xùn)、院內(nèi)培訓(xùn)、所內(nèi)培訓(xùn)、科室培訓(xùn)、專業(yè)組培訓(xùn),還根據(jù)科研單位A的實際需求增加了特色項目:工作經(jīng)驗交流專區(qū)。培訓(xùn)資源庫配備搜索功能,員工可按感興趣的培訓(xùn)項目、內(nèi)容、組織部門、載體類型等關(guān)鍵詞進(jìn)行綜合查詢。庫內(nèi)教學(xué)資源類型豐富多樣,既有普通文檔類教材,也有PPT、視頻等新媒體類資源,其來源途徑除靠各級培訓(xùn)管理部門的主動搜集還依靠廣大員工的積極分享。例如,人力資源部門邀請某外單位專家來所開展專題講座,經(jīng)講師允許,其授課PPT以及教學(xué)現(xiàn)場的錄像視頻作為本單位教育培訓(xùn)資源由組織部門上傳至培訓(xùn)資源庫(屬性為外部培訓(xùn)、專業(yè)培訓(xùn));與此同時,圍繞該教學(xué)資源點,參加現(xiàn)場培訓(xùn)的許多員工自發(fā)上傳了個人的聽課筆記以及課后的教學(xué)問答交流記錄、心得體驗。又如,某項目組人員在該項目完成節(jié)點后進(jìn)行內(nèi)部工作小結(jié)和交流,梳理了項目總體進(jìn)展,分析了項目推進(jìn)中發(fā)生的具體問題,總結(jié)了應(yīng)對問題行之有效的解決措施以及技術(shù)、管理方面的經(jīng)驗——這些既包含了顯性的知識點(項目工作進(jìn)程、問題、解決方案、成效等),又包含了許多隱性知識點(技術(shù)經(jīng)驗、項目管理經(jīng)驗等),會議記錄人員經(jīng)過挖掘、整理、加工將其轉(zhuǎn)化成新的教育培訓(xùn)知識上傳系統(tǒng),與其他項目組成員共同交流分享。此外,普通員工還能針對工作中遇上的某項技術(shù)難點或自己感興趣的問題在工作經(jīng)驗交流專區(qū)中發(fā)起在線討論,與其他共同關(guān)注此話題的員工展開深入探討。(三)“在線培訓(xùn)”模塊。此模塊為培訓(xùn)組織部門提供了線上教學(xué)的新型培訓(xùn)方式。某些面向全體員工的宣貫類、職能管理類的培訓(xùn),往往因為人員眾多又比較分散難以一次性集中組織,而在線培訓(xùn)可以靈活解決上述問題。例如科研單位A按計劃在內(nèi)部召開年度安全教育培訓(xùn),組織部門即在此模塊下新建一項面向全體員工的專題安全教育培訓(xùn)流程(附注培訓(xùn)性質(zhì)和具體要求),并將安全宣傳視頻、PPT等培訓(xùn)材料上傳系統(tǒng)。該流程通過審批后由平臺及時推送至全體員工個人,員工點擊流程在線瀏覽安全教育材料按要求完成全部自學(xué),系統(tǒng)即自動記錄員工在線學(xué)習(xí)時間并生成相應(yīng)的培訓(xùn)記錄,同時向組織部門實時反饋本次培訓(xùn)的最新進(jìn)展和總體情況,向未及時完成培訓(xùn)的員工個人發(fā)送培訓(xùn)提醒。
三、科學(xué)管理,充分實現(xiàn)教育培訓(xùn)檔案的知識利用
(一)制度和組織保障。充分實現(xiàn)教育培訓(xùn)檔案的知識利用離不開科學(xué)管理與必要的制度、組織保障??蒲袉挝粦?yīng)結(jié)合實際工作建立一整套知識管理制度或具體的教育培訓(xùn)知識管理細(xì)則,設(shè)立教育培訓(xùn)知識管理的歸口部門、管理負(fù)責(zé)人、各級管理員、聯(lián)絡(luò)員、審核員崗位并明確其具體職責(zé),規(guī)范教育培訓(xùn)知識的產(chǎn)生、收集、積累途徑、具備的要素和內(nèi)容、審核、評定以及具體使用等。同時,教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺的建設(shè)與維護(hù)也需要有力保障,一方面由系統(tǒng)管理員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置、運行監(jiān)控、數(shù)據(jù)庫備份、防火墻布置、病毒查殺等系統(tǒng)維護(hù)工作,保證該系統(tǒng)的正常運行;另一方面需由特定管理人員收集各方使用反饋意見,根據(jù)實踐和具體情況對平臺進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化和完善。(二)有效的激勵主觀能動性。知識共享是知識管理的基石,知識擁有者和知識需求者通過互動與交流實現(xiàn)集體知識的增值。員工對知識共享的積極態(tài)度在科研單位教育培訓(xùn)系統(tǒng)的知識積累與利用中起到了非常關(guān)鍵的作用。為了鼓勵和引導(dǎo)每一位員工積極參與本單位知識的創(chuàng)造和積累活動,科研單位在為知識管理提供制度和組織保障外,還應(yīng)制定一套有效的激勵機(jī)制,實施一系列知識共享獎勵舉措,例如建立員工知識貢獻(xiàn)積分獎勵制度:凡在教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺中分享個人知識經(jīng)驗的員工均可獲得初始分值,再根據(jù)該知識經(jīng)驗的共享反饋情況及評定結(jié)果累積分值,科研單位對年度內(nèi)積分排名靠前或?qū)w有突出知識貢獻(xiàn)的員工進(jìn)行評優(yōu)獎勵,還可將知識共享積分納入年度員工績效考核,充分調(diào)動員工的主觀能動性,在單位內(nèi)部營造出良好的知識共享氛圍。
四、總結(jié)語
綜上所述,科研單位以知識管理為導(dǎo)向數(shù)字化構(gòu)建教育培訓(xùn)檔案,通過科學(xué)規(guī)劃建立并有效運行教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺,既能使傳統(tǒng)的教育培訓(xùn)檔案實現(xiàn)高效的動態(tài)化實時管理,又能充分挖掘科研單位內(nèi)外部教育培訓(xùn)知識資源,將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識在集體內(nèi)部分享、再創(chuàng)造,實現(xiàn)科研單位知識財富的持續(xù)積累,使教育培訓(xùn)檔案得到最大程度的利用,促進(jìn)科研單位的創(chuàng)新發(fā)展和人才培養(yǎng)。
【論文參考】
[1]劉璇,張朋柱.知識管理在科研網(wǎng)絡(luò)及企業(yè)中的應(yīng)用研究[M].上海交通大學(xué)出版社,2015.
面對眾多的檔案需要被管理的現(xiàn)狀,我們可以預(yù)見全員化檔案在職教育培訓(xùn)的巨大發(fā)展空間和市場空間。全員化檔案在職教育培訓(xùn)在我國的發(fā)展歷史較為短暫,但是必要性卻要求我們能夠盡快建立有效的機(jī)制促進(jìn)它的發(fā)展。全員化檔案教育培訓(xùn)隨著檔案數(shù)量的與日俱增,它的良好的較快的發(fā)展已經(jīng)不容忽視。
一、檔案在職教育培訓(xùn)概況
(一)檔案在職教育培訓(xùn)含義
檔案教育培訓(xùn)是指由各級檔案管理部門實施的,對檔案工作人員的一種專業(yè)培養(yǎng)和訓(xùn)練。
(二)檔案教育培訓(xùn)的歷史回顧
20世紀(jì)40年代,檔案教育培訓(xùn)在國外興起,1951年,法國巴黎成立了正式的國際檔案講習(xí)班。過去的檔案在職教育培訓(xùn)中,理論知識和社會實踐沒有很好的處理,往往是偏重一方,輕視一方。但是隨著時代的發(fā)展,檔案教育培訓(xùn),這樣的缺點也正在逐步改善之中。
二、全員化檔案教育培訓(xùn)的必要性和可行性分析
(一)必要性解析
通過近些年的一些調(diào)查結(jié)果顯示,我國的檔案管理人員中有近85%的人員在學(xué)校時所學(xué)的專業(yè)并不是檔案專業(yè),非專業(yè)出身的占據(jù)檔案管理人員的8成以上,這代表著在檔案管理中,一大部分的人在最開始的準(zhǔn)入門檻中是不具備良好的檔案管理知識的。這就要求在檔案的管理中,進(jìn)行全員化檔案在職教育培訓(xùn)是非常必要的。并且現(xiàn)在是信息化的時代,檔案的采集、維護(hù)、整理都走上了信息化的道路,這也使檔案管理人員需要具備更加高的專業(yè)知識和技術(shù)程度,適應(yīng)日益變化的檔案管理的理念和解決檔案管理中經(jīng)常遇到的難題。全員化檔案在職教育培訓(xùn)在理論知識的培養(yǎng)之外也會對實際操作技能進(jìn)行培訓(xùn),這對于檔案管理的作用非常大。
(二)可行性分析
雖然我國的檔案管理技術(shù)不是最頂尖的水平,但是多年的檔案管理也讓我國具有非常豐富的檔案管理經(jīng)驗和教育培訓(xùn)經(jīng)驗。此外,我國也具有全員化檔案在職教育培訓(xùn)的物質(zhì)支持。改革開放以來,經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展,社會日益進(jìn)步,檔案管理設(shè)施基本完善,具有檔案在職教育培訓(xùn)的條件。國家對檔案管理也愈加重視,檔案管理人員的文化水平也在不斷提高,在種種條件之下,我國的全員檔案在職教育培訓(xùn)是有著很好的可執(zhí)行條件。
三、全員化檔案教育培訓(xùn)發(fā)展緩慢原因探究
(一)重要性認(rèn)識不足
我國的檔案在職教育培訓(xùn)起步較晚,上世紀(jì)80年代,檔案教育培訓(xùn)的方式主要是在職學(xué)歷教育,直到上世紀(jì)90年代,檔案培訓(xùn)方式由在職學(xué)歷教育向著非學(xué)歷教育轉(zhuǎn)變。所以在幾十年的發(fā)展中,檔案教育培訓(xùn)雖然得到了一定的發(fā)展,但是在觀念上還是非常欠缺。許多檔案管理部門對檔案管理培訓(xùn)的重要性認(rèn)識不充足,認(rèn)為這樣的培訓(xùn)對管理的結(jié)果影響不大。管理機(jī)構(gòu)不夠重視,管理人員的重視程度也非常低,隨著檔案培訓(xùn)向非學(xué)歷教育轉(zhuǎn)變,檔案管理人員擺脫了學(xué)歷的限制,導(dǎo)致檔案管理人員在接受檔案培訓(xùn)時缺少自覺性和自主性。
(二)教育培訓(xùn)管理機(jī)構(gòu)體制不夠健全
在全員化檔案在職教育培訓(xùn)的過程中,各級檔案行政管理部門雖然成立了很多培訓(xùn)教育的機(jī)構(gòu),但是作用并不大。首先,成立的很多培訓(xùn)教育機(jī)構(gòu)缺乏資金的支持,缺少機(jī)構(gòu)正常運行的資金;其次,教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)雖然成立了,但是卻沒有強(qiáng)制性,這就顯得機(jī)構(gòu)的可有可無,檔案管理人員不需要必須參與培訓(xùn),也可以繼續(xù)工作,缺少了強(qiáng)制性,也就缺少存在的作用;最后,建立的教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)沒有明確的規(guī)劃與培訓(xùn)目標(biāo),這對于在職教育培訓(xùn)的幫助不大,使檔案管理人員并不愿意參加此類培訓(xùn)?;谝陨蠋c可以總結(jié)出,檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的體質(zhì)不健全在很大程度上拖慢了全員化檔案教育培訓(xùn)的發(fā)展。
(三)教學(xué)組織管理不足
從教學(xué)的組織與管理上可以分為兩點,一點是教材方面,另一點是師資方面。在教材方面,我國現(xiàn)在在全員化檔案在職教育培訓(xùn)的教材選擇上,大多數(shù)的省市都沒有采用統(tǒng)一的教材,沒有規(guī)范的統(tǒng)一的教材,這就導(dǎo)致在教學(xué)中會產(chǎn)生很大的隨意性,不能夠系統(tǒng)的傳授檔案管理的知識。在師資力量方面,沒有職業(yè)的兼職教師資格培訓(xùn)的工作,而國內(nèi)一般都是兼職教師進(jìn)行檔案管理培訓(xùn),兼職教師的教學(xué)水平直接影響著檔案管理培訓(xùn)的教學(xué)質(zhì)量。許多的培訓(xùn)都只是形式上的,走馬觀花式的檔案管理培訓(xùn)。
(四)社會消極因素影響
全員化檔案在職教育培訓(xùn)不應(yīng)以賺錢為目的,但是許多的檔案培訓(xùn)主管部門卻把這種培訓(xùn)當(dāng)做是增加自己利益的手段,打著培訓(xùn)的幌子,實際上卻是中飽私囊。另有一些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)使用胡亂編制的教材進(jìn)行教學(xué),或是聘用一些能力水平不足的教師進(jìn)行教學(xué),這都造成了培訓(xùn)質(zhì)量不高的結(jié)果。而且這些不良的現(xiàn)象會在社會上廣泛傳播,即使是有相對優(yōu)秀的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)也會被這種不良現(xiàn)象所掩蓋,造成了非常惡劣的影響。
(五)檔案從業(yè)人員責(zé)任感不足
檔案管理人員很多都是長時間不與外界交流的工作。沒有與外界產(chǎn)生良好的溝通和交流,就無法獲得最新的消息和資料,不掌握外界的情況,易產(chǎn)生自我封閉,不愿意去學(xué)習(xí)新的知識和技能,每天只是盲目的機(jī)械的工作,沒有創(chuàng)新性也不講求效率,不思進(jìn)取、得過且過。這對全員化檔案在職教育培訓(xùn)產(chǎn)生了消極的影響。
四、全員化檔案教育培訓(xùn)機(jī)制建立
(一)提高重要性認(rèn)識
建立健全全員化檔案教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu),從根本上就要讓各級檔案管理部門和檔案管理人員認(rèn)識到檔案教育培訓(xùn)的重要性。檔案教育培訓(xùn)不是單一的培訓(xùn),這種培訓(xùn)是多樣的。從職業(yè)素養(yǎng)到職業(yè)技能再到檔案管理未來的發(fā)展,給檔案管理人員一個全方位的教育培訓(xùn)。
(二)健全培訓(xùn)保障機(jī)制
健全培訓(xùn)保障機(jī)制也可以從三個方面入手。首先,完善法律法規(guī),在《檔案法》中添加關(guān)于檔案培訓(xùn)的法律條文,明確檔案管理部門和檔案管理人員的權(quán)利和義務(wù);其次,設(shè)立財政專項預(yù)算,讓檔案管理在職教育培訓(xùn)減少個人所承擔(dān)的費用,盡量使用財政預(yù)算的款項進(jìn)項財政支出;最后,各級檔案管理部門應(yīng)設(shè)立培訓(xùn)機(jī)構(gòu),并且各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)該有有效的運行機(jī)制,能夠有層次、有組織、有計劃的進(jìn)行培訓(xùn)工作。
(三)完善教學(xué)體系
想要建立有效的全員檔案在職教育的強(qiáng)效機(jī)制,在檔案培訓(xùn)中就要建立科學(xué)的教育體系。在教材使用方面,使用優(yōu)秀的教材進(jìn)行教學(xué),也可以讓國家檔案局的專家編寫材進(jìn)行使用。在師資隊伍方面,國家檔案局可以設(shè)定檔案培訓(xùn)教師的培訓(xùn)和考核機(jī)構(gòu),讓教師持證上崗,保證自身的教學(xué)水平;檔案教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在聘請教師時也要聘請有教學(xué)能力,有經(jīng)驗的教師進(jìn)行教學(xué),不能為了金錢上的便宜而忽視了受檔案教育培訓(xùn)人員的利益。
(四)形成檔案從業(yè)人員的學(xué)習(xí)內(nèi)驅(qū)機(jī)制
1.抓好職業(yè)崗位責(zé)任培訓(xùn)
做好檔案管理人員的培訓(xùn)管理工作,深入開展“重新認(rèn)識”檔案工作的大討論,讓檔案管理人員清楚的認(rèn)識到自身檔案管理工作的光榮感、責(zé)任感和使命感,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)宣傳檔案工作具有的自豪感。宣傳社會主義榮辱觀的以辛勤勞動為榮的思想,讓檔案管理工作人員明白,作為檔案管理人員,自身的工作是非常光榮的。從內(nèi)部建立檔案部門的良好的學(xué)習(xí)氛圍和趕超精神,用檔案事業(yè)凝聚人心,領(lǐng)導(dǎo)堅持正確的導(dǎo)向,把檔案部門建設(shè)成為一個自主學(xué)習(xí)的組織。
2.檔案專門人才評選
檔案管理的人員數(shù)量眾多,不可能優(yōu)秀的人就都可以被領(lǐng)導(dǎo)賞識,所以可以建立檔案專門人才的評選,可以是毛遂自薦也可以是領(lǐng)導(dǎo)推薦,用公平的手段評選出檔案管理的優(yōu)秀人才。此外,檔案管理依舊屬于技術(shù)性的工作,也可以使用評職稱的方式對優(yōu)秀人才進(jìn)行選拔。對于選的人員可以進(jìn)行免費的技術(shù)深造,這樣從內(nèi)部進(jìn)行吸引,對于建立良好的全員化檔案在職教育培訓(xùn)是非常有利的。
(五)構(gòu)建檔案從業(yè)人員的學(xué)習(xí)引導(dǎo)機(jī)制
1.推行職業(yè)資格認(rèn)證
推行檔案管理人員的資格認(rèn)證,是檔案行業(yè)人力資源的一項重要舉措,也是檔案管理走向成熟的一種標(biāo)志。資格認(rèn)證可分為兩種,一種是職業(yè)準(zhǔn)入的資格,另一種是職業(yè)崗位準(zhǔn)入的資格。通過這兩種準(zhǔn)入的管理,不合格的檔案管理人員在最初就可以被篩選出來,從而減少了全員化檔案在職教育培訓(xùn)的壓力。國家檔案局應(yīng)該對檔案管理工作進(jìn)行徹底的探究,確立一個最低的檔案管理準(zhǔn)入門檻,找到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),并可將這種標(biāo)準(zhǔn)納入檔案的立法范疇,做好法律保障。此外,可在國家檔案館或者各級行政機(jī)關(guān)實行崗位從業(yè)資格認(rèn)證,查看其運行缺點和可行性,最后再向社會推廣。
2.考核獎勵制度
建立全員化檔案在職教育培訓(xùn)機(jī)制,就要做好考核和獎勵,將單位的利益與個人的利益相掛鉤,考核通過的應(yīng)當(dāng)適當(dāng)給予獎勵,不通過的人員也要制定相應(yīng)的懲罰,但是不可過于嚴(yán)厲,以免讓員工產(chǎn)生逆反心理。用這兩種手段讓檔案管理人員從外部感到壓力,迫使他們不得不學(xué)。
工程檔案是在工程建設(shè)過程中形成的,是對整個工程建設(shè)過程的真實記錄,不僅是對工程建設(shè)者在工程中工作的記錄,還對后來工程的使用管理、檢測維護(hù)、改造擴(kuò)建等工作具有重要的參考價值。在工程建設(shè)過程中,有些工序都是即時發(fā)生的,如果當(dāng)時不進(jìn)行資料的收集整理,依靠后期進(jìn)行檔案資料的補充,將會嚴(yán)重影響檔案資料的完整性,因此,工程?n案資料要隨著工程施工的進(jìn)行同時收集整理。做好工程檔案的整理工作,可以更好的對工程資料進(jìn)行保管和利用,保障檔案信息資源價值的充分發(fā)揮。
2 工程檔案整理工作存在的問題
2.1 缺乏專業(yè)的檔案整理人員
首先,某些領(lǐng)導(dǎo)對工程檔案整理工作不重視,認(rèn)為檔案整理工作就是工程資料收集整理的簡單工作,導(dǎo)致對檔案整理人員的要求非常低,有些甚至沒有配有專門的檔案整理人員,檔案整理工作是由別的崗位人員來完成的。這就導(dǎo)致了工程檔案整理人員缺乏相應(yīng)的檔案整理業(yè)務(wù)知識,而且兼職的工程檔案整理員也很難保證將檔案整理工作保質(zhì)保量的完成。其次,單位對于工程檔案管理人員的培訓(xùn)力度也不足,尤其是對于新入職的員工僅僅進(jìn)行了簡單的崗前培訓(xùn),就讓其頂崗工作,由于缺乏實際的檔案整理工作經(jīng)驗,在進(jìn)行工程檔案整理的過程中會頻頻出錯,嚴(yán)重影響檔案整理工作的順利進(jìn)行。最后,由于領(lǐng)導(dǎo)對工程檔案工作的不重視,導(dǎo)致工程檔案整理人員也不能積極主動地去工作,以消極的心態(tài)去對待工作,導(dǎo)致在工作中沒有進(jìn)行自學(xué),導(dǎo)致自身的專業(yè)水平很難提升。
2.2 檔案整理方法較落后
現(xiàn)今是一個高度信息化的社會,很多辦公軟件的出現(xiàn)極大地提高了人們的工作效率,減輕了工作負(fù)擔(dān),為人們的工作提供了極大地便利。但是在檔案管理工作中,沿用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案整理方法,導(dǎo)致整個檔案整理工作需要投入大量的人力和物力,但是工作效率卻沒有較大幅度的提升,嚴(yán)重影響了檔案管理工作水平的提升,不利于檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。雖然有些單位引入了先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件,但是由于對檔案管理工作人員沒有進(jìn)行全面的培訓(xùn),致使檔案管理工作人員在實際中使用檔案管理軟件的頻率較低,沒有充分的發(fā)揮出檔案管理軟件的真實價值。
2.3 工程檔案整理制度不完善
很多單位對工程檔案整理工作不重視,沒有根據(jù)企業(yè)的實際情況和工程項目的要求制定相應(yīng)的工程檔案整理制度。完善工程檔案管理制度,對于保障檔案整理過程中的規(guī)范性和科學(xué)性具有重要現(xiàn)實的意義。唯有制定科學(xué)合理的檔案管理制度才能規(guī)范檔案管理人員的工作,從而確保檔案管理工作的正確進(jìn)行。由于缺乏相應(yīng)的管理制度,很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理工作時,全憑自己的主觀意識進(jìn)行檔案的收集整理,在檔案的整理過程中缺乏科學(xué)性與合理性。由于缺少檔案管理制度的規(guī)范作用,檔案整理人員在工作中隨機(jī)性較大,不能正確的約束自己在工作中行為,導(dǎo)致工程檔案整理工作不能全面的進(jìn)行展開,導(dǎo)致檔案整理的不全面。
3 工程檔案整理工作改進(jìn)措施
3.1 加強(qiáng)檔案整理人員的培養(yǎng)
企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作,通過培訓(xùn)不斷的提高檔案管理人員的專業(yè)水平,從而保障工程檔案整理工作的順利進(jìn)行。培訓(xùn)的方式可以多種多樣,例如,在企業(yè)內(nèi)部開展檔案整理工作的知識競賽、邀請國內(nèi)著名的檔案管理專家進(jìn)行檔案管理講座、開設(shè)檔案管理培訓(xùn)課程等。檔案培訓(xùn)工作要持續(xù)不間斷,同時定期要對檔案管理人員進(jìn)行考核,檢驗檔案整理培訓(xùn)的成果和發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)中的漏洞,進(jìn)而不斷完善檔案管理培訓(xùn)課程,從而為檔案管理人員提供更加優(yōu)質(zhì)的課程,促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)水平的不斷提高。
3.2 改進(jìn)檔案管理工作方法
傳統(tǒng)的工程檔案整理方法已經(jīng)與現(xiàn)在復(fù)雜、快節(jié)奏的工程施工不相適應(yīng)了,很難滿足現(xiàn)在工程施工中檔案整理工作的需要。因此,通過分析企業(yè)的實際情況和工程檔案整理工作的需求,對傳統(tǒng)的工程檔案整理方法進(jìn)行改良,取其精華,去其糟粕。傳統(tǒng)方法中仍舊適用的應(yīng)該繼續(xù)在檔案管理工作中推行,對于陳舊落后的方法要進(jìn)行淘汰處理。在對傳統(tǒng)方法進(jìn)行改進(jìn)的同時,還要引入先進(jìn)科學(xué)的整理方法,例如,采用檔案整理軟件、制定先進(jìn)的資料收集表格等。加強(qiáng)對先進(jìn)科學(xué)方法的引入和學(xué)習(xí),不斷提升檔案整理工作的水平,從而保障檔案整理工作的順利進(jìn)行。
3.3 健全工程檔案管理制度
在工程檔案整理的過程中,要根據(jù)實際情況綜合考慮、統(tǒng)籌規(guī)劃,制定出符合企業(yè)和工程建設(shè)檔案整理需求的管理制度。檔案管理制度是檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料收集整理過程中,必須遵守的基本制度,也是工程檔案整理工作順利進(jìn)行的保障。檔案管理制度制定的目的是為了確保檔案整理工作的順利進(jìn)行,因此,在實際檔案管理工作中,還要對工程檔案整理工作人員執(zhí)行檔案管理制度的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,對于檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題,檢查人員要及時督促相關(guān)檔案整理人員進(jìn)行整改,進(jìn)而確保工程檔案管理制度能夠真正的落到實處,每個從事工程檔案整理的工作人員能夠認(rèn)真的按照制度的要求進(jìn)行檔案的收集整理工作,從而提高工程檔案整理工作的水平。
現(xiàn)在結(jié)合具體的行政管理培訓(xùn)有關(guān)內(nèi)容具體講一下,員工禮儀和工作紀(jì)律、檔案管理制度、會議管理制度、印鑒管理制度、公文打印管理制度、辦公及勞保用品管理制度、庫房管理制度。
1、員工禮儀和工作紀(jì)律
主要包括:員工的著裝、儀表、語言、行為、及商務(wù)活動中的禮儀等等。工作紀(jì)律主要有上下班管理制度、請銷假制度、休假制度、獎懲制度、離職及辭退制度。對一些行業(yè)來講,員工的禮儀和工作紀(jì)律是公司行政管理制度中最重要的內(nèi)容。
2、檔案管理制度
主要制度包括:材料的收集、歸檔范圍、立卷、檔案保管期限、保密級別、檔案的借閱等等。
3、會議管理制度
主要制度包括:會議的分類及召開權(quán)限、會議的組織、會議紀(jì)律、會議記錄、會議跟進(jìn)等等。
4、印鑒管理制度
主要制度包括:印鑒的制發(fā)、公司印鑒對內(nèi)對外使用規(guī)定、印鑒的權(quán)責(zé)人及部門、印鑒的保管、印鑒使用登記等等。
5、公文管理制度
主要制度包括:公文格式及行文規(guī)范、收文程序、發(fā)文程序、公文歸檔、公文清退、公文銷毀等等。
6、辦公及勞保用品管理制度
主要制度包括:購置規(guī)定、保管制度、領(lǐng)退制度、登記制度。
1.對檔案管理缺乏重視,制度不健全目前,成人教育的學(xué)生主體大部分是社會在職職工,學(xué)生生源比較復(fù)雜,且學(xué)校對成人教育檔案工作的重要性沒有認(rèn)識到位,因此,在檔案管理機(jī)構(gòu)中檔案員多為兼職,檔案管理人員檔案意識不強(qiáng),檔案管理不規(guī)范,沒有對成人教育檔案工作進(jìn)行必要的檢查和創(chuàng)新,只是采用傳統(tǒng)的管理模式,這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開展和利用,成為成人教育檔案管理工作很難適應(yīng)教育發(fā)展的重要原因。同時,成人教育檔案管理工作缺乏一套完善的檔案管理制度。學(xué)校對成人教育的檔案管理工作有很大的隨意性,歸檔材料不明確、管理工作不規(guī)范等現(xiàn)象都制約著成人教育有關(guān)資料的整理歸檔工作。
2.成人教育檔案管理隊伍薄弱,管理人員缺乏專業(yè)知識學(xué)校成教學(xué)生檔案管理隊伍普遍比較薄弱,大多數(shù)的學(xué)校沒有設(shè)置專門的成教檔案管理部門,負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員往往兼職其他工作,大多數(shù)未受過專門的檔案管理培訓(xùn),缺乏檔案業(yè)務(wù)知識,在實際工作中無法鑒定材料的價值,如永久材料、長短期材料混合歸檔,還有一些需要歸檔的成教材料沒有及時歸檔,這都給檔案管理帶來困難。由于成教檔案管理人員多數(shù)兼職其他工作,無法投入較多的時間和精力來完成檔案管理工作,大大降低了檔案的質(zhì)量。
3.成教檔案管理模式陳舊、效率低下學(xué)校成教檔案材料普遍隨意放在幾個柜子里,容易丟失。還有部分歸檔材料內(nèi)容不全,不按照檔案管理中規(guī)定要求去做?,F(xiàn)代教育是一種信息化教育,目前成教檔案管理軟件很少,嚴(yán)重影響檔案的查閱和利用,難以形成服務(wù)功能的多元化以及檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。
二、改進(jìn)成人教育檔案工作的建議
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),增強(qiáng)檔案管理意識成人教育的檔案工作是學(xué)校辦好和發(fā)展成人教育事業(yè)的重要基礎(chǔ),學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是搞好檔案管理的關(guān)鍵,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案工作納入到教學(xué)工作計劃中,加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo),及時解決檔案中遇到的問題。增強(qiáng)檔案管理意識就是增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及成教檔案管理者在成教工作中所處地位和作用的認(rèn)識,增強(qiáng)成教相關(guān)資料都必須存檔的意識,充分認(rèn)識檔案管理在成人教育工作中的重要意義。
2.建立完善的檔案管理規(guī)章制度為保證檔案的規(guī)范、完整,應(yīng)根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定制定一套適合自己學(xué)校的規(guī)章制度,從而規(guī)范學(xué)校的成人教育檔案管理方法和程序,使成人教育檔案資料在收集與歸檔得到制度的保證,使成人教育檔案工作進(jìn)程與學(xué)校保持同步發(fā)展。
3.加強(qiáng)隊伍建設(shè),提高檔案人員綜合素質(zhì)加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)是做好成教檔案工作的重要保障。針對成人教育檔案工作的基本內(nèi)容,必須專人管理、職責(zé)分明,以加強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任心。對成人教育的檔案管理人員可通過請專家講課、定期培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)規(guī)范化的檔案管理等形式開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),使他們具備專業(yè)的檔案管理知識,掌握過硬的專業(yè)技能。
4.改革傳統(tǒng)管理模式,加快檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)前成人教育檔案工作落后速發(fā)展的時代,隨著教育改革和發(fā)展形勢的要求,成人教育檔案必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)對成人檔案的管理,實現(xiàn)成人教育檔案的信息化管理,提高成人教育檔案的利用率,更好的為成人教育工作服務(wù)。
三、結(jié)束語
一、加強(qiáng)檔案安全意識,落實檔案安全責(zé)任
我局作為省級檔案管理先進(jìn)單位,一直以來都高度重視檔案安全管理工作,成立了局長任組長,分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長,各責(zé)任股室負(fù)責(zé)人為成員的檔案安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組,并及時組織全局干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的有文件精神,使每一位同志從思想上增強(qiáng)安全防患意識。
二、認(rèn)真開展自查自糾,排除安全隱患
我局嚴(yán)格按照“十防”要求進(jìn)行自查自糾,從排查情況來看,我局檔案安全管理工作大勢穩(wěn)定:一是建立完善并嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管、保密、檢查、立卷歸檔、管理人員崗位責(zé)任制等各項檔案管理制度;二是在檔案基礎(chǔ)設(shè)施上,我局現(xiàn)有檔案室1間、機(jī)要保密室1間,標(biāo)準(zhǔn)檔案柜6個,機(jī)要保密檔案柜1個,檔案室和機(jī)要保密室內(nèi)有溫濕度計、除濕機(jī)、消防設(shè)施、防潮殺蟲藥等基本的設(shè)備設(shè)施,防火滅火裝置無安全隱患;三是通過經(jīng)常性對檔案材料進(jìn)行檢查,按期放置驅(qū)蟲藥物,檔案材料沒有生蟲霉變;四是已按照檔案安全管理要求,及時做好檔案信息化的備份工作,并對涉密計算機(jī)、移動存儲介質(zhì)進(jìn)行全面的清查。
三、存在的問題和不足
一是機(jī)要保密檔案沒有安裝防盜門,存在防盜安全隱患;二是對檔案管理的消防安全培訓(xùn)開展的少,在安全意識方面還要進(jìn)一步提高。
四、下步工作打算
一是對檔案安防設(shè)施進(jìn)行進(jìn)一步完善;二是健全檔案安全管理制度,確保檔案安全工作順利開展;三是加大檔案安全管理培訓(xùn)力度;四是依照檔案法律法規(guī),切實加強(qiáng)對文件材料收集、檢查和管理,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確,確保檔案的安全和利用,使我局的檔案管理更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。