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第1篇：檔案信息電子化范文

1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

第2篇：檔案信息電子化范文

【關鍵詞】信息電子化 特點 存在問題

【中圖分類號】D630.1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01―0332-01

一、檔案信息電子化的特點

1.能夠充分的利用和發(fā)揮計算機的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基層的檔案館、室對于計算機的應用比較單一，有的甚至只用于檔案著錄或文件打字貯存，這樣就造成了人力、物力財力和時間的極大浪費，致使現(xiàn)代化的設備不能發(fā)揮其真正的作用。

2.對于二次文獻信息要縮短其加工時間，提高檔案信息的時效性。以前的手工信息加工時采用：選題――選材――編輯――出版的工作模式，這種被稱作慢工出細活的工作方式，會造成文件資料形成到“二次文獻信息”的開發(fā)時間過長，導致信息的實效，并嚴重影響了檔案信息的應用價值，檔案信息的電子化能夠使編者直接利用檔案，然后利用電腦功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文獻。

3.檔案信息電子化，能夠實現(xiàn)信息的一次投入多次產出，并且改變信息加工工作總是受到經費限制的格局。由于手工編研信息成果出版的費用較高，現(xiàn)在以及以后相當長的一段時間內，國家不可能會給檔案部門撥較多經費進行信息編輯，依靠自身解決也是困難重重，一旦糾結不好就會使檔案工作者的工作成果變成徒勞。

4.檔案信息電子化，電子化的信息可以多份拷貝，并將拷貝成果送到領導及各個部門，這樣有利于擴大信息的社會影響，并且擴寬了其服務范圍，從而提高了檔案部門的地位。

5.檔案信息電子化，有利于檔案信息與個方面信息技術結合。我國的“信息高速公路”項目已經進入了去不階段，檔案事業(yè)要針對這方面的動向，提前拿出對策與方針，使檔案工作能夠適應這一客觀形勢的變化和要求，現(xiàn)在的勞動電子化，將為后來的“信息高速公路”中檔案信息的完善打下基礎。

二、實現(xiàn)檔案信息電子化存在的問題

辦公自動化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來以紙質格式承載的各類文件及其他文字、數據資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代，從而產生了大量的電子文件。如何對自動化辦公過程中形成的電子文件進行流轉、歸檔、存儲、進館、利用等環(huán)節(jié)進行有效管理和有機結合，已成為檔案部門迫切需要重點解決的問題。把檔案工作帶人了自動化與網絡化的新階段，加快檔案信息電子化建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的電子化，是大勢所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對策作一些研究。目前，在我國辦公自動化雖然逐步已普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，完全實現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，特從以下幾點做出分析：

1.軟件沒有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計算機軟件不能互用，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進程。

2.在我國數據交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)至今還沒有得到完善，檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式各行其是層次不一規(guī)范性開發(fā)性共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3.標準化規(guī)范化工作有待提高，檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化，但由于歷史原因館室收藏檔案業(yè)務基礎差案卷質量不高特別是各類檔案的著錄細則相容性不強系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)無法全面實施推廣統(tǒng)一標準這也制約了檔案信息工作電子化。

4.檔案的技術標準組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現(xiàn)行的檔案整理分類方法著錄標準及有關規(guī)定所不能完全適應。

5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個環(huán)節(jié)中都會存在各種類型和各種層次的安全問題，在網絡環(huán)境下數字檔案信息化應用過程中存在的安全隱患問題表現(xiàn)在數字檔案網絡化、應用基礎環(huán)境、技術方案應用系統(tǒng)和設備故障，這四方面無論哪一方面存在問題都會導致數據完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有序的存貯狀態(tài)，這樣所造成的危害和損失都是非常大的。

6.檔案信息管理人員的素質有待提高，實現(xiàn)檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平不能僅僅滿足于一般的計算機操作。

三、對檔案信息電子化存在問題的思考

1.實行檔案信息館藏傳遞網絡化。實行檔案信息館藏數字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務自動化、信息共享化的巨大優(yōu)勢，激發(fā)了檔案建設電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項龐大而又復雜的系統(tǒng)工程，而且需要巨額資金和高新技術作保證。在目前我國檔案界，許多人都覺得建設數字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足，其實數字檔案館建設還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外還有許多難題，其中既有技術因素也有非技術因素，要實事求是地分析現(xiàn)狀逐步解決我國檔案信息管理工程的數據壓縮，數據組織、數據檢索、海量信息存儲與調配等技術和應用軟件中存在的問題。

2.搞好電子文件的收集歸檔工作。電子檔案館的檔案信息資源設有兩個方面：一方面是對館藏檔案的數字化處理；另一方面是做好電子文件的收集歸檔，對于后者它是今后電子檔案館建設的基礎，做好電子文件的收集歸檔工作就成為電子檔案館建設的重要前提和步驟。因此從現(xiàn)在起就要做好電子文件的歸檔管理工作，要對本地區(qū)各部門目前已經形成的應當歸檔的電子文件，進行全面系統(tǒng)地調查和了解并進行收集歸檔，還應采取相應的管理手段和技術措施，以保證歸檔文件的真實完整和有效，如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真，做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為數字檔案館建設提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數字化的重復勞動。

第3篇：檔案信息電子化范文

1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

第4篇：檔案信息電子化范文

［關鍵詞］文書檔案 信息電子化應用 存在問題 應對方法

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

一、應用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應對方法

文書檔案的信息電子化應用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.信息化系統(tǒng)內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現(xiàn)內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業(yè)務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創(chuàng)新的經驗，運用網絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

四、結束語

文書檔案的信息電子化應用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻：

[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5

[2]裴承志 奧多：辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2

第5篇：檔案信息電子化范文

[論文摘要] 隨著全球和國內信息化技術的廣泛應用和城市經濟的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動化、無紙化發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。 

追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發(fā)展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準備。 

 

一、城建檔案信息電子化數字化的現(xiàn)狀 

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的mis系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統(tǒng)由dos轉向wondows，數據庫也由最初單機版的dbascii轉向支持局域網操作的foxpro，繼而向大型數據庫發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現(xiàn)在： 

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性 

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。 

2.建設部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數據交換的機讀目錄 

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。 

3.城建檔案的標準化、規(guī)范化工作有待提高 

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務水平發(fā)展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。 

4.城建檔案信息網絡技術有待提高 

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。 

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高 

實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。 

6.各地城建檔案部門應用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求 

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設計應用軟件系統(tǒng)，重復開發(fā)導致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展導致了技術落后，跟不上現(xiàn)實的需求。 

7.城建檔案網絡建設資金缺乏 

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。 

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢 

現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應該是： 

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。 

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。 

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。 

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。 

5.向專業(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網上查詢利用。 

 

三、城建檔案信息電子化數字化的作用 

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有： 

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。 

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。 

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節(jié)約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。 

第6篇：檔案信息電子化范文

【關鍵詞】城建檔案電子文件; 存在問題; 措施

【 abstract 】 along with the rapid development of digital information, modern office has gradually in automation, paper records and electronic archives coexistence, the development trend and electronic files became an important form of the archives management. So to strengthen the construction of the municipal files electronic information, has become a cause of the municipal files the inevitable requirement of the development of and important content. This paper to electronic records management in analysis and put forward countermeasures.

【 keywords 】 electronic file of the municipal files; Existing problems; measures

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：

為了加強城建檔案電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的建設電子檔案，保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，2007年9月5日建設部了《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》,并于08年1月1日起實施，使城建電子檔案有了統(tǒng)一規(guī)范，進一步促進了電子檔案的有序發(fā)展。所謂城建檔案信息電子化，是指在工程建設過程中通過數字設備及環(huán)境生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。建設工程電子文件主要包括工程準備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。

城建檔案館是接收、征集城市規(guī)劃區(qū)范圍內的城市建設檔案和資料的重要基礎，城建檔案具有涉及部門復雜性、文體格式多樣性、載體大小多樣性等特點。因此紙質檔案和電子檔案一起保存必有諸多優(yōu)點。一是減少了紙質檔案的破損率，保護檔案原件的完整性；二是增加了檔案查閱的效率，減少人力、物力的浪費；三是增加了復制質量的可靠性。電子檔案的重要性顯而易見，但事實上，由于各地、各館之間存在差異，電子檔案的發(fā)展很不均衡。

一、城建檔案信息電子化管理存在的問題

（一）館庫存儲超負荷，電子檔案發(fā)展緩慢。隨著城市建設迅猛發(fā)展，城建檔案館接收的紙質檔案越來越多，逐步形成了館藏與存儲空間不足的矛盾。我館成立于1989年，從建館初期的幾千卷到如今的幾萬卷，并且隨著建設工程的逐年增加，館藏的檔案也在快速增長，而計算機在檔案工作中沒有發(fā)揮其應有的作用和價值，只停留在檔案信息輸入、簡單檢索調檔上，檔案利用基本是以紙質檔案為主，電子檔案為輔，檔案管理的信息化發(fā)展滯后。

（二）城建檔案信息網絡技術不能與時代同步，城建檔案的標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務水平發(fā)展的不均衡，案卷質量不高，各類城建檔案的著錄細則、系統(tǒng)軟件相容性不強。城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，缺少一個統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標準，制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。部分城建檔案館雖建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，電子檔案沒有真正實現(xiàn)信息化、網絡化，造成檔案工作效率低。

（三）檔案信息電子管理人才的缺乏阻礙了電子檔案工作的發(fā)展。隨著高科技信息時代的到來，引進高端技術人才提高城建檔案信息管理，實現(xiàn)檔案信息電子化成為重點工作。但由于多種原因造成許多檔案部門嚴重缺乏現(xiàn)代高技術人才，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，只能滿足于一般的計算機操作運用，即便是引進了現(xiàn)代化設備，也不能充分發(fā)揮其作用，更談不上檔案信息電子化了。

（四）忽略了電子檔案的特性，城建檔案信息安全得不到保障。電子檔案與紙質檔案有著十分重要的區(qū)別，一是電子檔案的原始性不易判斷和確認；二是電子檔案的易更改性、易消失性。電子文件在起草過程中，操作不當就會就造成電子文件的損害或涂改甚至消失掉，直接影響電子文件原始依據的作用。三是由于電子檔案的易改性和信息共享性造成檔案的不安全性。如果忽略了電子檔案的特性，對檔案沒有采取有效的保護措施，電子檔案可以做到在網絡的任何終端上去讀取、更改于網絡某一設備上的電子文件。其次電子檔案的存放不當也將造成電子文件的安全隱患。

（五）城建檔案信息電子化建設資金缺乏，制約了電子信息化發(fā)展。數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致電子信息化建設發(fā)展遲緩。

二、城建檔案信息電子化管理采取的有效措施

隨著信息時代的到來，對城建檔案的收集、管理、保存、查詢、利用都提出了全新要求，而城建檔案電子歸檔管理是一個以城建檔案信息為核心內容的綜合信息資源庫。如何使電子檔案進一步得到提高、利用，需采取以下措施：

（一）健全和開展城建檔案電子化接收和管理工作。建立電子檔案統(tǒng)一接收數據格式，充分開發(fā)和利用城建檔案電子歸檔管理利用系統(tǒng)，對檔案電子信息管理實行規(guī)范化和標準化。檔案部門在接受收電子檔案文件時，要對文件進行本單位規(guī)定的統(tǒng)一格式進行轉化，以統(tǒng)一的格式存儲電子文件，從根本上把好城建電子文件接收的入口關，確認其操作正常才接收，并定期對電子檔案進行維護和檢測，便于檔案管理和信息資源利用。

（二）采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性。

一是做好全程電子檔案管理工作。在工程建設期間，城建檔案業(yè)務指導人員應不定期到建設單位、施工單位和監(jiān)理單位，對建設工程檔案資料收集、整理、歸檔工作進行檢查，結合工程特點，深入施工現(xiàn)場，幫助解決建設過程中出現(xiàn)的問題，保證城建電子檔案的真實性、完整性和長期可讀性。

二是加強城建電子文件的保管工作。電子檔案本身固有的特性使得它與傳統(tǒng)紙質檔案的保護不完全相同。由于計算機和網絡存在著許多不安全因素，必須保護城建電子檔案的內容安全可靠。由于電子檔案對軟硬件和載體具有很強依賴性，因此必須購買質量好的磁盤或光盤進行刻錄保存，以保護其能夠長期處于可存取、可提供利用的狀態(tài)。同時要對電子檔案采取不同種形式進行保存，對重要文件實施備份，確保電子檔案的安全性。此外，還應考慮庫房設備、溫濕度調節(jié)、載體材料的耐久性等問題。

（三）加強對電子檔案管理知識的培訓，提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質。一是加強對單位職工的電子檔案業(yè)務培訓，組織檔案人員去外地學習有關電子檔案管理經驗,提高檔案人員職業(yè)素質，二是定期舉辦培訓班，對建設、監(jiān)理、施工、設計等單位相關人員進行培訓，加強電子檔案的接收質量。

（四）加大城建檔案網絡建設資金投入，努力建成數字化檔案館。電子文件從形成、傳輸到存貯都是通過計算機實現(xiàn)的，所以電子文件與計算機系統(tǒng)中各種設備有著密不可分的關系，也可以說計算機是生成電子文件的前提和基礎。離開計算機的軟、硬件平臺，電子文件既看不見也摸不著。這就決定了電子文件對設備的依賴性。因此要積極與上級主管部門協(xié)商爭取更多資金來購置設備，為數字化檔案館打下基礎。城建檔案電子歸檔管理是充分建立在現(xiàn)代信息技術基礎上，利用計算機、多媒體、網絡通訊及數據庫等技術，通過網絡通信技術實現(xiàn)檔案信息的網絡化存取以及信息的分布式管理，實現(xiàn)信息利用的無空間、無時間限制。通過充分利用城建檔案信息網絡技術建成數字化檔案館，真正實現(xiàn)檔案數字化、存儲海量化、結構合理化、形式多樣化、技術標準化、管理科學化、信息社會化、業(yè)務網絡化，滿足社會各方面的需要，使檔案館成為無形觀念上的信息“基地”和“中心”

（五）做好城建檔案電子文件異地備份工作。為了提高城建檔案工作應對地震、臺風、雨雪冰凍等自然災害和突發(fā)公共事件的能力，確保城建檔案安全，充分發(fā)揮城建檔案在各類災害、事故的災前預防、災時應急和災后修復等工作中的作用，各地城建檔案館要在做好館藏檔案數字化建設的基礎上，加強與同城、其他省市建設（規(guī)劃）行政主管部門之間的聯(lián)系與協(xié)作。通過同城之間、省市之間的協(xié)作，積極開展本地重要城建檔案的電子化、數字化載體在異地備份的相關工作。

第7篇：檔案信息電子化范文

【關鍵詞】文書檔案 信息網絡 電子化

為提高文書檔案管理的效率，改變文書檔案管理方式，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學化管理，要提高文書檔案管理水平，就必須采用新的管理方式和方法。要有創(chuàng)新意識、更新觀念，建立檔案信息網，將檔案的實體管理上升為更高層次的檔案信息網絡化管理，目前國家檔案局提出了文書檔案管理的改革――文書檔案管理信息的電子化應用，并開發(fā)出一系列檔案管理軟件，有些企業(yè)還自行開發(fā)出適合自己的檔案管理軟件來提高文書檔案管理的水平，使檔案信息資源開發(fā)真正的做到方便、準確、快捷，實現(xiàn)檔案管理信息化的最終目標。下面就采用計算機進行文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)越性談一點我個人粗淺的認識。

一、操作方便，簡單易行，便于管理，穩(wěn)定性強

在計算機管理信息系統(tǒng)中，運用信息系統(tǒng)的自動分類功能，檔案部門根據歸檔的要求，及時將有保存價值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上分門別類地記錄下來，轉化為電子檔案，非常便于管理。由于每個人在實際工作中需求不同，根據自身的需求我們可以將將電子文件選擇不同的工具來用于儲存。比較常見的一些例如：光盤、移動硬盤、U盤、網盤等。這些均受外界環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

二、容量大，體積小，節(jié)省空間，保管經濟

傳統(tǒng)的紙質檔案需眾多的庫房和裝具來進行存放和保管，電子信息檔案由于采取電子數碼技術進行壓縮，比較一些常見多用的技術有：光盤技術、掃描技術、縮微技術等等電子高科技廣泛的應用于工作當中，這樣一來就非常有效的增加了檔案信息的存儲量，電子文件載體所容納的信息量是紙質檔案所無法比擬的，可以通過數字化的整合將一個檔案館幾十年、甚至上百年的館藏信息都存儲在載體中，使用者可以在任意地點、任意時間進行檔案查閱。對存放場地要求相對較低，不需要耗用大量的人財物力。所以，它的特點是容量大、體積小、節(jié)省空間，保管經濟。

三、能夠有效加強檔案編研工作，提高編研質量

文書檔案管理信息的電子化的應用也促進了檔案編研工作進程，把檔案編研工作的檔案承載的信息從靜態(tài)轉化為動態(tài)，由傳統(tǒng)的服務轉化為提供綜合檔案信息的高層次服務，通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案電子信息成品，向社會提供報務，使利用者直獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進企業(yè)各項工作的發(fā)展，它是提供檔案信息為社會服務的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作力度，下真功夫編寫出一些時效性、特色性、專業(yè)性、實用性較強的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業(yè)和社會需求的編研成果，提高檔案編研成品的質量，實現(xiàn)檔案信息增值，最大限度地滿足企業(yè)和各級領導決策以及廣大檔案利用者的信息需求。

四、能夠有效改善、提高了案卷質量和目錄編制質量

在實際工作當中文書人員使用信息管理系統(tǒng)，可以在很大程度上提高組卷的效率以及質量。這種組卷方法可以做到標題準確，且文件著錄、標引規(guī)范，這樣一來不但是克服了組卷的隨意性，而且還能夠起到確保歸檔材料的完整齊全的作用，既科學又規(guī)范。文書人員，可以根據計算機所列的清單確定歸檔文件，既能夠防止遺漏，還能夠確保案卷的原始性以及真實性。 使用計算機文書檔案管理系統(tǒng)，可使目錄的編制更加的規(guī)范、更加的便捷，錄入存儲的連貫性強，促進后續(xù)工作的跟進，而且還能提高編制速度，對錯誤或缺失信息可以隨時修正、補充、增刪，制成的目錄冊資料美觀、簡潔，用時信手拈來。

五、提高辦公效率，檢索神速，提升了文件傳遞的速度和安全性

計算機具有極快的運算速度和強大的信息處理功能，利用計算機整理文件，不僅可以收到事半功倍的效果，而且由于電子檔案建立了完善的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。通過多種查詢手段：文書人員可以從模糊查詢，組合查詢，分類查詢這三者當中進行選擇，從而選取最切合實際的查詢方式，然后在檔案庫中進行檢索，以找出有用的檔案信息，因此，實現(xiàn)即時的查詢、檢索神速，加快了業(yè)務處理的速度，真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。在應用計算機網絡技術層面上，直接通過網絡進行傳遞，從而根據工作的需求不但實現(xiàn)了可以隨時隨地的進行文件收發(fā)，而且還進一步的提高了文件傳遞的安全性，與此同時還更加節(jié)約了時間，既降低了人為因素的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，效率顯著。

六、網絡傳輸，實現(xiàn)信息資源的共享

在傳統(tǒng)的手工操作中，普通的文書傳遞方法主要是通過工作人員只手互相傳遞，這種陳舊的方法不僅造成資金以及資源方面的浪費，在一定程度上造成文件和信息查找困難。在傳閱的過程中，時間延誤或文件丟失的情況時有發(fā)生，給檔案管理人員歸檔和其他人員檢索帶來很大不便。公文網絡傳輸，直接依靠先進的網絡工具，網上適時傳閱辦理，可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，不僅提高了流轉速度，還有效保障了文書的安全，加快了現(xiàn)代社會工作節(jié)奏，它所起到經濟效益和社會效益是不可估量的。檔案部門通過網絡聯(lián)接，人們可以通過協(xié)議進行網上檢索，利用更加便捷，提高了部門之間的了解、交流、協(xié)調、增強了業(yè)務聯(lián)系，實現(xiàn)電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛地開發(fā)和利用。

這與目前提倡的――改進工作作風“八項規(guī)定”具體內容中的“要精簡文件簡報，切實改進文風，沒有實質內容、可發(fā)可不發(fā)的文件、簡報一律不發(fā)?！钡木襁b相呼應。

七、有利于檔案管理的不斷創(chuàng)新

配備檔案管理所需要的計算機，掃描儀，光盤刻錄機，互聯(lián)網設備等現(xiàn)代化辦公設備，運用這些設備來縮微檔案資料，進行數字化，科學化處理及保存。為此，各級政府和單位不斷加大現(xiàn)代信息化產業(yè)數字的投入，力爭更多的經費，加大硬件設施建設和軟件的升級。為檔案部門利用現(xiàn)代化的檔案管理模式，挖掘各方面的潛力，發(fā)揮自己的專業(yè)水平來存儲大量的檔案資源，有效的利用信息技術，來滿足社會各界的需要，并將這類檔案管理轉化為經濟效益，通過這些信息技術廣泛運用，給檔案工作注入新的活力和生機，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和社會價值，為檔案工作現(xiàn)代化，信息化的繼續(xù)發(fā)展提供有力的保證。

八、強化了服務職能，提高了服務社會的能力

由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，能夠確保其安全性，最大限度地滿足利用者的需求。在服務內容上做到緊跟社會形勢，了解社會需求，及時地、有針對性地開發(fā)檔案資源，提供社會急需的高質量檔案信息。使之成為一個面向社會，面向大眾，為廣大人民群眾服務的信息中心和文化陣地。在服務形式上做到上門服務、檔案信息上網等多種形式并用，極大提高了檔案管理工作服務社會的能力。

總之，為了更好的開發(fā)利用文書檔案，就必須與時俱進，用信息化、科學化的頭腦來改變和提高管理水平，提高和強化全社會檔案利用的意識，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，做到與時俱進，不斷把新的技術應用于文書檔案管理中，積極推廣文書檔案管理信息的電子化應用，從而才能不斷提高文書檔案的利用率，有效提升檔案管理整體水平，使之更好地為企業(yè)的生產、管理、決策提供高質量的檔案利用服務。

參考文獻：

[1]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現(xiàn)代經濟信息，2010（16）：62.

[2]周暉蓉.高校文書檔案管理中存在的問題及其對策[J].邊疆經濟與文化，2010（5）：188.

[3]李春竹.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2009（21）：218.

[4]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經濟與社會發(fā)展，2008（6）：174.

第8篇：檔案信息電子化范文

關鍵詞：檔案管理；電子信息化；措施；途徑

1 檔案管理電子信息化的優(yōu)勢分析

1.1 大幅提高了辦公效率。檔案管理電子信息化的最大優(yōu)點是計算機的信息處理能力非常強，通過計算機軟件對檔案信息的處理，對文件資料的收集、統(tǒng)計、分類、存儲和查閱等工作都變得非常方便、有序，避免了人力、財力、物力的過多浪費，提高了檔案部門的工作效率；同時使二次文獻信息的加工時間縮短，進而使得檔案信息的時效性得以提高；檔案管理電子信息電子化還能夠實現(xiàn)一次投入、多次產出，其信息成果可以進行備份且允許任意的拷貝。

1.2 文件和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)。

1.3 增加電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發(fā)展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要。選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存u盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

2 檔案電子信息化管理的歸檔要求

在電子文件的歸檔過程中，應注意登記電子文件的容量及形成時間，特別是形成時間不但要登記年、月、日還要登記時、分，因為文件只要修改其存儲容量、時間，則和原來的文件是不一致的，這樣檔案人員就能注意到文件在復制、打開過程中是否被有意或無意的修改，如果發(fā)現(xiàn)文件被修改，應及時尋找原因，防止類似情況再次發(fā)生，并盡可能恢復原電子檔案的本來面貌。對歸檔的電子文件應注意是否被加密和壓縮，當發(fā)現(xiàn)文件被加密時，應及時和文件形成者取得聯(lián)系，給予解密。對壓縮的文件，由于壓縮工具眾多，一人一個方法，不利于檔案的提供利用，建議對所有壓縮的文件全部解壓后再存儲在光盤上，這樣對電子檔案的保管、日后維護、提供利用等都是有利的。歸檔拷貝的份數，一般為二套，分別存放在不同的地方，如果某些電子檔案利用率特別高，可做一套專門用于提供利用。保存二套的原因是由于電子檔案在長期保存過程中可能會出現(xiàn)讀寫錯誤，但同時同一文件同一位置出錯的可能性是很小的，這樣可大大提高電子檔案的安全性和可靠性。光盤存儲技術發(fā)展到現(xiàn)在也只有二十年的時間，檔案管理人員不能有太大的期望能永久保存電子檔案，在經濟能力允許的情況下，可適當考慮轉存到縮微膠片等其它更能耐久存儲的載體上。

3 電子檔案的保管和維護措施

電子檔案的保存，首先要求具備一個適合電子檔案載體保存的環(huán)境。電子檔案載體的保存環(huán)境，一般是指脫機存儲而言，因而要達到有關要求如歸檔光盤應直立排放，嚴防變形，不得擦洗、劃刻、觸摸盤片的處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，對需長期保存的電子檔案最好存放在恒溫恒濕的檔案庫房中，有條件的檔案館可將光盤等直接存放在防磁柜中，防磁柜平時盡量少開啟，防磁柜的鑰匙應有專人負責。良好的保存環(huán)境，不僅可以延緩載體的自身老化，而且還可以減慢載體上所有信息的自然衰減。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，即使在良好環(huán)境下，也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯誤的現(xiàn)象，這是由于載體在長期保存過程中材質老化及磁記錄的自然衰減所致，所以對保存的電子檔案，應每隔一年抽樣機讀檢驗一次。光盤的拷貝轉存應根據光盤的保管情況、光盤驅動器的發(fā)展和兼容情況、計算機操作系統(tǒng)變化情況、硬件環(huán)境的變化情況而定，當上述四個條件任何一個發(fā)生較大變化時，應考慮有必要進行轉存，轉存時特別要注意選擇最新型號的光盤、驅動器、計算機操作系統(tǒng)和硬件環(huán)境，這樣下次轉存的時間間隔可長一些，同時原光盤至少應保存一個轉存周期，以防萬一。

4 實現(xiàn)檔案電子信息化的途徑

4.1 檔案信息數字化。檔案信息數字化是經過電子技術處理而記錄在新的介質上的一種方式，進而形成了新的文件和檔案。稱為電子文件和電子檔案。電子檔案具有信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息的記錄與讀取速度快、多種信息集成性、信息的可操作性等特征。電子檔案的這些特性，使人們獲得與處理檔案信息的方式發(fā)生深刻的變革，檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快捷，可使檔案信息實現(xiàn)資源共享化，更大限度的滿足企業(yè)對檔案信息利用的需求。實現(xiàn)了檔案信息數字化就為檔案信息網絡化打下了基礎，檔案信息數字化是實現(xiàn)檔案電子化的有效途徑。

第9篇：檔案信息電子化范文

進入21世紀以來，隨著全球化、信息化和網絡化的發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術得到突飛猛進的發(fā)展，計算機被廣泛地應用到各個領域，對檔案電子管理和信息化建設而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，在各種社會實踐活動中也產生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會發(fā)展的產物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，這是勿容置疑的。

一、檔案在信息化建設中發(fā)揮的作用？

檔案是社會發(fā)展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質屬性，其他特點為一般屬性。它是一項技術基礎工作。尤其是計算機和通信技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學技術的支柱之一。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產和專業(yè)分工的產物。形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。在學校檔案管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經濟價值。？當今社會正步入一個新的技術革命新時代，檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數字化和網絡化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。可以說，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產力的不斷發(fā)展，檔案管理電子化、信息化管理勢在必行。？而信息化技術就彰顯出獨特的魅力。

二、實現(xiàn)檔案電子化是時代必然要求

當今世界是一個電子信息發(fā)達的時代，電子計算機已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計算機和現(xiàn)代通信技術的結合的信息技術產業(yè)的迅猛發(fā)展，產生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。？

（2）與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點。電子檔案以數字編碼將內容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質內部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內容可以進行壓縮編碼或加密等技術處理，所以即使有相應的設備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內容。？

（3）電子檔案對元數據和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數據必須依附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網絡上進行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。

（4）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網絡系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

三、當前開展檔案信息化建設的主要不足

（一）軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴重

存在以下現(xiàn)象：一是上級機關開發(fā)的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準。二是一個單位運用多套系統(tǒng)進行數據錄入，技術上難以解決數據整合，造成操作人員重復勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細明確的規(guī)范化標準和實施細則，使軟件開發(fā)工作混亂無序。二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發(fā)重復和浪費。就檔案信息化建設而言，要圍繞全國檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的檔案信息化標準開發(fā)軟件、建立數據庫。

（二）部門重視程度存在不平衡

業(yè)務部門對檔案信息化建設的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發(fā)隊伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。

（三）復合型人才不足

目前，既懂技術，又懂業(yè)務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發(fā)需求，與計算機專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業(yè)心的檔案管理干部。

四、對今后開展檔案信息化建設的展望

（一）總體規(guī)劃，分步實施

檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現(xiàn)代化、信息化的指標體系。國家檔案局2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規(guī)、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和院信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現(xiàn)。