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第1篇：財務(wù)檔案管理細則范文

關(guān)鍵詞：電算化；財務(wù)；檔案；管理

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為了人們生活中不可缺少的一部分，也在不斷的改變?nèi)藗兊纳?，特別是網(wǎng)上的淘寶網(wǎng)，京東等網(wǎng)上購物成為人們的生活常態(tài)以后，每年在網(wǎng)絡(luò)上都會出現(xiàn)上億元的財務(wù)帳單，這些帳單都是電子帳單，而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)上交易和網(wǎng)上購物的流行，財務(wù)檔案也是電子化，如何的對這些電子化的財務(wù)檔案進行管理是人們應(yīng)該研究的課題。

一、電算化財務(wù)檔案管理特點

電算化財務(wù)檔案管理就是把計算機技術(shù)能夠應(yīng)用到財務(wù)檔案管理工作當中，電算化的財務(wù)檔案是指把財務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)報表等以電子化的模式保存。電算化財務(wù)管理和以往的財務(wù)檔案管理不同，有一些新的特點。1電算化財務(wù)檔案的優(yōu)勢第一，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達，電算化財務(wù)檔案管理的第一個特點就是網(wǎng)絡(luò)化。財務(wù)檔案管理利用網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)一些遠程的財務(wù)處理，比如遠程的財務(wù)報賬，財務(wù)的查帳，財務(wù)的審計等。第二，而網(wǎng)絡(luò)化帶來的優(yōu)勢不僅僅使可以遠程財務(wù)管理，也可以節(jié)省時間，節(jié)省費用，不受空間和距離的限制。第三，電算化財務(wù)檔案儲存的空間的范圍也比以往增大。以往一些非常復(fù)雜的財務(wù)報表可以快速清楚的查找出來。并且可以快速的對財務(wù)進行總結(jié)和分析。節(jié)約了工作人員的時間，減輕了工作任務(wù)。2電算化財務(wù)檔案的缺點第一，由于電算化的財務(wù)檔案需要在電腦上才可以觀看，所以需要一定的技術(shù)支持。第二，電算化財務(wù)檔案最好打印出來，這就需要數(shù)據(jù)和機器的支持。第三，電算化財務(wù)檔案容易受到破壞，而且受到破壞以后不容易恢復(fù)，對于財務(wù)檔案的完整性和正確性不能保障。3電算化財務(wù)檔案管理的必要性在黨校的工作中，財務(wù)檔案管理工作是非常必要的一部分工作。為了對財務(wù)檔案管理工作進行改革，必須與時俱進。電算化財務(wù)檔案管理工作可以提高財務(wù)工作的效率，可以促進財務(wù)工作的現(xiàn)代化。更為重要的是，電算化財務(wù)檔案管理更為重視利用，在信息化的今天，可以提供更多的信息為黨校的建設(shè)。

二、電算化財務(wù)檔案管理存在的問題

電算化財務(wù)檔案給工作帶來了方便，大部分的工作單位都采取了適合自己單位的財務(wù)軟件，但是由于電算化財務(wù)檔案在中國發(fā)展不久，其中存在著一些問題。1對于電算化財務(wù)檔案管理認識不夠電算化財務(wù)檔案最關(guān)鍵的部分就是需要合適的硬件和軟件，大部分單位都沒有認識到這一點，對于硬件和軟件等需要準備的設(shè)施都不完善，對于電算化的認識也不夠，沒有認識到電算化的優(yōu)勢和缺點，不能及時的對財務(wù)工作做出備份。在工作中的態(tài)度不認真。2工作人員的素質(zhì)不高電算化的財務(wù)檔案管理對于工作人員有著超高的要求，需要有著檔案管理的經(jīng)驗，更重要的是需要對于電腦技術(shù)有一定的了解。但是在現(xiàn)在的電算化財務(wù)工作中很少具有綜合素質(zhì)非常高的工作人員。一些工作人員是血財務(wù)出身，對于財務(wù)檔案的整理，收集和利用等工作沒有系統(tǒng)的認識。3沒有統(tǒng)一的財務(wù)檔案管理規(guī)定由于財務(wù)檔案管理工作關(guān)系到一個單位的的錢財?shù)膶嶋H運用，需要有保密性，這就需要制定完善的規(guī)章制度。在財務(wù)檔案的歸檔，保管和借閱等制度都應(yīng)該制定完善的管理制度。還有相應(yīng)的監(jiān)管制度。

三、電算化財務(wù)檔案管理策略

1完善電算化財務(wù)檔案管理法規(guī)和制度電算化財務(wù)檔案管理工作不斷的豐富和發(fā)展，我們需要制定完善的相關(guān)的法規(guī)和制度。首先，因該考慮一樣保存制度，是按照雙套制度，把財務(wù)檔案都保存兩套，分別存在不同的設(shè)施中。還是應(yīng)該實行雙軌制度在電腦中保存一份財務(wù)檔案，再打印出來保存一份。其次，針對財務(wù)檔案保密制定規(guī)定。在財務(wù)出現(xiàn)破壞和損失之后，不同的情況應(yīng)該有不同的部門負責。是計算機技術(shù)部門還是財務(wù)部門。還有，針對財務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)定統(tǒng)一的格式，如果出現(xiàn)格式不同的情況，按照規(guī)定的格式進行修給，最后，對工作人員的工作流程修訂細則，對監(jiān)督工作做出安排。最重要的是如何協(xié)調(diào)財務(wù)部門和檔案管理部門，應(yīng)該針對每個部門的工作做出相應(yīng)的工作范圍。建立電算化財務(wù)檔案管理的歸檔制度，保管制度，借閱制度，定期備份制度和電算化財務(wù)檔案管理用戶以及權(quán)限制度。2做好硬件和軟件建設(shè)首先，在電腦軟件方面，應(yīng)該設(shè)置一個安全的防范制度，每天在統(tǒng)一的時間進行電腦安全的檢查。對于財務(wù)檔案的出入建立一個簽到制度。做到每份財務(wù)報表的去處可以查找。其次，及時做到軟件的升級，保證財務(wù)檔案的連續(xù)性和一致性。在升級前做好保存工作，防止數(shù)據(jù)丟失。最后，為了保證財務(wù)檔案的安全，對于每一個電子財務(wù)帳單的去處進行IP追溯。而最重要的是選擇一個合適的軟件，能夠滿足黨校財務(wù)工作的需求。3提高工作人員的綜合素質(zhì)首先，和傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理相比，電算化財務(wù)檔案管理工作人員需要精通計算機技術(shù)，財務(wù)管理以及檔案管理。尤其是計算機技術(shù)，要熟悉軟件和硬件，平時可以維護計算機，因此，在錄取的時候，要選擇綜合素質(zhì)較高的人才。然后，需要對工作人員進行業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，加強工作人員的工作態(tài)度和工作素質(zhì)。尤其是道德品質(zhì)需要過關(guān)，才能保證財務(wù)的保密性。最后，要根據(jù)每個工作人員不同的特點進行不同的培訓(xùn)，財務(wù)人員和維護人員培訓(xùn)的內(nèi)容相同，但是每個人的側(cè)重點不同。在培訓(xùn)的時候注重加強實用性。

四、結(jié)束語

總之，在新時代的背景下，財務(wù)檔案管理工作需要順應(yīng)時代的發(fā)展，積極的改革財務(wù)檔案管理新模式，利用電算化財務(wù)檔案管理工作，建立信息化的工作模式，為黨校的信息化添磚加瓦，更好為黨校提供信息，為黨校發(fā)展做出貢獻。

參考文獻:

[1]孫濤.電算化財務(wù)檔案管理研究[J];黑龍江大學2011-04-20

[2]李翠穎.電算化財務(wù)檔案管理的策略探究[J].知識經(jīng)濟2013-11-08

[3]劉曉秋.電算化模式與財務(wù)檔案管理發(fā)展的分析[J].知識經(jīng)濟2013-11-08

第2篇：財務(wù)檔案管理細則范文

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；電子化信息；管理

一、電子化信息下財會檔案管理的特點

信息化財會檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時還涵蓋了通過計算機和其他磁性介質(zhì)或光盤保存起來的會計數(shù)據(jù)以及財務(wù)軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領(lǐng)域，但由于磁性介質(zhì)太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進行翻閱，而需要一定的計算機硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實現(xiàn)查閱，計算機系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財會檔案由于實現(xiàn)了會計信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進了會計信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實現(xiàn)了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因為通過文件形式存儲在計算機或其他專門的存儲介質(zhì)上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會計數(shù)據(jù)的真實可靠性。電子化財會檔案的優(yōu)勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財會檔案管理的關(guān)鍵。

二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略

（1）構(gòu)建完善的信息化財會檔案管理制度。當前，隨著財會檔案信息化進程的不斷加快，企業(yè)對內(nèi)部基礎(chǔ)資料進行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應(yīng)的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務(wù)管理實施細則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標準要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)進程。過去的財會檔案室中不存在先進的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣在賬務(wù)查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù)，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財務(wù)辦公場所之間相隔較遠，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設(shè)施建設(shè)，針對檔案管理實際所需優(yōu)化配置先進的計算機、掃描儀等辦公設(shè)施，綜合財務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點和財務(wù)人員查詢地點之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設(shè)施配備齊全后，若能研發(fā)出和財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對接的財會電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財務(wù)人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎(chǔ)上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構(gòu)建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴格保密，權(quán)限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)?，F(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)進行了融合，身份認證系統(tǒng)得到推廣與應(yīng)用，簽名和公章實行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設(shè)置防火墻等手段，以防范計算機硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運行；此外，還應(yīng)對工作流程、文件信息、信息保管方式進行規(guī)范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責任務(wù)是加強流程的監(jiān)管，這對系統(tǒng)運行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財會電子檔案真實完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過雙機熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅實的基礎(chǔ)，并安排專業(yè)的人員做好日常維護管理工作。（5）提高財會人員素質(zhì)及思想認識。財會檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財會功能外，同時還必須具備使用計算機準確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實完整性。此外，推行會計電算化的企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須高度認識對財會檔案資料進行科學化管理的重要性，同時還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當前，依舊有部分推行會計電算化的企業(yè)，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經(jīng)驗進行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務(wù)。（6）通過數(shù)據(jù)標準接口，實現(xiàn)財會信息標準化。隨著財會信息化進程的加快，財會信息需要專門統(tǒng)一的標準，這是目前不容小覷的問題，財會信息標準化關(guān)鍵在于實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口的標準化。通過數(shù)據(jù)格式標準XBRL，能提供數(shù)據(jù)標準接口，促進了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運用XBRL可以對企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進行科學整合，集中各項財會信息，能對不同技術(shù)、不同平臺及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財務(wù)報表，達到現(xiàn)代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進報表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發(fā)生，如財務(wù)軟件相同但版本不同或財務(wù)軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)了財務(wù)報告數(shù)據(jù)的標準統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實踐應(yīng)用，不斷拓寬了電子化財會檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時還全面歸納匯總了標準接口達到標準的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了財會信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

三、結(jié)語

信息化財會檔案和傳統(tǒng)的財會檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來財會規(guī)范化的方向。所以我們應(yīng)全面突出財會信息化的功能作用，加強財會檔案電子化管理。檔案管理人員應(yīng)緊跟信息化時代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術(shù)含量，全面反映檔案的潛在價值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

1.孫瑾.會計信息化檔案管理中的問題及對策.人力資源管理，2010(4).

第3篇：財務(wù)檔案管理細則范文

我將在今后的工作中，牢牢把握“與時俱進，開拓創(chuàng)新”這個關(guān)鍵，把檔案信息資源開發(fā)利用作為工作重點，把創(chuàng)新作為一項長期任務(wù)。

——黃曉莉

各位評委、各位同事：

大家好！首先我要感謝公司領(lǐng)導(dǎo)給我這樣一個鍛煉的機會,不論這次成功與否，我都將獲益匪淺，對我今后做好本職有很大幫助。我今天競聘的是負責科技、會計、聲像檔案管理工作的四級職員崗位，我之所以競聘這個崗位，是因為我相信自己已經(jīng)具備擔任這項職務(wù)的基本條件。

我叫黃曉莉，現(xiàn)年37歲，中專學歷，會計員職稱，原司辦檔案室檔案員。1991年我畢業(yè)于陜西省高等教育職業(yè)技術(shù)學校，工作后通過考試取得了中央黨校經(jīng)濟管理專業(yè)學校大專學歷，先后從事過基層財務(wù)出納、內(nèi)部銀行儲蓄代辦等工作，1999年調(diào)入檔案室從事會計檔案和聲像檔案管理工作至今。

一、對競聘崗位的認識

這次機關(guān)全員下崗，競聘上崗是企業(yè)精兵簡政，提高工作效率，整頓機關(guān)干部工作作風的一大舉措，作為機關(guān)的一名員工我積極響應(yīng)和擁護，因為企業(yè)只有以市場為導(dǎo)向，抓品牌拓市場，抓管理增效益。才能提升企業(yè)的核心競爭力。[找材料到 --網(wǎng)上服務(wù)最好的文秘資料站點]

二、個人優(yōu)勢

1、具有較強的會計理論知識和業(yè)務(wù)能力。本人自1991年中專畢業(yè)從事財務(wù)工作至今已經(jīng)8年多了，1999年調(diào)入檔案室從事會計檔案和聲像檔案管理工作至今也有6個年頭，對國家金融政策、會計制度、業(yè)務(wù)流程等比較熟悉，會計知識、銀行業(yè)務(wù)技術(shù)功底扎實，實踐經(jīng)驗豐富，具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2、具有較強的檔案管理能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力。我先后參加過鐵道部組織的檔案管理培訓(xùn)班、總公司組織的《電子文檔管理》培訓(xùn)班、鐵道部對我公司目標管理升級復(fù)查活動，積累了豐富的工作經(jīng)驗，已經(jīng)熟悉和掌握了公司的各項檔案管理規(guī)章制度，能夠輕車熟路地掌握各類檔案的業(yè)務(wù)技能，并得到集團公司檔案科和主管領(lǐng)導(dǎo)的一致認可。

3、取得助理會計師資格的我，具有任勞任怨的黃牛精神，作風踏實，具有一絲不茍的敬業(yè)精神，認真工作、思維活躍，為人正直善良,愛好廣泛，能歌善舞是我的強項。

各位領(lǐng)導(dǎo)，如果公司領(lǐng)導(dǎo)聘用我，我將充分運用我的會計工作經(jīng)驗和會計管理知識，做好檔案工作。

三、履行職責的打算

1、明確職責。編制好檢索工具，嚴格檔案借閱、復(fù)印審批和保密制度，對到保管期限的檔案提出鑒定銷毀意見。積極開展檔案利用工作，自覺樹立為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的意識，不斷加強業(yè)務(wù)敏銳性、服務(wù)預(yù)見性和工作的前瞻性，積極為公司各部門提供多方位、多層次的服務(wù)，確保檔案的查考工作快而準。

2、強化檔案業(yè)務(wù)管理。認真貫徹實施總公司的《檔案管理實際細則》并組織實施。把好收集進口關(guān)，提高公司檔案的整體案卷質(zhì)量，確保檔案的安全和完整。

3、加強檔案信息化建設(shè)。通過去年總公司組織的《電子文檔管理》的學習，充分利用現(xiàn)代化先進的設(shè)施設(shè)備，配置檔案管理軟件，實現(xiàn)與機關(guān)大樓辦公網(wǎng)安全鏈接，實現(xiàn)網(wǎng)上檢索和檔案信息共享，為今后的文檔一體化管理打下良好基礎(chǔ)。

總之，我非常熱愛自己的工作。如果我競聘上了這個工作崗位，我將更加珍惜這次機會，并在今后的工作中，牢牢把握“與時俱進，開拓創(chuàng)新”這個關(guān)鍵，把檔案信息資源開發(fā)利用作為工作重點，把創(chuàng)新作為一項長期任務(wù)。我深信如果組織給我這次機會，我有信心，有能力干好這份工作，不辜負領(lǐng)導(dǎo)和同志們的期望。

第4篇：財務(wù)檔案管理細則范文

一、引言

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展,會計工作已由電算化逐步轉(zhuǎn)向了信息化,而會計檔案的管理也隨著信息化的逐步深入發(fā)生了根本性變化,財務(wù)人員借助高端信息化手段,建立起了無紙化財務(wù)信息共享資源,原來的手工記賬紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代。信息技術(shù)的飛躍發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)會計信息化的要求,如何利用和發(fā)揮會計電子檔案在現(xiàn)代管理中的特殊作用,已成為信息化條件下會計檔案電子化管理的重要任務(wù)。

中國石油集團公司自2000年重組上市以來,公司財務(wù)會計核算便一直采用根據(jù)自身特點開發(fā)的財務(wù)管理信息系統(tǒng)。此后,為進一步提高財務(wù)管理水平,提高會計信息的及時性、準確性以及財務(wù)報告的質(zhì)量和效率,降低會計信息生成成本,2008年起中國石油正式啟用了會計一級集中核算系統(tǒng),該系統(tǒng)在為公司經(jīng)營活動提供強大數(shù)據(jù)支撐的同時,也使財務(wù)管理進一步從核算型向管理型轉(zhuǎn)變,向生產(chǎn)經(jīng)營過程和決策支持延伸。2009年中國石油又通過整合erp業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)、加油站管理系統(tǒng)、資金管理平臺等,使財務(wù)數(shù)據(jù)更趨及時和規(guī)范,與此同時,此信息系統(tǒng)產(chǎn)生的會計檔案在使用和管理上也與原始的紙質(zhì)檔案有了質(zhì)的不同。按照四川省公司會計基礎(chǔ)工作管理的要求,信息化條件下會計檔案的電子化管理還需要進一步改進和規(guī)范。

二、會計檔案管理現(xiàn)狀

中國石油四川銷售分公司陸續(xù)下發(fā)文件,不斷規(guī)范和優(yōu)化會計憑證和會計檔案管理,采用匯總功能生成erp系統(tǒng)集成的會計憑證,雖然在一定程度上減少了因erp系統(tǒng)、加油站管理系統(tǒng)、資金管理平臺與fmis財務(wù)系統(tǒng)融合后,財務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的較大記賬憑證數(shù)量,但總體上會計憑證數(shù)量仍然較大。以綿陽銷售分公司為例,2011年,每月平均憑證號數(shù)達2 821號,雖然經(jīng)過改進erp銷售、成本憑證匯總方式,已從原來的最高4 028號降至1 811號,但憑證數(shù)量依然較大;賬簿冊數(shù)已達82本(按300頁/本計),僅“其他貨幣資金”這一科目就達到15本,每年在打印憑證、賬簿、報表等檔案上都會耗去較多資源。

在實際工作中,由于原始單據(jù)與erp系統(tǒng)集成的憑證只能事后匹配,在增加財務(wù)人員工作量的同時,也常因原始單據(jù)和會計憑證存在一對多的關(guān)系,而無法張張憑證對應(yīng)匹配。雖然按規(guī)定仍需打印出紙質(zhì)檔案,但日常查賬時,電子檔案的高效率早已淘汰了傳統(tǒng)的手工翻閱方式,依靠財務(wù)管理系統(tǒng)先進、高效、智能的統(tǒng)計手段已成為不可替代的常規(guī)操作,紙質(zhì)檔案的利用率明顯下降?？傮w而言,省公司的會計檔案在管理和利用方面還缺乏系統(tǒng)性、時效性和效益性,在日常經(jīng)營管理中的作用尚未得到應(yīng)有的重視,高質(zhì)量的會計檔案信息提供與現(xiàn)實公司管理活動需求的差距正逐漸加大,無論是從微觀層面還是宏觀層面,會計檔案電子化管理都有很大的改進和完善空間。

三、信息化下會計檔案管理新特點

信息化會計檔案不僅包括傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案,而且還包括用計算機以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和相應(yīng)的財務(wù)軟件系統(tǒng),會計檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴大了,但磁性介質(zhì)對環(huán)境依賴性較強,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,因此對使用存放環(huán)境要求較高。會計電子檔案也不能同紙質(zhì)檔案一樣直接翻閱,而是需要在一定的計算機硬件和軟件系統(tǒng)中進行使用,對計算機系統(tǒng)依賴性很強,對軟件環(huán)境系統(tǒng)的配置要求也較為嚴格。

信息化會計檔案因其會計信息的數(shù)字化,便于日常條件查詢、統(tǒng)計分析、報表制作等,大大提高了會計檔案的利用效率,而且還便于實現(xiàn)會計信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)的整合,使會計檔案信息資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險,因為以文件形式存儲在計算機或其他專用存儲介質(zhì)上的會計檔案,極易被通過網(wǎng)絡(luò)或其他傳播方式侵入的電腦病毒感染,導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰,同時,電子檔案信息高度集中,給一些惡意篡改數(shù)據(jù)的人員提供了便捷的路徑,而且電子檔案被修改后不易留下痕跡,難以使數(shù)據(jù)恢復(fù)原狀,這就使得會計數(shù)據(jù)容易失真。

由于電子化會計檔案具有明顯的優(yōu)點,同時又存在著不足的一面,如何確保會計電子檔案的安全完整,盡可能的發(fā)揮其優(yōu)勢,做到“檔”盡其用,成為新形勢下會計檔案管理的重中之重。

四、信息化下會計檔案電子化管理的改進

中國石油的會計信息檔案備份主要由上級完成,二級公司日常檔案管理主要是加強紙質(zhì)檔案管理和提高檔案利用水平。為充分發(fā)揮會計電子檔案的服務(wù)功能,四川省公司應(yīng)重點加強以下幾個方面工作:

(一)完善信息化會計檔案管理制度

公司應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境,加強風險管理,完善風險管理機制,并建立良好的信息溝通機制,綜合分析會計信息化條件下內(nèi)部控制的成本和效益,降低實施操作成本。目前會計檔案信息化程度增強后,省公司對加油站基礎(chǔ)資料進行了統(tǒng)一規(guī)范,出臺了《基于信息化條件下加油站會計基礎(chǔ)資料管理規(guī)范(試行)》,明確了加油站的會計檔案管理流程和管理方法,對于會計檔案的管理流程(從憑證、賬簿、報表的打印到檔案的裝訂、保管、查閱等),雖然在《財務(wù)管理實施細則》中進行了一定程度的規(guī)范,但還缺少具體的操作層面的制度規(guī)范。因此,應(yīng)按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,完善公司會計信息化檔案管理制度,包括歸檔制度、保管制度、借閱制度等,這是保證會計信息系統(tǒng)安全有效的關(guān)鍵所在。

(二)加強會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

以前會計檔案室里從未配備過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,導(dǎo)致財務(wù)查賬時,只能采用傳統(tǒng)方式,先在財務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù),找到所需憑證號,再到檔案室調(diào)取相關(guān)憑證資料,這在檔案室與財務(wù)辦公地點距離較遠的情況下,十分不便,大大影響工作效率。因此,加強硬件設(shè)施建設(shè),及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需的計算機、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,將財務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地點有機結(jié)合,可以更加高效快捷的使用會計電子檔案。另外,基于檔案保管地點與財務(wù)人員查詢地點的空間性,為便于檔案查詢,在檔案管理室配備相應(yīng)硬件設(shè)備的同時,如果能開發(fā)出與中石油財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接的會計電子檔案查詢系統(tǒng),財務(wù)人員就可以脫離檔案管理人員直接更快地調(diào)閱原始檔案,提高檔案的利用率。

 

轉(zhuǎn)貼于

(三)加快數(shù)據(jù)集成,精簡財務(wù)檔案

目前,fmis系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了通過erp進行銷售數(shù)據(jù)的自動集成,隨著應(yīng)用的進一步拓展和深入,還將有更多的系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口向fmis集成數(shù)據(jù)。當前,我們必須對各業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的流程進行再造和細化,使之與實際業(yè)務(wù)流程盡量完全匹配,確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)達到集成要求。對自動集成到fmis中的數(shù)據(jù),只要能直接在相應(yīng)的信息系統(tǒng)中查詢到的,就沒有必要再附加原始憑證,只需在憑證摘要或記賬說明中注明數(shù)據(jù)出處,逐步實現(xiàn)原始憑證的電子化,達到精簡憑證數(shù)量,提高工作效率的目的。

(四)建立會計檔案管理信息平臺

根據(jù)中石油財務(wù)紙質(zhì)檔案管理規(guī)范,基于現(xiàn)有業(yè)務(wù)財務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息單據(jù)管理,為了解決當前各個系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)弱、連貫性不強、管理不規(guī)范等問題,應(yīng)建立符合管理人員操作的檔案立體、可視、動態(tài)、連貫、安全、完整的財務(wù)電子檔案管理信息平臺。通過這個平臺,電子檔案管理操作簡單易學,單據(jù)傳遞可視連貫,信息數(shù)據(jù)安全保密,權(quán)限分配合理規(guī)范,會計電子檔案完全融于公司經(jīng)營管理業(yè)務(wù)之中,同時會計電子檔案管理又高度集中,由于直接采用各種電子單據(jù),減少了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)。目前公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)融合,身份認證系統(tǒng)已經(jīng)部署推廣應(yīng)用,簽名與公章全部電子化,這為我們建立和完善會計電子檔案的信息化管理打下了基礎(chǔ)。

(五)建立有效的風險防范體系,保障電子檔案信息安全

通過設(shè)置防火墻等技術(shù)手段,在計算機硬件環(huán)節(jié)防止不安全隱患,保證系統(tǒng)運行安全;同時,還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,確保會計信息安全運轉(zhuǎn)。通常系統(tǒng)管理員負責流程的監(jiān)控管理,這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié),也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的會計電子檔案的真實原始性、齊全完整性的重要保證,因此,檔案管理人員有責任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學性。信息化條件下,檔案管理更多的是梳理、提煉出機構(gòu)文件處理流程,將檔案處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容,納入工作流程,并對產(chǎn)生的檔案信息統(tǒng)一管理,所以公司必須建立會計電子檔案信息安全保障體系、設(shè)立電子檔案數(shù)據(jù)中心、建立完整的權(quán)限體系,采取內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機熱備份等措施來保證數(shù)據(jù)的安全,同時配備專人負責日常的維護管理。

(六)引入會計電子文件管理系統(tǒng)

為更好地實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),會計檔案管理不僅僅限于內(nèi)部進行一些調(diào)整,還必須向前端的會計文件工作擴張,這就使得實現(xiàn)文檔一體化的要求尤為迫切。文檔一體化并不是一個新的命題,然而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其重要性日益彰顯,公司如果有條件,可以引入會計檔案電子文件管理系統(tǒng)。

這里設(shè)想的系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)與會計檔案管理信息系統(tǒng)合二為一的管理軟件,這種系統(tǒng)是針對某一個或若干個機構(gòu)的會計電子文件,從會計電子文件的生成開始,到電子文件的運轉(zhuǎn)處理,到一部分電子文件轉(zhuǎn)化為會計電子檔案,到會計電子檔案的管理與提供利用,到對會計電子檔案進行遷移或銷毀為止,能夠(通過網(wǎng)絡(luò))對會計文件的整個生命周期進行相應(yīng)控制與有效管理的計算機自動化管理軟件系統(tǒng)。這個系統(tǒng)能夠自動記錄會計電子文件的元數(shù)據(jù)和各種背景信息,能夠?qū)嬰娮游募蜁嬰娮訖n案進行管理與提供利用,能夠保證會計電子文件與會計電子檔案的行政有效性和法律證據(jù)性,同時這種系統(tǒng)也能夠匯入會計紙質(zhì)文件等的管理信息并對其進行管理。

五、結(jié)論

第5篇：財務(wù)檔案管理細則范文

1、實現(xiàn)實質(zhì)合并，統(tǒng)一辦公、統(tǒng)一管理。

去年X月檔案館成立時是東、西校區(qū)兩地辦公，為了整合資源、形成合力、提高工作效率，按照學校要求，上半年先后將東校區(qū)人事檔案、研究生檔案和綜合檔案全部搬進館內(nèi)，人員也集中統(tǒng)一辦公。為做好這一工作，重新調(diào)整改造了庫房、增加了**多平方米的庫房面積，安裝了**立方米的密集架。

2、統(tǒng)一規(guī)章制度，建立起檔案管理基本組織架構(gòu)

檔案館成立以前，檔案管理分兩校區(qū)運作，規(guī)章制度也不統(tǒng)一。建館以后實現(xiàn)統(tǒng)一管理的關(guān)鍵是不僅從組織形式上、更要從規(guī)章制度上統(tǒng)一。因此，我們今年的重要工作是制定檔案管理辦法、各門類檔案管理實施細則及有關(guān)規(guī)章制度。在全館人員的共同努力下，截止到**月中旬，學校已經(jīng)批準下發(fā)了《中國農(nóng)業(yè)大學檔案管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)大學人事管理暫行規(guī)定》以及黨群行政等各門類檔案管理實施細則、《中國農(nóng)業(yè)大學人物檔案征集管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)大學立卷部門檔案工作考核辦法》等**項規(guī)章制度，已下發(fā)各單位貫徹執(zhí)行。同時，為了建立有效機制，我們還明確了內(nèi)部管理機構(gòu)及負責人，討論制定了各室任務(wù)分工及工作人員崗位職責等規(guī)章制度，使檔案館管理組織架構(gòu)基本建立起來，對充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員積極性起到了促進作用。中國教育查字典語文網(wǎng) chazidian.com

3、舉辦兼職檔案員培訓(xùn)班，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，調(diào)動各立檔單位積極性。

檔案是學?；A(chǔ)工作，要做好這一工作必須充分發(fā)揮各立檔單位積極性。要真正從原分校區(qū)管理到集中統(tǒng)一管理，必須在統(tǒng)一檔案管理規(guī)章制度基礎(chǔ)上，各單位兼職檔案員掌握具體的歸檔方法，否則統(tǒng)一管理就是空的。因此，我們舉辦了兩期兼職檔案員培訓(xùn)班。就檔案的地位、作用及歸檔方法、要求向**名兼職員作了講解。通過培訓(xùn)，使兼職檔案員檔案意識增強了，明確了自己的職責，掌握了具體的歸檔要求。

4齊心協(xié)力抗非典，堅守崗位不停工。

非典疫情給全北京乃至全國人民造成了嚴重危害。檔案館在學校領(lǐng)導(dǎo)下，積極抗擊非典的同時，堅守崗位，做好搬家準備工作、歸檔及檔案利用、制定檔案管理辦法、建章立制工作。就是在非典特別嚴重的時候，也沒閉館，工作人員始終堅守崗位。另外，工作人員積極參加機關(guān)分黨委安排的門衛(wèi)值班及向非典患者家屬獻愛心活動。

5購置計算機等辦公設(shè)備、家具，為做好檔案工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。

學校支持檔案工作，撥**萬元設(shè)備專款作為檔案館成立啟動費。為了能盡快使辦公設(shè)備到位，解決辦公基本條件問題，我們在非典期間，積極與廠家聯(lián)系，購置了六臺計算機、三臺打印機及其板臺、沙發(fā)、文件柜等辦公家俱，為實現(xiàn)統(tǒng)一辦公提供了物質(zhì)條件。

6、配合百年校慶，開展名人志編寫、百年畫冊編輯有關(guān)工作。

學校為迎百年校慶，決定編寫校慶叢書，其中名人志和百年畫冊主要任務(wù)由檔案館承擔，如名人志共收錄名人**X余名，其中**X人由檔案館承擔，現(xiàn)已初步完成**余人的撰稿工作。百年畫冊編輯方案目前已經(jīng)學校批準，基礎(chǔ)工作正在準備之中。

第6篇：財務(wù)檔案管理細則范文

【關(guān)鍵詞】會計委派制；會計檔案；管理；措施

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

1 會計委派制概述

會計委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán)管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營和財務(wù)管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統(tǒng)會計管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務(wù)集中制”。

1.1“會計委派直接管理”形式

即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動等實行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。

1.2 “財務(wù)集中制”形式。

即在基層成立行政事業(yè)單位財務(wù)會計核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會計機構(gòu)，不配備會計人員，只設(shè)報賬員，將招考來的會計的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟利益關(guān)系，將會計核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進行會計核算、報送財務(wù)報告，保管會計檔案等財務(wù)活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權(quán)、審批權(quán)、使用權(quán)不變，委托單位有權(quán)向會計核算中心查詢本單位的財務(wù)狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權(quán)的范圍內(nèi)對單位資金享有財務(wù)核算權(quán)和資金使用的監(jiān)督權(quán)，無支配和使用權(quán)。

2 會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀分析

目前，會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀大致是：

2.1 委派會計受財政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級，會計檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會計統(tǒng)一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會計檔案。

2.2 會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。

3 會計委派制下的會計檔案管理存在的問題

當前會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：

3.1有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案

這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。

3.2 紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔

會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當作為會計檔案進行管理?！比欢鴮嶋H工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。

3.3 會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)

會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學習。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標準，更談不上科學管理。

3.4 財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作

由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只管會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

4 會計委派制下的會計檔案管理的改進措施

針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

4.1 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制

實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。

4.2 加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量

會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

4.3 財政部門與檔案部門聯(lián)手，共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管

結(jié)合實際，聯(lián)合制發(fā)包含新的會計體制下會計檔案工作內(nèi)容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

第7篇：財務(wù)檔案管理細則范文

關(guān)鍵詞 檔案管理 重點工程 角色定位

新時期企業(yè)發(fā)展速度加快，重點工程建設(shè)項目接二連三。企業(yè)檔案館在重點工程項目建設(shè)中機遇和挑戰(zhàn)并存。企業(yè)工程建設(shè)項目檔案是企業(yè)檔案館檔案信息資源建設(shè)的重點，通常也是個難點。收集難、歸檔難、整編難、數(shù)字化難……

江西銅業(yè)集團公司__冶煉廠（以下簡稱貴冶）建廠以來的二十幾年間，一、二、三期和新30萬噸銅冶煉等國家重點工程建設(shè)緊鑼密鼓,1542、富氧工程、亞砷酸工程、凈液挖潛、電爐廢渣回收銅資源循環(huán)再利用等多項技改工程穿插其間。貴冶工程建設(shè)檔案管理始終被作為一項重要工作，與工程建設(shè)同步進行、同步發(fā)展，既建了一流工程，又創(chuàng)了一流檔案。這些成績的得來，有賴于該企業(yè)檔案部門在重點工程檔案管理中的準確角色定位。角色定位的成功，帶來觀念的變革，引發(fā)主動服務(wù)，開創(chuàng)出重點工程檔案管理的全新局面。

一、制度化管理的推動者

制度是做好工程項目檔案管理的有力保證。在工程建設(shè)過程中應(yīng)該始終注重項目檔案管理制度的建立和完善。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國家重點建設(shè)項目檔案驗收辦法》等國家檔案工作法律法規(guī)精神，建立文件材料歸檔制度、檔案人員崗位責任制及檔案收集、整理、保管、借閱、保密等一系列管理制度，為做好工程項目檔案管理工作提供制度保障。制度很必要。但誰來制定、誰來執(zhí)行、誰來監(jiān)督呢？企業(yè)重點工程建設(shè)單位工作重點肯定在工程建設(shè)本身，檔案工作“說起來重要、忙起來不要”的情況依然或多或少存在，能在工程建設(shè)過程中主動建立和完善檔案管理制度的還不多見，另外，在檔案專業(yè)知識方面一般不太豐富。企業(yè)檔案部門與重點工程建設(shè)單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業(yè)但一般沒有直接的隸屬關(guān)系。檔案部門單方面制定制度不具有約束力，也談不上執(zhí)行。企業(yè)檔案部門在工程建設(shè)項目檔案制度化管理中就無所作為了嗎？答案當然是否定的。貴冶檔案部門把自身定位為制度化管理的倡導(dǎo)者，從而推動工程建設(shè)項目檔案管理實現(xiàn)制度化。

《貴冶二期工程檔案管理辦法和要求》、《貴冶二期工程文件材料形成積累與歸檔審核責任制》、《關(guān)于做好二期工程隨機資料歸檔的通知》、《二期工程交工資料及編制竣工圖的質(zhì)量要求》、《貴冶三期工程檔案管理細則》、《三期項目經(jīng)理部工程項目建設(shè)檔案資料管理辦法》、《貴冶新30萬噸銅冶煉工程檔案管理細則》等一系列具有較強針對性的項目檔案管理制度就是在貴冶檔案科的倡導(dǎo)和介入下得以及時制定、頒布執(zhí)行和發(fā)揮制度保證作用的。貴冶檔案部門在每項工程建設(shè)初期均及時與建設(shè)單位溝通，對工程項目檔案管理制度建設(shè)提出建議和指導(dǎo)，并積極參與項目檔案管理制度的制定和完善。建設(shè)初期檔案部門建議和指導(dǎo)檔案管理制度建設(shè)，避免了工程建設(shè)熱火朝天、檔案管理無人問津一頭冷一頭熱狀況出現(xiàn)。檔案部門參與制度的制定和完善，保證了制度的科學性、專業(yè)性和針對性，提高了執(zhí)行效果。

二、程序化管理的堅持者

工程項目檔案管理是工程建設(shè)的重要組成部分，將檔案工作與建設(shè)程序有機地結(jié)合起來并與時俱進對工程項目檔案的規(guī)范管理起著重要作用。貴冶1996年曾全面推行程序化管理，對全廠38個機關(guān)科室258項管理制定了工作程序。__項目經(jīng)理部也制定了工程招標、設(shè)計及設(shè)計變更管理、施工現(xiàn)場簽證管理、隱蔽工程驗收管理、試車管理、工程項目竣工驗收管理、文件資料管理等38個工作程序，涵蓋外事、辦公、財務(wù)、計劃、設(shè)備、工程等建設(shè)領(lǐng)域所有工作環(huán)節(jié)。廠檔案部門要求這38項工作程序的最后一環(huán)均為“文件材料歸檔”。這些工作程序的建立和有效運行為貴冶工程項目文件材料的形成積累和收集歸檔提供了程序化的操作指導(dǎo)。同時針對新情況，及時在相關(guān)程序中增加了工程監(jiān)理環(huán)節(jié)，并將工程監(jiān)理作為工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)加以強調(diào)，此舉為工程質(zhì)量和檔案的準確性提供了有力的保證，取得了良好的效果。貴冶檔案館在文件材料歸檔工作程序和檔案整編工作程序的基礎(chǔ)上增加了檔案數(shù)字化管理工作程序，為工程檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理提供了有效的作業(yè)指導(dǎo)。工程檔案管理能有條不紊地順利開展是貴冶檔案部門長期不懈地堅持程序化管理并保持管理程序與時俱進的努力結(jié)果。

三、數(shù)字化管理的耕耘者

檔案管理數(shù)字化是信息時代檔案工作的一個重要特點，工程項目檔案數(shù)字化是工程檔案管理的一項重要內(nèi)容。當前，紙質(zhì)檔案依然是工程項目檔案的主體。貴冶工程項目檔案絕大部分為紙質(zhì)，要實現(xiàn)數(shù)字化絕大部分需要通過掃描或數(shù)碼成像等設(shè)備進行轉(zhuǎn)化。貴冶工程項目檔案在建設(shè)單位只是短暫停留，貴冶檔案管理部門才是工程項目檔案的最終歸屬。指望工程項目建設(shè)單位開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換既不現(xiàn)實，也難以操作。貴冶檔案管理部門自然成了項目檔案數(shù)字化管理的主力軍。

貴冶檔案部門在管理好工程建設(shè)項目紙質(zhì)檔案的同時，將工程項目檔案電子化作為檔案信息資源建設(shè)的一項重要工作。1999年廠領(lǐng)導(dǎo)和工程建設(shè)項目經(jīng)理部大力支持檔案現(xiàn)代化管理，為檔案部門配置了部門級網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)光盤庫、a0工程圖紙掃描儀和繪圖儀、多臺pc機網(wǎng)絡(luò)工作站、普通掃描儀、打印機等一系列網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，配置了thams20__檔案管理、圖紙?zhí)幚淼榷喾N軟件，建成了貴冶檔案信息系統(tǒng)。此后檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備設(shè)施和管理軟件得到不斷更新和升級。貴冶檔案管理信息系統(tǒng)通過fddi光纖環(huán)網(wǎng)接入貴冶主網(wǎng)，是貴冶主網(wǎng)的一個重要子網(wǎng)。在開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的同時，不斷加強檔案管理。他們首先對工程紙質(zhì)檔案采取了一序列優(yōu)

化管理措施。工程建設(shè)過程中，檔案館工作人員多次深入建設(shè)單位檢查應(yīng)歸檔文件的完整、規(guī)范情況，對不規(guī)范或不耐久文件材料提出整改意見，對整改不合格的文件材料不予接收進館。對已歸檔進館的文件材料，嚴格按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》進行科學分類、組卷。在分類組卷的同時完成案卷條目信息錄入和文件級條目信息錄入工作，并利用清華紫光檔案管理系統(tǒng)自動生成案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表以及分類目錄等多種檢索工具并全部實現(xiàn)計算機打印。目前貴冶一、二、三期工程項目檔案都實現(xiàn)了案卷級和文件級條目錄入。對二期工程和三期工程全部竣工圖和部分設(shè)備檔案利用a0工程圖紙掃描儀將其掃描轉(zhuǎn)換成電子圖像，再經(jīng)工程圖紙?zhí)幚碥浖艋瘔嚎s后全文存入檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以備查詢和使用。全部電子文件都與檔案數(shù)據(jù)庫成功掛接。貴冶工程檔案管理實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案整編與檔案網(wǎng)絡(luò)化管理有機結(jié)合，完全改變了人抄的傳統(tǒng)管理方式，工作效率大幅提高，紙質(zhì)檔案案卷質(zhì)量得到大幅度優(yōu)化。貴冶工程項目大部分檔案成功實現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可多途徑檢索，廠內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)用戶均可網(wǎng)絡(luò)瀏覽檔案全文。四、關(guān)口前移式管理的創(chuàng)新者

按照da/t28-20__《國家重大工程建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，建設(shè)單位負責工程在建過程中的檔案管理，工程使用單位檔案部門是工程項目經(jīng)國家驗收后檔案移交的接收單位。工程使用單位檔案部門是坐等移交接收還是主動出擊對項目檔案管理具有非常重要的意義。鐵路警察各管一段，建設(shè)單位與工程使用單位檔案部門溝通少，很多問題就可能得不到及時發(fā)現(xiàn)，等發(fā)現(xiàn)后又錯過了最佳補救時機，將會造成無法估量的損失。要做好工程項目檔案工作，工程使用單位檔案部門關(guān)口前移非常重要。所謂關(guān)口前移也就是工程使用單位的檔案管理部門摒棄坐等移交接收的思想，主動介入工程建設(shè)全過程，將重點工程檔案意識強化、制度化管理、標準化管理、收集整編等質(zhì)量控制關(guān)口前移到工程設(shè)計、施工、建設(shè)、監(jiān)理等工程建設(shè)整個過程之中。

第8篇：財務(wù)檔案管理細則范文

檔案載錄了企業(yè)始建至發(fā)展歷程中的點點滴滴，而科學、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠為企業(yè)文件查閱與利用帶來極大便利，使得企業(yè)檔案管理水平切實提高，同時也為其未來發(fā)展提供了強大的資源支撐。由此，展開對其管理效能的研究與分析，具有一定現(xiàn)實意義。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的職能意義

檔案管理工作內(nèi)容包含了記錄企業(yè)上下、生產(chǎn)前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關(guān)財政收入和支出的財務(wù)檔案；行政文書和企業(yè)印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案；工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；記錄相關(guān)產(chǎn)品研究資料的研發(fā)檔案等。一言蔽之，檔案資料載錄著企業(yè)發(fā)展的各個印記，是企業(yè)展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應(yīng)對新挑戰(zhàn)的咨詢手冊，也是制定未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。同時，每一檔案都各有其收錄與管轄范圍，且中心內(nèi)容已各不相同，但卻都與企業(yè)發(fā)展與運作密不可分，必須予以高度重視，采取規(guī)范化管理，借以嚴謹?shù)陌l(fā)展觀推動企業(yè)檔案管理整體水平的提高。

二、企業(yè)檔案管理工作中常見問題

結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作過程中的常見問題主要集中在下述幾方面：其一，是檔案利用方面。由于社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，社會改革不斷推進，從而衍生出社會各界對檔案的要求亦不斷提高，因此企業(yè)在檔案收集工作中遇到的問題越來越明顯，尤其檔案收集與利用之間脫節(jié)嚴重。例如，企業(yè)在進行運營或執(zhí)行方案研討時，通常較少、甚至從不在以前存留下的類同檔案，或是已探討的檔案中尋找方案或依據(jù)，由此導(dǎo)致大量事宜進行重復(fù)研究，不僅在人力、物力與財力上造成了浪費，同時亦有礙于方案的及時執(zhí)行，從而影響單位整體運作。其二，是隊伍建設(shè)方面。隨著檔案管理信息化程度不斷縱深發(fā)展，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。但大多企業(yè)在市場經(jīng)濟的調(diào)控和競爭之下，一直都將發(fā)展戰(zhàn)略重點投放在經(jīng)營上，對待檔案管理工作的態(tài)度普遍徘徊在一種“可有可無”的形態(tài)中，導(dǎo)致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業(yè)培訓(xùn)而致使業(yè)務(wù)能力無法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需求。

三、完善企業(yè)檔案規(guī)范化管理的工作策略

（一）健全檔案歸檔制度規(guī)范。檔案規(guī)范化管理是企業(yè)檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權(quán)衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應(yīng)對檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)作出明確的分工指引，如具體的工作細則、詳細的管理要求、人性化的獎懲措施、完善的應(yīng)急預(yù)案等。此外，還應(yīng)對檔案的復(fù)印、備份以及保密等手續(xù)予以嚴格限定，以提高檔案管理人員的警惕性，降低工作失誤風險。

（二）提高管理隊伍素質(zhì)。因檔案資料收集與管理是一項專業(yè)性較強的工作，新上崗的人員必須接受一定時期實習才能完全勝任，對此，企業(yè)要根據(jù)檔案管理工作實際，配備相應(yīng)的檔案收集人員，并確保其工作相對穩(wěn)定，以為企業(yè)檔案管理工作的長足穩(wěn)定儲備人才資源。工作實踐亦證明，保障企業(yè)檔案收集人員工作的連續(xù)性與穩(wěn)定性，不僅有利于企業(yè)對檔案管理隊伍的培養(yǎng)，更有助于檔案管理人員工作效能的發(fā)揮。

（三）加快檔案的信息化建設(shè)。企業(yè)應(yīng)廣泛借鑒其他企企業(yè)先進的管理經(jīng)驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，結(jié)合企業(yè)實際情況與經(jīng)濟實力合理適度的引入相關(guān)先進設(shè)備，對以往紙質(zhì)檔案全面以電子文檔形式收編歸檔，并同步設(shè)置電子檢索功能。但需要注意的是，推廣信息化管理的同時，必須警惕信息技術(shù)的“利弊同在性”，即在享受信息技術(shù)為檔案管理帶來的便捷時，必須強化網(wǎng)絡(luò)安保措施，防止電子檔案遭受病毒漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊取等技術(shù)攻擊。

第9篇：財務(wù)檔案管理細則范文

一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌嫏n案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。

二是紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。

三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學習。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標準，更談不上科學管理。

四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只強調(diào)會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應(yīng)強化以下方面工作：

一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。

二要加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員崗前培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。