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關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì) 電算化 管理
1 當(dāng)前會(huì)計(jì)管理存在的問題
1.1 一些單位管理者及財(cái)會(huì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)不到位。一些企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。沒有認(rèn)識(shí)到開展會(huì)計(jì)電算化是當(dāng)今信息化時(shí)展的趨勢(shì),是管理現(xiàn)代化的需要。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作進(jìn)入信息化的基礎(chǔ),實(shí)質(zhì)上也是生產(chǎn)方式的轉(zhuǎn)變,是一種先進(jìn)的生產(chǎn)力,是企業(yè)決策的重要依據(jù),是會(huì)計(jì)技術(shù)和財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的切入點(diǎn)。由于管理者對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)水平的局限,致使會(huì)計(jì)人員的法制觀念淡漠,有法不依。新《會(huì)計(jì)法》對(duì)會(huì)計(jì)人員的行為規(guī)范作了較詳盡的規(guī)定,但長期以來經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的法制不夠健全和完善,由此造成會(huì)計(jì)人員法制觀念淡薄,在工作中就造成對(duì)每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理不夠嚴(yán)謹(jǐn),隨意性大,再加上一些企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不懂《會(huì)計(jì)法》,為追求個(gè)人或小團(tuán)體的利益,不惜一切代價(jià),弄虛作假,逃避國家有關(guān)法規(guī)和紀(jì)律的監(jiān)督,而會(huì)計(jì)人員又受單位負(fù)責(zé)人的聘任和管理,在工作中很難堅(jiān)持原則和履行會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能。又由于一些財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)計(jì)電算化認(rèn)識(shí)不清,對(duì)會(huì)計(jì)電算化管理很陌生,只習(xí)慣于手工記賬的管理。尤其對(duì)會(huì)計(jì)電算化的保密性、安全性存在空白,因而對(duì)會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)可靠性發(fā)生質(zhì)疑,造成不會(huì)管、不敢管的混亂局面。
1.2 會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)管理工作薄弱。會(huì)計(jì)電算化雖然在很大程度上減輕了會(huì)計(jì)人員的工作量,但同時(shí)也增加了操作人員和系統(tǒng)維護(hù)人員等工作人員,帶來了許多新的要求,提出了許多新的問題。由于受傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理方式的影響,目前我國會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的管理還存在著一些不足,一是會(huì)計(jì)人員非專業(yè)化現(xiàn)象普遍存在,會(huì)計(jì)工作僅停留在記賬、算賬、報(bào)賬的淺層次上,難以做到合理、合法;二是財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理薄弱,如財(cái)務(wù)制度不健全,不少單位沒有嚴(yán)格的管理制度或有章不循,使得會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不能正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)。由于基礎(chǔ)工作薄弱,建立在此基礎(chǔ)上的會(huì)計(jì)電算化管理就出現(xiàn)一些問題,導(dǎo)致手工與計(jì)算機(jī)并行操作時(shí)間過長,增加了會(huì)計(jì)人員的工作量。
1.3 缺乏會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才。由于會(huì)計(jì)電算化涉及到會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專業(yè)知識(shí),在崗的會(huì)計(jì)人員雖經(jīng)過計(jì)算機(jī)等級(jí)培訓(xùn),但與實(shí)際計(jì)算機(jī)管理與應(yīng)用要求的水平還有較大差距。一是會(huì)計(jì)人員知識(shí)不全面。許多年齡較大的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)比較熟悉,但對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)了解有限,而年輕人則相反。要使得計(jì)算機(jī)知識(shí)和會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)有機(jī)結(jié)合,還有待時(shí)日。二是計(jì)算機(jī)培訓(xùn)教材老化。計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展快,知識(shí)更新周期短,僅幾年時(shí)間速度就提高了幾十倍。軟件操作系統(tǒng)的變化也非???。而現(xiàn)在教材所介紹的知識(shí)陳舊,多是幾年前的,實(shí)用性不強(qiáng),經(jīng)過這樣培訓(xùn)并通過考試的會(huì)計(jì)人員實(shí)際操作能力難以適應(yīng)計(jì)算機(jī)新技術(shù)的發(fā)展。
2 會(huì)計(jì)管理規(guī)范性措施分析
2.1 提高財(cái)會(huì)人員整體素質(zhì),建設(shè)一支會(huì)計(jì)、計(jì)算機(jī)和管理三者皆知的復(fù)合型人才隊(duì)伍,是會(huì)計(jì)電算化規(guī)范性建設(shè)中首要的工作。要樹立以財(cái)會(huì)人員為中心,提高財(cái)會(huì)人員整體素質(zhì)的思想。經(jīng)濟(jì)全球化要求會(huì)計(jì)人員知識(shí)不斷更新,要加大對(duì)會(huì)計(jì)人員繼續(xù)教育的培訓(xùn),使會(huì)計(jì)人員不斷學(xué)習(xí)、更新會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)和相關(guān)知識(shí),努力提高自身的綜合素質(zhì),使會(huì)計(jì)人員成為熟悉政策、精通業(yè)務(wù)、懂法守法的合格專業(yè)人才,會(huì)計(jì)、計(jì)算機(jī)和管理三者皆知的復(fù)合型人才。加大對(duì)“復(fù)合型”會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)力度,特別是對(duì)會(huì)計(jì)電算化管理人員的培訓(xùn)工作要經(jīng)常性進(jìn)行,進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流,使培訓(xùn)收到實(shí)效。只有普及型的速成人才培訓(xùn),難以提高會(huì)計(jì)電算化的水平。應(yīng)在吸納高校會(huì)計(jì)電算化畢業(yè)新生的同時(shí),選拔具有一定計(jì)算機(jī)知識(shí)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)骨干到高校進(jìn)修計(jì)算機(jī)專業(yè)。這樣新老結(jié)合、高中低結(jié)合的會(huì)計(jì)電算化人才隊(duì)伍就會(huì)形成,從而有效地推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范性建設(shè)。
2.2 建立健全一整套會(huì)計(jì)電算化模式下的規(guī)章制度。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化過程中,只有建立健全一整套會(huì)計(jì)電算化模式下的規(guī)章制度,才能形成良好的內(nèi)控環(huán)境。建立健全一整套會(huì)計(jì)電算化模式下的規(guī)章制度應(yīng)遵循以下原則:一是不兼容權(quán)限分離原則。即對(duì)會(huì)計(jì)電算化權(quán)限嚴(yán)格控制,凡上機(jī)操作人員必須經(jīng)過授權(quán),禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員接觸或操作計(jì)算機(jī),非計(jì)算機(jī)操作人員不允許任意進(jìn)入機(jī)房,系統(tǒng)應(yīng)有拒絕錯(cuò)誤操作的功能。二是相互制約原則。加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制,明確管理人員、操作人員、維護(hù)人員的職責(zé)范圍。三是安全、保密原則。安全主要是對(duì)軟硬件、文檔的安全檢查保障控制。保密主要是建立設(shè)備設(shè)施安全措施、檔案保管安全控制、聯(lián)機(jī)接觸控制等;使用偵測(cè)裝置、防偽措施和系統(tǒng)監(jiān)控等;規(guī)定建立備份或副本的數(shù)量和時(shí)間,以及由誰建立和由誰負(fù)責(zé)保管,當(dāng)系統(tǒng)被破壞需要恢復(fù)時(shí),應(yīng)先經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,不允許輕率地進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)工作,以防止利用系統(tǒng)恢復(fù)時(shí)修改系統(tǒng)。四是內(nèi)部防范原則。主要解決個(gè)人壟斷現(xiàn)象以及對(duì)系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問題。所有這些都是制定會(huì)計(jì)電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問題。
2.3 規(guī)范會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制。規(guī)范會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制是會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行的保證。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行按內(nèi)容劃分為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)采集、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理和會(huì)計(jì)信息輸出。一是數(shù)據(jù)采集管理規(guī)范性。數(shù)據(jù)采集是指將計(jì)算機(jī)加工處理的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行手工準(zhǔn)備的過程。為確保系統(tǒng)提供會(huì)計(jì)信息的正確、可靠、道德、規(guī)范,必須做到以下幾點(diǎn):
首先,所有憑證不論是手工編制的還是機(jī)制的都要有操作人員、財(cái)務(wù)主管共同簽章后才能進(jìn)入有關(guān)賬戶。其次,錄入的會(huì)計(jì)憑證除手工應(yīng)有的信息如摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、經(jīng)手人、審核等外,還應(yīng)包括科目代碼等。為便于計(jì)算機(jī)的識(shí)別處理和提高運(yùn)行速度,編制代碼工作也是一項(xiàng)不容忽視的基礎(chǔ)工作。編制代碼時(shí)要注意它的惟一性、有效性和可擴(kuò)展性,錄入科目時(shí)是以代碼的形式錄入因此代碼輸錯(cuò)則輸出的自然也是錯(cuò)誤信息,所以要特別注意。再次,要對(duì)憑證分批記錄張數(shù)及數(shù)量金額總數(shù),防止已編憑證的丟失或插入未經(jīng)授權(quán)的憑證或未經(jīng)授權(quán)隨意改動(dòng)有關(guān)數(shù)據(jù)等問題。再次,建立工作日志,詳細(xì)記錄憑證編制日期、經(jīng)手人、憑證傳送的手續(xù)和時(shí)間。二是數(shù)據(jù)處理機(jī)制規(guī)范性。手工操作可隨時(shí)結(jié)賬,計(jì)算機(jī)則是分批進(jìn)行處理的,而且數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)是以二進(jìn)制代碼形式,數(shù)據(jù)記錄具有不可見性,數(shù)據(jù)修改也不留痕跡,中間處理是不可見的“暗箱操作”。所以首先要加強(qiáng)接觸控制,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)行越權(quán)操作,嚴(yán)格密碼權(quán)限管理。其次,應(yīng)設(shè)置必要的稽核檢查。再次,做好工作日志,以防止數(shù)據(jù)被非法篡改。三是會(huì)計(jì)信息輸出管理規(guī)范性。輸出是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的最終結(jié)果,如賬簿、報(bào)表。為確保計(jì)算機(jī)輸出及時(shí)、安全地送到有權(quán)使用者手中,可建立輸出文件分送清單,設(shè)專人負(fù)責(zé)傳送,設(shè)置工作日志等。由于會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)信息是以各種數(shù)據(jù)文件形式記錄在磁性介質(zhì)中,這些是肉眼看不見的,很容易被刪除或由于誤操作等諸多原因而使文件丟失,因此,應(yīng)制定備份制度,對(duì)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行日備份、月備份,并按財(cái)政部規(guī)定的檔案管理辦法由專人負(fù)責(zé)歸檔,做好防磁、防火、防潮、防塵工作,防止磁性介質(zhì)損失,保證各種檔案的安全與保密,保證檔案得到合理、有效利用。
2.4 進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)電算化的配套法規(guī),制定與會(huì)計(jì)電算化有關(guān)的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和審計(jì)準(zhǔn)則。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及與財(cái)務(wù)軟件功能的不斷增加,應(yīng)針對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作出現(xiàn)的新問題,對(duì)現(xiàn)有的相關(guān)法規(guī)做進(jìn)一步補(bǔ)充和完善,通過準(zhǔn)則類法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)電算化做進(jìn)一步約束,規(guī)范在會(huì)計(jì)電算化情況下的會(huì)計(jì)工作,細(xì)化對(duì)商品化軟件的評(píng)審規(guī)定,杜絕軟件的非法功能,使會(huì)計(jì)電算化工作走上規(guī)范化的道路。
會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)往來的真實(shí)歷史記錄,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。電算化會(huì)計(jì)檔案廣義上指存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的各種憑證、賬簿、報(bào)表和程序的存貯介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料,同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證等。狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案是指保存在磁盤、可讀寫光盤等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)檔案的查找利用,均可在計(jì)算機(jī)上完成。
電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容
1、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。指從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)檔案,包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等,也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等其他類檔案。
2、非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。指包括計(jì)算機(jī)硬盤磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫。
3、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案。包括計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)型號(hào)、存儲(chǔ)空間和外部設(shè)備類型及其增減變化;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號(hào);財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào),與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料。
電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
1、會(huì)計(jì)電算化檔案比本文由收集整理傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。除了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外,還包含了電子資料和電子數(shù)據(jù)。
2、電算化會(huì)計(jì)檔案保存時(shí)間短,對(duì)環(huán)境的依賴性強(qiáng)受質(zhì)量、溫度濕度、光和空氣、磁場(chǎng)等因素的影響較大,易受破壞。電子文件載體材料的壽命一般為5—10年。
3、檔案有特定的格式,電算化會(huì)計(jì)檔案是在經(jīng)過計(jì)算機(jī)定的編制好的程序軟件環(huán)境下進(jìn)行處理,產(chǎn)生會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料,這樣會(huì)計(jì)檔案從會(huì)計(jì)分錄,到科目匯總表,賬簿都有特定的格式。不同的會(huì)計(jì)軟件或者同個(gè)軟件的不同版本所導(dǎo)出的會(huì)計(jì)檔案可能具有不相同的格式。
4、電算化會(huì)計(jì)檔案便于管理、分析,可迅速的獲得所需結(jié)果。通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作會(huì)計(jì)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享,無紙化查閱和方便快捷的目的,更節(jié)約了辦公成本,有利于專業(yè)管理,提高了工作效率和工作質(zhì)量。
5、電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改,且不留痕跡,其原始性、真實(shí)性易于破壞。電子文件檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中一經(jīng)被改動(dòng),如未作備份,原來檔案就被覆蓋,內(nèi)容很難被識(shí)別;另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,也使電子文件信息檔案的安全受到嚴(yán)重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實(shí)性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認(rèn)。
6、電算化會(huì)計(jì)檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境中才可以使用。在無特
轉(zhuǎn)貼于
定的平臺(tái)電算化會(huì)計(jì)檔案則無法打開,這樣電算化會(huì)計(jì)檔案就失去利用價(jià)值。
會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題
1、對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視不夠。沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案設(shè)置專員管理使得會(huì)計(jì)檔案的裝訂,歸檔都由不同人員完成,工作的分散就使得會(huì)計(jì)檔案的管理工作達(dá)不到基本的操作規(guī)范,檔案在移交給管理機(jī)構(gòu)時(shí)往往只移交紙質(zhì)檔案,而不是紙質(zhì)文檔與電子文檔同步歸檔,影響了檔案的整體性,未能達(dá)到電算化檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
2、缺乏計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)人才。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題,目前會(huì)計(jì)檔案管理主要有會(huì)計(jì)人員兼任,他們掌握熟練的財(cái)會(huì)專業(yè)知識(shí),但是欠缺計(jì)算機(jī)的日常維護(hù)技能,一旦計(jì)算機(jī)及服務(wù)器出現(xiàn)故障,就會(huì)造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失,給單位帶來無法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。
3、會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。實(shí)行電算化以來,會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本越來越多,為了更好更有效地管理會(huì)計(jì)電算化檔案,使其發(fā)揮更大的作用,就必須形成一套科學(xué)實(shí)用的管理制度,包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等內(nèi)容,以使相關(guān)管理制度常規(guī)化和規(guī)范化。同時(shí),財(cái)務(wù)軟件也在不斷升級(jí),與之前的電子檔案可能出現(xiàn)不兼容現(xiàn)象,嚴(yán)重影響對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理
建議和措施
1、加大軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入。選擇功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化會(huì)計(jì)軟件,強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,定期維護(hù),避免因安全問題導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人惡意修改。定期檢測(cè)已歸檔的電算化會(huì)計(jì)檔案,及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份防止磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致電子檔案的丟失或不完整。完善硬件設(shè)施建設(shè),提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉庫。
2、加強(qiáng)防范,確保檔案安全。會(huì)計(jì)檔案是單位的重要資料,不得隨意觀看。因此應(yīng)用會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)不應(yīng)直接連接互聯(lián)網(wǎng),如果單位實(shí)行會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化管理,一定做好內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離,確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不受外部的影響,保證會(huì)計(jì)檔案的安全??刹扇〉拇胧┌ǎ涸趩挝粌?nèi)部設(shè)置防火墻,安裝信息網(wǎng)關(guān)和安全路由器,設(shè)計(jì)授權(quán)和身份認(rèn)證系統(tǒng),進(jìn)行信息加密,加強(qiáng)安全監(jiān)測(cè)預(yù)警系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控等。
3、提高電算化會(huì)計(jì)檔案保管人員素質(zhì)。由于會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛具有專業(yè)性和嚴(yán)密性的特點(diǎn),所以要求檔案管理人員不僅要有會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí),還必須具備電算化、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識(shí),具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。應(yīng)該針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高他們的專業(yè)技能和責(zé)任心。以便加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理,為電算化會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、安全化管理提供保障。
4、完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度。要按照《電子文件歸檔和管理規(guī)范》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,建立健全電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責(zé)任制,并依據(jù)各單位具體的會(huì)計(jì)電算化實(shí)際情況來制定相應(yīng)的檔案管理制度。明確檔案管理人,專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。
一、研究企業(yè)會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)的必要性
企業(yè)會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的順利實(shí)施有一定的影響,研究企業(yè)會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)具有重要的意義,也有其研究的必要性,具體如下:
1。保證財(cái)會(huì)信息的真實(shí)性和可靠性。財(cái)會(huì)信息的真實(shí)與否、可靠與否,關(guān)系著企業(yè)財(cái)會(huì)信息質(zhì)量的高低,間接關(guān)系著企業(yè)內(nèi)部管理人員以及各外部利益相關(guān)者的利益,會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施在一定程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的某些缺陷,但其還存在著諸多風(fēng)險(xiǎn)。比如由于種種原因存在著相關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)的篡改風(fēng)險(xiǎn),而且篡改之后不留痕跡,這就需要企業(yè)降低會(huì)計(jì)電算化實(shí)施導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn),以保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。因此,有必要對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行相關(guān)研究,以便為各個(gè)利益相關(guān)者提供更加真實(shí)、可靠的決策信息。
2。保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全完整。企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全完整需要有效的監(jiān)督機(jī)制,這充分應(yīng)用了企業(yè)的監(jiān)督職能。企業(yè)主要通過完善內(nèi)部控制制度來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全的有效監(jiān)督,會(huì)計(jì)電算化實(shí)施之后,電腦病毒的侵害以及財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)備份的缺失等均會(huì)導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的丟失,進(jìn)而影響企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全完整。因此,降低企業(yè)會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)勢(shì)在必行,有必要對(duì)其進(jìn)行相關(guān)研究,為企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全完整提供保障。
3。保證財(cái)務(wù)活動(dòng)符合財(cái)會(huì)法律法規(guī)的相關(guān)要求。企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)只有在符合相關(guān)財(cái)務(wù)法律法規(guī)的要求下開展,才能得以順利進(jìn)行。建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度能保障企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的順利進(jìn)行,而且能有效防范財(cái)會(huì)人員的違法操作活動(dòng),然而,會(huì)計(jì)電算化實(shí)施后,各項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范尚不完善,仍需進(jìn)一步完善相關(guān)法律法規(guī),指導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化的順利實(shí)施。
4。 符合企業(yè)自身健康持續(xù)發(fā)展的需要。企業(yè)自身若能持續(xù)健康發(fā)展,不僅來自自身對(duì)盈利能力的關(guān)注,還來自企業(yè)對(duì)其他各方面因素的綜合考慮,而且還應(yīng)密切關(guān)注企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展能力,也就是說,企業(yè)要持續(xù)健康發(fā)展就必須關(guān)注影響企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的各方面因素,企業(yè)會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)即是影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的其中一方面。因此,對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)的研究也就非常有必要了。
二、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化存在的主要風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中,由于計(jì)算機(jī)技術(shù)本身的缺陷以及會(huì)計(jì)電算化充分實(shí)施的客觀條件的缺乏,這使得企業(yè)會(huì)計(jì)電算化存在著諸多風(fēng)險(xiǎn),主要風(fēng)險(xiǎn)有以下幾方面:
1。選購會(huì)計(jì)電算化軟件方面的風(fēng)險(xiǎn)。我國對(duì)會(huì)計(jì)電算化軟件的選購環(huán)節(jié)尚沒有有效的法規(guī)制約,軟件流通環(huán)節(jié)也沒有嚴(yán)格的市場(chǎng)準(zhǔn)入制度。因此,市場(chǎng)上的會(huì)計(jì)電算化軟件多種多樣,質(zhì)量參差不齊,許多小企業(yè)甚至將開發(fā)的低質(zhì)量軟件運(yùn)用自身的價(jià)格低廉的優(yōu)勢(shì)吸引客戶購買,損害了客戶的利益。而往往許多企業(yè)在選購會(huì)計(jì)電算化相關(guān)軟件時(shí),購買沒有質(zhì)量保證的企業(yè)提供的會(huì)計(jì)電算化軟件,對(duì)軟件及其后續(xù)服務(wù)缺乏質(zhì)量保障。
2。會(huì)計(jì)電算化軟件開發(fā)和設(shè)計(jì)中存在的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在開發(fā)設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)電算化軟件過程中,研發(fā)人員由于考慮因素不夠全面,考慮不夠周密,導(dǎo)致實(shí)際開發(fā)設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)電算化軟件與實(shí)際工作情況不能完全一致,對(duì)會(huì)計(jì)電算化的順利實(shí)施帶來了極大的風(fēng)險(xiǎn)。
3。財(cái)會(huì)人員操作不規(guī)范造成的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)財(cái)會(huì)人員很多是在經(jīng)過短期的會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)之后就上崗工作的,其對(duì)會(huì)計(jì)電算化的知識(shí)掌握不夠熟練,基本操作也比較生疏,對(duì)于計(jì)算機(jī)的軟硬件知識(shí),尤其是計(jì)算機(jī)的維護(hù)和管理的知識(shí)了解不夠,更不用說企業(yè)財(cái)會(huì)人員對(duì)于出現(xiàn)的計(jì)算機(jī)相關(guān)問題的處理,另外,由于財(cái)會(huì)人員的操作不當(dāng)所導(dǎo)致的計(jì)算機(jī)硬盤的燒毀、數(shù)據(jù)的丟失等更是很難解決;企業(yè)很難將計(jì)算機(jī)知識(shí)和財(cái)會(huì)相關(guān)知識(shí)很好地融合在一起。因此,財(cái)會(huì)人員業(yè)務(wù)操作不規(guī)范所導(dǎo)致的各種風(fēng)險(xiǎn),嚴(yán)重阻礙了會(huì)計(jì)電算化的順利實(shí)施,對(duì)企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展也產(chǎn)生的重大影響,不利于企業(yè)價(jià)值最大化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
4。企業(yè)管理規(guī)范不完善造成的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的順利實(shí)施需要現(xiàn)代化的管理工具,還需要完善的內(nèi)部控制制度,但根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況,企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的作用不僅沒有充分發(fā)揮,而且會(huì)計(jì)電算化管理功能不能有效利用,還會(huì)導(dǎo)致不法分子進(jìn)行非法操作,使企業(yè)的財(cái)產(chǎn)更容易流失;會(huì)計(jì)電算化操作更改的無痕跡的特點(diǎn),使得非法操作難易察覺,加大了安全防范的風(fēng)險(xiǎn);另外,在會(huì)計(jì)信息化條件下,企業(yè)的內(nèi)部控制非常薄弱,財(cái)會(huì)信息數(shù)據(jù)的安全性降低,這嚴(yán)重阻礙了企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的順利實(shí)施。另外,企業(yè)內(nèi)控中存在的風(fēng)險(xiǎn)諸如不同職務(wù)相互兼任、崗位分工不明所導(dǎo)致的責(zé)任不明等均能阻礙企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的順利實(shí)施。
5。不可預(yù)測(cè)和不可控制的風(fēng)險(xiǎn)。不正常的程序操作以及偶然斷電引發(fā)的故障,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的磁盤遭到破壞以及計(jì)算機(jī)病毒的侵害,黑客的惡意攻擊,均會(huì)破壞程序正常執(zhí)行及數(shù)據(jù)的完整,導(dǎo)致財(cái)會(huì)信息的不完整、不真實(shí)或不可靠,對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理人員以及各個(gè)外部利益相關(guān)者造成無法彌補(bǔ)的損失,最終使公司面臨破產(chǎn)清算的境地。
三、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化風(fēng)險(xiǎn)的防范措施
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;電氣工程;運(yùn)用研究
會(huì)計(jì)電算化就是一種完成會(huì)計(jì)核算操作任務(wù)的手段,依靠一個(gè)用計(jì)算機(jī)替代人工記賬、算賬、報(bào)賬,同時(shí)對(duì)部分由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析、判斷和利用的過程。電氣工程的項(xiàng)目需要運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化的手段,合理的對(duì)電氣工程項(xiàng)目進(jìn)行核算。與國際比較,我國的會(huì)計(jì)電算化正處于實(shí)施階段向管理信息系統(tǒng)階段發(fā)展,并進(jìn)一步朝管理型網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。
一、會(huì)計(jì)電算化在電氣工程項(xiàng)目中實(shí)際應(yīng)用現(xiàn)狀
目前會(huì)計(jì)電算化在電氣工程項(xiàng)目中有廣泛的應(yīng)用,是根據(jù)電算化核算的一般程序進(jìn)行:會(huì)計(jì)科目設(shè)置到基礎(chǔ)檔案設(shè)置再到期初余額錄入。會(huì)計(jì)科目設(shè)置需要認(rèn)識(shí)到各個(gè)科目的屬性,也就是按照個(gè)人及部門的實(shí)際花費(fèi)在項(xiàng)目上做來往帳,可以將項(xiàng)目和分公司進(jìn)行有效的分開。根據(jù)冶金工業(yè)新建、擴(kuò)建及技術(shù)改造工程中的工程量清單數(shù)額,可以將電器、儀表燈材料的工程清單進(jìn)行編制和計(jì)算。
二、會(huì)計(jì)電算化在電氣工程項(xiàng)目中存在的問題及原因分析
管理水平低,管理規(guī)范跟不上系統(tǒng)發(fā)展,在傳統(tǒng)的手工核算模式下,電氣工程項(xiàng)目公司需要委派會(huì)計(jì)核算施工成本,需要將項(xiàng)目核算賬目清楚,管理水平的低下會(huì)嚴(yán)重制約企業(yè)管理的發(fā)展;其次是電氣會(huì)計(jì)軟件存在局限性,對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)不到位,這樣會(huì)使得項(xiàng)目核算資金、債權(quán)債務(wù)不清、賬套數(shù)量多的問題越來越嚴(yán)重,應(yīng)注意國家計(jì)價(jià)規(guī)范在電氣鋼工程及電氣管道工程的特殊標(biāo)準(zhǔn)[2]。
三、改進(jìn)會(huì)計(jì)電算化在電氣工程項(xiàng)目的運(yùn)用措施
(一)加強(qiáng)管理者的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念
作為一名優(yōu)秀的管理者,需要從全局出發(fā),對(duì)大局有責(zé)任意識(shí),應(yīng)該嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的管理原則設(shè)置崗位,防止崗位之間存在交叉或者核算和重點(diǎn)項(xiàng)目審核人一致的現(xiàn)象。管理者需要對(duì)電氣管道、儀表管道及不同的工程項(xiàng)目具有綜合的考慮,加強(qiáng)對(duì)于內(nèi)部控制的建設(shè)工作,組織完善管理者的管理行為,做好對(duì)管理者的使用。
(二)加強(qiáng)對(duì)電氣工程項(xiàng)目成本費(fèi)用核算
首先是計(jì)算直接成本,包括電氣設(shè)備如開關(guān)、斷路器、電線等成本核算,按項(xiàng)目分類進(jìn)行合理的項(xiàng)目核算;對(duì)于間接費(fèi)用的核算,需要將長期掛賬的費(fèi)用分?jǐn)偟巾?xiàng)目中去,要找到正確的成本費(fèi)用核算的方法。
(三)把握好電氣工程項(xiàng)目核算的目標(biāo)和原則
做好電氣工程項(xiàng)目核算,主要是明確電氣工程的項(xiàng)目目標(biāo),將目標(biāo)具體化,保證工程質(zhì)量和節(jié)約開支,減少浪費(fèi)現(xiàn)象的產(chǎn)生,加強(qiáng)對(duì)于項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算工作的把握,做好對(duì)于項(xiàng)目成本的歸集和分?jǐn)偣ぷ鳎峁┘皶r(shí)、完整和公允的會(huì)計(jì)信息。優(yōu)化電氣工程項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算的方案,對(duì)于核算賬目設(shè)置、項(xiàng)目直接成本歸集和項(xiàng)目間接費(fèi)用要嚴(yán)格把握,新的會(huì)計(jì)成本方案需要嚴(yán)格落實(shí)電氣工程項(xiàng)目核算原則。
(四)建立新賬套對(duì)電氣工程項(xiàng)目進(jìn)行會(huì)計(jì)核算
利用原來的賬套,增加項(xiàng)目核算的輔助功能,提升會(huì)計(jì)核算的記賬功能,在原有賬套的基礎(chǔ)上增加核算輔助功能,在原始資料中添加會(huì)計(jì)工程項(xiàng)目,在系統(tǒng)的初始材料中添加來往核算內(nèi)容,靈活的生成業(yè)務(wù)內(nèi)容。變壓器安裝、配電裝置安裝、母線安裝、控制設(shè)備及低壓電器安裝、電纜安裝、防雷及接地裝置安裝、電機(jī)監(jiān)察接線及調(diào)試安裝等,都需要綜合考慮計(jì)算因素,合理科學(xué)的匯總[4]。
(五)確保聯(lián)合管理手段的實(shí)施順利
電氣工程項(xiàng)目中應(yīng)該遵照?qǐng)?zhí)行會(huì)計(jì)核算制度和管理者的理念,需要加入會(huì)計(jì)電算化服務(wù)公司和各個(gè)部門的配合,主要是對(duì)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員安排、職能劃分和人員培訓(xùn)進(jìn)行合理的安排,人員培訓(xùn)是為了提高業(yè)務(wù)水平和電算化實(shí)際的操作能力,需要采用靈活的方式和聘請(qǐng)專家和學(xué)者定期的開展講座,組織相關(guān)人員參加實(shí)踐培訓(xùn),對(duì)于專業(yè)知識(shí)要把控好,確保先進(jìn)的會(huì)計(jì)電算化知識(shí)可以靈活的在電氣工程項(xiàng)目中使用,為電氣工程項(xiàng)目的順利推進(jìn)服務(wù)。
四、會(huì)計(jì)電算化在電氣工程項(xiàng)目中的發(fā)展趨勢(shì)
首先,要將會(huì)計(jì)電算化普及化推廣,同時(shí)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化從貴族到大眾的轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)向信息化發(fā)展的功能。另外,在電氣工程中會(huì)計(jì)電算化大多采用采用ERP軟件,實(shí)現(xiàn)物流、資金的一體化管理,這是一個(gè)技術(shù)的基礎(chǔ),將原有的單一模塊加以集成,會(huì)計(jì)核算、應(yīng)收應(yīng)付帳款及企業(yè)固定和流動(dòng)資產(chǎn)都可以統(tǒng)一化管理,完成財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息一體化進(jìn)程[5]。其次,會(huì)計(jì)電算化向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,需要加快推廣普及會(huì)計(jì)電算化在電氣工程項(xiàng)目中的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的自由,集成移動(dòng)辦公、動(dòng)態(tài)查詢和遠(yuǎn)程監(jiān)控技術(shù),企業(yè)要注重科學(xué)的理論和方法去改善經(jīng)營管理,完成企業(yè)的信息化管理進(jìn)程,為信息化提供解決方案,成為電算化的一個(gè)未來發(fā)展趨勢(shì)。最后,會(huì)計(jì)電算化在電氣工程項(xiàng)目中強(qiáng)調(diào)個(gè)性化發(fā)展,其先進(jìn)的思想和管理模式,往往需要不斷的踐行,傳統(tǒng)的模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)未來的發(fā)展方向,需要二次開發(fā)的平臺(tái)來滿足本企業(yè)的未來發(fā)展。
五、結(jié)語
綜上,通過對(duì)電氣工程中會(huì)計(jì)電算化的分析,描述出目前應(yīng)用的現(xiàn)狀,對(duì)于賬戶設(shè)置不合理等問題進(jìn)行了探討,提出了會(huì)計(jì)電算化在電氣工程中的改進(jìn)策略,會(huì)計(jì)電算化也將擁有廣泛的應(yīng)用前景。
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞:村級(jí)財(cái)務(wù)核算;會(huì)計(jì)電算化;問卷調(diào)查
為了培養(yǎng)大學(xué)生的實(shí)踐能力,結(jié)合本專業(yè)的情況,在設(shè)計(jì)適合的調(diào)查問卷的基礎(chǔ)上對(duì)村級(jí)財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)電算化的情況進(jìn)行問卷調(diào)查,指出如何在農(nóng)村的財(cái)務(wù)核算中普及會(huì)計(jì)電算化,對(duì)實(shí)行村級(jí)核算會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用的重要性、必要性以及可行性進(jìn)行分析,來推動(dòng)農(nóng)村財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)程,以此來促進(jìn)新農(nóng)村的建設(shè)。
一、調(diào)查對(duì)象說明
課題組對(duì)揚(yáng)州地區(qū)村級(jí)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行了問卷調(diào)查,同時(shí)與當(dāng)?shù)剞r(nóng)村財(cái)會(huì)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交流,運(yùn)用在大學(xué)中學(xué)到的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和會(huì)計(jì)電算化知識(shí)幫助農(nóng)村財(cái)會(huì)人員推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的工作。此次調(diào)查問卷共有18個(gè)題目,四部分內(nèi)容:被調(diào)查人員基本信息、對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)和看法、影響會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的原因、財(cái)務(wù)管理是否規(guī)范。調(diào)查共發(fā)放問卷600份,回收562份,回收率93.66%。調(diào)查對(duì)象為揚(yáng)州地區(qū)村級(jí)和鎮(zhèn)一級(jí)的財(cái)務(wù)人員和相關(guān)工作人員。
在收集揚(yáng)州市所有村鎮(zhèn)資料的基礎(chǔ)上,我們?cè)O(shè)計(jì)調(diào)查表,選擇了部分農(nóng)村和鎮(zhèn)一級(jí)的財(cái)務(wù)核算作為調(diào)研的對(duì)象進(jìn)行了調(diào)研工作。廣陵區(qū)靠近市區(qū),經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá),交通方便,我們主要選擇了渡江、文峰、施井、沙口等村級(jí)核算作為調(diào)研對(duì)象。邗江在揚(yáng)州的一圈,地域范圍較廣,我們僅就公道鎮(zhèn)和方巷鎮(zhèn)兩個(gè)鎮(zhèn)作為調(diào)研的對(duì)象。由于我院的地址是在開發(fā)區(qū),開發(fā)區(qū)的部分農(nóng)村就在學(xué)校的周邊,所以我們有條件對(duì)周邊的農(nóng)村財(cái)務(wù)核算工作展開具體的調(diào)研,主要對(duì)橫東、六圩、普照、汪家、耿管營、施橋、揚(yáng)子等農(nóng)村進(jìn)行了相關(guān)的調(diào)研工作。江都和儀征是揚(yáng)州的兩翼,地域?qū)拸V,交通不是很發(fā)達(dá),受條件限制,我們僅就其中的幾個(gè)鄰近的鎮(zhèn)一級(jí)的會(huì)計(jì)核算開展了部分調(diào)研工作。
二、調(diào)查結(jié)果分析
(一)根據(jù)調(diào)查問卷統(tǒng)計(jì)分析
1、被調(diào)查人員基本信息
被調(diào)查的村級(jí)財(cái)務(wù)人員中有62%年齡在40至50歲、30%年齡在30至40歲、8%年齡在20至30歲。村級(jí)財(cái)務(wù)人員的年齡整體偏大,會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施產(chǎn)生一定的影響。
2、對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)和看法
首先在“本村是否實(shí)施會(huì)計(jì)電算化?”的選項(xiàng)中回答是有66%,回答否的有32%,還有2%的則回答了用簡(jiǎn)單的辦公系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)的輔助核算,而非會(huì)計(jì)專業(yè)軟件。我們所調(diào)研的對(duì)象有的經(jīng)濟(jì)發(fā)展較好,有的則較差,但相對(duì)于全國的情況而言,總體情況良好,在這種情況下應(yīng)用率也僅如此,全國的情況就可以想象了,所以在農(nóng)村普及會(huì)計(jì)電算化很有必要。
在對(duì)“對(duì)電腦熟練程度?”的回答中,選擇“一般掌握office、windows及一兩個(gè)應(yīng)用軟件”的村級(jí)財(cái)務(wù)人員占18%,選擇“只會(huì)操作財(cái)務(wù)軟件完成日常業(yè)務(wù)”的村級(jí)財(cái)務(wù)人員占51%,選擇“熟練操作系統(tǒng)及常用應(yīng)用軟件”的村級(jí)財(cái)務(wù)人員占24%,選擇“精通”的村級(jí)財(cái)務(wù)人員占7%。由此可見在目前的村級(jí)財(cái)務(wù)核算中會(huì)計(jì)人員對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用水平整體不是很高,這對(duì)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施和應(yīng)用將會(huì)產(chǎn)生較大的阻礙作用。
在對(duì)“您認(rèn)為實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中有哪些問題?”的回答中,有63%的村級(jí)財(cái)務(wù)人員選擇了“缺乏電算化人才”,選項(xiàng)位居第一位,其后依次為“缺乏相應(yīng)的管理制度”(35%),“會(huì)計(jì)軟件不好”(1%),“產(chǎn)生信息質(zhì)量和性價(jià)比不高”(1%)。
回答“與手工帳相比,會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的特點(diǎn)”時(shí),選擇內(nèi)部控制發(fā)生了變化的占49.3%,內(nèi)部控制制度有了新的內(nèi)容的占18.3%,沒變化的占16.3%,其他的占16.1%。
3、影響會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的原因
在“您認(rèn)為影響實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的主要原因”中,選擇領(lǐng)導(dǎo)重視程度38%,企業(yè)規(guī)范化管理的占7.3%,會(huì)計(jì)行業(yè)制度規(guī)范化占7.3%,會(huì)計(jì)軟件統(tǒng)一性占14.4%,會(huì)計(jì)人員素質(zhì)占33%。
4、財(cái)務(wù)管理是否規(guī)范
在“現(xiàn)金結(jié)算能否做到日清月結(jié)”中,是的占56%,否的占44%。
在“本單位采用的會(huì)計(jì)核算組織程序”:記賬憑證核算組織程序51%,科目匯總表核算組織程序44%,匯總記賬憑證核算組織程序4%,日記總賬核算組織程序1%。
通過對(duì)以上調(diào)查數(shù)據(jù)的分析,農(nóng)村財(cái)務(wù)核算、管理以及會(huì)計(jì)電算化的使用中還存在著以下問題:
①領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。盡管上級(jí)的規(guī)定和要求都很明白,但辦事處的個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)和部份村“兩委”主要干部不把村(社)會(huì)計(jì)委托工作當(dāng)作一回事,因而造成各種制度不能完全落實(shí),致使執(zhí)行不是很好。
②財(cái)務(wù)管理不規(guī)范。由于制定出的制度在一些地方執(zhí)行不好,形成了財(cái)務(wù)管理的諸多漏洞。
③財(cái)務(wù)公開不夠完善。有的地方民主理財(cái)組織還未健全,財(cái)務(wù)監(jiān)督缺位;有的地方對(duì)財(cái)務(wù)公開還是流于形式,沒有真正做到財(cái)務(wù)公開,而是事實(shí)上的假公開。
④財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力有待進(jìn)一步提高。有些農(nóng)村財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)工作不熟悉,甚至不知道財(cái)務(wù)工作應(yīng)該怎么做才好,使得農(nóng)村財(cái)務(wù)工作很難規(guī)范化。
⑤思想認(rèn)識(shí)不夠。對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)方面很多農(nóng)村的干部和會(huì)計(jì)還存在著一些誤解。
(二)對(duì)比各調(diào)研對(duì)象統(tǒng)計(jì)分析
通過調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的使用與經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度有很大的關(guān)系,經(jīng)濟(jì)發(fā)展的較快,較好的地區(qū),會(huì)計(jì)電算化的使用情況較好,比如廣陵區(qū)有95%的農(nóng)村都已經(jīng)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化,其中,揚(yáng)州市城南新區(qū)農(nóng)經(jīng)站經(jīng)過多方努力,已經(jīng)成功為全區(qū)“四村一社區(qū)”安裝網(wǎng)絡(luò)版財(cái)務(wù)軟件,在全市率先實(shí)現(xiàn)全村會(huì)計(jì)電算化。這主要是由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要會(huì)計(jì)電算化,同時(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展給會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展提供了有力的資金保障,另外也能吸引較好的專業(yè)人才,這些都很好地促進(jìn)了會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用。而江都和儀征我們僅選擇了鎮(zhèn)一級(jí)財(cái)務(wù)核算進(jìn)行調(diào)研,有的鎮(zhèn)一級(jí)還尚未使用電算化,所以村一級(jí)能夠使用電算化的就更少了,尤其是一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的農(nóng)村地區(qū)。邗江區(qū)鎮(zhèn)一級(jí)的幾乎都實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化的核算系統(tǒng),但村一級(jí)并沒有完全普及。此次調(diào)研由于種種限制沒有做更深入的調(diào)研,但從鎮(zhèn)一級(jí)的會(huì)計(jì)那里了解到了一些相關(guān)的信息,普及率估計(jì)在70%左右。主要還是由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的限制,經(jīng)費(fèi)和人才是兩個(gè)重要的瓶頸。開發(fā)區(qū)地處我院周邊,是揚(yáng)州重點(diǎn)發(fā)展的一個(gè)區(qū),經(jīng)濟(jì)條件較好,通過調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)鎮(zhèn)一級(jí)已經(jīng)都實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化的核算,村一級(jí)只有75%的實(shí)行率,關(guān)鍵的問題在于人員結(jié)構(gòu)的問題,有很多的老會(huì)計(jì)還不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。在開發(fā)區(qū)有許多農(nóng)村已經(jīng)成為了我院會(huì)計(jì)專業(yè)的學(xué)生實(shí)踐基地,通過此次調(diào)研,我們和這些農(nóng)村的合作又更緊了一步,將來在軟件的應(yīng)用、系統(tǒng)的維護(hù)、理論的培訓(xùn)等方面都可以進(jìn)行和做,這樣也可以為大學(xué)生的進(jìn)一步實(shí)踐做好鋪墊工作。
三、解決問題的辦法
1、加大推行農(nóng)村財(cái)務(wù)“委托制”的工作力度。由于目前農(nóng)村財(cái)務(wù)管理工作的實(shí)際情況,推行農(nóng)村財(cái)務(wù)管理“委托制”可以解決農(nóng)村財(cái)務(wù)管理中出現(xiàn)的各種問題。
2、加強(qiáng)培訓(xùn)。每年針對(duì)農(nóng)村財(cái)務(wù)人員、村(居)委主要領(lǐng)導(dǎo)、民主理財(cái)小組人員舉辦專門的培訓(xùn)班,以提高他們管理和監(jiān)督農(nóng)村財(cái)務(wù)的素質(zhì)和能力。推行會(huì)計(jì)電算化要求會(huì)計(jì)人員除了懂會(huì)計(jì)方面的知識(shí)還需要掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代的信息技術(shù),所以需要對(duì)所有的會(huì)計(jì)人員加強(qiáng)培訓(xùn)。
3、加大政府扶持力度,分層次解決資金投入問題。中央政府應(yīng)通盤考慮,加大對(duì)村級(jí)會(huì)計(jì)電算化的資金投入,各級(jí)政府也應(yīng)按比例進(jìn)行資金匹配,幫助鄉(xiāng)村購買會(huì)計(jì)電算化所需的財(cái)務(wù)軟件和硬件設(shè)施。
4、提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。政府首先從思想去加以正確地引導(dǎo),可以充分利用各種媒介讓大家知道推行電算化的意義,從思想上對(duì)會(huì)計(jì)電算化提高認(rèn)識(shí),增強(qiáng)使命感和責(zé)任感,從而促進(jìn)村級(jí)財(cái)務(wù)核算中會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。
5、做好農(nóng)村財(cái)務(wù)審計(jì)工作。要按照會(huì)計(jì)和審計(jì)業(yè)務(wù)要求,做好相關(guān)的審計(jì)工作,并將情況向群眾公布,對(duì)查出的問題要給予以及時(shí)、嚴(yán)肅的處理,絕不姑息遷就,做到發(fā)現(xiàn)一起查處一起,從而起到查處一件教育一片的效果,因此來實(shí)現(xiàn)農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。(作者單位:1.江海職業(yè)技術(shù)學(xué)院;2. 揚(yáng)州市職業(yè)大學(xué))
參考文獻(xiàn):
[1]常樹春,陳順達(dá):我國實(shí)現(xiàn)村級(jí)會(huì)計(jì)電算化的問題研究,黑龍江社會(huì)科學(xué),2010年8月
會(huì)計(jì)電算化管理改變了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化管理方式,使會(huì)計(jì)工作由紙上記賬變?yōu)榫W(wǎng)上記賬,不僅減輕了會(huì)計(jì)管理人員的工作負(fù)擔(dān),提高了工作效率,還保證了會(huì)計(jì)管理資料的完整性與真實(shí)性,為管理者的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策提供了真實(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。在建立電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)之后,企業(yè)的會(huì)計(jì)核算與管理環(huán)境發(fā)生極大的改變,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)生成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果誤差減小,數(shù)據(jù)處理速度加快。同時(shí),會(huì)計(jì)電算化管理內(nèi)部控制主要存在管理體系不夠完善、從業(yè)人員素質(zhì)不高、缺乏監(jiān)督體系和會(huì)計(jì)使用軟件功能不多這四個(gè)問題,只有從這四個(gè)方面著手,才能從根本上解決會(huì)計(jì)電算化出現(xiàn)的問題,加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化中的內(nèi)部控制。
1 企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理中內(nèi)部控制出現(xiàn)的問題
1-1 內(nèi)部控制體系不健全
雖然大多數(shù)企業(yè)使用了會(huì)計(jì)電算化,但很多企業(yè)都缺乏比較完善的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制管理體系,導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理出現(xiàn)比較大的紕漏,使會(huì)計(jì)電算化管理工作流于形式,未能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化管理真正的作用。內(nèi)部控制體系不健全對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理造成的影響主要有:缺乏相應(yīng)的體系導(dǎo)致企業(yè)忽視了會(huì)計(jì)電算化管理工作計(jì)劃的制訂,使企業(yè)所采取的財(cái)務(wù)條例無法應(yīng)用到會(huì)計(jì)電算化管理當(dāng)中,強(qiáng)行采用只會(huì)讓企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失;對(duì)于會(huì)計(jì)人員管理缺乏制度約束,使違規(guī)違紀(jì)操作的現(xiàn)象頻繁發(fā)生,比如延期、遺漏備份相關(guān)數(shù)據(jù),造成重要的數(shù)據(jù)遺失,給會(huì)計(jì)電算化管理工作增加難度;內(nèi)部控制體系在數(shù)據(jù)運(yùn)營、安全保密等方面的制度無法引起相關(guān)人員的足夠重視,執(zhí)行力度不夠。內(nèi)部控制體系是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理達(dá)到理想目標(biāo)的前提條件,企業(yè)在今后的發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)結(jié)合以往的經(jīng)驗(yàn)逐漸完善內(nèi)部控制體系。
1-2 會(huì)計(jì)電算化的工作人員素質(zhì)不高
會(huì)計(jì)電算化管理工作的執(zhí)行者是會(huì)計(jì)從業(yè)人員,其專業(yè)素質(zhì)與道德素質(zhì)嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)電算化管理工作的質(zhì)量,然而,當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作人員的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能普遍不高,致使會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量一直得不到提升。一方面,會(huì)計(jì)電算化對(duì)于從業(yè)人員的計(jì)算機(jī)水平要求比較高,再加上計(jì)算機(jī)技術(shù)的日新月異,從業(yè)人員需要時(shí)刻掌握最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)才能為自己的工作服務(wù),然而大多數(shù)的會(huì)計(jì)從業(yè)人員未能熟練掌握最新的計(jì)算機(jī)技術(shù),其計(jì)算機(jī)水平難以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的需求,或者說企業(yè)會(huì)計(jì)電算化缺乏涉及管理、會(huì)計(jì)、計(jì)算機(jī)等專業(yè)的復(fù)合型人才。另一方面,一些會(huì)計(jì)電算化人員利用職務(wù)之便牟取私利,出現(xiàn)謊報(bào)數(shù)據(jù)的現(xiàn)象,造成數(shù)據(jù)上報(bào)失實(shí)、失準(zhǔn),無法為相關(guān)部門提供真實(shí)的信息。
1-3 會(huì)計(jì)電算化管理內(nèi)部控制缺乏有效的監(jiān)督
監(jiān)督是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié),通過內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)企業(yè)電算化管理工作的審核,來促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化管理水平的提升。然而,大多數(shù)企業(yè)并沒有重視這一方面的工作,內(nèi)部審計(jì)人員在審核、指證、監(jiān)督方面做得不夠到位,沒有確保會(huì)計(jì)電算化管理內(nèi)部監(jiān)督的及時(shí)性與準(zhǔn)確性,無法對(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)行有效管理與控制。同時(shí),企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)于企業(yè)電算化管理方面的內(nèi)容認(rèn)識(shí)不夠充分,當(dāng)需要審計(jì)人員指出企業(yè)電算化管理的薄弱環(huán)節(jié)時(shí),審計(jì)人員就會(huì)有所疏漏,無法找到問題的癥結(jié)所在,就不能以此為基礎(chǔ)為企業(yè)的進(jìn)步提出可供實(shí)施的戰(zhàn)略性意見,總之,監(jiān)督工作不到位就不能充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用。
1-4 會(huì)計(jì)電算化管理的使用軟件出現(xiàn)問題
當(dāng)前,會(huì)計(jì)電算化管理的使用軟件出現(xiàn)與會(huì)計(jì)電算化管理不相符合的問題或者由軟件自身的問題給會(huì)計(jì)電算化管理造成困擾,使企業(yè)的信息資源丟失、破壞,重要的機(jī)密信息泄露,給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手提供可乘之機(jī)。會(huì)計(jì)軟件的安全性與保密性比較差,造成這個(gè)問題的大多數(shù)原因都是企業(yè)為了節(jié)省資金而采用盜版軟件,另外,企業(yè)的資料庫缺少必要的加密措施,為外部打開修改資料創(chuàng)造了環(huán)境。軟件對(duì)于會(huì)計(jì)核算的各個(gè)板塊的計(jì)算工作難以有效施行,不具備數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、相關(guān)資料查詢和數(shù)據(jù)自動(dòng)生成等新型功能,無法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化管理的趨勢(shì),還增加了會(huì)計(jì)工作人員的工作負(fù)擔(dān),增加了內(nèi)部控制的難度。一些會(huì)計(jì)軟件的部分功能很容易被病毒修改,造成信息資源被破壞,如果企業(yè)沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)的話,就會(huì)使用被修改后的資源,給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。
2 解決會(huì)計(jì)電算化管理內(nèi)部控制問題的措施
2-1 建立健全會(huì)計(jì)電算化管理制度
對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理制度進(jìn)行完善。一般企業(yè)在對(duì)電算化內(nèi)部進(jìn)行控制管理時(shí),首先必須要對(duì)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格要求,確保其能在規(guī)定的要求內(nèi)完成操作。此外,要嚴(yán)格保管系統(tǒng)軟件的密碼,并能夠?qū)ζ溥M(jìn)行定期更換,同時(shí)要專業(yè)的人士進(jìn)行修改。一般會(huì)計(jì)電算化的實(shí)用軟件的合格直接影響著企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量,因此企業(yè)必須要慎重選擇所使用的軟件,確保企業(yè)軟件能夠具備較高的便捷性、實(shí)用性與安全性。
2-2 全面提高會(huì)計(jì)電算化從業(yè)人員的素質(zhì)
會(huì)計(jì)電算化工作人員的專業(yè)技能與素養(yǎng)在一定程度上關(guān)系著企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展,因此企業(yè)要想健康穩(wěn)定發(fā)展,必須要對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作人員進(jìn)行培訓(xùn),提高會(huì)計(jì)電算化工作人員的計(jì)算機(jī)技能學(xué)習(xí),以此提高其專業(yè)技能與素養(yǎng),確保其能夠熟練掌握相關(guān)的技能。同時(shí)企業(yè)必須要制定相應(yīng)的考核機(jī)制,對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作人員進(jìn)行面試和筆試,確保其考核的嚴(yán)格性。此外,企業(yè)要經(jīng)常與大型企業(yè)進(jìn)行交流與合作,借鑒其先進(jìn)的管理理念和技術(shù),從而不斷優(yōu)化自身內(nèi)部的管理風(fēng)格,以此來調(diào)動(dòng)工作人員的積極性,提高企業(yè)的管理效率和質(zhì)量。
2-3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部監(jiān)督工作
一般會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在進(jìn)行內(nèi)部控制,其會(huì)存在較大的差距,因此必須要不斷完善和加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)工作。首先必須要加大會(huì)計(jì)電算化審計(jì)的監(jiān)督力度,會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部審計(jì)工作,不僅是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部監(jiān)督制度強(qiáng)化的關(guān)鍵,因此必須要以相關(guān)的法律法規(guī)為依據(jù),定期審查和審計(jì)會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)數(shù)據(jù)及其資料。由于理想的內(nèi)部控制成本較高,企業(yè)往往不會(huì)采納,同時(shí)大部分會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部審計(jì)人員,對(duì)于會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部審計(jì)工作的相關(guān)問題無法及時(shí)有效處理,因此可以充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行審計(jì),審計(jì)人員可以通過相關(guān)的操作,利用財(cái)政部門的計(jì)算機(jī),從而快速及時(shí)檢測(cè)相關(guān)的內(nèi)容。這樣能夠有效提高審計(jì)部門的工作效率,確保其工作質(zhì)量。當(dāng)然,企業(yè)必須要對(duì)內(nèi)部審計(jì)的作用加以足夠重視,并對(duì)電算化系統(tǒng)工作的相關(guān)情況進(jìn)行定期檢測(cè),一次降低企業(yè)的成本,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。
2-4 重視會(huì)計(jì)電算化使用軟件的更新與維護(hù)
企業(yè)要重視會(huì)計(jì)電算化使用軟件的更新與維護(hù)工作,積極引進(jìn)國外的先進(jìn)技術(shù)更新自己的會(huì)計(jì)使用軟件,防止外來因素對(duì)信息資源的干擾,避免信息被病毒篡改。企業(yè)也要重視會(huì)計(jì)電算化使用的機(jī)房等實(shí)體進(jìn)行預(yù)防性控制,及時(shí)糾正系統(tǒng)的錯(cuò)誤指令,提升系統(tǒng)的糾錯(cuò)能力,設(shè)置網(wǎng)絡(luò)密碼與管理權(quán)限加強(qiáng)對(duì)使用軟件的控制與管理,確保會(huì)計(jì)使用軟件的正常運(yùn)行。同時(shí),充分利用會(huì)計(jì)電算化從業(yè)人員完善軟件無法完成的工作,明確人員職責(zé),加強(qiáng)人工對(duì)軟件信息處理的審核與監(jiān)督。當(dāng)在軟件中輸入信息時(shí),會(huì)計(jì)人員要經(jīng)過反復(fù)的確認(rèn)保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,在數(shù)據(jù)自動(dòng)生成結(jié)果之后,會(huì)計(jì)人員要利用技術(shù)進(jìn)行核對(duì)。軟件的更新與維護(hù)是企業(yè)必須重視的內(nèi)部控制內(nèi)容,對(duì)于會(huì)計(jì)電算化管理工作的推進(jìn)具有不可替代的作用。
會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的影響探究分析
一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn):
電算化會(huì)計(jì)檔案,是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比,電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn):
(一)、內(nèi)涵廣泛。其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案,還包括會(huì)計(jì)電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存,增加了管理的難度。
(二)、保存時(shí)間較短,對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求較高。電子文件的載體是磁性物質(zhì)和光盤,與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命較短,一般為5-10年,而紙質(zhì)的則能達(dá)到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點(diǎn):
光和空氣的影響。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量,紫外線長期照射可使磁性消退,造成信息難以讀取,空氣中的有害氣體(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)在一定環(huán)境下會(huì)產(chǎn)生臭氧等,導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點(diǎn)對(duì)紙質(zhì)的載體影響相對(duì)要小的多。
3、灰塵的影響?;覊m會(huì)給電子文件和紙質(zhì)文件保存載體帶來機(jī)械損傷,灰塵帶來的霉菌等有害生物會(huì)損傷和破壞這兩種載體。只是對(duì)紙張而言,即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害,如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑,也可以通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄的信息,而灰塵一旦對(duì)電子載體造成危害,載體所記錄的信息可能會(huì)局部丟失,電子文件失去保存價(jià)值。
4、磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)的影響。此項(xiàng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響,而對(duì)電子文件載體會(huì)造成磁粉脫落、磁性消退或消失,是記錄信號(hào)丟失,記錄信息破壞,縮短電子檔案載體壽命。
(三)、電算化會(huì)計(jì)檔案便于管理、分析,迅速的獲得所需結(jié)果。如通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作會(huì)計(jì)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享,無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。
(四)、電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改,且不留痕跡,其原始性、真實(shí)性易于破壞。電子文件檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中一經(jīng)被改動(dòng),如未作備份,原來檔案就被覆蓋,內(nèi)容很難被識(shí)別,;另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,也使電子文件信息檔案的安全受到嚴(yán)重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實(shí)性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認(rèn)。
(五)、對(duì)軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境中才可以使用。會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本越來越高,需要不斷的更新,更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會(huì)計(jì)檔案存在的問題:
結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn),電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在著一些問題:
(1)電算化會(huì)計(jì)實(shí)施時(shí)間不長,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
(2)會(huì)計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位,使得會(huì)計(jì)檔案的載體質(zhì)量難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。
(3)會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善:由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范,電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法,只歸檔紙質(zhì)文件,將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表,改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。
(4)缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才:電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),所以會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作,而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會(huì)計(jì)工作
對(duì)于日益嚴(yán)峻的電算化會(huì)計(jì)檔案管理的形式,我們要建立健全各種相關(guān)的法律法規(guī)的同時(shí),要從以下幾點(diǎn)入手:
提高電算化會(huì)計(jì)檔案保管人員素質(zhì)。由于會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛具有專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性的特點(diǎn),所以要求檔案管理人員不僅要有會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)外,還必須具備電算化、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識(shí),具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。
3、完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度。要按照《電子文件歸檔和管理規(guī)范》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,建立健全電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責(zé)任制,并依據(jù)各單位具體的會(huì)計(jì)電算化的實(shí)際情況來制定相應(yīng)的檔案管理制度。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化銷售收款審計(jì);影響
會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化,使傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大革命,它不僅是會(huì)計(jì)發(fā)展的需要,也是經(jīng)濟(jì)和科技對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的要求。
一、傳統(tǒng)意義下的銷售收款業(yè)務(wù)循環(huán)
如今在市場(chǎng)下各種競(jìng)爭(zhēng)十分激烈,企業(yè)在激烈的環(huán)境中要想做好銷售工作,就要做好應(yīng)收賬款的工作。通過在市場(chǎng)中增大銷售額度、最大的占據(jù)市場(chǎng)就可以提高企業(yè)的效益。在這種情況下,就又面臨著一些風(fēng)險(xiǎn),因?yàn)樵诟?jìng)爭(zhēng)中若想占有更大的市場(chǎng),有時(shí)就需要先提供貨物,交易后再付款,這就增加了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。這樣的話,企業(yè)要有科學(xué)的管理措施,對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行科學(xué)管理,對(duì)銷售業(yè)務(wù)中的收款管理不能盲目。應(yīng)收賬款的前的企業(yè)間合作關(guān)系、有效的監(jiān)督措施與合作后的完善工作起著舉足輕重的作用。隨著賒銷、賒購銷售方式的普遍運(yùn)用,不少企業(yè)應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)越來越多,資金周轉(zhuǎn)越來越困難,一些賬目造成了混亂,難以處理,企業(yè)最終受損。這樣的話,企業(yè)必須引進(jìn)先進(jìn)管理理念,做好應(yīng)收賬款的管理工作,加強(qiáng)銷售收款業(yè)務(wù)循環(huán)中的風(fēng)險(xiǎn)管理。
二、會(huì)計(jì)電算化條件下銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)控制的方法
(1)職能分離法。在會(huì)計(jì)電算化條件下,為了預(yù)防銷售人員出賣企業(yè)信息資料、侵吞市場(chǎng)推廣費(fèi)等問題,企業(yè)可將銷售收款業(yè)務(wù)循環(huán)中的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行拆分。(2)客戶信用評(píng)估和控制機(jī)制法。在簽訂銷售合同以及辦理銷售發(fā)貨的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,一個(gè)非常重要的控制環(huán)節(jié)就是客戶信用評(píng)估。過去由于企業(yè)對(duì)客戶信用評(píng)估不重視,為了占領(lǐng)市場(chǎng)盲目擴(kuò)大客戶源,為日后銷售收款埋下了巨大的隱患。在企業(yè)沒有良好的文化與管理規(guī)范的情況下,企業(yè)內(nèi)部人員不受約束的違犯職業(yè)道德,與客戶間建立不正常關(guān)系,而且這些客戶一般不誠信,這樣企業(yè)的應(yīng)收賬款就很難收回。這很大程度上由于人為的違背職業(yè)道德引起的。為此,金蝶和用友財(cái)務(wù)軟件都在應(yīng)收賬款模塊建立了客戶信用評(píng)估控制程序??梢酝ㄟ^設(shè)定信用評(píng)估和控制條件,調(diào)控應(yīng)收賬款的發(fā)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。信用評(píng)估部門須了解客戶信息,對(duì)客戶檔案要建檔,并及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫,為評(píng)定客戶的信用等級(jí)提供依據(jù),這樣銷售的模式才科學(xué)合理。這種防控的方式符合科學(xué)發(fā)展觀,最小的減小企業(yè)的損失。(3)應(yīng)收賬款分析、催收和預(yù)警制度法。會(huì)計(jì)電算化有助于企業(yè)建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷售部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收,財(cái)務(wù)部門有權(quán)督促銷售部門加緊催收。應(yīng)收賬款超過2年會(huì)失去訴訟時(shí)效。(4)事后及時(shí)確認(rèn)法。各種財(cái)務(wù)軟件普遍設(shè)置銷售臺(tái)賬,及時(shí)反映各種商品銷售的開單、發(fā)貨、收款情況。銷售臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)附有客戶訂單、銷售合同、客戶簽收回執(zhí)等相關(guān)購貨單據(jù),如果客戶惡意拖欠,產(chǎn)生了法律糾紛,這些資料和單據(jù)將是企業(yè)以后維權(quán)的有力證據(jù)。
三、會(huì)計(jì)電算化條件下銷售收款業(yè)務(wù)審計(jì)
(1)對(duì)銷售收款業(yè)務(wù)循環(huán)的控制測(cè)試??刂茰y(cè)試的目的是檢驗(yàn)企業(yè)銷售收款業(yè)務(wù)循環(huán)的內(nèi)部控制是否有效。對(duì)銷售收款業(yè)務(wù)循環(huán)的控制測(cè)試,一方面是企業(yè)的內(nèi)部控制能在多大程度上確保會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中有關(guān)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)記錄的正確性和可靠性;另一方面通過對(duì)銷售收款業(yè)務(wù)循環(huán)的控制測(cè)試,可以了解內(nèi)部控制的有效執(zhí)行能在多大程度上保護(hù)資產(chǎn)的完整性。(2)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)程序有效性的審計(jì)。這種審計(jì)主要著眼于會(huì)計(jì)軟件程序?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行處理和控制的及時(shí)性、正確性和可靠性,以及程序的糾錯(cuò)能力和容錯(cuò)能力。會(huì)計(jì)軟件程序的審計(jì)可采用通過計(jì)算機(jī)審計(jì)的方法及利用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能的方法來完成。(3)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的審計(jì)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的真實(shí)性、正確性、直接影響到會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、正確性,所以這一部分的審計(jì)是至關(guān)重要的,審計(jì)人員可采用抽查原始憑證與機(jī)內(nèi)憑證相對(duì)比,抽查打印日記賬和機(jī)內(nèi)日記賬相核對(duì)等方法,同時(shí)也可采用利用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)軟件的功能來完成審計(jì),從而降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
進(jìn)入21世紀(jì),電算化技術(shù)發(fā)展迅速,會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用的不斷普及必然對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理和審計(jì)程序產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。我們要努力提高審計(jì)人員的會(huì)計(jì)電算化及審計(jì)電腦輔助軟件的應(yīng)用水平。從而使會(huì)計(jì)人員和審計(jì)人員都能準(zhǔn)確地、全面地對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息作出賬務(wù)處理和審核評(píng)價(jià),保障企業(yè)良性運(yùn)行和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]胡志宏.淺談會(huì)計(jì)電算化與企業(yè)信息化[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì).2009(3)
[2]張雪松.企業(yè)會(huì)計(jì)電算化存在的問題和對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)師.2009(1)
【關(guān)鍵詞】新時(shí)期 農(nóng)村財(cái)務(wù)管理 規(guī)范 措施
新時(shí)期里,我國農(nóng)村經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,農(nóng)村財(cái)務(wù)管理相對(duì)滯后,面臨憑證體系和賬務(wù)處理程序不規(guī)范,財(cái)務(wù)審批制度的執(zhí)行不嚴(yán)格、不規(guī)范,對(duì)資產(chǎn)處置缺乏有效的監(jiān)督,農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化步伐落后等問題,急需找尋有效措施加以規(guī)范。
一、加強(qiáng)賬務(wù)管理,規(guī)范憑證體系和賬務(wù)處理程序
經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況需要原始憑證來證明,原始憑證的合理與合法是會(huì)計(jì)核算監(jiān)督的重要前提。如果一些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)無法取得原始憑證,當(dāng)事人、經(jīng)辦人、審批人務(wù)必要簽字,并合理設(shè)置該原始憑證可報(bào)銷金額的上限。在記賬憑證中,會(huì)計(jì)科目的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循國家的統(tǒng)一規(guī)定,確實(shí)需要自行設(shè)置的會(huì)計(jì)科目應(yīng)呈報(bào)鄉(xiāng)經(jīng)管站審核和批準(zhǔn),并具備齊全的人員簽章[1]。同時(shí),農(nóng)村財(cái)務(wù)管理的賬務(wù)登記要及時(shí)和規(guī)范,如果經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及到貨幣資金收付,出納在原則上應(yīng)當(dāng)天登記好現(xiàn)金日記賬,并把原始憑證交給民主理財(cái)小組進(jìn)行審查,批準(zhǔn)入賬后才能交給會(huì)計(jì)做入賬處理;每一個(gè)月都要對(duì)賬,核對(duì)的賬目主要包括現(xiàn)金日記賬、現(xiàn)金總賬跟銀行存款日記賬、銀行存款總賬,并開列清單,由民主理財(cái)小組把事實(shí)公布給群眾,接受群眾的外部監(jiān)督;定期或不定期清查財(cái)產(chǎn),出納要重點(diǎn)清查庫存現(xiàn)金、銀行存款,鄉(xiāng)經(jīng)管站也要定期或不定期清查庫存現(xiàn)金、銀行存款,且每月都要規(guī)范編制財(cái)務(wù)報(bào)表,通過加強(qiáng)賬務(wù)管理來進(jìn)一步規(guī)范農(nóng)村財(cái)務(wù)憑證體系和賬務(wù)處理程序。
二、加強(qiáng)發(fā)票管理,規(guī)范并嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)審批制度
加強(qiáng)發(fā)票管理具體可從四個(gè)方面入手:一是規(guī)范發(fā)票的保管和領(lǐng)用,保管印鑒和保管發(fā)票的人員要相互分離,并嚴(yán)格建立發(fā)票的領(lǐng)用與核銷登記制度,會(huì)計(jì)年度結(jié)束時(shí)要核銷發(fā)票,并及時(shí)領(lǐng)用新發(fā)票;二是發(fā)票的開具程序要規(guī)范,當(dāng)申請(qǐng)人提出書面申請(qǐng)后,村支書、村主任、民主理財(cái)小組要簽字同意,之后才能開具發(fā)票,并要求相關(guān)人員簽名;三是鄉(xiāng)經(jīng)管站需定期檢查發(fā)票的使用情況,監(jiān)督其是否合法;四是針對(duì)開假發(fā)票、虛開發(fā)票等嚴(yán)格建立追究制度,追究相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任,并把該人員調(diào)離崗位。當(dāng)然,村民主理財(cái)小組應(yīng)充分發(fā)揮出財(cái)務(wù)審批作用,村級(jí)財(cái)務(wù)支出務(wù)必要向村民主理財(cái)小組報(bào)告并得到其批準(zhǔn)[2]。財(cái)務(wù)審批應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行授權(quán)制,支出超過一定的金額時(shí)必須上報(bào)到鄉(xiāng)經(jīng)管站并得到批準(zhǔn)。如果支出沒有超出授權(quán)范圍,也務(wù)必具備合法的、正規(guī)的原始憑證,如果確實(shí)無法獲得原始憑證,相關(guān)證明人必須要出具書面證明,以便為農(nóng)村財(cái)務(wù)管理的規(guī)范提供條件。
三、加強(qiáng)資產(chǎn)管理,不斷加大監(jiān)督資產(chǎn)處置的力度
農(nóng)村財(cái)務(wù)管理的規(guī)范離不開對(duì)日常資產(chǎn)管理的強(qiáng)化。一是把資產(chǎn)管理責(zé)任落實(shí)到人頭,在責(zé)任人的任期內(nèi)要對(duì)資產(chǎn)的安全管理和正常維護(hù)擔(dān)負(fù)全責(zé);二是定期或不定期清查資產(chǎn),且鄉(xiāng)經(jīng)管站、民主理財(cái)小組應(yīng)派人員進(jìn)行監(jiān)督,或召開村民大會(huì),推舉監(jiān)督資產(chǎn)清查工作的村民,完成清查工作后要及時(shí)編制資產(chǎn)賬存、實(shí)存對(duì)比表,資產(chǎn)管理人員、資產(chǎn)清查人員、監(jiān)督人員要在該對(duì)比表上簽字,以便進(jìn)一步明確責(zé)任;三是嚴(yán)厲處罰導(dǎo)致資產(chǎn)毀損或流失的相關(guān)責(zé)任人,規(guī)范建立賠償制度。另外,不斷加大監(jiān)督資產(chǎn)處置力度的措施有兩點(diǎn):一是資產(chǎn)處置程序要規(guī)范、透明,提前1個(gè)月把資產(chǎn)處置事宜告知村民,并把資產(chǎn)處置告示張貼在顯眼處,廣泛征集村民意見,最終由村民投票表決資產(chǎn)處置事宜,資產(chǎn)處置過程要得到村民主理財(cái)小組的全程參與;二是如果涉及到對(duì)村集體土地的處置,鄉(xiāng)經(jīng)管站就應(yīng)針對(duì)土地出讓之后的項(xiàng)目進(jìn)行可行性論證,全程監(jiān)督集體土地處置過程,確保村民的利益得到維護(hù)。
四、加強(qiáng)人員培訓(xùn),強(qiáng)制推行農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化
當(dāng)前,我國農(nóng)村財(cái)務(wù)管理的會(huì)計(jì)電算化普及率相當(dāng)?shù)?,主要原因在于農(nóng)村缺乏專業(yè)的會(huì)計(jì)人才,對(duì)會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)力度不夠大,需要規(guī)范。農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)應(yīng)有機(jī)結(jié)合定期與不定期培訓(xùn),如每隔3年應(yīng)組織財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員至少參加1次輪訓(xùn),向人員普及農(nóng)民減負(fù)政策、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)、會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德等相關(guān)內(nèi)容。對(duì)參與培訓(xùn)并通過考試的人員要發(fā)放結(jié)業(yè)證書,并把它作為農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員上崗、評(píng)優(yōu)的條件之一。同時(shí),會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施與日常管理不足也是重要原因之一。因此,農(nóng)村財(cái)務(wù)管理應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員實(shí)施會(huì)計(jì)電算化專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃,加大培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化知識(shí)的力度;操作會(huì)計(jì)電算化的流程需得到進(jìn)一步規(guī)劃,可由鄉(xiāng)經(jīng)管站統(tǒng)一制定操作流程,要求會(huì)計(jì)人員在處理賬務(wù)時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行該會(huì)計(jì)電算化操作流程,并加強(qiáng)監(jiān)督;加強(qiáng)管理農(nóng)村財(cái)務(wù)軟件,因?yàn)楝F(xiàn)有的大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件都是面向工業(yè)企業(yè)來設(shè)計(jì)的,需在購置財(cái)務(wù)軟件時(shí)要求軟件公司加以改造,以便更加符合農(nóng)村財(cái)務(wù)管理需求,且財(cái)務(wù)軟件應(yīng)由軟件公司定期做好升級(jí)維護(hù)工作,確保軟件的安全性,為農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的普及提供保障。
五、結(jié)語
規(guī)范農(nóng)村財(cái)務(wù)管理不僅是新時(shí)期里農(nóng)業(yè)發(fā)展、農(nóng)村振興、農(nóng)民致富的重點(diǎn)內(nèi)容,更是和諧農(nóng)村得以構(gòu)建的關(guān)鍵所在。在實(shí)踐過程中,農(nóng)村財(cái)務(wù)管理應(yīng)規(guī)范憑證體系和賬務(wù)處理程序,嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)審批制度,并不斷加大監(jiān)督資產(chǎn)處置的力度,在農(nóng)村強(qiáng)制推行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化,促使農(nóng)村財(cái)務(wù)管理逐步走上規(guī)范化軌道。
參考文獻(xiàn):