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長期以來,國家對(duì)人事檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)度不高,只專注于經(jīng)濟(jì)和市場的管理。直到改革開放后實(shí)施人才強(qiáng)國戰(zhàn)略以來,才逐漸認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作是中國特色社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可忽視的重要因素,才逐漸引起各個(gè)部門尤其是人事勞動(dòng)組織等部門的重視。但經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展與人事檔案管理工作之間的差距在很長時(shí)間內(nèi)仍然存在,在對(duì)待人事檔案管理工作上的態(tài)度、理念等方面還沒有徹底的轉(zhuǎn)變過來。這是制約人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新突破的主觀因素,在一些行業(yè)或部門尤其是廣大基層還沒有開展人才登記、人才儲(chǔ)備、人才管理等相關(guān)的人事檔案管理工作。這樣就直接導(dǎo)致人事檔案管理工作相對(duì)滯后,沒有充分發(fā)揮其促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。
(二)是缺乏對(duì)于人事檔案管理設(shè)施的投入
在人事檔案管理工作的設(shè)備更新上,多是沿用了傳統(tǒng)的管理方法和管理模式,人事檔案管理工作相對(duì)于高速發(fā)展的科技化信息化水平明顯不適應(yīng)。多數(shù)單位在從事人事檔案管理工作上,仍采用手工操作,并習(xí)慣于這種操作方式。單位對(duì)于人事檔案管理工作方面投入資金較少,不能夠?qū)崿F(xiàn)設(shè)備和管理系統(tǒng)的快速更新,工作環(huán)境和工作條件的限制,直接影響了人事檔案管理工作上工作效率的提高。
(三)是缺乏對(duì)于人事檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新
近年來人事制度改革不斷深入,行業(yè)人才流動(dòng)較為頻繁,但在人事檔案管理工作的體制機(jī)制建設(shè)上,已經(jīng)完全跟不上人事制度改革的腳步。尤其是在人才流動(dòng)管理上缺乏機(jī)動(dòng)性,這樣就很難保證人事檔案的真實(shí)性和確鑿性。更為嚴(yán)重的是出現(xiàn)各種檔案遺失、擅自棄檔、扣押檔案或偽造檔案現(xiàn)象,造成了人事檔案管理工作的混亂。
(四)是缺乏對(duì)于人事檔案管理人員的培訓(xùn)
絕大多數(shù)單位從事人事檔案管理工作的都是兼職人員,對(duì)于檔案管理沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn),對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)比較匱乏,這也成為制約人事檔案管理工作發(fā)揮作用的主要因素之一。同時(shí)對(duì)人事檔案信息的更新不及時(shí)或在信息更新中缺乏必備的基礎(chǔ)依據(jù),導(dǎo)致在人事檔案管理工作中現(xiàn)實(shí)與記錄存在差別,這就直接違背了檔案管理的基本宗旨。
二、解決人事檔案管理工作問題的對(duì)策和建議
我國人事制度改革已經(jīng)進(jìn)入到不斷深化階段,人才強(qiáng)國戰(zhàn)略也正在穩(wěn)步實(shí)施。切實(shí)解決好人事檔案管理工作中的現(xiàn)實(shí)問題,不但關(guān)系到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的長足發(fā)展,也會(huì)極大發(fā)揮出人力資源有時(shí)乃至促進(jìn)社會(huì)的公平正義。要解決好人事檔案管理工作中的問題,就必須在全面分析這些問題的主要根源,并在此基礎(chǔ)上在思想上、環(huán)境上、機(jī)制上和素質(zhì)上加大工作力度,使得人事檔案管理工作真正適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。
(一)是要提高思想認(rèn)識(shí),擺正人事檔案管理工作位置
要將人事檔案管理工作作為行業(yè)或單位的重要工作來對(duì)待,提高對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí),與經(jīng)濟(jì)工作、單位各項(xiàng)事務(wù)同部署、同檢查、同落實(shí)、同推進(jìn),與單位人事考核、資質(zhì)評(píng)估等項(xiàng)工作充分結(jié)合起來,以發(fā)掘有用人才為根本推動(dòng)人事檔案管理工作科學(xué)化信息化進(jìn)程。
(二)是要加大投入力度,完善人事檔案管理工作設(shè)施
要根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作需求,不斷加大管理資金投入,改善人事檔案管理工作的工作環(huán)境,增強(qiáng)科技化信息化人事檔案管理能力。充分將現(xiàn)代化設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,制約人為因素對(duì)人事檔案真實(shí)性的影響,保證人事檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。
(三)是要完善規(guī)章制度,強(qiáng)化人事檔案管理工作措施
將人事檔案管理工作制度建設(shè)作為開展人事檔案管理工作的保障,對(duì)檔案調(diào)取、移轉(zhuǎn)、信息更新等相關(guān)程序要規(guī)范流程,大力推進(jìn)人才資源信息的共享,推動(dòng)人才合力匹配機(jī)制的建設(shè)和完善,真正發(fā)揮人事檔案管理工作合理配置、合理促動(dòng)人才交流的有效作用。要不斷豐富人事檔案的具體細(xì)節(jié)內(nèi)容,使之更全面具體地反映個(gè)人信息,更能夠?yàn)槿瞬诺耐诰蛱峁┯行б罁?jù)。
(一)人事檔案管理人員素質(zhì)較低。部分事業(yè)單位的人事檔案管理人員,在從事人事檔案管理工作時(shí),表現(xiàn)出綜合素質(zhì)較低的現(xiàn)象,缺乏創(chuàng)新和進(jìn)取精神,使人事檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的作用受到了限制。其原因主要是:1.人事檔案管理的工作人員是隨意安排的,他們的專業(yè)知識(shí)欠缺,業(yè)務(wù)能力不高。2.缺乏必要的責(zé)任心和政治觀念,工作態(tài)度不夠認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)。3.有些人事檔案管理人員年齡較大,工作效率不高。
(二)缺乏健全的管理機(jī)制。我國大部分事業(yè)單位在人才聘用方面均存在不規(guī)范的現(xiàn)象,缺乏健全的管理機(jī)制,這導(dǎo)致了事業(yè)單位人事檔案管理混亂。其原因主要是:1.事業(yè)單位的人力資源部門在引進(jìn)員工時(shí),辦事態(tài)度不夠認(rèn)真,對(duì)所聘用人員檔案的完整性不做要求,只要上交了檔案即可。2.部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不重視,對(duì)員工的檔案沒有詳細(xì)的規(guī)定。3.員工離職后,將檔案留在原事業(yè)單位保存,對(duì)自己的檔案不過問。
(三)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度落后。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理制度無法滿足新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展的需求,這導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展速度較慢。其原因主要是:1.部分事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作持觀望態(tài)度,不愿意花費(fèi)時(shí)間在管理制度的改進(jìn)上。2.對(duì)政府出臺(tái)的相應(yīng)的政策缺乏應(yīng)有的管理和執(zhí)行力度。3.問題處理的不及時(shí),造成新老問題堆積的現(xiàn)象。4.有的事業(yè)單位觀念陳舊,不愿意接受新的東西,依然沿用傳統(tǒng)的管理方法。
二、深化事業(yè)單位人事檔案管理的措施
(一)加強(qiáng)人事檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)人事檔案管理的隊(duì)伍建設(shè),主要包括以下幾個(gè)方面:1.對(duì)事業(yè)單位從事人事檔案管理的員工進(jìn)行時(shí)事政治、法律法規(guī)的學(xué)習(xí),提升員工的思想素質(zhì),對(duì)員工進(jìn)行文化知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn),提高員工的綜合素質(zhì)。2.對(duì)人事檔案管理人員的聘用原則,堅(jiān)持專業(yè)化、知識(shí)化、年青化和現(xiàn)代化。3.鼓勵(lì)員工進(jìn)行創(chuàng)新,培養(yǎng)員工的創(chuàng)新精神。
(二)建立健全人事管理制度。建立健全事業(yè)單位人事檔案管理制度,有利于事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化。落實(shí)人事檔案管理制度的建立和完善,主要包括以下幾個(gè)方面:1.認(rèn)真執(zhí)行國家頒布的相應(yīng)的法律法規(guī),明確人事檔案管理的行政職能。2.對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。3.對(duì)事業(yè)單位引進(jìn)和輸出的人員的檔案進(jìn)行良好的管理,并與當(dāng)事人進(jìn)行溝通交流,采取合適的檔案保管措施,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案的有序管理。4.對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理內(nèi)容進(jìn)行革新,對(duì)管理措施進(jìn)行修改和完善。
(三)采用科學(xué)的人事檔案管理方法。采用科學(xué)的人事檔案管理方法,有利于深化事業(yè)單位人事檔案管理的改革,其措施主要包括以下幾個(gè)方面:1.對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),培養(yǎng)管理人員先進(jìn)的管理理念。2.管理過程中,要學(xué)會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的存儲(chǔ)和查找。3.摒棄不好的管理方法,采用合適的科學(xué)的管理方法,使事業(yè)單位人事檔案管理更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè),從而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。
三、結(jié)語
當(dāng)前許多單位的人事檔案都掛靠在人事部門或者勞動(dòng)部門上,沒有專門的部門和人員對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一的保管和整理,更不對(duì)人事檔案進(jìn)行定期更新,而且用人單位對(duì)員工的人事檔案也沒有做嚴(yán)格的鑒定和檢查,導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容虛假,檔案丟失、內(nèi)容混亂的情況屢見不鮮。
二、人事檔案管理問題出現(xiàn)的原因
1.當(dāng)前人們對(duì)人事檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)
有些人認(rèn)為人事檔案的存在是“組織上”任用人才或者是政治運(yùn)動(dòng)整人的依據(jù),認(rèn)為人事檔案的重要性只存在于政治運(yùn)動(dòng)中,而在市場經(jīng)濟(jì)之中沒有用處。在這種觀念的指導(dǎo)下,對(duì)人事檔案資料的整理只注重人員的政治狀況、家庭背景,忽視對(duì)個(gè)人能力素質(zhì)、品質(zhì)道德的歸檔,導(dǎo)致內(nèi)容的不全面;有些人為了給自己的檔案“更好看”而偽造材料,沒有按照規(guī)定嚴(yán)格記錄個(gè)人情況,導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的不真實(shí)。而且人們不重視人事檔案在市場經(jīng)濟(jì)之中的地位,也就導(dǎo)致對(duì)其處理非常隨便,為某些人弄虛作假提供契機(jī),而這些弄虛作假的行為又加劇人事檔案管理工作的混亂。
2.人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
有些人事檔案管理的工作人員沒有接受足夠的培訓(xùn),對(duì)相關(guān)政策規(guī)定了解也不清楚,使之沒有能力做好人事檔案的管理工作。還有就是對(duì)管理工作的相關(guān)規(guī)定不到位,導(dǎo)致人事檔案管理無章可循,無法可依。企業(yè)單位都不設(shè)置專門的部門和人員去整理、保存人事檔案,當(dāng)人員流動(dòng)時(shí)人事檔案也無法及時(shí)調(diào)整,使得人事檔案成為人員流動(dòng)的絆腳石。
三、人事檔案管理問題的解決方法
1.建立系統(tǒng)的人事檔案管理體制
政府要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》對(duì)所有的機(jī)關(guān)單位、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行統(tǒng)一的檔案管理,要在省市縣等不同層級(jí)設(shè)立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu),管理所轄區(qū)域內(nèi)的人事檔案整理、保管、更新和流動(dòng)工作,國家要建設(shè)統(tǒng)一的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò),對(duì)所有的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。系統(tǒng)的人事檔案管理部門和統(tǒng)一的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)將為人事檔案管理工作提供保障。
2.創(chuàng)新人事檔案內(nèi)容
我們要根據(jù)社會(huì)的發(fā)展不斷充實(shí)人事檔案的內(nèi)容。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代人事檔案更重視一個(gè)人的政治性檔案,在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案要更多地注重一個(gè)人的能力素質(zhì)、品質(zhì)道德資料的收集和整理。要根據(jù)市場需求和當(dāng)?shù)厣鐣?huì)實(shí)際重新對(duì)人事檔案的收集范圍和收集標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)定,要由專門的部門對(duì)人事檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)校準(zhǔn),尤其是對(duì)個(gè)人的誠信進(jìn)行詳細(xì)記錄。
3.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)
傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)人事檔案資料管理,已經(jīng)與現(xiàn)如今的現(xiàn)代化科技社會(huì)完全脫節(jié)。大量的人員變動(dòng)致使傳統(tǒng)的檔案錄入工作變得更加繁瑣,此外,由于紙張的特性,人事檔案在時(shí)間流逝中也變得容易磨損變質(zhì),不易于保存使得數(shù)據(jù)丟失,而計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)使得人事檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化,系統(tǒng)化、全面化、信息化的檔案建設(shè)全面普及到企業(yè)的日常工作中。
1.應(yīng)用信息技術(shù)大大減少管理人事檔案工作人員的工作
中國石油在逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化運(yùn)營的過程中,研究出一套有關(guān)人事管理的ERP系統(tǒng),并且廣泛推廣。近年來,隨著ERP的逐漸完善和改進(jìn),計(jì)算機(jī)技術(shù)完成了人事檔案工作從信息的收集、確定、生成、保存、整理及應(yīng)用這一系列的過程,計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息化、系統(tǒng)化、效率化的變革,提高了企業(yè)的整體效率。由此可見,將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理工作,是實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、技術(shù)化、現(xiàn)代化的重要轉(zhuǎn)變。
2.計(jì)算機(jī)技術(shù)簡便了信息搜索
在中國,管理人事信息檔案的工作長期處于封閉中,傳統(tǒng)方式中繁瑣的程序、復(fù)雜的操作以及紙張的特性經(jīng)常使真正人才被埋沒。作為計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)功能的消息檢索,只需要幾個(gè)關(guān)鍵詞,無論是名字、時(shí)間、檔案編號(hào)都可以將所選拔人才的全方面信息迅速調(diào)出。如此簡便的操作極大的節(jié)約了時(shí)間成本,同時(shí)也更利于人才的發(fā)掘,為日后的人才舉薦提供重要根據(jù)。
3.應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)大大提高了人事檔案管理水準(zhǔn)
每一種工作都有不同程度的人動(dòng),所以及時(shí)更新人事信息、填充檔案、完善數(shù)據(jù)庫等工作為人資管理部門構(gòu)建了更高的工作標(biāo)準(zhǔn)。而計(jì)算機(jī)技術(shù)在此項(xiàng)工作的日常應(yīng)用中使得檔案整理人員的工作變得簡便,為相關(guān)的管理人員提供了充足的信息搜集時(shí)間。除此之外,簡捷易懂的操作使得人員信息錄入的效率大大的提高。
二、管理人事檔案工作中的不足之處
1.專業(yè)人資管理人才短缺
因?yàn)樾吕下殕T的交替以及單位結(jié)構(gòu)重建等眾多原因造成的不可避免的人事檔案管理人員的職位變動(dòng),繼任的檔案管理人員幾乎沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的相關(guān)工作培訓(xùn)使得他們不具備全面的專業(yè)技能,對(duì)于裝訂、整理、歸檔業(yè)務(wù)的不熟練嚴(yán)重影響了人事檔案管理的水平。由于信息化技術(shù)的應(yīng)用,工作人員掌握相關(guān)知識(shí)和基本的操作技能才能成為合格的檔案管理者并有序的進(jìn)行現(xiàn)代化的管理工作。
2.不完善的人事檔案管理工作制度
根據(jù)現(xiàn)今實(shí)際情況來看,大多數(shù)企業(yè)沒有自己專門檔案管理方面的工作小組。因?yàn)楣芾碇贫鹊娜笔?,相關(guān)工作的采集梳理、識(shí)別歸檔、更新修改等方面得不到細(xì)致的規(guī)定,造成了不執(zhí)行和不遵守的工作現(xiàn)象,而這種現(xiàn)象導(dǎo)致檔案缺失混亂,不完全不詳細(xì),無法真實(shí)有效的體現(xiàn)職工的信息和能力。
3.信息化人事檔案管理缺失保密意識(shí)
因?yàn)楝F(xiàn)如今高速發(fā)展的科技,關(guān)于檔案管理所設(shè)計(jì)的相關(guān)程序軟件也更加全面化,這種改變使得部分管理檔案的人員產(chǎn)生了一定的依賴性,從而忽視了傳統(tǒng)檔案的重要性。值得注意的是,高度機(jī)密以及極重要的檔案信息,企業(yè)還是選擇傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式進(jìn)行保存?zhèn)浒?。所以,正因?yàn)殡娮有畔⒓夹g(shù)的高速發(fā)展,管理檔案的工作人員應(yīng)該更加謹(jǐn)慎,增強(qiáng)自己的防范意識(shí),以防機(jī)密檔案被不法之徒從其他途徑盜取。
三、未來人事檔案管理工作展望
根據(jù)我國《檔案法》規(guī)定,檔案的所有權(quán)可視為財(cái)產(chǎn)所有權(quán)歸所屬企業(yè)所有,而企業(yè)將檔案寄存在檔案館的行為只能算是暫時(shí)存放,檔案館作為保管方有時(shí)不得不接受企業(yè)提出的特殊要求,例如要求專柜存放,并將檔案柜鑰匙交由企業(yè)保管等,如果一味的應(yīng)允這些要求,企業(yè)一一效仿,那么檔案館就只能僅僅成為一個(gè)倉儲(chǔ)機(jī)構(gòu)了。所以檔案館在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候一定要遵循相應(yīng)原則,對(duì)檔案進(jìn)行編目、整理、加工及是否有權(quán)鑒定與銷毀檔案,從而為社會(huì)提供有用的信息,體現(xiàn)檔案館的功能,這是眼下需要重點(diǎn)解決的難題。國企在產(chǎn)權(quán)變動(dòng)和資產(chǎn)變動(dòng)期間,在對(duì)國企檔案進(jìn)行整理、鑒定、移交等工作中所用到的費(fèi)用由接受單位進(jìn)行支付,需向地方國家檔案館寄存檔案的費(fèi)用則由原企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用支付。破產(chǎn)企業(yè)則需要一次性支付全部的寄存檔案費(fèi)用。但檔案相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算仍然沒有確切的方法和標(biāo)準(zhǔn),這也是我國國企改制后面臨困難問題。
二、解決國有企業(yè)人事檔案存在問題的對(duì)策
為解決檔案管理中存在的隱患與難題,應(yīng)積極選擇相應(yīng)的對(duì)策實(shí)施。1.檔案管理制度不健全破產(chǎn)、倒閉企業(yè)的檔案根據(jù)產(chǎn)權(quán)變化的方式不同,應(yīng)該進(jìn)行不用方式的處置,對(duì)一些沒有去處的檔案,必須要按照要求移交到檔案館;一些企業(yè)轉(zhuǎn)為私營或者變?yōu)楹腺Y、出售中外臺(tái)資的企業(yè)檔案也應(yīng)該及時(shí)的移交到檔案館保管,防止檔案的丟失。嚴(yán)格按照進(jìn)館要求,對(duì)具有長期或永久保存價(jià)值的檔案,在移交時(shí)必須保證其完整性,仔細(xì)做好分門別類工作,裝訂上架后標(biāo)簽清楚。對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核,根據(jù)移交清冊,逐卷清點(diǎn),防止企業(yè)別有用心地為圖永久保存而寄存不重要的閑雜檔案,有效的提高檔案館管理檔案質(zhì)量。2.允許連續(xù)性的企業(yè)檔案進(jìn)寄存對(duì)企業(yè)以股份有限公司、有限責(zé)任公司、股份合作制、委托經(jīng)營、租賃經(jīng)營、出售產(chǎn)權(quán)、負(fù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、兼并形式產(chǎn)生的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng),企業(yè)會(huì)有一定的連續(xù)性,這時(shí)檔案應(yīng)該以保存在改制后企業(yè)為主。除非受保管條件的限制,或者由其它一時(shí)難以克服的客觀因素影響,將可能導(dǎo)致檔案損害的,可以移送檔案館暫時(shí)寄存。3.對(duì)寄存檔案要加以選擇,充分利用檔案館有限的庫容量對(duì)企業(yè)要求寄存的各類檔案,檔案館工作人員必須適當(dāng)?shù)貙?duì)其信息內(nèi)容稍作了解,以判斷是否值得和可以入館保存。改制國有企業(yè)必須尊重檔案工作,自覺遵守檔案轉(zhuǎn)交制度,切勿使檔案館成為一個(gè)僅僅用來堆放紙張的場地,從而避免日后出現(xiàn)庫滿為患的現(xiàn)象。
三、結(jié)束語
傳播學(xué)研究的一大特色是善于運(yùn)用圖像模式對(duì)傳播現(xiàn)象進(jìn)行描述和解釋,引入模式方法為全面考察檔案信息傳播提供了很好的借鑒。本文結(jié)合前人的研究與自己的思考提出一個(gè)檔案信息傳播模式的構(gòu)思。
一、傳播的一般模式
模式實(shí)際上是對(duì)現(xiàn)實(shí)事件的內(nèi)在機(jī)制以及事件之間關(guān)系的直觀和簡潔的描述,它作為一種研究方法,既可以表現(xiàn)靜態(tài)的結(jié)構(gòu),又可以進(jìn)行動(dòng)態(tài)的描述,并且以一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)而存在。
最早的傳播模式可以追溯到公元前4世紀(jì)的亞里斯多德模式,它扼要地提出了傳播的五個(gè)基本要素:說話者、演講內(nèi)容、聽眾、效果及場合。而在傳播學(xué)上具有奠基意義的傳播模式是1948年哈羅德·拉斯韋爾提出的五W模式:Who,SaysWhat,inWhichChannel,toWhom,WithWhatEffect(誰,說了什么,通過什么渠道,對(duì)誰,取得了什么效渠)。然而,五W模式忽略了傳播的反饋要素,僅是一個(gè)單向線性傳播圖式,事實(shí)上人類的傳播活動(dòng)并不是一個(gè)被動(dòng)直線過程,而是一個(gè)復(fù)雜的、動(dòng)態(tài)的,具有主動(dòng)性、創(chuàng)造性和繼承性的雙向互動(dòng)過程。因此,此后很多學(xué)者在五W模式的基礎(chǔ)上提出了不少傳播模式,如1954年威爾伯·施拉姆提出的高度循環(huán)性的奧斯古德——施拉姆模式,1967年丹斯提出了著名的螺旋模式,為某些循環(huán)方式無法描述和解釋的傳播現(xiàn)象提供了最好的圖解。
由此可見,傳播模式有一個(gè)積累、深化和發(fā)展的過程,其演變經(jīng)歷了一個(gè)從單向線性到雙向循環(huán),由要素性到結(jié)構(gòu)性,由靜態(tài)到動(dòng)態(tài),由簡單到復(fù)雜的進(jìn)化過程。這個(gè)過程是我們分析檔案信息傳播過程與結(jié)構(gòu)模式的基礎(chǔ)。
二、檔案信息傳播模式的構(gòu)成
廣義的檔案信息傳播包括檔案館(室)的檔案信息傳播活動(dòng)和私人檔案擁有者的檔案信息傳播活動(dòng)。檔案館(室)的檔案信息傳播偏向于公共組織傳播,而私人檔案信息傳播則傾向于人際傳播。本文所討論的檔案信息傳播活動(dòng)指的是檔案館的檔案信息的交流傳遞過程。
檔案信息傳播是一種特殊形式的傳播,其傳播活動(dòng)本身既屬于傳播活動(dòng)的大范疇,具有傳播活動(dòng)的一般規(guī)律,同時(shí)由于它的傳播對(duì)象——檔案信息是一種特殊的信息,其傳播方式、活動(dòng)規(guī)律無疑又具有自己的個(gè)性特點(diǎn)。因此,只有建立在共性與個(gè)性有機(jī)契合基礎(chǔ)上的模式,才能反映出檔案信息傳播活動(dòng)的規(guī)律和特點(diǎn)。
檔案信息傳播結(jié)構(gòu)涉及到諸多復(fù)雜因素,這里進(jìn)行的模式分析主要是考察其傳播過程中一些基本的構(gòu)成要素,它們足以形成檔案信息傳播模式的基本框架結(jié)構(gòu)。檔案信息傳播的結(jié)構(gòu)包括五個(gè)基本要素:檔案信息源、檔案館、傳播渠道、檔案信息受眾和反饋。這五個(gè)要素相互作用、相互影響、循環(huán)互動(dòng),共同構(gòu)成了這樣一個(gè)傳播過程:
附圖
1.檔案信息源。即各種各樣的檔案資料,包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等,通過檔案館有意識(shí)、有目的、有選擇地收集進(jìn)館。
2.檔案館。在檔案館中,經(jīng)過整理、鑒定、加工等常規(guī)程序?qū)n案信息有序化,并根據(jù)實(shí)際情況,按照一定的傳播方式傳遞給相應(yīng)的檔案信息受眾。
3.傳播渠道。包括公共組織傳播渠道和大眾傳播渠道。檔案信息傳播者可以決定檔案信息傳播渠道,檔案信息受眾也可以根據(jù)實(shí)際情況、實(shí)際需要選擇一定的傳播方式獲得相應(yīng)的檔案信息。
4.檔案信息受眾。不只是一般意義上的檔案用戶,還包括主動(dòng)或者被動(dòng)接觸到檔案信息的人。
5.反饋。檔案信息受眾對(duì)傳播效果的反應(yīng)信息反饋給傳播者之后構(gòu)成了一次傳播流動(dòng)過程,傳播者根據(jù)受眾的反饋信息做出相應(yīng)的調(diào)整,然后又開始新一輪的檔案信息傳播。
在上述檔案信息傳播模式中,檔案信息傳播過程中的檔案信息既可以進(jìn)入大眾傳播系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為其他形式,從而進(jìn)入人際傳播、市場傳播和公共組織傳播渠道,也可以直接進(jìn)入公共組織傳播渠道。傳播者在一般傳播模式中主要是作為信息源的傳播和報(bào)導(dǎo)者身份出現(xiàn),而檔案信息傳播者既是檔案信息的收集者、整理加工的把關(guān)人,更是承擔(dān)市場及公共渠道檔案信息傳播活動(dòng)的中介人。檔案信息受眾也比較復(fù)雜,既可以是大眾傳播的直接受眾或消費(fèi)者,也可以是公共組織傳播的檔案用戶。不同的傳播渠道和方式中的傳播對(duì)象是復(fù)雜的、多元的,這是由傳播途徑的多元并存和傳播對(duì)象存在的不同社會(huì)角色等方面因素決定的。受眾的反饋活動(dòng)是檢驗(yàn)傳播取得什么樣的效果的重要環(huán)節(jié),一般是由此構(gòu)成檔案信息傳播活動(dòng)再一次實(shí)現(xiàn)的一個(gè)螺旋過程,因此這種反饋具有循環(huán)性。
三、檔案信息傳播模式的分析
1.傳播的起點(diǎn)
一般的傳播模式都以傳播者(個(gè)人或群體)作為傳播的起點(diǎn),傳播者將已經(jīng)準(zhǔn)備好的信息傳遞出去,筆者認(rèn)為這種傳播起點(diǎn)是不適用于檔案信息傳播模式的。
近年來,檔案數(shù)量的急劇暴漲與庫房容量相對(duì)有限的矛盾一直困擾著檔案界,為了解決這個(gè)矛盾,檔案館加大了鑒定工作的力度,并且提出了要介入文件管理流程進(jìn)行前端控制,以保證在有限的空間內(nèi)容納最多、最有價(jià)值的檔案信息。檔案館對(duì)檔案信息源的鑒別、選擇、收集工作成了一項(xiàng)重要而又艱巨的任務(wù),理應(yīng)是檔案信息傳播的起始。如果把檔案信息源置于檔案館之后,人們很容易誤認(rèn)為檔案館的傳播任務(wù)只是將已經(jīng)收藏的檔案信息傳播出去,而檔案館對(duì)分散在社會(huì)中的大量的檔案信息的選擇、收集這項(xiàng)基本功能就突出不了了。
檔案館館藏的質(zhì)量是傳播活動(dòng)的基礎(chǔ),沒有高質(zhì)量的館藏就不可能有好的傳播效果。我國檔案館館藏結(jié)構(gòu)不合理是老大難問題,以這樣的館藏為基礎(chǔ)進(jìn)行的傳播活動(dòng)效果不理想是意料之中的事,因此,應(yīng)當(dāng)把檔案信息源提前到傳播者之前,強(qiáng)調(diào)檔案館的“把關(guān)人”作用,嚴(yán)格控制進(jìn)入檔案館的檔案資料的比例及質(zhì)量,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),為檔案信息傳播打好基礎(chǔ)。檔案館一些中心工作的開展需要館藏以外的信息,例如舉辦展覽,光靠館藏不夠,必須搜集館藏以外的信息作為補(bǔ)充。因此,檔案館深層次上的檔案信息傳播并不僅僅是將館內(nèi)有序化的檔案信息傳遞給受眾這樣簡單,其真正內(nèi)涵應(yīng)是將分散在社會(huì)中無序化的、有用的檔案信息經(jīng)過整序、加工之后傳遞給受眾。
【2.傳播渠道
檔案信息傳播的渠道包括大眾傳播渠道和公共組織傳播渠道兩種,以公共組織傳播渠道為主。一方面,檔案信息受眾可以通過報(bào)紙、雜志、電臺(tái)、電視、網(wǎng)絡(luò)等大眾傳播媒介所公布的檔案信息、檔案信息的作用及利用檔案的規(guī)章制度,接觸、了解、選擇檔案信息,清楚檔案信息的出處,了解利用檔案信息的規(guī)章制度;另一方面,檔案信息受眾也可以親自到檔案館,運(yùn)用檔案館所提供的檢索工具(案卷目錄、全宗索引、分類目錄、主題目錄、專題目錄等)查詢館藏內(nèi)是否有符合自己需求的檔案信息,并將查得的需求信息轉(zhuǎn)換成信息代碼,向檔案工作者提出受傳需求,檔案工作者據(jù)此通過檔案閱覽、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制件、制發(fā)檔案證明或咨詢服務(wù)等形式傳播檔案信息,也就是檔案館的利用服務(wù)工作。由此可見,檔案館在檔案信息傳播中擔(dān)任中介的角色,是檔案信息受眾與檔案信息間聯(lián)系的橋梁,在社會(huì)檔案信息資源無限擴(kuò)大與受眾個(gè)性化需求之間建立起對(duì)應(yīng)的關(guān)系。
此外,在一般傳播模式中,整個(gè)傳播方向是單向式的,即受眾在整個(gè)傳播過程中對(duì)傳播渠道是不具有支配性和選擇性的,是完全被動(dòng)的。而在檔案信息傳播模式中,在傳播渠道和受眾之間的箭頭標(biāo)志是雙向的,即檔案信息受眾對(duì)傳播渠道具有一定的選擇性。對(duì)于檔案信息傳播者與受眾之間的檔案信息傳遞最終究竟是通過哪一種渠道進(jìn)行,不僅傳播者有決定作用,受眾也有自己的選擇空間,是由雙方共同決定的。
3.檔案信息受眾
傳播渠道的多元性也決定了檔案信息受眾具有數(shù)量眾多、構(gòu)成復(fù)雜、分布廣泛、分散流動(dòng)的特點(diǎn),因?yàn)闄n案信息傳播的信息是為大眾提供的,大眾的外延可以涵蓋所有的人類社會(huì)成員,任何人都可以接受檔案信息傳播的內(nèi)容。從可能性上講,在檔案信息傳播的過程中,大眾即檔案信息的受眾。但是,從現(xiàn)實(shí)上說,只有當(dāng)大眾介入檔案信息傳播過程,采取某種主動(dòng)行為,比如去檔案館閱覽室閱覽檔案、看檔案雜志、參加檔案工作會(huì)議等,才能成為檔案信息傳播的受眾。因此,嚴(yán)格地說,檔案信息受眾是指檔案信息的利用者和接觸者。
一直以來,檔案界將檔案用戶視為檔案信息受眾的全部,事實(shí)上,檔案用戶只是在檔案館以閱覽、復(fù)制、摘錄檔案信息或者制發(fā)檔案證明等形式使用檔案的直接利用者,而在檔案公布、檔案宣傳、檔案編研產(chǎn)品的發(fā)行、售賣工作以及在大眾傳播媒介中接觸和閱讀檔案信息的人應(yīng)當(dāng)也是檔案信息的受眾,因?yàn)橥ㄟ^與檔案信息的接觸,接觸者的態(tài)度和行為也可能會(huì)有所改變,從而產(chǎn)生不同的檔案信息傳播效果。因此,根據(jù)傳播渠道的不同,檔案信息傳播的對(duì)象可分為大眾傳播的直接消費(fèi)者和組織傳播的公共利用者,具體來說,既有一般意義上的檔案用戶,也有觀眾、聽眾、讀者、網(wǎng)民等等。
4.反饋
傳播活動(dòng)的最后結(jié)果就是受眾接收到信息,并取得一定的效果,不論是好是壞。但是,如果受眾不把取得效果的信息回傳給傳播者,傳播者就不知道自己的傳播最終有沒有取得預(yù)期的效果,這樣的傳播過程是不完整的,因此,一個(gè)完整的傳播模式必須建立一個(gè)反饋信息機(jī)制。筆者在所提出的檔案信息傳播模式中也把信息反饋?zhàn)鳛槠渲幸粋€(gè)基本要素。
信息反饋是檔案信息傳播后所產(chǎn)生的信息回流,是檢驗(yàn)傳播活動(dòng)效果的重要環(huán)節(jié)。由于傳播渠道與受眾的多元性,檔案信息傳播的反饋活動(dòng)同樣具有多向性和復(fù)雜性,除了反饋到傳播者——檔案館,還會(huì)反饋到傳播渠道中的大眾傳播組織——報(bào)紙、雜志、電臺(tái)等。相對(duì)來說,向大眾傳播組織的反饋一般是遲滯性的,而向檔案館反饋則是直接性的,一般由此構(gòu)成檔案信息傳播活動(dòng)再一次實(shí)現(xiàn)的一個(gè)螺旋過程,因此這種反饋具有循環(huán)性。
檔案信息傳播的反饋信息的內(nèi)容是多方面的,可以是告訴檔案信息傳播者應(yīng)該繼續(xù)傳播,也可以是要求檔案信息傳播者改變或者糾正原有傳播內(nèi)容或傳播方式,然后再進(jìn)行傳播,或者是要求停止傳播。檔案館根據(jù)相應(yīng)的反饋信息,采取相應(yīng)的措施以改進(jìn)或提高原有的傳播內(nèi)容或方式,定能取得理想的傳播效果。
四、結(jié)束語
構(gòu)建檔案信息傳播模式,是使檔案信息傳播研究適應(yīng)傳播現(xiàn)實(shí)變化的一種嘗試,在幫助了解檔案信息傳播過程的同時(shí),揭示了各要素之間相互聯(lián)系、相互制約的關(guān)系,從中獲得對(duì)檔案信息傳播活動(dòng)宏觀地把握和全面抽象。盡管本文所提出的檔案信息傳播模式比較簡單,但已抓住了問題的主要方面,突出了檔案信息源、檔案館、傳播渠道、檔案信息受眾、反饋等檔案信息傳播的基本問題。通過這個(gè)模式我們能夠簡明又清楚地了解檔案信息傳播的結(jié)構(gòu)和過程,了解各要素之間的相互關(guān)系。
【參考文獻(xiàn)】
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人事檔案的內(nèi)容是由若干份材料組成的。它的來源十分廣泛,內(nèi)容和形式多種多樣,這些材料的不規(guī)范現(xiàn)象嚴(yán)重影響到人事檔案的質(zhì)量,甚至人事檔案的利用價(jià)值。為提高檔案質(zhì)量更好地為組織、人事工作服務(wù),我個(gè)人認(rèn)為應(yīng)從材料內(nèi)容和格式兩個(gè)方面入手:
一、內(nèi)容要做到真實(shí)、完整、精煉
1、真實(shí)性是人事檔案的生命。內(nèi)容要實(shí)事求是地反映職工的本來面目,對(duì)于不符合職工客觀面貌的材料、偽造的假材料應(yīng)剔除出去。如某位職工在1988年的干部履歷表中的年齡為1952年9月,1998年再填寫時(shí)為1954年9月,這種現(xiàn)象比較普遍,如果不及時(shí)糾正,必將影響到今后的組織、人事工作。
2、人事檔案材料要完整、手續(xù)要完備
(1)材料系列是否完整。一個(gè)人的人事檔案不是孤立的,相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系,相互依存,互為補(bǔ)充,構(gòu)成一個(gè)完整的有機(jī)體系。比如,一個(gè)人的入黨材料,一般有入黨申請書、轉(zhuǎn)證申請書、入黨志愿書等;處分材料,一般應(yīng)包括處分決定或批復(fù)、調(diào)查報(bào)告、本人檢討以及必要的證明材料。有關(guān)部門向人事檔案部門送交材料之時(shí),應(yīng)注意將系列材料收齊,以實(shí)現(xiàn)材料系列的完整性。
(2)一份材料的內(nèi)容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨(dú)立性,內(nèi)容有幾個(gè)部分、幾個(gè)要素組成。如:一份鑒定材料,一般都應(yīng)有自我鑒定、小組鑒定、組織鑒定;審查結(jié)論和處分決定,一般都與本人見面,本人在結(jié)論或處分決定上的意見和簽字是其不可缺少的內(nèi)容。因此,檔案材料必須有頭有尾,落款、署名、時(shí)間等特征具備,外形上沒有缺頁、破損、霉?fàn)€變質(zhì)、字跡模糊不清現(xiàn)象,才是完整的檔案材料。
(3)材料手續(xù)的完備,是確保人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的一個(gè)重要方面。1990年中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出:“今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完備的材料,均應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)辦完備,才能歸檔?!?/p>
3、人事檔案的內(nèi)容應(yīng)精煉、實(shí)用。人事檔案從建立之日起就是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。因而決定了人事檔案必須根據(jù)當(dāng)事人情況的變化而不斷增加新的內(nèi)容,補(bǔ)充新材料。在此過程中我們要遵循“取之有據(jù),舍之有理”的原則。對(duì)收集起來的材料進(jìn)行審查、甄別其真?zhèn)?,判定有無保存價(jià)值。如,有人在入黨過程中多次寫了申請書,有人被審查時(shí)對(duì)同一問題多次寫了交待材料,有人對(duì)同一問題在不同時(shí)期寫了內(nèi)容相同的證明材料,鑒別時(shí),只需選取1-2份內(nèi)容全、手續(xù)完備、字跡清楚的歸入本人檔案,其余的剔除。這就避免了人事檔案的臃腫龐雜,使其精煉簡明,更好地發(fā)揮作用。
二、材料格式的規(guī)范化
很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的,材料表格設(shè)計(jì)是否合理,尺寸大小是否規(guī)范,印刷和書寫的質(zhì)量是否有保證都將影響到人事檔案的質(zhì)量。
(1)首先,表頭要清晰明確地表達(dá)所記錄的內(nèi)容,避免含糊不清、文不對(duì)題。人事檔案的每一份材料都具有相對(duì)的獨(dú)立性:履歷表記錄人員個(gè)人簡況簡歷;鑒定表記錄對(duì)人員某一時(shí)期學(xué)習(xí)或工作的鑒定;工資表記錄人員工資變動(dòng)情況等等。有些單位在制表時(shí)將兩種不同性質(zhì)的材料印刷在同一份表格上,極易造成混亂。在日常的管理工作中,我們發(fā)現(xiàn)很多部隊(duì)人員的工資表、任免表和技術(shù)等級(jí)調(diào)整表通用“干部任免審批表”一種表頭,不仔細(xì)鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來很大不便,更會(huì)影響有關(guān)部門對(duì)人員的了解和任用。其次,項(xiàng)目的排列要合理。表格材料常常包括很多項(xiàng)目,項(xiàng)目的排列必須清楚有序,每一項(xiàng)后面要留足夠空白以供填寫。
(2)目前,人事檔案材料仍以紙質(zhì)材料為主,材料用紙和印刷書寫材料的質(zhì)量直接關(guān)系到人事檔案的保存問題。目前機(jī)關(guān)多用新聞紙、二號(hào)和三號(hào)印刷紙制作文件材料,一旦遇光和高溫后,容易發(fā)黃變脆,縮短檔案壽命;鐵道部門的職工工資單使用極薄的蠟光紙印刷,在收集、轉(zhuǎn)遞的過程中極易損毀。因此,人事檔案材料要用質(zhì)量較好的紙張書寫或印刷。另外,用純藍(lán)墨水、鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙印刷或書寫的檔案材料,不耐光、不耐熱、受潮或長期磨擦或字跡容易浸化消退。應(yīng)提倡使用墨汁、藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫材料。
1醫(yī)院流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)的新問題
根據(jù)十余年醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)踐,筆者就醫(yī)院流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)的一些新問題談幾點(diǎn)拙見。
1.1檔案移交不及時(shí)
已辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等流動(dòng)人員的人事檔案,有些沒有及時(shí)移交當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心,有些沒有人事權(quán)的單位擅自保管流動(dòng)人員人事檔案,造成部分流動(dòng)人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續(xù)不完備等情況出現(xiàn)。
1.2“棄檔”現(xiàn)象較嚴(yán)重
一是人事檔案作用逐步淡化,醫(yī)院在聘用專業(yè)技術(shù)人員時(shí)往往只是面試即可。
二是人才流動(dòng)日益頻繁,有的人受利益的驅(qū)動(dòng),不顧組織是否同意,一走了之,新用人單位還可以在當(dāng)?shù)厝耸虏块T的幫助下為其重新建檔。
三是人事費(fèi)普遍過高,也是導(dǎo)致“棄檔”的原因。
1.3檔案管理不規(guī)范
有的單位對(duì)檔案的作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí),用人不規(guī)范,考核、檔案工資晉升、評(píng)定機(jī)制不健全,不注意平時(shí)材料的形成,導(dǎo)致檔案材料缺失,給出國政審、職稱評(píng)定、出具人事檔案相關(guān)證明和辦理流動(dòng)手續(xù)工作帶來一定的困難。
1.4人事缺少特色服務(wù)
目前大部分地方人事還處在單一服務(wù)階段,在很多業(yè)務(wù)領(lǐng)域里還是空白,缺少個(gè)性化、專業(yè)化的服務(wù),無法滿足社會(huì)和個(gè)人的發(fā)展需要。
1.5檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)
檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制尚未健全,部分單位檔案管理人員變化較大,對(duì)人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉,有待加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。
2加強(qiáng)醫(yī)院流動(dòng)人員人事檔案管理的對(duì)策
為了保證醫(yī)院流動(dòng)人員人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位人才合理流動(dòng)時(shí)流動(dòng)人員人事檔案的完整性、真實(shí)性,應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其的管理,認(rèn)真做到以下幾點(diǎn)。
2.1加大宣傳教育的力度,營造人事檔案規(guī)范化管理氛圍要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),廣泛宣傳流動(dòng)人員人事檔案管理的政策規(guī)定,提高檔案管理人員整體素質(zhì),建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制,定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理水平。
2.2完善流動(dòng)人員人事檔案管理政策法規(guī)
一是對(duì)過去不合時(shí)宜,制約人事檔案管理方面的政策加以完善,建立全國統(tǒng)一的法律法規(guī),杜絕各地區(qū)各部門各自為政的現(xiàn)象,以適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要。
二是加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理的力度,規(guī)范對(duì)人才中介機(jī)構(gòu)的管理,不準(zhǔn)民營和合資人才中介機(jī)構(gòu)從事人事和人事檔案管理以及人事調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù),促進(jìn)我國人才中介機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展。
2.3創(chuàng)新人事服務(wù)形式
要不斷豐富人事檔案的內(nèi)容,提高人事檔案的使用價(jià)值,經(jīng)常了解用人單位和人才對(duì)人事檔案材料的新要求,樹立人事檔案利用的“受眾”意識(shí),變過去“守?cái)偸健狈?wù)為“開發(fā)式”服務(wù),重視研究人事檔案用戶的多方位需求,有針對(duì)性地提供個(gè)性化服務(wù)。健全管理人事檔案的機(jī)構(gòu),要在條件具備的地方成立人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理部門,認(rèn)真做好人員配置、經(jīng)費(fèi)來源、安全保密等方面的工作,通過檔案管理機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理,促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理朝著科學(xué)化、制度化和規(guī)范化方向發(fā)展。
2.4明確職責(zé),理順關(guān)系
一、含義
這種模式是在市場經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式,與市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān),所以它應(yīng)是一種社會(huì)化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點(diǎn)。
1人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性
市場經(jīng)濟(jì)的建立,產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式,這有利于人才的吸納、流動(dòng),但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞,新型的人事管理制度如人事制應(yīng)運(yùn)而生,人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng),因此,作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作,也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來說,不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu),只收集管理本單位人事檔案,市場經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu),如各省市人才市場建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu),這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu),而是面向社會(huì),其管理對(duì)象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案,其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性,可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。
2人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性
人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性,決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中,人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使,該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一,僅限于本機(jī)構(gòu)人員,內(nèi)容也較簡單;而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu),其來源要廣泛得多,可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員,又由于每類人員身份不同,集中起來顯得人員復(fù)雜,其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
3利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性
市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才,無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才,選拔合格或優(yōu)秀人才,還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè),都不會(huì)忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性,導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍,不僅組織上需要,而且許多個(gè)人也需要,那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案,經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用,但它們的要求不完全一樣,呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
4人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性
市場經(jīng)濟(jì)的建立,減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度,與此同時(shí),信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展,改變了人事檔案管理和服務(wù)方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案,還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng),采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式,使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流,由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
二、特點(diǎn)
1人事檔案社會(huì)化開放式管理模式,是市場經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式,是對(duì)人事檔案管理模式的補(bǔ)充,與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段
市場經(jīng)濟(jì)條件下的新模式,與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中,人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理,比較封閉和內(nèi)向,在過去人事管理中起到了重要作用,在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式,而應(yīng)更新、改革舊的模式,建立新的模式,社會(huì)化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式,是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段,各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù),方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢,但過于封閉,利用面不廣,實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大;新的管理模式服務(wù)面廣,便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用,易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式,但存在易泄密、丟失等問題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢,克服各自弊病,使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。
2人事檔案社會(huì)化開放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理
由于流動(dòng)人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等,其檔案與一般人事檔案比較而言,具有一定特點(diǎn),因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。
流動(dòng)人員一般沒有固定的單位、工作變動(dòng)較大,與原單位沒什么聯(lián)系,他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理,這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開放性和市場性的特點(diǎn),適用于社會(huì)化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規(guī)范,在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問題,有待進(jìn)一步改進(jìn)。
3社會(huì)化開放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢
即將到來的21世紀(jì),是一個(gè)更加開放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯,人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng),在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大,機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治,精簡機(jī)構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用,每個(gè)小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時(shí),政治體制改革的深化,會(huì)使政府對(duì)人事管理逐漸淡化,人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè),人事檔案社會(huì)化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關(guān)于其業(yè)績、專長、愛好等經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)的記載,值得保密的內(nèi)容不多;同時(shí),這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失,政治身份級(jí)別看得并不重要,特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后,企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長、經(jīng)理,企業(yè)干部自己可自由擇業(yè),教師和科研人員可轉(zhuǎn)崗下崗,企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動(dòng)日益頻繁,構(gòu)成逐漸復(fù)雜,不可能也不必要嚴(yán)格按照干部、職工等級(jí)由組織人事部門分開管理,完全可以實(shí)行社會(huì)化開放式管理模式。
三、意義
在中國,人事檔案與戶籍對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用。如果某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長特點(diǎn)的地方和單位工作,原單位領(lǐng)導(dǎo)若不同意調(diào)走,其人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走,那么,既便是這個(gè)人調(diào)走了,但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會(huì)遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會(huì)化開放式管理模式,每個(gè)人是社會(huì)人而不只是單位人,每個(gè)人的人事檔案由社會(huì)化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理,與戶籍制度、人事制度協(xié)調(diào)運(yùn)行,那么許多問題都會(huì)迎刃而解??梢?,在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下,建立一種社會(huì)化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。