前言:一篇好文章的誕生,需要你不斷地搜集資料、整理思路,本站小編為你收集了豐富的公司集中采購(gòu)管理辦法主題范文,僅供參考,歡迎閱讀并收藏。
據(jù)統(tǒng)計(jì),集團(tuán)所屬上百家企業(yè)年采購(gòu)總額達(dá)300 多億元,是集團(tuán)實(shí)現(xiàn)降本增效的一個(gè)重點(diǎn)。多年來,由于在管控模式和操作流程上形成了各自不同的架構(gòu),在管理水平上也各有差異,因而集團(tuán)所屬企業(yè)的采購(gòu)管理“各唱各的調(diào)”,有些企業(yè)明顯存在問題和不足。其中,在采購(gòu)模式上主要存在五個(gè)方面問題:一是分散的采購(gòu)模式無法形成采購(gòu)規(guī)模優(yōu)勢(shì),造成采購(gòu)成本增加;二是分散的物資不足以吸引核心供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng);三是與關(guān)鍵供應(yīng)商之間的溝通與合作尚停留在初級(jí)層面,未注重戰(zhàn)略合作關(guān)系的培育;四是采購(gòu)部門設(shè)置重復(fù),機(jī)構(gòu)繁瑣,人員成本支出較大;五是缺少系統(tǒng)的供應(yīng)商評(píng)估體系、激勵(lì)機(jī)制和淘汰機(jī)制。這些問題的存在,既導(dǎo)致了集團(tuán)采購(gòu)價(jià)值最大化難以體現(xiàn),也直接影響到集團(tuán)對(duì)外采購(gòu)形象。
2010 年,集團(tuán)著手對(duì)所屬企業(yè)普遍使用的物資實(shí)施集中管理,積極促進(jìn)由企業(yè)分散采購(gòu)向集團(tuán)集中采購(gòu)管控模式的轉(zhuǎn)變,并取得一定的進(jìn)展和成效。
本文就集團(tuán)創(chuàng)新采購(gòu)模式、降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)綜合效率等方面、進(jìn)行了探討。
1 “集中采購(gòu)”是企業(yè)轉(zhuǎn)型的必然要求
隨著全球經(jīng)濟(jì)“一體化”進(jìn)程的不斷加快,企業(yè)原有采購(gòu)模式的種種弊端逐一顯現(xiàn),已無法適應(yīng)集團(tuán)快速發(fā)展的需要。集團(tuán)采購(gòu)管控體系的改革勢(shì)在必行。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的新形勢(shì)下,集團(tuán)只有促使企業(yè)向“集中采購(gòu)管控模式”發(fā)展,做到“集中渠道采購(gòu)、規(guī)模效應(yīng)采購(gòu)”,才能爭(zhēng)取到談判主動(dòng)權(quán),挖掘供應(yīng)鏈內(nèi)在潛力,凸顯采購(gòu)效益最大化,提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。這既是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀規(guī)律所使然,也是企業(yè)“創(chuàng)新驅(qū)動(dòng),轉(zhuǎn)型發(fā)展”的內(nèi)在要求。
1.1 構(gòu)建科學(xué)的集中采購(gòu)管控模式
集中采購(gòu)是指由集團(tuán)總部主導(dǎo)實(shí)施,與評(píng)估確定的供應(yīng)商簽訂年度框架采購(gòu)協(xié)議,集團(tuán)總部統(tǒng)一購(gòu)買、結(jié)算或所屬企業(yè)分別購(gòu)買、結(jié)算的采購(gòu)方式,分“統(tǒng)談統(tǒng)購(gòu)”和“統(tǒng)談分簽”兩種管控模式。
2010 年,集團(tuán)為提升采購(gòu)管理績(jī)效,在外部咨詢公司的協(xié)助下,在集團(tuán)總部層面新增采購(gòu)管理職能,在集團(tuán)內(nèi)推廣先進(jìn)的采購(gòu)管理方式,同時(shí)充分發(fā)揮集團(tuán)協(xié)同效應(yīng),以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本節(jié)省和供應(yīng)商庫(kù)優(yōu)化,形成較為統(tǒng)一和規(guī)范的采購(gòu)管理制度和采購(gòu)流程。集團(tuán)總部遵循“統(tǒng)一對(duì)外,集中決策”的原則,集中采購(gòu)需求,整合所屬企業(yè)優(yōu)秀供應(yīng)商資源和技術(shù)力量,大力推進(jìn)“策略采購(gòu)”、“框架協(xié)議采購(gòu)”,努力實(shí)現(xiàn)集團(tuán)層面采購(gòu)總成本最低的目標(biāo)。
根據(jù)集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)策略以及物資本身特性,集團(tuán)的集中采購(gòu)管控工作深入研究物資分類,對(duì)不同物資采用不同的采購(gòu)策略和操作流程,并形成相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略。在此基礎(chǔ)上,積極穩(wěn)妥地推進(jìn)采購(gòu)方式創(chuàng)新,有效地形成全局性或區(qū)域性采購(gòu)框架協(xié)議,所屬企業(yè)遵照框架協(xié)議,按照既定規(guī)則,直接派發(fā)訂單,避免重復(fù)談判,縮短采購(gòu)周期,提高采購(gòu)效率。
1.2 健全規(guī)范的采購(gòu)管理制度和操作流程
采購(gòu)管理制度是采購(gòu)工作得以有效實(shí)施的基礎(chǔ)和準(zhǔn)則。為了提高集團(tuán)采購(gòu)管理水平,降低采購(gòu)成本和風(fēng)險(xiǎn),集團(tuán)先后制定了《采購(gòu)管理規(guī)定》和《集中采購(gòu)管理辦法》等8 個(gè)采購(gòu)管理制度和采購(gòu)管理流程,作為規(guī)范所屬企業(yè)采購(gòu)工作的約束性文件,同時(shí)制定了《采購(gòu)執(zhí)行管理辦法》和《采購(gòu)質(zhì)量管理辦法》等4 個(gè)采購(gòu)制度框架,并由所屬企業(yè)根據(jù)自身特點(diǎn)制定具體的實(shí)施細(xì)則。通過制定關(guān)鍵、通用的采購(gòu)管理制度,整個(gè)集團(tuán)初步形成一套比較完備的采購(gòu)管理、運(yùn)行和監(jiān)督體系,使集中采購(gòu)工作有章可循,減少工作的隨意性,堵塞管理漏洞。采購(gòu)管理制度建設(shè)與集中采購(gòu)管理工作互相促進(jìn),并根據(jù)管理需要不斷改進(jìn)和完善,為集中采購(gòu)提供制度保障。
在操作流程上,集團(tuán)實(shí)行“集中管理、分級(jí)執(zhí)行”的采購(gòu)管理策略。對(duì)于所屬企業(yè)通用的生產(chǎn)性和非生產(chǎn)性物資,由集團(tuán)總部通過目錄形式,進(jìn)行集團(tuán)集中采購(gòu);對(duì)于僅少數(shù)所屬企業(yè)采購(gòu)的重要原料,由集團(tuán)總部通過目錄形式,授權(quán)一家企業(yè)主導(dǎo)協(xié)商或企業(yè)間組成聯(lián)合體共同協(xié)商,各企業(yè)分別執(zhí)行采購(gòu);對(duì)個(gè)別所屬企業(yè)采購(gòu)的重要原料和重大裝備,由集團(tuán)總部通過目錄形式,并牽頭成立品類采購(gòu)策略決策委員會(huì),建立以年度或季度采購(gòu)策略研討為主的工作機(jī)制,對(duì)所屬企業(yè)制定的品類采購(gòu)策略進(jìn)行審核、分享集團(tuán)內(nèi)相似采購(gòu)操作經(jīng)驗(yàn),并最終決策品類采購(gòu)策略,由各企業(yè)分別執(zhí)行采購(gòu);對(duì)整個(gè)集團(tuán)的戰(zhàn)略性供應(yīng)商,由集團(tuán)總部實(shí)施統(tǒng)一管理。
2 以“供應(yīng)鏈管理一體化發(fā)展”為主導(dǎo)
強(qiáng)化供應(yīng)鏈管理的一體化發(fā)展,必須以“價(jià)值創(chuàng)造者”為定位,以“集中管理、分級(jí)執(zhí)行”的管控模式為導(dǎo)向,以采購(gòu)運(yùn)作能力的顯著提高為核心,以員工能力與信息技術(shù)發(fā)展為支撐,發(fā)揮集團(tuán)整體優(yōu)勢(shì),打造國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的現(xiàn)代化采購(gòu)管理體系。
集團(tuán)在其總部完成采購(gòu)部門組織定位的轉(zhuǎn)型后,建立總部集中采購(gòu)平臺(tái),全面負(fù)責(zé)集中采購(gòu)工作,逐步實(shí)現(xiàn)集團(tuán)生產(chǎn)所需的大宗、通用、重要物資的集中采購(gòu),最終實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門為“價(jià)值創(chuàng)造者”的戰(zhàn)略定位。隨著集團(tuán)總部物資采購(gòu)供應(yīng)管理體系的逐漸形成,集團(tuán)的集中采購(gòu)管控模式將得到進(jìn)一步完善,并通過健全的制度流程和完善的績(jī)效考核體系,保證采購(gòu)管控模式的有效落實(shí)。
2.1 實(shí)施戰(zhàn)略性采購(gòu),協(xié)同供應(yīng)鏈運(yùn)作
戰(zhàn)略性采購(gòu),是指對(duì)企業(yè)成本有重大影響以及供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)比較大的戰(zhàn)略性物資進(jìn)行集中采購(gòu)。這種采購(gòu)一般通過協(xié)議方式確定供應(yīng)商,并在雙方之間構(gòu)建互利共贏的戰(zhàn)略合作關(guān)系。
對(duì)戰(zhàn)略性采購(gòu),集團(tuán)可以供應(yīng)鏈管理為抓手,促進(jìn)采購(gòu)營(yíng)銷體系規(guī)范化,與戰(zhàn)略供應(yīng)商(大客戶)建立統(tǒng)一的工作平臺(tái)和互品“年度框架、季度定價(jià)、月度協(xié)商”的工作機(jī)制;把一批知名的石化設(shè)備制造商和化工產(chǎn)品生產(chǎn)商培育成集團(tuán)的戰(zhàn)略供應(yīng)商群體,全面提升集團(tuán)與戰(zhàn)略供應(yīng)商的合作層次;通過建立與戰(zhàn)略供應(yīng)商之間生產(chǎn)計(jì)劃、需求計(jì)劃等信息共享機(jī)制,完善定期合作談判機(jī)制?,F(xiàn)在,集團(tuán)已經(jīng)與中石化、寶鋼、神華集團(tuán)等國(guó)內(nèi)著名央企建立了戰(zhàn)略合作關(guān)系;“十二五”期間,集團(tuán)將繼續(xù)加大這方面的工作力度。
從供應(yīng)鏈管理角度看,企業(yè)為降低物料成本,控制優(yōu)質(zhì)資源,獲取更多利潤(rùn),必須延伸供應(yīng)鏈,依靠自身優(yōu)勢(shì),大力開發(fā)和管理好上游供應(yīng)商,充分發(fā)揮供應(yīng)商的作用。落實(shí)和推行規(guī)范的供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理,形成科學(xué)的供應(yīng)商分類機(jī)制,有助于提高集團(tuán)的供應(yīng)商管理水平,實(shí)現(xiàn)對(duì)戰(zhàn)略供應(yīng)商的協(xié)同合作,為采購(gòu)工作績(jī)效的提升確立基礎(chǔ)。集團(tuán)協(xié)同供應(yīng)鏈管理,一是有利于控制供應(yīng)鏈上游資源,提高對(duì)資源的集中管理能力,使有限的資源得到優(yōu)化配置、有序調(diào)撥和合理使用;二是有利于引進(jìn)新技術(shù)、新工藝、新材料,推進(jìn)循環(huán)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,提高資源的綜合利用效率;三是有利于優(yōu)化采購(gòu)渠道,獲得供應(yīng)商在技術(shù)開發(fā)、貨款結(jié)算、售后服務(wù)等方面的支持與合作,縮短供貨周期、提高生產(chǎn)率、減少庫(kù)存、增強(qiáng)市場(chǎng)應(yīng)變能力;四是有利于與供應(yīng)商形成穩(wěn)定的供需關(guān)系,確保物資持續(xù)、穩(wěn)定供應(yīng),提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。
2.2 完善采購(gòu)平臺(tái),打造信息系統(tǒng)
采購(gòu)信息化管理(電子采購(gòu))是提高集中采購(gòu)管理水平的基礎(chǔ),是提供完整電子采購(gòu)解決方案的系統(tǒng)平臺(tái)。電子采購(gòu)平臺(tái)包括尋源和采購(gòu)兩大功能,其中尋源包含尋源管理、合同管理、支出分析、供應(yīng)商管理等功能;采購(gòu)包含采購(gòu)執(zhí)行、主數(shù)據(jù)管理、電子審批、采購(gòu)目錄管理等功能。采購(gòu)信息化管理不是簡(jiǎn)單意義上的網(wǎng)上電子競(jìng)標(biāo)平臺(tái),從嚴(yán)格意義上來說,電子競(jìng)價(jià)平臺(tái)只是一個(gè)提供供應(yīng)商網(wǎng)上競(jìng)價(jià)的采購(gòu)管理平臺(tái),它僅實(shí)現(xiàn)了電子尋源的一部分功能。采購(gòu)信息化管理不僅要滿足采購(gòu)訂單和審批,還要滿足采購(gòu)尋購(gòu)需求、招投標(biāo)管理、網(wǎng)上電子尋價(jià)、供應(yīng)商管理、合同模板規(guī)范等功能,通過IT 系統(tǒng)達(dá)到一系列戰(zhàn)略目標(biāo):即統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)流程;削減物料、服務(wù)的采購(gòu)成本;完善統(tǒng)一合同模板等。管理流程和標(biāo)準(zhǔn)制定工作與集團(tuán)ERP 供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)優(yōu)化工作有機(jī)融合,相互促進(jìn),確保集中采購(gòu)管理工作高效運(yùn)行。
通過采用現(xiàn)代化信息手段不僅可以幫助所屬企業(yè)提高日常經(jīng)營(yíng)管理效率、發(fā)揮集團(tuán)管理的優(yōu)勢(shì)、簡(jiǎn)化采購(gòu)流程、節(jié)約采購(gòu)成本、縮短采購(gòu)周期、提高采購(gòu)效率,而且可以為管理者提供決策支持,使采購(gòu)流程中的使用部門、供應(yīng)商、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)以及審計(jì)等部門,通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的審批、文件的審核、信息的、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、監(jiān)管部門的監(jiān)督等實(shí)行全程電子化操作。通過采購(gòu)流程的嚴(yán)格規(guī)范以及信息系統(tǒng)的完善,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)采購(gòu)資源共享、成本控制、采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的優(yōu)化,提升采購(gòu)執(zhí)行的合規(guī)性和運(yùn)作效率。
2.3 掌控資金流量,增強(qiáng)控制能力
資金流是采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的重要內(nèi)容。資金流順暢,是采購(gòu)商務(wù)流、物資流、信息流有機(jī)整合和高效運(yùn)作的關(guān)鍵。掌控資金流,實(shí)行集團(tuán)統(tǒng)一財(cái)務(wù)結(jié)算,可增強(qiáng)集團(tuán)的控制力,使采購(gòu)資金得到最大限度利用,降低財(cái)務(wù)費(fèi)用,并可形成經(jīng)濟(jì)庫(kù)存,減少采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)過程中的費(fèi)用支出,減少庫(kù)存積壓,縮減所屬企業(yè)供應(yīng)部門相關(guān)人員,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)對(duì)物流的有效控制。目前,在采購(gòu)資金方面,集團(tuán)已實(shí)行“統(tǒng)一管理,統(tǒng)一(或分別)結(jié)算”;還將在物資儲(chǔ)備方面,實(shí)行“分類管理”,根據(jù)物資特點(diǎn)及供應(yīng)渠道分類儲(chǔ)備。
2.4 加快人才培養(yǎng),推進(jìn)專業(yè)采購(gòu)
優(yōu)秀的采購(gòu)人才是集中采購(gòu)管理工作取得卓越成效的關(guān)鍵。加大對(duì)采購(gòu)管理人員專業(yè)能力的培訓(xùn)力度,不斷提高采購(gòu)管理人員的業(yè)務(wù)水平,能有效保證集中采購(gòu)各項(xiàng)管理工作落實(shí)到位。集團(tuán)所屬企業(yè)涉及業(yè)務(wù)及生產(chǎn)產(chǎn)品覆蓋面廣,采購(gòu)物資品類多,專業(yè)化采購(gòu)管理難度大,對(duì)采購(gòu)人員要求較高。實(shí)施及推進(jìn)集團(tuán)集中采購(gòu),必須有專業(yè)化團(tuán)隊(duì)的有力支撐。
集團(tuán)應(yīng)把系統(tǒng)內(nèi)的專業(yè)采購(gòu)人員進(jìn)行優(yōu)化組合和高效使用,充分發(fā)揮專業(yè)人才的優(yōu)勢(shì),提高采購(gòu)管理效率,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的專業(yè)管理和科學(xué)決策,提高集中采購(gòu)的專業(yè)化管理水平。
2.5 規(guī)范采購(gòu)行為,加強(qiáng)有效監(jiān)督
集中采購(gòu)管控模式從制度上解決了計(jì)劃?rùn)?quán)、采購(gòu)權(quán)、使用權(quán)三權(quán)分離問題,使采購(gòu)、計(jì)劃、質(zhì)量、財(cái)務(wù)和使用部門各司其職、相互監(jiān)督,同時(shí)監(jiān)審部集中加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)工作的定期或?qū)m?xiàng)監(jiān)審,從而形成多層次、多角度、多環(huán)節(jié)的集中采購(gòu)監(jiān)督體系。只有提高采購(gòu)人員的職業(yè)素質(zhì),增強(qiáng)其反腐防變的自我保護(hù)意識(shí),規(guī)范采購(gòu)行為,加強(qiáng)采購(gòu)管理工作的事前、事中和事后監(jiān)督,才能有效防止采購(gòu)領(lǐng)域腐敗的滋生。
集團(tuán)采購(gòu)部將建立起集中采購(gòu)的“供應(yīng)商和價(jià)格變化通告機(jī)制”,組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門參與到采購(gòu)相關(guān)環(huán)節(jié),促使采購(gòu)活動(dòng)公開、公平、公正開展,提高采購(gòu)過程的透明度。集團(tuán)采購(gòu)部對(duì)所屬企業(yè)提報(bào)的年度和季度需求計(jì)劃的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,需求規(guī)格的完整性,發(fā)出緊急尋購(gòu)的次數(shù)進(jìn)行記錄和考核,積極促進(jìn)采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化和采購(gòu)量向集中采購(gòu)供應(yīng)商集中;加強(qiáng)對(duì)資金計(jì)劃、支付憑證及支付過程規(guī)范性的管理,確保資金安全和合理使用;集團(tuán)采購(gòu)部在集中采購(gòu)活動(dòng)中,接受所屬企業(yè)對(duì)采購(gòu)渠道、協(xié)議條款等方面的監(jiān)督,使集中采購(gòu)工作得以良性循環(huán)發(fā)展。
3 工作重心放在提高效率降低成本
集團(tuán)以電腦等8 個(gè)品類集中采購(gòu)為試點(diǎn),在外部咨詢公司的協(xié)助下,通過對(duì)所屬7 家試點(diǎn)企業(yè)217 家供應(yīng)商的綜合評(píng)估,最后入選集中采購(gòu)供應(yīng)商為37 家,涉及集中采購(gòu)金額2 453 萬元,預(yù)計(jì)節(jié)約金額566 萬元,節(jié)約率19%。
集中采購(gòu)規(guī)避了傳統(tǒng)的單個(gè)企業(yè)孤立采購(gòu)的劣勢(shì),大大降低了企業(yè)采購(gòu)的直接成本,增強(qiáng)了采購(gòu)方勢(shì)力,提升了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力;集中采購(gòu)的間接成本的降低,則體現(xiàn)在企業(yè)采購(gòu)人員的精簡(jiǎn)等管理成本的降低,體現(xiàn)在生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)中的效率提高。另外,集中采購(gòu)縮小了一些不規(guī)范企業(yè)的生存空間,而給予一些優(yōu)秀供應(yīng)商企業(yè)更大的成長(zhǎng)空間。
4 切實(shí)解決改革中出現(xiàn)的具體問題
集中采購(gòu)是對(duì)現(xiàn)有分散采購(gòu)模式的一次改革,在采購(gòu)體系的構(gòu)建、企業(yè)的認(rèn)同等方面,必然會(huì)遇到新的困難和阻力。要切實(shí)解決問題,需抓好四個(gè)“關(guān)節(jié)點(diǎn)”。
4.1 高層管理者全力支持
集中采購(gòu)工作本身就是集團(tuán)中央集權(quán)的一個(gè)舉措,在推行過程中勢(shì)必會(huì)受到所屬企業(yè)出于某種利益考慮而進(jìn)行的各種方式的“抵制”,這就要求集團(tuán)采購(gòu)部門要具備較高層級(jí)的管理職能,因此集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)要給予集中采購(gòu)部門充分的支持和信任,確保集中采購(gòu)工作順利推進(jìn)。
4.2 設(shè)計(jì)考核制度保證“采購(gòu)時(shí)效”
“采購(gòu)延誤”問題是集中采購(gòu)?fù)菩羞^程中企業(yè)反應(yīng)較為強(qiáng)烈的一個(gè)問題,但這并不是集中采購(gòu)本身固有的問題,而是由多方面原因造成的,有的是集中采購(gòu)影響力不夠,企業(yè)采購(gòu)部門對(duì)集中采購(gòu)的運(yùn)作程序了解不夠,集團(tuán)與所屬部門的采購(gòu)接口不夠完善;有的是供應(yīng)商接單和供貨等問題;有的是企業(yè)計(jì)劃性不強(qiáng)或一些項(xiàng)目前期準(zhǔn)備時(shí)間過長(zhǎng)、方案反復(fù)修改等原因造成,對(duì)此要具體分析,“對(duì)癥下藥”,并采取嚴(yán)厲的考核制度,努力杜絕時(shí)機(jī)延誤問題。
4.3 兼顧局部利益與整體利益
集中采購(gòu)意味著對(duì)企業(yè)資金的管理從價(jià)值形態(tài)延伸到實(shí)物形態(tài),這在一定程度上限制了企業(yè)資金使用的自由,必然觸動(dòng)一些企業(yè)和部門的切身利益。
在推行集中采購(gòu)過程中,個(gè)別企業(yè)往往強(qiáng)調(diào)自身的獨(dú)立性、特殊性和專業(yè)性,或以集中采購(gòu)周期長(zhǎng)、效率低、買不到自己需要的產(chǎn)品等借口規(guī)避集中采購(gòu)。個(gè)別企業(yè)對(duì)局部利益的過分強(qiáng)調(diào)和放大,必然會(huì)導(dǎo)致集團(tuán)整體利益受損和失衡。集團(tuán)在推進(jìn)集中采購(gòu)過程中,需要企業(yè)樹立全局意識(shí),強(qiáng)化一體化理念,著眼集團(tuán)利益最大化,努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)局部利益與集團(tuán)整體利益的有機(jī)結(jié)合。
4.4 大力宣傳采購(gòu)管理制度的改革
目前集中采購(gòu)過程中較為突出的問題,是基層企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員對(duì)集中采購(gòu)的認(rèn)識(shí)理解問題。個(gè)別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有深入學(xué)習(xí)和理解采購(gòu)管理制度的實(shí)質(zhì)內(nèi)容,在一些問題上“人云亦云”,對(duì)集中采購(gòu)工作進(jìn)行不切實(shí)際的指責(zé),一定程度上給集中采購(gòu)的實(shí)施帶來了難度。要通過集團(tuán)相關(guān)媒體報(bào)道、通過相關(guān)會(huì)議或舉辦學(xué)習(xí)班、培訓(xùn)班,提高主管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的認(rèn)識(shí)和執(zhí)行制度的能力。
5 結(jié)語
【關(guān)鍵詞】集中采購(gòu);審計(jì)分析;操作規(guī)程;詢價(jià);協(xié)議供貨
集中采購(gòu),作為會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作的重要內(nèi)容,是衡量各行會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)水平的核心指標(biāo)之一。隨著政府采購(gòu)目錄及標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整,其內(nèi)容日趨合理,對(duì)各核算主體業(yè)務(wù)指導(dǎo)的操作性加強(qiáng),但實(shí)際中,對(duì)于地市中心支行,因人員構(gòu)成、職責(zé)分工、觀念等因素影響,集中采購(gòu)業(yè)務(wù)操作流程仍未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,這一方面是因?yàn)楦餍兴幍赜虻慕?jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同;另一方面,也反映出各行會(huì)計(jì)人員配備方面的差異。本文將對(duì)近年審計(jì)實(shí)踐中可能涉及的、典型的部分問題進(jìn)行逐一分析。
一、集中采購(gòu)、分散采購(gòu)、零星采購(gòu)的異同分析
集中采購(gòu)、分散采購(gòu)?fù)瑢僬少?gòu)范疇,組織、實(shí)施中執(zhí)行政府采購(gòu)程序,強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制有效性、采購(gòu)方式合理性,零星采購(gòu)不在政府采購(gòu)范疇,程序簡(jiǎn)單,限制少;相比分散采購(gòu),集中采購(gòu)有明確的采購(gòu)目錄及標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn),劃分各級(jí)機(jī)構(gòu)權(quán)限,實(shí)施中注重計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)分析,更利于提高資金使用效率;分散采購(gòu)作為集中采購(gòu)的補(bǔ)充,在政府集中采購(gòu)目錄以外,一定限額以上,由需求機(jī)構(gòu)實(shí)施,強(qiáng)化對(duì)其他重要項(xiàng)目采購(gòu)資金管理、控制。
二、集中采購(gòu)的內(nèi)部控制有效性分析
1.單位層面。目前,大部分中心支行實(shí)現(xiàn)了財(cái)事權(quán)分離,由會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)科承擔(dān)會(huì)計(jì)管理職能,辦公室、后勤服務(wù)中心、科技科、人事教育科、貨幣金銀科等部門承擔(dān)相應(yīng)的事權(quán)審核職能;但實(shí)踐中,個(gè)別行財(cái)、事權(quán)部門未實(shí)現(xiàn)相互制約,典型表現(xiàn)為后勤服務(wù)中心具備財(cái)務(wù)費(fèi)用審批權(quán),集中采購(gòu)內(nèi)部控制有效性喪失。
2.職責(zé)分工層面。不相容崗位分離是集中采購(gòu)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的又一風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。對(duì)于地市中心支行一級(jí),因人員等因素制約,一般未設(shè)立采購(gòu)中心,普遍表現(xiàn)為會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)科、后勤服務(wù)中心在采購(gòu)實(shí)施、評(píng)標(biāo)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)職責(zé)劃分不清,流程未實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化,管采不分離,不利于相互制約。
三、集中采購(gòu)管理
1.需求調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析。實(shí)踐中,通常,需求部門在報(bào)送采購(gòu)目標(biāo)的核心技術(shù)規(guī)格、參數(shù)方面會(huì)出現(xiàn)定位不精確的情況,或直接指定某款產(chǎn)品,且市場(chǎng)調(diào)查止步于價(jià)格比對(duì)層面,不利于實(shí)現(xiàn)資金高效使用;同時(shí),日常使用環(huán)節(jié),未建立在用商品、服務(wù)的維護(hù)檔案,對(duì)其重要指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,全面反映其優(yōu)缺點(diǎn),供今后采購(gòu)參考。需求調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析不完善易形成需求與實(shí)際背離,表面節(jié)約費(fèi)用,使用周期內(nèi)受維護(hù)成本高、故障多等因素影響,資金實(shí)際使用效率大打折扣。
2.采購(gòu)方式選擇。審計(jì)實(shí)踐發(fā)現(xiàn),多數(shù)中心支行采購(gòu)中,或者在采購(gòu)檔案中表現(xiàn)的多為詢價(jià)方式,部分標(biāo)注為競(jìng)爭(zhēng)性談判、邀請(qǐng)招標(biāo)的項(xiàng)目,因其操作環(huán)節(jié)缺少成立談判小組、談判記錄、正式標(biāo)書等要素,實(shí)質(zhì)上也是詢價(jià)方式,這反映出一方面可能由于時(shí)間緊、競(jìng)標(biāo)和談判成本過高而被迫采用詢價(jià)方式實(shí)施采購(gòu);另一方面,部分會(huì)計(jì)人員對(duì)詢價(jià)方式適用的范圍尚不完全清楚,認(rèn)為詢價(jià)簡(jiǎn)便易行,進(jìn)而任意使用該方式進(jìn)行采購(gòu);競(jìng)爭(zhēng)性談判的特點(diǎn)是因行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不一致或有差異等因素,不能直接取得報(bào)價(jià),需要供應(yīng)商詳細(xì)描述所售商品的性能、參數(shù)指標(biāo),在此基礎(chǔ)上提出報(bào)價(jià),供采購(gòu)方選擇,但實(shí)際中,會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員往往忽略了這一實(shí)質(zhì)特征,為滿足采購(gòu)多樣的要求,將本應(yīng)劃為詢價(jià)的項(xiàng)目定義為競(jìng)爭(zhēng)性談判;邀請(qǐng)招標(biāo)作為公開招標(biāo)的補(bǔ)充形式,執(zhí)行中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)書的全面性,貫徹實(shí)質(zhì)重于形式的原則。
3.典型采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施。耗材類商品采購(gòu)方面,因其種類較多且需求具有一定的不可預(yù)見性,多數(shù)中心支行對(duì)大額耗材支出采用詢價(jià)方式采購(gòu),面對(duì)緊急、小額需求時(shí),選擇直接購(gòu)買,該行為屬于零星采購(gòu),與制度要求不符。
車輛加油、維修保養(yǎng)、保險(xiǎn)采購(gòu)方面,多數(shù)中心支行在油料采購(gòu)方面,僅與謀加油站、公司簽訂一份協(xié)議,未針對(duì)具體情況就采購(gòu)事宜進(jìn)行例外、事前約定,實(shí)際執(zhí)行中出現(xiàn)未在協(xié)議公司加油的現(xiàn)象;維修、保養(yǎng)方面,多數(shù)中心支行通常只與當(dāng)?shù)?家汽車維修公司簽訂定點(diǎn)維修協(xié)議,實(shí)際執(zhí)行中,進(jìn)口車在協(xié)議公司無法維修,便交由品牌授權(quán)機(jī)構(gòu)維修,與機(jī)動(dòng)車管理辦法相違背;定點(diǎn)維修并非要求僅可在一個(gè)固定公司維修,而是應(yīng)將機(jī)動(dòng)車分類,按照實(shí)際需要,合理選擇維修、保養(yǎng)機(jī)構(gòu),提高機(jī)動(dòng)車養(yǎng)護(hù)水平;機(jī)動(dòng)車保險(xiǎn)采購(gòu)中,多數(shù)中心支行對(duì)保費(fèi)金額、投保項(xiàng)目進(jìn)行推敲,通常直接選擇與知名財(cái)險(xiǎn)公司締約,而不關(guān)注具體的條款約定、賠付標(biāo)準(zhǔn),在極端情況下機(jī)動(dòng)車事故的出現(xiàn)易誘發(fā)大額免賠、自擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的情況。如各保險(xiǎn)公司在三者險(xiǎn)賠付方面,針對(duì)責(zé)任比例與賠付的約定不同,共分為A、B、C三類,其具體表述存在明顯差異。
2015-2016年總行集中采購(gòu)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)文件要求分支行下載采購(gòu)目錄,實(shí)踐中,部分機(jī)構(gòu)僅將該文件直接提及的項(xiàng)目納入集中采購(gòu)計(jì)劃,對(duì)政府采購(gòu)目錄中投影儀、掃描儀、計(jì)算機(jī)軟件、視頻會(huì)議系統(tǒng)及會(huì)議音頻系統(tǒng)、服務(wù)器、鈔票處理設(shè)備等未予以關(guān)注。
4.公示。集中采購(gòu)涉及的公示主要是采購(gòu)年度結(jié)束后,對(duì)本年采購(gòu)情況以適當(dāng)方式公開的情況,分支行在該環(huán)節(jié)因時(shí)間、恰當(dāng)方法等原因,多未能較好執(zhí)行。
四、改進(jìn)建議
針對(duì)上述常見、典型問題,應(yīng)從如下幾個(gè)方面改進(jìn)。首先,完善內(nèi)部控制,全面實(shí)現(xiàn)財(cái)、事權(quán)分離;調(diào)整職責(zé)分工,將不相容崗位分離;根據(jù)日常采購(gòu)實(shí)際,改進(jìn)、完善操作規(guī)程,規(guī)避隨機(jī)風(fēng)險(xiǎn);其次,改進(jìn)需求調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析,由需求部門綜合成交價(jià)格、使用年限、維護(hù)費(fèi)用、便利程度等因素,提出備選方案,再由會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門結(jié)合本年、歷年預(yù)算,兼顧項(xiàng)目特點(diǎn),選擇合理采購(gòu)方式,交后勤部門實(shí)施;同時(shí),應(yīng)追加使用周期養(yǎng)護(hù)情況作為統(tǒng)計(jì)分析的主要內(nèi)容,在相似、相同采購(gòu)中作為參考,從根本上實(shí)現(xiàn)預(yù)算資金的高效使用;再次,在采購(gòu)項(xiàng)目認(rèn)定、方式選擇上,應(yīng)組織有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《中國(guó)人民銀行集中采購(gòu)管理辦法》及分行、省會(huì)中心支行下發(fā)的集中采購(gòu)文件,及時(shí)調(diào)整、修訂本行實(shí)施細(xì)則,明確項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)要求。
具體實(shí)施中,耗材等項(xiàng)目具有在一定期間,規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)不變,采購(gòu)具有連續(xù)性的特點(diǎn),實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)、協(xié)議供貨應(yīng)為最佳采購(gòu)方式,但該方式下的供應(yīng)商需通過公開招標(biāo)的方式確定,考慮公開招標(biāo)費(fèi)用、人員不足等因素制約,應(yīng)參照《中國(guó)人民銀行辦公廳關(guān)于2015-2016年集中采購(gòu)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)的通知》(銀辦發(fā)[2015] 93號(hào))中“應(yīng)當(dāng)從中央國(guó)家機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心或各省市地方政府采購(gòu)中心確定的協(xié)議供貨商、定點(diǎn)采購(gòu)供應(yīng)商或電子商城中選擇”的建議,從中央國(guó)家機(jī)關(guān)或所在地政府采購(gòu)中心確定的協(xié)議供貨商處采購(gòu),繼而降低費(fèi)用、減少舞弊;同時(shí),通過登陸政府采購(gòu)網(wǎng),利于分支機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)對(duì)節(jié)能、環(huán)保產(chǎn)品的認(rèn)定、預(yù)留專門面向中小企業(yè)的采購(gòu)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
機(jī)動(dòng)車保險(xiǎn)采購(gòu)應(yīng)綜合報(bào)價(jià),賠付標(biāo)準(zhǔn)、方式以及保險(xiǎn)公司綜合實(shí)力等多方面因素,同時(shí),考慮到最大限度保護(hù)被保險(xiǎn)人利益的客觀要求,選擇出具A類條款的保險(xiǎn)公司較為合適,其代表為人保財(cái)險(xiǎn);機(jī)動(dòng)車維修保養(yǎng)方面,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,如,運(yùn)鈔車的維修保養(yǎng),介于其用途特殊,可定點(diǎn)運(yùn)鈔車制造廠商指定維修點(diǎn);其他車輛可視情況采取競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式,如,針對(duì)進(jìn)口車應(yīng)優(yōu)先選擇品牌4S店,合資、國(guó)產(chǎn)車應(yīng)綜合考慮技術(shù)水平、服務(wù)價(jià)格等因素選擇定點(diǎn)維修機(jī)構(gòu);當(dāng)然,也可選擇政府公務(wù)用車指定維修廠作為定點(diǎn)機(jī)構(gòu)。
公示環(huán)節(jié)的操作需要會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)科人員綜合采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量、使用人等因素,合理選擇公示范圍,對(duì)涉及敏感信息的部分可以選擇備案、報(bào)集中采購(gòu)管理委員會(huì)審核的方式不公開;公開是采購(gòu)?fù)瓿傻暮罄m(xù)環(huán)節(jié),是否可以合理公示,一方面需要會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)科匯總采購(gòu)數(shù)據(jù)、分析后商定;另一方面則由集中采購(gòu)的方式?jīng)Q定,如,機(jī)動(dòng)車維修、耗材等日常支出頻繁、金額較大的項(xiàng)目,選擇地方政府協(xié)議供應(yīng)商、摘錄其公示信息可減少工作量,該方式下,會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員的工作量、責(zé)任相對(duì)較輕。
集中采購(gòu)的實(shí)質(zhì)要求是在會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)科統(tǒng)籌全行資金,在期間連續(xù)、資金有限條件下對(duì)資源進(jìn)行合理配置的過程,各行因所處地域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、人員素質(zhì)差異,所選擇的方式也不會(huì)完全一致,但都應(yīng)以計(jì)劃、有效節(jié)約、連續(xù)可行為基本操作原則。
參考文獻(xiàn):
[1]《中國(guó)人民銀行集中采購(gòu)管理辦法》(銀發(fā)〔2010〕21號(hào)).
[2]《中國(guó)人民銀行集中采購(gòu)工作規(guī)程》(銀辦發(fā)〔2007〕1號(hào)).
[3]《中國(guó)人民銀行辦公廳關(guān)于2015-2016年集中采購(gòu)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)的通知》(銀辦發(fā)〔2015〕93號(hào)).
[4]《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》.
(一)思想認(rèn)識(shí)不到位中央單位或人員在集中采購(gòu)方面法治意識(shí)淡薄,未牢固樹立依法進(jìn)行部門集中采購(gòu)的理念,未牢固樹立依照預(yù)算法及有關(guān)法規(guī)進(jìn)行預(yù)算管理的理念,沒有把思想認(rèn)識(shí)和行為統(tǒng)一到遵守部門集中采購(gòu)的有關(guān)法規(guī)上。
(二)管理體制不健全《中央單位政府集中采購(gòu)管理實(shí)施辦法》規(guī)定“中央單位作為采購(gòu)人,應(yīng)當(dāng)依法實(shí)施集中采購(gòu)”,以及“主管部門應(yīng)當(dāng)明確內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)牽頭負(fù)責(zé)政府采購(gòu)工作”,但有的中央單位沒有區(qū)分和明確部門采購(gòu)的主管單位、主辦單位和使用單位的各自職責(zé)和工作要求,導(dǎo)致有的主管單位不想管、不認(rèn)真管,有的主辦單位不會(huì)辦、不認(rèn)真辦,有的使用單位不學(xué)習(xí)、不執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,自行其是。
(三)法規(guī)制度不完備《政府采購(gòu)法》頒布施行已10年,《中央單位政府集中采購(gòu)管理實(shí)施辦法》實(shí)施時(shí)間也將近10年,但政府采購(gòu)主管部門未能認(rèn)真總結(jié)政府采購(gòu)的經(jīng)驗(yàn),即使制定了《政府采購(gòu)法實(shí)施條例(征求意見稿)》也尚未正式稿。再者,《政府采購(gòu)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律間的矛盾、不協(xié)調(diào)之處明顯存在。應(yīng)從制定法律法規(guī)的高度,對(duì)中央單位實(shí)施部門集中采購(gòu)的體制、機(jī)制和管理方式提出明確要求,進(jìn)行頂層設(shè)計(jì),作出內(nèi)在邏輯一致、協(xié)調(diào)的規(guī)定。
(四)程序行為不規(guī)范有的中央單位未能按照相關(guān)規(guī)定建立一套規(guī)范的政府集中采購(gòu)程序,導(dǎo)致這些單位的部門集中采購(gòu)過程出現(xiàn)不符合中央單位政府采購(gòu)類別、限額、方式和制度規(guī)定的行為。如,采購(gòu)方式選擇隨意性大,存在把關(guān)不嚴(yán)、放寬標(biāo)準(zhǔn)的問題;再如,采購(gòu)程序不嚴(yán)密,擅自簡(jiǎn)化采購(gòu)程序,縮短采購(gòu)周期,不按規(guī)定政府采購(gòu)信息或采購(gòu)信息不公開,搞地區(qū)保護(hù)和行業(yè)封鎖。
(五)檢查問責(zé)不嚴(yán)格《政府采購(gòu)法》將政府采購(gòu)的監(jiān)督管理權(quán)授予各級(jí)政府財(cái)政部門,《中央單位政府集中采購(gòu)管理實(shí)施辦法》更是明確規(guī)定“財(cái)政部應(yīng)當(dāng)依法對(duì)中央單位、集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商執(zhí)行政府采購(gòu)法律、行政法規(guī)和規(guī)章制度情況進(jìn)行監(jiān)督檢查”,以及“主管部門應(yīng)當(dāng)對(duì)本部門、本系統(tǒng)政府集中采購(gòu)工作情況實(shí)施監(jiān)督檢查”,但在部門集中采購(gòu)的實(shí)際工作中,兩法規(guī)定的管理辦法和檢查制度得不到切實(shí)執(zhí)行,對(duì)違反政府采購(gòu)法和有關(guān)規(guī)定,造成重大損失和腐敗行為的典型案例進(jìn)行查處通報(bào)力度不到位。
二、審計(jì)促進(jìn)完善中央單位實(shí)施部門集中采購(gòu)制度的思路
(一)審計(jì)目標(biāo)對(duì)中央單位實(shí)施部門集中采購(gòu)進(jìn)行審計(jì)的目標(biāo)是,審查部門集中采購(gòu)過程的真實(shí)性、合法性和效益性,揭示違反部門集中采購(gòu)所涉及的法律法規(guī)的行為,分析部門集中采購(gòu)制度和政策執(zhí)行中存在的問題,提出改進(jìn)部門集中采購(gòu)的意見建議,推動(dòng)政府采購(gòu)制度的完善和政府采購(gòu)行為的改進(jìn),進(jìn)一步發(fā)揮國(guó)家審計(jì)在部門集中采購(gòu)中的“免疫系統(tǒng)”功能。
(二)審計(jì)的重點(diǎn)內(nèi)容1.審查部門集中采購(gòu)預(yù)算和計(jì)劃編制執(zhí)行情況對(duì)于部門集中采購(gòu)預(yù)算,應(yīng)重點(diǎn)審計(jì)采購(gòu)預(yù)算的編制是否依據(jù)當(dāng)年的《中央單位政府集中采購(gòu)目錄及標(biāo)準(zhǔn)》以及《中央本級(jí)基本支出預(yù)算管理辦法》、《中央本級(jí)項(xiàng)目支出預(yù)算管理辦法》等規(guī)定,編制程序是否合理,是否符合實(shí)際要求;預(yù)算是否嚴(yán)格按照采購(gòu)目錄分類編報(bào),是否明確規(guī)定了商品或勞務(wù)的品種、規(guī)格、數(shù)量等和采購(gòu)時(shí)間;預(yù)算編報(bào)范圍是否全面、完整,預(yù)算資金來源是否合理;有無超過采購(gòu)單位真正需求,多次重復(fù)采購(gòu)、提高采購(gòu)規(guī)模的問題;預(yù)算過程中有無任意追加或削減預(yù)算的現(xiàn)象,以及有必要追加或削減預(yù)算時(shí)是否能按規(guī)定程序報(bào)財(cái)政部審核批復(fù);年度中的臨時(shí)性采購(gòu)是否合理,是否履行了相關(guān)程序;年末預(yù)算結(jié)余是否仍能用于規(guī)定用途。對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃,重點(diǎn)審計(jì)部門集中采購(gòu)計(jì)劃編制是否以年初批準(zhǔn)的預(yù)算項(xiàng)目為基準(zhǔn),并結(jié)合采購(gòu)目錄和采購(gòu)具體需求情況編制;是否“按照項(xiàng)目構(gòu)成、使用單位、采購(gòu)數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、使用時(shí)間等內(nèi)容編制具體采購(gòu)計(jì)劃”;采購(gòu)計(jì)劃編制的填制申報(bào)是否規(guī)范,申報(bào)程序是否合理;是否存在無計(jì)劃、超計(jì)劃采購(gòu)的行為。2.審查中央部門集中采購(gòu)范圍政府采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)屬于當(dāng)年年度的《中央單位政府集中采購(gòu)目錄及標(biāo)準(zhǔn)》范圍內(nèi)的集中采購(gòu)品目和采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上項(xiàng)目,據(jù)此要重點(diǎn)檢查部門集中采購(gòu)是否嚴(yán)格按照國(guó)務(wù)院當(dāng)年頒布的中央預(yù)算單位部門集中采購(gòu)目錄規(guī)定的范圍執(zhí)行,采購(gòu)的范圍、規(guī)模、數(shù)量、品種是否符合要求,是否擅自提高或降低采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)等。3.審查部門集中采購(gòu)方式《政府采購(gòu)法》規(guī)定的政策集中采購(gòu)方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)、詢價(jià)、國(guó)務(wù)院政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門認(rèn)定的其他采購(gòu)方式等。其中,公開招標(biāo)應(yīng)作為政府集中采購(gòu)的主要采購(gòu)方式,這種方式要求招標(biāo)采購(gòu)單位依法以招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。審計(jì)人員要對(duì)具體的部門集中采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行分析和判斷,確定采購(gòu)方式符合相關(guān)規(guī)定與否,是否存有擅自改變采購(gòu)方式尤其是規(guī)避公開競(jìng)爭(zhēng)的問題,特別是要審查是否存在將公開招標(biāo)方式改用詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)等其他采購(gòu)方式的問題。對(duì)于改變采購(gòu)方式的,需要審查是否能嚴(yán)格報(bào)財(cái)政部進(jìn)行特殊審批等。審計(jì)人員還要審查有無利用法律規(guī)定范圍外的方式進(jìn)行采購(gòu),并要分析采購(gòu)方式選擇不合法、不合規(guī)的具體原因和實(shí)際影響。4.審查部門集中采購(gòu)程序采購(gòu)程序的審計(jì)主要是依據(jù)政府采購(gòu)相關(guān)法規(guī),對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的委托、采購(gòu)方案的制定、采購(gòu)信息的、招投標(biāo)環(huán)節(jié)和合同的簽署、采購(gòu)標(biāo)的的驗(yàn)收和采購(gòu)資金的支付等環(huán)節(jié)的合規(guī)性實(shí)施程序上的核查。具體講,審查部門集中采購(gòu)是否堅(jiān)持“公開、公平、公正”及誠(chéng)信原則;政府采購(gòu)計(jì)劃是否按規(guī)定在相關(guān)媒體上公布;是否按規(guī)定制定集中采購(gòu)的具體操作方案,能否按方案的內(nèi)容真正實(shí)施;所采用的集中采購(gòu)方式是否符合《政府采購(gòu)法》要求和本單位實(shí)際情況;是否在財(cái)政部專家?guī)熘谐槿<?,專家行為是否能恰?dāng)履行職能,是否與參加投標(biāo)的供應(yīng)商有不正常來往;是否能按合同履約驗(yàn)收貨物和支付款項(xiàng)職責(zé),出現(xiàn)糾紛能否恰當(dāng)處理。要重點(diǎn)審查招投標(biāo)活動(dòng),確定是否存有暗箱操作等情況,是否有相互約定抬高或壓低投標(biāo)報(bào)價(jià)的圍 標(biāo)、串標(biāo)、陪標(biāo)行為,是否存有招標(biāo)者事先向投標(biāo)者泄露標(biāo)底甚至內(nèi)定中標(biāo)者等違法違規(guī)行為,是否存在偽造、變?cè)焱稑?biāo)資料騙取中標(biāo)的行為。5.審查部門集中采購(gòu)合同包括對(duì)部門集中采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行的核查。審查是否出現(xiàn)未按約定時(shí)間和程序簽訂采購(gòu)合同的情形,是否能及時(shí)向相關(guān)部門備案,是否未履行規(guī)定程序而變更合同,是否存在不能正常執(zhí)行合同的違約情況,是否存在為滿足合同執(zhí)行而虛假驗(yàn)收等情況,是否能恰當(dāng)處理合同履行中的糾紛違約事宜以及供應(yīng)商申訴與行政復(fù)議權(quán)利能否得到切實(shí)保障。6.審查部門集中采購(gòu)當(dāng)事人的資質(zhì)包括部門集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)資質(zhì)、供應(yīng)商資質(zhì)和評(píng)審專家資質(zhì)三方面。審查有無不具備資質(zhì)的供應(yīng)商參與部門集中采購(gòu)活動(dòng)的問題,有無不具備資質(zhì)的集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)組織實(shí)施部門集中采購(gòu)活動(dòng)的問題,有無不具備相應(yīng)專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)的評(píng)審專家進(jìn)行評(píng)審的問題。7.審查部門集中采購(gòu)的電子平臺(tái)包括對(duì)部門集中采購(gòu)電子平臺(tái)設(shè)計(jì)的科學(xué)合理性與運(yùn)行的效果進(jìn)行審計(jì)。具體要審查評(píng)價(jià)電子平臺(tái)的設(shè)計(jì)是否做到功能齊全、完備;運(yùn)行是否高效順暢;使用是否有恰當(dāng)授權(quán);采購(gòu)信息甚至下一步有望實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)上開標(biāo)、網(wǎng)上評(píng)標(biāo)是否能通過部門集中采購(gòu)電子平臺(tái)公示;是否能通過電子平臺(tái)及時(shí)了解、監(jiān)控部門集中采購(gòu)過程,盡可能實(shí)現(xiàn)“陽光采購(gòu)”。8.審查內(nèi)部控制制度的建立、健全和有關(guān)部門監(jiān)督管理職責(zé)的履行情況對(duì)內(nèi)部控制制度的審查,包括審查部門集中采購(gòu)的內(nèi)控制度是否符合法律法規(guī)要求并嚴(yán)格執(zhí)行;是否根據(jù)部門政府采購(gòu)實(shí)際情況制定;是否能全面規(guī)范政府采購(gòu)工作;設(shè)計(jì)是否科學(xué),以及采購(gòu)部門是否建立了規(guī)范的政府采購(gòu)會(huì)計(jì)制度。對(duì)有關(guān)部門監(jiān)督管理職責(zé)履行情況的審查,包括審查財(cái)政部門、主管部門、預(yù)算單位和二級(jí)預(yù)算單位以及公證機(jī)關(guān)、審計(jì)部門、紀(jì)委監(jiān)察部門等是否切實(shí)負(fù)責(zé)起本部門集中采購(gòu)的管理職責(zé)和所監(jiān)督的部門集中采購(gòu)環(huán)節(jié)的職責(zé),是否根據(jù)法律法規(guī)對(duì)部門集中采購(gòu)所涉及的本部門和其他相關(guān)部門的內(nèi)部控制制度進(jìn)行恰當(dāng)?shù)臋z查督促,是否形成監(jiān)督檢查的合力,是否對(duì)集中采購(gòu)中的違法違規(guī)行為依法進(jìn)行查處。9.審查部門集中采購(gòu)工作的績(jī)效應(yīng)從績(jī)效審計(jì)常用的“3E”上進(jìn)行審計(jì)。首先是經(jīng)濟(jì)性的審計(jì),審查政府采購(gòu)資金的使用價(jià)值是否實(shí)現(xiàn)最大化,所購(gòu)財(cái)產(chǎn)物資是否充分、有效地利用,審查有無盲目采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)的現(xiàn)象。其次是效率性審計(jì),審查所采購(gòu)的財(cái)產(chǎn)物資、辦公設(shè)施及勞務(wù)是否必要,是否明顯有助于提升工作效率。最后是效果性審計(jì),審查部門集中采購(gòu)制度的推行是否可以真正加強(qiáng)財(cái)政支出管理,部門集中采購(gòu)的效益是否達(dá)到預(yù)算預(yù)期的效果甚至更好,以及《政府采購(gòu)法》要求的效果是否達(dá)到,即政府采購(gòu)是否“有助于實(shí)現(xiàn)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展政策目標(biāo),包括保護(hù)環(huán)境,扶持不發(fā)達(dá)地區(qū)和少數(shù)民族地區(qū),促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展等”。
關(guān)鍵詞:國(guó)有集團(tuán)化企業(yè);集中采購(gòu);采購(gòu)模式
中圖分類號(hào):F271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1003-3890(2009)11-0077-06
一、某大型國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)公司原有采購(gòu)模式
某大型國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)公司于1958年組建,先后經(jīng)歷了大規(guī)模的三次擴(kuò)建,擁有50余年的建廠歷史。2002年根據(jù)國(guó)有企業(yè)改制及相關(guān)部委要求,成立了集團(tuán)公司。公司初始資產(chǎn)規(guī)模167億元,員工6 500人,公司原有的采購(gòu)模式主要存在以下問題:
1. 公司內(nèi)部采購(gòu)部門設(shè)置重復(fù),機(jī)構(gòu)繁瑣,人員成本支出較大。
2. 各采購(gòu)部門采購(gòu)方針、規(guī)則不統(tǒng)一,無法對(duì)外統(tǒng)一采購(gòu),供應(yīng)商對(duì)同一公司采用不同方式進(jìn)行產(chǎn)品供應(yīng),造成公司對(duì)外采購(gòu)形象降低。
3. 各采購(gòu)部門對(duì)于同類貨物的采購(gòu),不能形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格,造成貨物的價(jià)格混亂,貨物的售后、維護(hù)、維修工作難度加大,成本增加。
4. 由于是分散采購(gòu),不能形成采購(gòu)的規(guī)模優(yōu)勢(shì),造成采購(gòu)的成本增加,同時(shí)分散的貨物由于不具備規(guī)模優(yōu)勢(shì),不足以吸引貨物的核心供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)。
5. 采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商沒有進(jìn)行統(tǒng)一的科學(xué)管理,供應(yīng)商流失或變更情況較為嚴(yán)重,影響了企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)作。
6. 與關(guān)鍵供應(yīng)商之間的溝通與合作尚停留在交易層面,未注重深層次合作關(guān)系的培養(yǎng)。
7. 供應(yīng)商的評(píng)估體系、激勵(lì)機(jī)制和淘汰機(jī)制還未形成。
8. 公司采購(gòu)部門、采購(gòu)人員的采購(gòu)專業(yè)能力水平較低,采購(gòu)活動(dòng)具有盲目性。
二、建立并實(shí)施集中采購(gòu)改革模式的原因
2003年6月,繼集團(tuán)公司成立一年后,在外部咨詢公司的協(xié)助下集團(tuán)公司成立了集中采購(gòu)部,實(shí)行集中采購(gòu)的采購(gòu)
管理模式主要有以下幾點(diǎn)原因:
1. 面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),原有采購(gòu)模式的種種弊端顯現(xiàn),已經(jīng)不能適應(yīng)集團(tuán)化公司飛速發(fā)展的需要,采購(gòu)體系的改革勢(shì)在必行。
2. 采購(gòu)成本是企業(yè)生產(chǎn)乃至銷售整個(gè)環(huán)節(jié)中最主要的成本,采購(gòu)成本的高低會(huì)直接影響到企業(yè)的最終獲利情況。
3. 降低采購(gòu)成本是企業(yè)降低成本的主要手段。企業(yè)通過實(shí)施有效的計(jì)劃、組織與控制等采購(gòu)管理活動(dòng),合理選擇采購(gòu)方式、采購(gòu)品種、采購(gòu)批量、采購(gòu)頻率和采購(gòu)地點(diǎn),以有限的資金保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效開展,在降低企業(yè)成本、加速資金周轉(zhuǎn)和提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量等方面發(fā)揮著積極作用。
4. 采購(gòu)的“利潤(rùn)杠桿效應(yīng)”,使越來越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到采購(gòu)的重要性。
采購(gòu)存在“利潤(rùn)杠桿效應(yīng)”,正是這個(gè)效應(yīng)的存在才使得企業(yè)的高層管理者們想方設(shè)法在采購(gòu)上下功夫,為企業(yè)“擠”出更多的利潤(rùn),也正是因?yàn)槿绱瞬攀沟貌少?gòu)部門越來越受到這個(gè)微利時(shí)代的企業(yè)高層管理者們的重視。
5. 集團(tuán)化公司的集中采購(gòu)相對(duì)傳統(tǒng)分散采購(gòu)而言,可以有效地降低采購(gòu)的人工、庫(kù)存、管理等方面的成本,具體成本降低如圖1所示。
6. 集中采購(gòu)主張集中、規(guī)模,這正是高層管理者中央集權(quán)管理的一個(gè)方面。
三、某國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)模式的探討
(一)國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)思想的建立原則
1. 集中采購(gòu)工作是建立在合法合規(guī)的原則之上。國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)的特點(diǎn)是使用國(guó)有資金因而必須堅(jiān)持建立在合法合規(guī)的原則之上,既要符合國(guó)家、部門行業(yè)的行政法規(guī)也要符合地方政府的屬地化管理要求,堅(jiān)決避免違背法律、法規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn),并合理應(yīng)用法律、法規(guī)來解決問題。如集團(tuán)建設(shè)用電梯的集中采購(gòu),下屬企業(yè)受屬地化管理限制――地方建設(shè)主管部門要求此類項(xiàng)目必須按地方標(biāo)辦進(jìn)行招投標(biāo),從而阻礙了集團(tuán)內(nèi)部的跨區(qū)域整合。而解決的方法就是根據(jù)法規(guī)規(guī)定采用國(guó)際招標(biāo)進(jìn)行整合采購(gòu),同樣也達(dá)到了成本降低的良好效果。
2. 國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)模式建設(shè)初期采用“管采一體”模式,成熟后逐步進(jìn)入“管采分離”模式,充分體現(xiàn)服務(wù)的意識(shí)?!肮懿梢惑w”是政府采購(gòu)中心組建初期的模式,也是集團(tuán)化公司集中采購(gòu)制度推行的必由之路。由于集中采購(gòu)的推行涉及到集團(tuán)內(nèi)部多種利益、權(quán)利的重新分配,必然會(huì)受到阻礙。因此在推行初期一定要具備高級(jí)管理職能才能順利推行下去。但是這種“管采一體”是集“裁判員”和“運(yùn)動(dòng)員”于一身的工作機(jī)制,存在“變分散腐敗為集中腐敗”的可能,所以“管采一體”只應(yīng)是國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)部門成立初期模式建立過程中的一個(gè)初級(jí)階段。在國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)部門正常運(yùn)行后就要實(shí)行“管采分離”的模式,“管采分離”可以充分體現(xiàn)采購(gòu)部門的服務(wù)意識(shí),有利于防止腐敗,有利于供應(yīng)商的充分競(jìng)爭(zhēng),發(fā)揮集中采購(gòu)的最佳效益。
3. 集中采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)容根據(jù)帕累托分析法及“二八原則”進(jìn)行確定。帕累托分析法又稱ABC分類法或巴雷托分析法、柏拉圖分析、主次因素分析法,它是根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟(jì)方面的主要特征進(jìn)行分類排隊(duì),分清主要、次要和一般項(xiàng)目,從而有區(qū)別地確定采購(gòu)管理方式的一種分析方法。由于它把被分析的對(duì)象分成A、B、C三類,所以又稱為ABC分析法(見圖2)。而“二八原則”也稱為“80/20效率法則”,源于意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托,即20%因素往往決定事物80%的結(jié)果。這一原則表明,少的投入,可以得到多的產(chǎn)出;小的努力,可以獲得大的成績(jī);而關(guān)鍵的少數(shù),往往是決定整個(gè)組織的效率、產(chǎn)出、盈虧和成敗的主要因素,故亦稱為“重要的少數(shù)和普遍的多數(shù)”,即集中采購(gòu)只需要控制20%的采購(gòu)項(xiàng)目品項(xiàng)總數(shù),但是其累計(jì)采購(gòu)金額可以占到整個(gè)集團(tuán)總采購(gòu)金額的80%,這就是我們通常所說的“二八原則”。
首先,收集集團(tuán)各下屬企業(yè)年度計(jì)劃,對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、整合并計(jì)算,如計(jì)算同類項(xiàng)目總采購(gòu)金額,同類項(xiàng)目數(shù),占總采購(gòu)金額的百分比等內(nèi)容。第二,制作ABC分類表。用大排隊(duì)的方法將全部品目逐個(gè)列表并按采購(gòu)額度的大小,由高到低對(duì)所有品目順序排列;將累計(jì)品目百分?jǐn)?shù)為5%~20%而平均資金占用額累計(jì)百分?jǐn)?shù)為60%~80%的物品,確定為A類;將累計(jì)品目百分?jǐn)?shù)為20%~30%而平均資金占用額累計(jì)百分?jǐn)?shù)也為20%~30%的物品,確定為B類;其余為C類。如果品目數(shù)量很多,無法全部排列在表中或沒有必要全部排列出來,可以采用分層的方法,即先按采購(gòu)額度進(jìn)行分層,以減少品目欄內(nèi)的項(xiàng)數(shù),再根據(jù)分層的結(jié)果將關(guān)鍵的A類品目逐個(gè)列出來進(jìn)行重點(diǎn)管理。第三,以累計(jì)品目占總品目的百分?jǐn)?shù)為橫坐標(biāo),累計(jì)銷售額百分?jǐn)?shù)為縱坐標(biāo),根據(jù)ABC分析表中的相關(guān)數(shù)據(jù),繪制ABC分析圖(如圖2所示)。第四,根據(jù)ABC分析的結(jié)果,對(duì)A類產(chǎn)品即累計(jì)品目百分?jǐn)?shù)為5%~20%而平均資金占用額累計(jì)百分?jǐn)?shù)為60%~80%左右的物品作為集中采購(gòu)項(xiàng)目品目的目標(biāo)。第五,對(duì)所選集中采購(gòu)項(xiàng)目品目的目標(biāo)進(jìn)行篩選確定年度集中采購(gòu)目錄和采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)。
運(yùn)用帕累托分析法及“二八原則”對(duì)集中采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行確定有利于把握住集中采購(gòu)的主線,充分發(fā)揮集中采購(gòu)的降低成本效應(yīng),減少集中采購(gòu)實(shí)施的盲目性,減少采購(gòu)工作量。
4. 加強(qiáng)集中采購(gòu)的廉政管理。由于集中采購(gòu)部門成立初期是集“裁判員”和“運(yùn)動(dòng)員”于一身的工作機(jī)制,大規(guī)模的采購(gòu)項(xiàng)目容易滋生腐敗,為避免腐敗現(xiàn)象的滋生,集中采購(gòu)工作的每個(gè)環(huán)節(jié)是在公司紀(jì)檢部門的嚴(yán)格監(jiān)督下進(jìn)行的,采購(gòu)人員簽署道德行為約束文件,堅(jiān)決避免私下與供應(yīng)商接觸;完善集中采購(gòu)制度,減少人為彈性操作,完善集中采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督制度,要求內(nèi)審部門對(duì)集中采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行合規(guī)性的跟蹤審計(jì)監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)移交紀(jì)檢監(jiān)察實(shí)施監(jiān)察和查處,切斷腐敗滋生的土壤。
(二)國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)組織體系的構(gòu)成
2006年2月由筆者參與制訂的某大型國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)管理體系出臺(tái),該體系借鑒了多個(gè)國(guó)內(nèi)外大型企業(yè)集中采購(gòu)組織體系案例,大致由四部分組成,分別為管理規(guī)定部分、支持規(guī)定部分、過程文件合同文件模板部分、法律道德行為約束部分,具體框架結(jié)構(gòu)如圖3所示。
1. 管理規(guī)定部分。管理規(guī)定部分是集中采購(gòu)體系文件的主框架,約定了集中采購(gòu)的管理權(quán)限、集中采購(gòu)的范圍標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容,主要由以下幾個(gè)文件組成:
(1)采購(gòu)管理規(guī)定――約定了集中采購(gòu)的地位及各部門的管理權(quán)限以及所有體系文件在集團(tuán)范圍的合法性。
(2)集中采購(gòu)管理手冊(cè)――其下面三個(gè)支持性文檔分別為工程限額采購(gòu)實(shí)施細(xì)則、設(shè)備物資采購(gòu)實(shí)施細(xì)則、服務(wù)采購(gòu)實(shí)施細(xì)則,主要約定了集中采購(gòu)的范圍、實(shí)施方式等內(nèi)容,對(duì)工程采購(gòu)采用限額管理的方式進(jìn)行即達(dá)到一定約定額度就要進(jìn)行集中采購(gòu);對(duì)設(shè)備物資的采購(gòu)采用目錄管理的方式,每年度采購(gòu)部門會(huì)依據(jù)集團(tuán)年度計(jì)劃出臺(tái)設(shè)備集中采購(gòu)目錄,所有在目錄里的物資設(shè)備項(xiàng)目都要進(jìn)行集中采購(gòu);對(duì)于服務(wù)采購(gòu)除采用目錄管理外還采用限制性采購(gòu)方式進(jìn)行,即采購(gòu)部門會(huì)出臺(tái)限制性采購(gòu)項(xiàng)目清單,該清單每年度不作調(diào)整,始終作為集中采購(gòu)內(nèi)容,采購(gòu)部門會(huì)與供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議,用戶或集團(tuán)范圍內(nèi)的成員企業(yè)只要對(duì)供應(yīng)商發(fā)出訂單即可,如辦公用品、辦公電腦的采購(gòu)。
(3)自主采購(gòu)管理手冊(cè)主要約定了不需要進(jìn)行集中采購(gòu)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容,雖然不需要進(jìn)行集中采購(gòu)但是集團(tuán)范圍內(nèi)的成員企業(yè)仍然要依據(jù)國(guó)家地方行業(yè)的法規(guī)政策和集團(tuán)的集中采購(gòu)政策制定自己企業(yè)的采購(gòu)體系文件,集團(tuán)的采購(gòu)部門對(duì)成員企業(yè)的自主采購(gòu)有審核、指導(dǎo)、監(jiān)督的權(quán)利。
2. 支持規(guī)定部分。支持規(guī)定部分主要是對(duì)集中采購(gòu)的過程進(jìn)行支持和規(guī)定,該部分是依據(jù)國(guó)家、地方、行業(yè)的法規(guī)并融入集團(tuán)集中采購(gòu)的指導(dǎo)思想制定的,主要分為供應(yīng)商管理規(guī)定、采購(gòu)談判管理規(guī)定、招標(biāo)管理規(guī)定、采購(gòu)績(jī)效管理辦法。特別是在采購(gòu)部門成立初期,這些支持文件的重要性不言而喻,它們約定了集中采購(gòu)的客觀程序,避免集中采購(gòu)人為因素的操縱,阻擋住腐敗的滋生。
3. 法律、道德行為約束部分。法律、道德行為約束部分主要分為兩部分,第一部分是采購(gòu)管理公約,它從法律的角度使集中采購(gòu)在全集團(tuán)成為可能,在公約中有成員企業(yè)法人簽署授權(quán)同意將本企業(yè)的工程、物資服務(wù)等采購(gòu)交給集團(tuán)公司采購(gòu)部門,為集中采購(gòu)工作的順利進(jìn)行提供了法律基礎(chǔ);第二部分是商業(yè)道德和商業(yè)行為準(zhǔn)則,主要約束采購(gòu)從業(yè)人員的行為,確保采購(gòu)權(quán)人員規(guī)范廉潔的進(jìn)行采購(gòu)工作,同時(shí)以公開信的方式向供應(yīng)商提供投訴渠道,接受供應(yīng)商的監(jiān)督。
4. 過程文件、合同文件模板部分。過程文件、合同文件模板部分主要是為集中采購(gòu)、成員企業(yè)的自主采購(gòu)提供標(biāo)準(zhǔn)化文本模板,將采購(gòu)活動(dòng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),避免風(fēng)險(xiǎn),提高效率。
5. 集中采購(gòu)組織體系的構(gòu)成。某集團(tuán)化公司集中采購(gòu)組織體系(資產(chǎn)管理采購(gòu)部)于2003年6月建立,建立初期的集中采購(gòu)部門具有管理和服務(wù)的雙重職能,其管理職能的主要目的在于使集中采購(gòu)能夠在下屬成員企業(yè)內(nèi)順利推行,此時(shí)集中采購(gòu)作為集團(tuán)公司的一個(gè)職能部門進(jìn)行管理。2005年在集中采購(gòu)的思想已經(jīng)被集團(tuán)成員企業(yè)接受,集團(tuán)對(duì)原有的集中采購(gòu)部門進(jìn)行了改制,新的集中采購(gòu)部門(采購(gòu)中心)功能定位于服務(wù),充分體現(xiàn)了“管采分離”的思想,有效避免了腐敗的滋生。新的采購(gòu)體系組成如圖4。
以上對(duì)某集團(tuán)化企業(yè)的集中管理體系進(jìn)行了簡(jiǎn)單的概括,即集中采購(gòu)管理體系實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)企業(yè)集中采購(gòu)業(yè)務(wù)功能對(duì)接,落實(shí)了集團(tuán)集中管控原則。雖然上述集中采購(gòu)體系并未十全十美,但其克服了傳統(tǒng)的單個(gè)企業(yè)孤立采購(gòu)的劣勢(shì),降低了采購(gòu)成本,增強(qiáng)了采購(gòu)方的勢(shì)力,提升了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力,是企業(yè)組織為了加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力、適應(yīng)多變的市場(chǎng)環(huán)境而演變的必然結(jié)果。
(三)國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)所產(chǎn)生的效果
1. 規(guī)模效應(yīng)。集中采購(gòu)工作將集團(tuán)內(nèi)部成員企業(yè)同類的項(xiàng)目進(jìn)行整合,形成規(guī)模效應(yīng)、規(guī)模優(yōu)勢(shì),相對(duì)于零星的分散采購(gòu)在價(jià)格和服務(wù)上都有很大的提高,經(jīng)過統(tǒng)計(jì),集中采購(gòu)項(xiàng)目的資金節(jié)約率平均為10%,大大降低采購(gòu)成本,如筆者所在集中采購(gòu)部門集中采購(gòu)某圍界項(xiàng)目,集中整合后的圍界數(shù)量達(dá)到了近100km,如此之多的數(shù)量吸引了眾多圍界供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng),最終中標(biāo)廠商的圍界單位延米的報(bào)價(jià)為328元人民幣,比集團(tuán)下屬成員企業(yè)400元/延米的采購(gòu)價(jià)格便宜了18%,節(jié)約采購(gòu)成本720萬元。如果按照采購(gòu)的杠桿效應(yīng)即假設(shè)一個(gè)企業(yè)的銷售凈利潤(rùn)率為10%,那么它需要7 200萬元的銷售額度來實(shí)現(xiàn)這個(gè)凈利潤(rùn)。
應(yīng)該說集中采購(gòu)?fù)怀龅囊?guī)模效應(yīng)大大降低了采購(gòu)成本,為集團(tuán)整體運(yùn)行節(jié)約了成本,創(chuàng)造了效益。
2. 經(jīng)驗(yàn)效應(yīng)。集團(tuán)的采購(gòu)部門作為一個(gè)集中部門,歸納總結(jié)了大量集中采購(gòu)信息和成員企業(yè)的采購(gòu)信息,這些經(jīng)驗(yàn)信息在集團(tuán)下屬成員企業(yè)或集中采購(gòu)過程中達(dá)到共享共用,既能作為采購(gòu)過程中的依據(jù),同時(shí)也可以成為談判過程中的“重要武器”。如筆者所在某國(guó)有集團(tuán)企業(yè)集中采購(gòu)部門在對(duì)某下屬成員企業(yè)擴(kuò)建航站樓行李系統(tǒng)直采談判(已經(jīng)有相關(guān)行政管理的直采批復(fù))的過程中,由于直接采購(gòu)只有一家,無法形成充分競(jìng)爭(zhēng)且工期又迫在眉睫,而這些不利因素已經(jīng)被直采廠家掌握。下屬成員企業(yè)在與直采廠商先期接觸過程中感覺談判壓力很大,直采廠家一再?gòu)?qiáng)調(diào)原材料漲價(jià)、相比較國(guó)外同類產(chǎn)品便宜很多等因素,價(jià)格方面明確表示不做出讓步。集團(tuán)集中采購(gòu)部門了解到這些情況后,利用集中采購(gòu)信息經(jīng)驗(yàn)互享的優(yōu)勢(shì),先后從集團(tuán)其他成員企業(yè)調(diào)來該供應(yīng)商投標(biāo)其各自企業(yè)行李系統(tǒng)的投標(biāo)書,并與該成員企業(yè)擴(kuò)建工程行李系統(tǒng)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比分析,同時(shí)聘請(qǐng)了國(guó)內(nèi)行業(yè)享有聲譽(yù)的行李系統(tǒng)專家進(jìn)行咨詢,收集到了很多寶貴的資料。在與直采廠商進(jìn)行正式談判的過程中,直采廠商看到這些資料明確地反映出自己的利潤(rùn)、成本結(jié)構(gòu)情況時(shí),不得不承認(rèn)自己的報(bào)價(jià)的確是高了,最終該直采項(xiàng)目?jī)r(jià)格從6 292萬元人民幣降到了4 928萬元人民幣,價(jià)格降幅達(dá)到了22%。
經(jīng)驗(yàn)效應(yīng)另一個(gè)效果還體現(xiàn)在規(guī)范采購(gòu)程序輸出方面,集團(tuán)范圍內(nèi)的下屬成員企業(yè)采購(gòu)程序特別是招投標(biāo)程序參差不齊,集中采購(gòu)部門將這些程序總結(jié)歸納成一套完整的采購(gòu)程序,這樣就可以避免許多投訴和不公正的現(xiàn)象。
3. 品牌效應(yīng)。大型國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)往往在國(guó)內(nèi)占有壟斷或很重要的地位,其品牌在很多投標(biāo)廠商中的影響力是很大的,下屬成員企業(yè)采購(gòu)的很多情況依托于國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)的品牌往往能夠以更低的成本獲得更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如筆者所在某國(guó)有集團(tuán)企業(yè)下屬成員機(jī)場(chǎng)擴(kuò)建跑道全向信標(biāo)儀、測(cè)距儀的采購(gòu)談判過程中,被采購(gòu)方明確如果出示與集團(tuán)的隸屬關(guān)系,可以請(qǐng)示其亞太區(qū)總部給予更大優(yōu)惠幅度,正是利用集團(tuán)企業(yè)這個(gè)品牌,下屬成員企業(yè)采購(gòu)到優(yōu)質(zhì)、低價(jià)、高服務(wù)的產(chǎn)品。
集中采購(gòu)的規(guī)范程序、規(guī)模優(yōu)勢(shì)本身就是一個(gè)好的品牌,由于集中采購(gòu)程序嚴(yán)謹(jǐn)、采購(gòu)量大、公平競(jìng)爭(zhēng),很多供應(yīng)商都愿意進(jìn)行長(zhǎng)期合作,而不愿意丟掉這個(gè)“大用戶”,通常這種情況也是采購(gòu)部門在進(jìn)行談判的籌碼,為了獲得長(zhǎng)期合作或者給用戶一個(gè)良好“印象”,供應(yīng)商往往會(huì)在貨物價(jià)格上“忍痛割愛”給予讓利。
(四)國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)實(shí)施過程的困難和需要完善的地方
國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)是一個(gè)較為新生的事物,在集中采購(gòu)工作推行的過程中,在體系的構(gòu)建、成員企業(yè)的支持、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、員工的認(rèn)同等方面還不是很成熟,遇到了一些困難和阻力。主要表現(xiàn)在:
1. 集中采購(gòu)需要高層管理者的信任和支持。集中采購(gòu)工作本身就是集團(tuán)高層管理者中央集權(quán)的一個(gè)舉措,在推行過程中勢(shì)必會(huì)受到下屬成員企業(yè)出于某種利益的考慮而進(jìn)行各種方式的“抵制”,這就要求集中采購(gòu)部門要具備較高層次的管理職能,同時(shí)集團(tuán)公司的領(lǐng)導(dǎo)也要給予集中采購(gòu)部門充分的支持和信任,只有這樣集中采購(gòu)工作才能順利地開展下去。
2. 集中采購(gòu)的時(shí)效性。通常采購(gòu)的時(shí)間效率延誤問題是集中采購(gòu)?fù)菩羞^程中下屬成員企業(yè)反應(yīng)較為強(qiáng)烈的一個(gè)問題,但是這并不是集中采購(gòu)本身固有的通病,而是多方面原因造成的,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
(1)國(guó)有集團(tuán)化企業(yè)集中采購(gòu)過程需要嚴(yán)格遵守國(guó)家、地方、行業(yè)及集團(tuán)公司法律、法規(guī)的規(guī)定(如根據(jù)國(guó)家招投標(biāo)規(guī)定表述去到開標(biāo)的時(shí)間必須是20天),這種情況造成集中采購(gòu)時(shí)間效率在一定程度上的延誤,但是國(guó)家、地方、行業(yè)及集團(tuán)的規(guī)定是為了體現(xiàn)采購(gòu)過程各個(gè)方面的公開、公平、公正、競(jìng)爭(zhēng)有序的原則,必須要堅(jiān)持遵守。
(2)下屬企業(yè)部門計(jì)劃性不強(qiáng),一些項(xiàng)目倉(cāng)促上馬而另一些項(xiàng)目前期準(zhǔn)備時(shí)間過長(zhǎng)、設(shè)計(jì)反復(fù)修改,造成項(xiàng)目集中采購(gòu)時(shí)間壓縮、項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)間緊促,從側(cè)面容易造成集中采購(gòu)時(shí)間效率延誤印象。
(3)下屬部門項(xiàng)目前期編制采購(gòu)需求的能力較低,致使采購(gòu)需求標(biāo)準(zhǔn)不能達(dá)到集中采購(gòu)要求的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),需要反復(fù)修改確認(rèn),從而延長(zhǎng)了集中采購(gòu)的時(shí)效性。
(4)下屬部門采購(gòu)傾向性較重不利于項(xiàng)目采購(gòu)的平等競(jìng)爭(zhēng),為達(dá)到公平、平等競(jìng)爭(zhēng)的原則,采購(gòu)部門需要反復(fù)溝通,必要時(shí)還需要使用強(qiáng)制手段進(jìn)行修改,可能會(huì)引起下屬部門不滿,同時(shí)也會(huì)造成采購(gòu)時(shí)效性的延誤。
(5)集中采購(gòu)的影響力不夠,集中采購(gòu)在下屬部門程序化運(yùn)作還不夠深入,與下屬部門的采購(gòu)接口的還不完善,集中采購(gòu)培訓(xùn)工作還需要進(jìn)一步加強(qiáng)。
3. 局部利益與整體利益的關(guān)系問題。集中采購(gòu)意味著對(duì)成員企業(yè)資金的管理從價(jià)值形態(tài)延伸到實(shí)物形態(tài),這在一定程度上限制了各成員企業(yè)資金使用的自由,必然觸動(dòng)一些部門和單位的切身利益。在推行集中采購(gòu)過程中,個(gè)別成員企業(yè)往往強(qiáng)調(diào)自身的獨(dú)立性、特殊性和專業(yè)性,或以集中采購(gòu)周期長(zhǎng)、效率低、買不到自己心目中的產(chǎn)品等為借口,規(guī)避集中采購(gòu)。個(gè)別單位局部利益的過分放大必然導(dǎo)致集團(tuán)整體利益的失衡受損。集團(tuán)在推進(jìn)集中采購(gòu)的過程中,需要各成員企業(yè)有全局意識(shí),力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)整體利益與局部利益的有機(jī)結(jié)合。
4. 對(duì)集團(tuán)采購(gòu)管理制度的認(rèn)識(shí)問題。目前集中采購(gòu)中較為突出的問題是采購(gòu)單位對(duì)集中采購(gòu)的認(rèn)識(shí)理解問題,其中關(guān)鍵又在于各采購(gòu)單位主管領(lǐng)導(dǎo)的重視與否。個(gè)別成員企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)沒有深入學(xué)習(xí)和理解采購(gòu)管理體系文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容,在一些問題上人云亦云,對(duì)集中采購(gòu)工作進(jìn)行不切實(shí)際的指責(zé),這在一定程度上給集團(tuán)的集中采購(gòu)工作造成了不良的影響。
5. 資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的缺位導(dǎo)致采購(gòu)需求的盲目。由于公司原有資產(chǎn)管理缺乏科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)化的管理,造成需求部門在前期立項(xiàng)以及提出具體需求時(shí)缺乏科學(xué)的依據(jù),對(duì)需要的具體參數(shù)及功能沒有參照標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,采購(gòu)需求在設(shè)計(jì)時(shí)常出現(xiàn)超出實(shí)際需求的現(xiàn)象,盲目追求高性能、多功能的進(jìn)口產(chǎn)品。這樣的采購(gòu)需求往往直接造成采購(gòu)成本的增加和資源的浪費(fèi)。因此,盡快開展和完善固定資產(chǎn)實(shí)物管理的標(biāo)準(zhǔn)化是科學(xué)的資產(chǎn)管理工作的需要,同時(shí)也是科學(xué)的采購(gòu)工作的需要。它將對(duì)采購(gòu)工作產(chǎn)生直接、深遠(yuǎn)的影響。
參考文獻(xiàn):
[1]程虹,鄧溯銳[J].情報(bào)雜志,2004,(1).
[2]周金泉,劉兆峰.現(xiàn)代公司治理權(quán)力研究[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào),2006,(6).
[3]儲(chǔ)奔,王曉宇.自我管理團(tuán)隊(duì):概念、成功關(guān)鍵要素及其應(yīng)用研究[J].河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)學(xué)報(bào),2006,(4).
[4]錢東人,朱海波[J].商業(yè)研究,2004,(15).
Discussion on the Centralized Purchasing Model in the State-owned Group Enterprises
Chen Hongquan1, Zhao Meng2
(1. Technical Purchasing Department, Beijing Capital Internationl; Airport Stock Limited Company, Beijing 100621, China;
2. Finance Department, Hebei Publish Group, Shijiazhuang 050000, China)
關(guān)鍵詞:大型施工企業(yè);物資;集中采購(gòu)
引言
在競(jìng)爭(zhēng)日益白熾化相激烈化的現(xiàn)代社會(huì),企業(yè)想在行業(yè)中占得一席之地、取得一定程度的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),以擴(kuò)大利潤(rùn)空間,必須在壓低生產(chǎn)成本、提高競(jìng)爭(zhēng)力方面做出努力。集中招標(biāo)采購(gòu)是企業(yè)發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)、持續(xù)挖掘物資購(gòu)領(lǐng)域降本潛力、提高效率效益的重要措施,也是提升物資采購(gòu)管理水平、防范質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、保障應(yīng)急供應(yīng)、服務(wù)生產(chǎn)建設(shè)需要的重要保證,有利于增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。目前物資集中招標(biāo)采購(gòu)制度成為大型施工企業(yè)成本管理的重要措施。
1物資集中招標(biāo)采購(gòu)的優(yōu)越性
1.1采購(gòu)成本的降低
大型施工企業(yè)實(shí)行物資集中招標(biāo)采購(gòu)制度可以大大降低采購(gòu)成本,而采購(gòu)成本的降低可以從以下幾個(gè)方面得以實(shí)現(xiàn):一是整合采購(gòu)部門,實(shí)現(xiàn)集采人員統(tǒng)一培訓(xùn)提高,同一個(gè)物資采購(gòu)品種專人負(fù)責(zé),統(tǒng)一建立資源渠道,減少部門交叉采購(gòu)、人員重復(fù)配置;二是整合配送流程,實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu),分散供應(yīng)的專業(yè)化。采購(gòu)、供應(yīng)分開獨(dú)立操作,有效杜絕腐敗增加采購(gòu)成本的同時(shí)提高供應(yīng)服務(wù)質(zhì)量,強(qiáng)化集采推行的可行性。
1.2談判力量的增強(qiáng)
在以往的分散采購(gòu)模式下,企業(yè)各個(gè)部門各自采購(gòu)所需物資,分別與供應(yīng)尚進(jìn)行談判。此種模式既增加了交易和磋商成本,而且在談判中不存在優(yōu)勢(shì).規(guī)?;奈镔Y采購(gòu)而形成的買方市場(chǎng),一方面有利于企業(yè)在更大范圍內(nèi)尋找供應(yīng)商;另一方面,加大了企業(yè)在談判中的優(yōu)勢(shì)地位,既可以降低采購(gòu)成本,又可以與供應(yīng)商形成長(zhǎng)期的合作伙伴關(guān)系。集中采購(gòu)加強(qiáng)了企業(yè)的議價(jià)能力,除了采購(gòu)價(jià)格本身外,還能取得較好的付款期和交貨期。較長(zhǎng)的付款期和準(zhǔn)時(shí)交貨,能有效降低企業(yè)的存貨水平,減少流動(dòng)資金占用。同時(shí),通過對(duì)存貨管理的整合及信息化平臺(tái)的建立,使存貨信息做到實(shí)時(shí)更新,可以進(jìn)一步降低存貨,加快資金的周轉(zhuǎn)。
1.3有利于保證產(chǎn)品質(zhì)量
高質(zhì)量的原材料是保證產(chǎn)品質(zhì)量的根本,也是控制生產(chǎn)費(fèi)用、保證成品率和良品率的有效手段。在集中采購(gòu)的模式下,不斷建立健全戰(zhàn)略供應(yīng)商名錄,加強(qiáng)合作,實(shí)現(xiàn)可靠渠道采購(gòu)、規(guī)范化的原材料質(zhì)量規(guī)格及其檢測(cè)方法,可以保證原材料質(zhì)量的一致性。同時(shí),通過對(duì)供應(yīng)商的統(tǒng)一管理和認(rèn)證,保證原材料質(zhì)量的穩(wěn)定性。
2大型施工企業(yè)推行物資集中招標(biāo)采購(gòu)的建議
2.1提升物資集中采購(gòu)的計(jì)劃性
科學(xué)合理的物資采購(gòu)計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)大型施工企業(yè)物資集中管理,解決集中管理與集中供應(yīng)矛盾的基礎(chǔ),因此大型施工企業(yè)物資采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)制定合理的物資定額計(jì)劃和物資及集中管理計(jì)劃,為了確保大型施工企業(yè)物資采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性和合理性,應(yīng)當(dāng)遵循以下三個(gè)計(jì)劃原則:準(zhǔn)確性和代表性,這需要依靠長(zhǎng)期的物資集中采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)和積累的物資定額資料以及相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等實(shí)現(xiàn);可行性和預(yù)y性,建立的采購(gòu)計(jì)劃要積極穩(wěn)妥,具有較高的可行性,同時(shí)對(duì)于一些突發(fā)的情況能夠有一定的預(yù)測(cè),并建立計(jì)劃備案;物資定額編制的完備性,物資定額不僅包括單項(xiàng)物資定額,還包括與之相應(yīng)的綜合定額以及主要的物資材料、相關(guān)信息和輔助材料等。在物資定額的過程中,應(yīng)當(dāng)對(duì)以往的生產(chǎn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析總結(jié),同時(shí)要把計(jì)劃周期內(nèi)生產(chǎn)技術(shù)變化、市場(chǎng)需求因素等考慮在內(nèi),確定準(zhǔn)確的物資需求定額。
2.2推行動(dòng)態(tài)化集中采購(gòu)
集中采購(gòu)的最終目的是降低采購(gòu)的總成本,如果一味的為了集中而集中,則失去了集中采購(gòu)的真正意義,因此在集中采購(gòu)模式中面對(duì)各種突況應(yīng)該加入動(dòng)態(tài)化管理,最大限度地降低采購(gòu)成本。如果需求計(jì)劃提報(bào)時(shí)準(zhǔn)確性較差不能完全覆蓋同類物資的不同型號(hào),可將該型號(hào)物資根據(jù)歷年的需求量給予估算。并在招標(biāo)前給予應(yīng)標(biāo)供應(yīng)商以明示,將數(shù)量不確定因素綜合考慮到報(bào)價(jià)中,實(shí)際采購(gòu)量以雙方訂單為準(zhǔn)。在生產(chǎn)過程中不可避免地會(huì)遇到緊急或特殊情況,物資需求型號(hào)不在集中購(gòu)范圍內(nèi),如果再次進(jìn)行招標(biāo)則耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng),不能迅速解決生產(chǎn)供應(yīng),這種情況可以邀請(qǐng)已經(jīng)確定的集中采購(gòu)中標(biāo)供應(yīng)商對(duì)該型號(hào)物資進(jìn)行小規(guī)模談判,價(jià)格參考中標(biāo)物資型號(hào)中標(biāo)價(jià),第一時(shí)間解決現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)需要.集中采購(gòu)目錄也可進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整和細(xì)化,根據(jù)物資的需求情況將物資劃分為定商定價(jià)式采購(gòu)和項(xiàng)目定量采購(gòu),定商定價(jià)式采購(gòu)在年初進(jìn)行,根據(jù)年度計(jì)劃及歷年需求量給予預(yù)估數(shù)量。定量采購(gòu)項(xiàng)目需等待項(xiàng)目計(jì)劃落實(shí)后啟動(dòng),若定量采購(gòu)項(xiàng)目只涉及一個(gè)分公司,不具備集采條件優(yōu)勢(shì)的,也可將該物資臨時(shí)調(diào)出集中采購(gòu)目錄或授權(quán)分公司進(jìn)行集中采購(gòu)。
2.3進(jìn)一步健全完善制度
健全的規(guī)章制度體系是企業(yè)有序運(yùn)行、依法合規(guī)管理的基本保證。要在認(rèn)真分析以往集采工作的基礎(chǔ)上,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),進(jìn)一步健全完善規(guī)章制度體系,優(yōu)化工作流程,為集采工作的有序推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)保障。要健全和完善集中采購(gòu)管理機(jī)制,切實(shí)提高制度執(zhí)行力,加強(qiáng)工程項(xiàng)目和物資采購(gòu)管理,強(qiáng)化監(jiān)督,嚴(yán)格控制設(shè)計(jì)指定、用戶指定、提前實(shí)施等現(xiàn)象。根據(jù)采購(gòu)實(shí)施情況,不斷優(yōu)化完善制度和流程,加強(qiáng)供應(yīng)商管理,適時(shí)對(duì)供應(yīng)商開展調(diào)研,實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力和設(shè)備情況,掌握第一手資料。完善供應(yīng)商考核體系,嚴(yán)把資質(zhì)審查關(guān),確定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn),考察標(biāo)準(zhǔn)、量化考核標(biāo)準(zhǔn)等,出臺(tái)不良履約供應(yīng)商的應(yīng)對(duì)措施及違規(guī)投標(biāo)供應(yīng)商處理辦法,推行動(dòng)態(tài)刪除不良供應(yīng)商和引進(jìn)具備優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商制度,實(shí)行月度評(píng)審、季度評(píng)審和年度評(píng)審結(jié)合的方式,全方位優(yōu)勝劣汰管理辦法,為進(jìn)一步優(yōu)化和完善集中采購(gòu)工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2.4加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理
標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)的基礎(chǔ),要不斷夯實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)工作,加大標(biāo)準(zhǔn)梳理、整合力度,全面推動(dòng)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制訂工作,建立物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化信息庫(kù),為物資標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)筑牢基礎(chǔ)。要加強(qiáng)集采物資標(biāo)準(zhǔn)化管理,努力實(shí)現(xiàn)目錄內(nèi)的物資品種統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、推行標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)要求,使得集中采購(gòu)結(jié)果更具可操作性。要大力推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu),規(guī)范采購(gòu)需求計(jì)劃管理,積極推進(jìn)設(shè)計(jì)選型標(biāo)準(zhǔn)化、需求計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)化、采購(gòu)與使用標(biāo)準(zhǔn)化、管理與維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)現(xiàn)個(gè)性化采購(gòu)向共性化采購(gòu)轉(zhuǎn)變,最大限度地減少個(gè)性化需求,進(jìn)一步挖掘集約化、規(guī)?;少?gòu)的潛力。要通過集中采購(gòu)工作,進(jìn)一步推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化工作,同時(shí)通過標(biāo)準(zhǔn)化工作來帶動(dòng)和提升集中采購(gòu),使二者相互促進(jìn)、相得益彰。
2.5合理選擇供應(yīng)商
在進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí),招標(biāo)單位要根據(jù)自身需求在保證安全的前提下,選擇高性價(jià)比的產(chǎn)品,根據(jù)充分的調(diào)查和實(shí)地走訪對(duì)供應(yīng)商的具體情況有一千清晰的了解;對(duì)于供應(yīng)商的資質(zhì)以及各種相關(guān)資料要進(jìn)行認(rèn)真的審查,對(duì)于供應(yīng)商的選擇很大程度上決定了大型施工企業(yè)物資的質(zhì)量水平,因此對(duì)于招標(biāo)單位而言,在招標(biāo)前需要對(duì)招標(biāo)單位有深入的了解,充分收集供應(yīng)商的相關(guān)資料,盡量對(duì)供應(yīng)商做到全方位多角度的了解;同時(shí)在實(shí)際的招標(biāo)采購(gòu)過程中,對(duì)于不同類型的供應(yīng)廠商要進(jìn)行合理的分類,以便在選擇的時(shí)候更加方便、快捷。另外要優(yōu)先選擇已經(jīng)開展合作且有良好信譽(yù)和雄厚綜合實(shí)力的供應(yīng)商,確保采購(gòu)后期供應(yīng)順利進(jìn)行。
2.6制定科學(xué)公正的評(píng)標(biāo)辦法
在過去十幾年的招投標(biāo)過程中,按照相關(guān)的法律法規(guī)評(píng)標(biāo)一般是由招標(biāo)單位依照相關(guān)規(guī)章制度組成的評(píng)定委員會(huì)完成的。在評(píng)定的過程中,多采用的是綜合評(píng)追ê妥畹屯侗曇鄯āW酆掀攔婪ㄊ侵贛善藍(lán)ㄎ員會(huì)對(duì)投標(biāo)人的報(bào)價(jià)以及技術(shù)方案等方面進(jìn)行綜合評(píng)定;而最低投標(biāo)標(biāo)價(jià)法是指投標(biāo)人投標(biāo)文件中的技術(shù)標(biāo)部分能滿足招標(biāo)文件中實(shí)質(zhì)性的要求,投標(biāo)人的商務(wù)標(biāo)部分先由評(píng)定委員會(huì)按照收到的所有投標(biāo)人所報(bào)的最低成本價(jià)的算術(shù)平均值作為評(píng)標(biāo)工程的合理最低成本價(jià)。
2.7科學(xué)組織開標(biāo)評(píng)標(biāo)工作
第一,建立評(píng)標(biāo)專家?guī)?,每次開標(biāo)前在評(píng)標(biāo)專家?guī)熘羞M(jìn)行抽選評(píng)標(biāo)專家組成評(píng)標(biāo)委員會(huì)小組,組織開展評(píng)標(biāo)工作;第二,在接近開標(biāo)時(shí)要檢查評(píng)標(biāo)的文件、資料以及設(shè)備是否齊全;第三,參與物資計(jì)劃的工作人員對(duì)于各自的工作需要進(jìn)行明確的分工;第四,在開標(biāo)會(huì)議開始之前主持此次會(huì)議的工作人員應(yīng)該提前告知投標(biāo)人本次會(huì)議的議題議程以及應(yīng)該注意的地方。在進(jìn)行充分準(zhǔn)備后,開標(biāo)的過程相對(duì)而言就變得簡(jiǎn)單很多,所有參與本次開標(biāo)的工作人員只需要按照流程中計(jì)劃的事項(xiàng)進(jìn)行即可。另外在評(píng)標(biāo)時(shí),評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)該嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行評(píng)定,保證評(píng)標(biāo)的過程能夠公平、公開、公正,使得評(píng)定過程在陽光下進(jìn)行。
2.8大力推行網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)
信息化的發(fā)展必然取代簡(jiǎn)單復(fù)雜的人工招標(biāo)采購(gòu)模式,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)招標(biāo)采購(gòu)將成為一種降低采購(gòu)成本,凸顯采購(gòu)規(guī)范化、公平化、信息化的必然趨勢(shì)。大型施工企業(yè)要逐漸提高大、中,小型物資集中采購(gòu)程度,不斷建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)招標(biāo)信息、供應(yīng)商獨(dú)立注冊(cè)參與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)投標(biāo)、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)報(bào)價(jià)評(píng)標(biāo)的招標(biāo)采購(gòu)模式,降低大量人力投入和人為干擾,擴(kuò)大招標(biāo)信息和投標(biāo)目標(biāo)客戶范圍,同時(shí)對(duì)小批量特殊批次物資推行阿里巴巴網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)采購(gòu)的模式,實(shí)現(xiàn)資源綜合競(jìng)爭(zhēng)降低招標(biāo)采購(gòu)成本的趨勢(shì)化。
關(guān)鍵詞:物資管理 采購(gòu) 發(fā)放 回收利用
企業(yè)的生產(chǎn)過程,也是物資消耗的過程。石油生產(chǎn)消耗的材料費(fèi)占成本的三分之一左右。物資管理工作的好壞,直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此,加強(qiáng)物資管理工作,在保證生產(chǎn)的前提下,對(duì)于節(jié)約物資消耗,降低產(chǎn)品成本,加速資金周轉(zhuǎn)有著十分重要的意義。
一、加強(qiáng)物資計(jì)劃管理
計(jì)劃管理是物資部門采購(gòu)和供應(yīng)工作的基礎(chǔ),根據(jù)計(jì)劃管理進(jìn)行有計(jì)劃的采購(gòu)和供應(yīng),加強(qiáng)歸口管理、凈化采購(gòu)渠道,實(shí)行集中采購(gòu)為主,分散采購(gòu)為輔的采購(gòu)模式,可以達(dá)到降低成本,提高效益的目的。為了準(zhǔn)確掌握生產(chǎn)建設(shè)物資總需求,合理組織貨源,有效使用流動(dòng)資金,發(fā)揮規(guī)模經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì),努力降低材料采購(gòu)成本,提高經(jīng)濟(jì)效益,物資供應(yīng)部門必須加強(qiáng)物資計(jì)劃管理工作。物資計(jì)劃管理是物資供應(yīng)部門管理工作的基礎(chǔ),它是依據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)量、用量、價(jià)格等制定的,是以季度計(jì)劃為準(zhǔn)執(zhí)行的,是考核計(jì)劃執(zhí)行情況的主要依據(jù),通過計(jì)劃管理,發(fā)揮物資供應(yīng)部門的主要渠道優(yōu)勢(shì),規(guī)范市場(chǎng)主體物資計(jì)劃采購(gòu)行為,提高供應(yīng)環(huán)節(jié)的經(jīng)濟(jì)效益,及時(shí)均衡地保證企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的物資供應(yīng),實(shí)現(xiàn)最少的資金占用和勞動(dòng)消耗。
二、嚴(yán)把物資采購(gòu)
石油物資采購(gòu)工作的地位十分重要,采購(gòu)價(jià)格過高,直接導(dǎo)致原石油產(chǎn)品成本升高。因此,必須降低物資的采購(gòu)成本,從源頭上堵住漏洞,確保石油安全生產(chǎn)和及時(shí)供應(yīng)。
1.建立集中采購(gòu)制度
建立集中采購(gòu)制度推行集中采購(gòu)、框架協(xié)議采購(gòu)、集中結(jié)算、集中配送的管理體制,同時(shí)將計(jì)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收、結(jié)算等業(yè)務(wù)分段管理,實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)各環(huán)節(jié)的相互制約機(jī)制,以達(dá)到采購(gòu)管理各環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)清晰、鏈接穩(wěn)定、相互監(jiān)督、公開透明的目的。集中采購(gòu)可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)。如各部門都有自行采購(gòu)權(quán),人員配備多,采購(gòu)批量小,不僅不便于管理和監(jiān)督,也不能發(fā)揮規(guī)模采購(gòu)優(yōu)勢(shì)。因此,對(duì)油田公司的物資采購(gòu),應(yīng)充分發(fā)揮了集中采購(gòu)的規(guī)模優(yōu)勢(shì),增大采購(gòu)批量,減少中間環(huán)節(jié),主要物資都從生產(chǎn)廠家采購(gòu),可極大地降低了物資采購(gòu)成本。
2.物資采購(gòu)方式多樣化的戰(zhàn)略伙伴采購(gòu)
物資采購(gòu)方式多樣化的戰(zhàn)略伙伴采購(gòu)。石油行業(yè)現(xiàn)階段的物資供應(yīng)體制決定應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)械挠^念和采購(gòu)模式,將供應(yīng)與需求關(guān)系從簡(jiǎn)單的買賣關(guān)系向雙方建立戰(zhàn)略協(xié)作伙伴關(guān)系轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的采購(gòu)方式無法解決一些涉及全局性、戰(zhàn)略性的物資供應(yīng)問題,而基于戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的采購(gòu)方式就為解決這些問題創(chuàng)造了條件。共享庫(kù)存資源、降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、降低采購(gòu)成本以及準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)是戰(zhàn)略伙伴采購(gòu)方式在采購(gòu)中帶來的益處。大宗物資采用招標(biāo)采購(gòu)方式,可以大大節(jié)約采購(gòu)成本,規(guī)范采購(gòu)行為,提升采購(gòu)的透明度。定向采購(gòu)。定向采購(gòu)是物資采購(gòu)部門依據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系評(píng)定合格供方,形成合格供方名單,確定各類物資的定點(diǎn)采購(gòu)供應(yīng)單位,建立企業(yè)的資源市場(chǎng)準(zhǔn)入制度,最大限度壓縮中間供應(yīng)環(huán)節(jié),加大生產(chǎn)廠家直供比重,并對(duì)定點(diǎn)供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,做到優(yōu)勝劣汰。
3.加強(qiáng)物資采購(gòu)過程的監(jiān)管設(shè)立價(jià)格監(jiān)督管理部門
加強(qiáng)物資采購(gòu)過程的監(jiān)管設(shè)立價(jià)格監(jiān)督管理部門。在進(jìn)行物資采購(gòu)決策時(shí),堅(jiān)持按權(quán)級(jí)進(jìn)行民主決策,避免個(gè)人專權(quán)和決策失誤,在日常采購(gòu)管理中明確價(jià)格監(jiān)管部門和相關(guān)人員的權(quán)限和責(zé)任,實(shí)行分級(jí)決策;監(jiān)督部門對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行監(jiān)控,有效避免了采購(gòu)環(huán)節(jié)發(fā)生不正當(dāng)交易行為。
三、物資發(fā)放過程中的消耗控制
物資發(fā)放過程中的消耗控制要從堵塞外流、減少浪費(fèi)出發(fā),對(duì)各單位建立消耗定額,并進(jìn)行嚴(yán)格考核,對(duì)主要物資要實(shí)行定量、限時(shí)控制,規(guī)范物資發(fā)放領(lǐng)用程序,搞好物資消耗去向公示,實(shí)現(xiàn)物耗的有效控制,降低生產(chǎn)成本。
1.建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范制度
建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范制度。在企業(yè)內(nèi)部要做好每一件事,必須有一套嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的管理制度,這是管理的基礎(chǔ)。首先要制定和完善各項(xiàng)物資管理辦法,規(guī)范物資領(lǐng)用發(fā)放管理程序;盡可能的建立交舊領(lǐng)新制度、定量限時(shí)控制制度、物資消耗去向公示制度及物資消耗管理考核規(guī)定等多項(xiàng)規(guī)章制度。
2.推行限額領(lǐng)料和交舊領(lǐng)新制度
推行限額領(lǐng)料和交舊領(lǐng)新制度。對(duì)消耗大、價(jià)值高的主要物資實(shí)行限額控制。特別是對(duì)主材等消耗大,又有消耗定額的物資,要嚴(yán)格限額領(lǐng)料;輔材類材料,要根據(jù)同行業(yè)、同等條件下單產(chǎn)單進(jìn)的消耗量,結(jié)合當(dāng)月實(shí)際,確定消耗計(jì)劃,作為控制的依據(jù)。配件要根據(jù)設(shè)備的新舊程度和年度修理計(jì)劃,有計(jì)劃地更換零配件,安排好日常維修保養(yǎng)。對(duì)一些價(jià)格低、數(shù)量多的工具、器具要實(shí)行交舊領(lǐng)新制度,丟失折價(jià)賠償。此舉能大大降低石油所用材料消耗,防止腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。
3.建立公示制度,增強(qiáng)物耗透明度
建立公示制度,增強(qiáng)物耗透明度。石油企業(yè)攤子大,物資種類多,物資消耗也大,物資管理起來很不容易。特別是物資流失問題是一個(gè)非常難說清又涉及面很廣的問題。因此,治標(biāo)先治本,可將物資消耗去向列表,從物資領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取單位、物資名稱、數(shù)量、價(jià)格到領(lǐng)取人全部登記清楚。并在公開的公示欄內(nèi)公示。物資消耗去向的公示,使消耗公開透明,讓職工參與管理變成現(xiàn)實(shí),物資流失、浪費(fèi)就會(huì)得到有效的遏制。還應(yīng)對(duì)計(jì)劃定額和實(shí)際消耗進(jìn)行比較,節(jié)約的要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),這種控制與考核機(jī)制還是十分有效的。
四、物資的合理儲(chǔ)備與回收利用
1.合理儲(chǔ)備物資集中儲(chǔ)備可優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu),減少了儲(chǔ)備資金占用
合理儲(chǔ)備物資集中儲(chǔ)備可優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu),減少了儲(chǔ)備資金占用。改過去企業(yè)內(nèi)部的多頭儲(chǔ)備為集中儲(chǔ)備,以總量控制為目標(biāo),以調(diào)整結(jié)構(gòu),增加有效儲(chǔ)備為核心。儲(chǔ)備管理的重點(diǎn)是儲(chǔ)備結(jié)構(gòu)的調(diào)整,結(jié)構(gòu)調(diào)整的重點(diǎn)是庫(kù)存無動(dòng)態(tài)物資的減少,有效儲(chǔ)備品種增加,通過對(duì)庫(kù)存的控制,優(yōu)化儲(chǔ)備結(jié)構(gòu),提高儲(chǔ)備效率,加快儲(chǔ)備資金周轉(zhuǎn)次數(shù)。物資資產(chǎn)占用太少,則影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常進(jìn)行;物資資產(chǎn)占用太多,將使企業(yè)付出更大的持有成本,造成資金浪費(fèi),增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此,制定出必備物資儲(chǔ)備定額,每月進(jìn)入正常采購(gòu)計(jì)劃,定期采購(gòu),確保正常生產(chǎn)的需要。同時(shí),對(duì)物資要定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn),積極處置閑置物資,積極利用和處置,從而減少儲(chǔ)備資金的占用,降低儲(chǔ)備成本。
2.重視回收利用
重視回收利用石油產(chǎn)品材料,對(duì)居于主要地位的剛才、油套管、大型材料、配件、專用工具等加大回收利用,這些物資大部分不是一次消耗的,因此廢舊物資的回收復(fù)用,是企業(yè)增收節(jié)支、降低成本的重要內(nèi)容。為了加強(qiáng)對(duì)廢舊材料回收復(fù)用的管理,應(yīng)建立廢舊物資臺(tái)賬,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),制定和完善回收復(fù)用管理辦法。制定回收管理程序和相應(yīng)的回收復(fù)用考核獎(jiǎng)懲辦法,有效降低石油材料成本。
五、結(jié)束語
物資管理對(duì)于企業(yè)有著極其重要的意義。在一定時(shí)期內(nèi),物質(zhì)資源和資金總是有限的,做好物資的科學(xué)管理工作,能促進(jìn)成本降低。從而實(shí)現(xiàn)最小的物資消耗,取得最大的經(jīng)濟(jì)效益。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和采購(gòu)管理認(rèn)識(shí)的不斷深入,采購(gòu)的角色已經(jīng)從單純的支持服務(wù)發(fā)展成為新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn),采購(gòu)管理也發(fā)展成為成本控制和促進(jìn)效應(yīng)最大化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。更要對(duì)采購(gòu)的全過程進(jìn)行精細(xì)化管理,合理控制成本。采購(gòu)管理者只要抓住石油化工采購(gòu)管理中成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié),就能有效地降低采購(gòu)管理成本,提高資金使用率,保證石油化工建設(shè)的順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞:物資管理;招標(biāo);集中采購(gòu);信息化
企業(yè)的物資管理和招標(biāo)集采是日常生產(chǎn)管理中重要的內(nèi)容之一,能否保證有效及時(shí)地將物資做好招標(biāo)集采和正確的管理決定了企業(yè)業(yè)務(wù)能否正常展開以及企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。在物資招標(biāo)集采和管理中仍然存在一些問題,為此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理,可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理,從而實(shí)現(xiàn)物資的精細(xì)化管理,提高企業(yè)的生產(chǎn)效率、經(jīng)濟(jì)效益以及管理水平。
1關(guān)于項(xiàng)目物資的分析
在現(xiàn)如今,很多項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人都會(huì)意識(shí)到科學(xué)有效地管理項(xiàng)目物資是多么重要。必須全面地做好這項(xiàng)工作,才可以真正實(shí)現(xiàn)控制項(xiàng)目工程的成本?,F(xiàn)在的項(xiàng)目物資管理包含了諸多方面的內(nèi)容,這其中就有項(xiàng)目工程管理方案的擬定、采購(gòu)物資、運(yùn)輸和存儲(chǔ)等方面。我國(guó)現(xiàn)階段的很多項(xiàng)目工程的施工過程當(dāng)中,關(guān)于項(xiàng)目物資管理的工作,會(huì)涉及方方面面,而且在對(duì)其進(jìn)行管理的時(shí)候,所需要面對(duì)的是較為復(fù)雜的管理組織,所以導(dǎo)致了我們?cè)谶M(jìn)行施工成本管理的同時(shí),出現(xiàn)了或多或少的各類問題,我們面對(duì)困難和問題要及時(shí)通過相應(yīng)的方式方法,對(duì)項(xiàng)目工程施工當(dāng)中的傳統(tǒng)物資管理方式進(jìn)行優(yōu)化和完善,使得人們都可以真正意義上懂得項(xiàng)目物資管理的重要性。
2企業(yè)在實(shí)施物資集中招標(biāo)采購(gòu)管理的特點(diǎn)
一方面,企業(yè)項(xiàng)目物資集中采購(gòu)的物資需求量比較大,有著較高的價(jià)格。另一方面,項(xiàng)目物資的品種非常多,供貨的渠道也比較多,物資復(fù)雜而零散。實(shí)施物資集中招標(biāo)采購(gòu)可以進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)物資招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng),合理的管理能夠提高物資的利用效率和集中管理水平,還能夠提高物資管理質(zhì)量,維護(hù)招投標(biāo)當(dāng)事人合法權(quán)益,保證企業(yè)物資采購(gòu)價(jià)格信息渠道暢通,最大限度降低工程成本,使物資采購(gòu)做到管理有規(guī)章,簽約有約束,履約有檢查,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
3當(dāng)前企業(yè)物資管理及招標(biāo)集采中存在的主要問題
3.1招標(biāo)、投標(biāo)存在不公平性
招標(biāo)工作一定要遵守公開、公正、公平等原則,但是很多的違反正規(guī)流程操作的現(xiàn)象依然存在于工作之中。在這種招投標(biāo)類型中的違規(guī)操作是不容易被看出來的,可是這樣確實(shí)剝奪了其他人員的合理競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)。與此同時(shí),在很多的招標(biāo)項(xiàng)目中,管理模式中依然存在著“明招暗定”的現(xiàn)象,這就促使“關(guān)系標(biāo)”、“權(quán)力標(biāo)”仍然會(huì)相繼出現(xiàn)。許多的招投標(biāo)的當(dāng)事人,他們相互之間圍標(biāo)串標(biāo),互相溝通來制造違規(guī)行為,這就對(duì)公平競(jìng)爭(zhēng)有著很大的影響,甚至妨礙了行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
3.2價(jià)格機(jī)制不夠完善
現(xiàn)在我國(guó)企業(yè)的項(xiàng)目物資招標(biāo)集采價(jià)格設(shè)置還有欠缺的地方。招標(biāo)集采過程中,采購(gòu)人員沒有充分做好市場(chǎng)調(diào)查,對(duì)市場(chǎng)供貨情況以及價(jià)格走勢(shì)并不是了如指掌,導(dǎo)致在對(duì)材料進(jìn)行定價(jià)時(shí)做出的選擇并不正確。到了真正進(jìn)行交易的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)其中存在的不符之處,甚至帶有很多的附加條件,對(duì)雙方的順利交易產(chǎn)生不良影響,造成雙方矛盾激化。
3.3比較落后的管理方法和手段
現(xiàn)階段,我國(guó)境內(nèi)依然有很多的施工企業(yè)在采用舊的調(diào)控手段和管理方法,他們?nèi)狈ο冗M(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng),這種工作量大、強(qiáng)度高的勞動(dòng),最終會(huì)導(dǎo)致物資管理信息沒有及時(shí)更新,相對(duì)來說時(shí)效性比較差,這也降低了庫(kù)存物資的調(diào)控能力。
3.4缺乏物資管理的計(jì)劃性
在物資管理的過程中,我國(guó)目前有大部分的工程的建設(shè)方,都缺少對(duì)于管理計(jì)劃方案在整個(gè)項(xiàng)目中的作用的重視,一個(gè)好的物資管理計(jì)劃方案可以促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目的發(fā)展,同時(shí)也可以大大降低工程項(xiàng)目成本的支出。
3.5項(xiàng)目物資在儲(chǔ)存過程中管理不到位
物資存儲(chǔ)不善可能導(dǎo)致嚴(yán)重的浪費(fèi),增加物資消耗,同時(shí)使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益降低。比如一些露天堆放的物資,這就很容易加大物資的損耗。還有一些物資的防盜措施不完善,最終導(dǎo)致物資丟失,或者物資不按先后順序出庫(kù),使得物資過期甚至是浪費(fèi)。也有一些倉(cāng)庫(kù)的物資標(biāo)識(shí)在收發(fā)物資后經(jīng)常丟失或損壞,這就使項(xiàng)目支出成本大大增加。
3.6招標(biāo)組織方式有待進(jìn)一步優(yōu)化
目前物資集中采購(gòu)招標(biāo)主要是以低價(jià)中標(biāo)為原則。在一次招標(biāo)采購(gòu)多種物資時(shí),容易出現(xiàn)采購(gòu)量大的物資報(bào)高價(jià)、采購(gòu)量少的物資報(bào)低價(jià),導(dǎo)致最終總價(jià)偏低,但價(jià)格違背市場(chǎng)規(guī)律的技巧性報(bào)價(jià)最終中標(biāo)的現(xiàn)象;或者是為了達(dá)到最低價(jià),壓縮成本,導(dǎo)致物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。
3.7標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)程度在鞏固采集成果方面表現(xiàn)不明顯
除去一些一次性的用料,人為因素所造成的“個(gè)性化”物資需求變得越來越多,這就使得規(guī)?;少?gòu)難以實(shí)現(xiàn),價(jià)格始終是居高不下。在上報(bào)計(jì)劃的時(shí)候,尤其是上報(bào)工程項(xiàng)目物資,要優(yōu)先考慮標(biāo)準(zhǔn)、通用的產(chǎn)品,對(duì)那些標(biāo)廠商標(biāo)產(chǎn)品的物資優(yōu)先采購(gòu),禁止有“傾向性”的信息存在。
4項(xiàng)目物資管理與招標(biāo)集采改善措施
4.1對(duì)企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)的管理制度進(jìn)行更新完善
一個(gè)企業(yè)可以順利工作的依據(jù)就是要擁有一套完善的管理制度。項(xiàng)目物資招標(biāo)集采中,應(yīng)當(dāng)完善企業(yè)的價(jià)格管理、質(zhì)量檢驗(yàn)、采購(gòu)責(zé)任等制度,充分保證采購(gòu)的質(zhì)量,減少不合格品原材料的購(gòu)買,降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),提高管理力度,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。筆者所在公司為了物資集中采購(gòu)管理,制定了采購(gòu)招標(biāo)管理辦法,對(duì)物資設(shè)備招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)作出了明確的規(guī)定。
4.2完善企業(yè)物資招標(biāo)流程和評(píng)審過程
物資招標(biāo)采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)更新和完善企業(yè)招標(biāo)流程以及評(píng)審的過程,這對(duì)企業(yè)的采購(gòu)有著非常重要的作用及意義。首先,采購(gòu)人員要仔細(xì)閱讀相關(guān)資料,并且要核實(shí)相關(guān)的信息數(shù)據(jù),從而確定招標(biāo)的類型,清楚采購(gòu)數(shù)量。同時(shí)采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀進(jìn)行分析,協(xié)同質(zhì)監(jiān)部門共同控制采集物料標(biāo)準(zhǔn)的制定、物資質(zhì)量的檢驗(yàn)以及管理。筆者所在公司對(duì)物資采購(gòu)招標(biāo)過程作出了具體的規(guī)定,就招標(biāo)的范圍、物資設(shè)備招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)、招標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)定標(biāo)、物資采購(gòu)(加工訂貨)合同的簽訂、罰則都作出了明確的規(guī)定,對(duì)工作流程和人員責(zé)任給定了清晰的規(guī)定。
4.3物資采購(gòu)信息化管理
4.3.1采購(gòu)信息數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)
想要使物資的管理水平提高,從而可以實(shí)時(shí)查詢庫(kù)存物資、單據(jù)、消耗物資、合同,以及計(jì)劃和合同分析,企業(yè)就要確定動(dòng)態(tài)化物資信息管理系統(tǒng),并且編制有效的物資采購(gòu)計(jì)劃,預(yù)防生產(chǎn)終止。指標(biāo)考核動(dòng)態(tài)管理的順利實(shí)現(xiàn),從而形成貨源穩(wěn)定、價(jià)格合理及質(zhì)量保證的供貨商的關(guān)系,企業(yè)要構(gòu)建一套針對(duì)于供貨商的檔案化管理機(jī)構(gòu),及時(shí)記錄同供貨商合作的物資種類、數(shù)量和價(jià)格,通過指標(biāo)分析以及和供貨商的長(zhǎng)期合作,最終可以有效避免分散采購(gòu)的形成。企業(yè)要分析市場(chǎng)上的物資信息,從而構(gòu)建相對(duì)于供貨商的評(píng)價(jià)體系,并且要同供貨商的供應(yīng)信息比較,最終對(duì)各種物資的走向信息可以有精確的把握,避免盲目采購(gòu)。物資管理部門要融入到生產(chǎn)的第一線,同時(shí),要對(duì)企業(yè)收集的物資需求進(jìn)行分析,建立信息并且及時(shí)進(jìn)行反饋,實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)生產(chǎn),同時(shí)也對(duì)如何評(píng)判供貨商水平提出了新的要求。
4.3.2構(gòu)建一套完善的企業(yè)物資采購(gòu)系統(tǒng)
為了提高運(yùn)行的效率,以及采購(gòu)的正規(guī)化,并且和企業(yè)的總體計(jì)劃以及物資庫(kù)存相融合,企業(yè)要利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段,構(gòu)建一個(gè)企業(yè)所需要的供貨商和產(chǎn)品實(shí)時(shí)的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成物資信息共享,增加網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)的功能,并且提出物資采購(gòu)的要求。
4.3.3把物資采購(gòu)系統(tǒng)和內(nèi)部管理信息系統(tǒng)結(jié)合起來
將物資采購(gòu)系統(tǒng)和內(nèi)部管理信息系統(tǒng)結(jié)合起來,讓企業(yè)內(nèi)部物流系統(tǒng)可以有效的延伸。在物資采購(gòu)系統(tǒng)建設(shè)過程中,應(yīng)當(dāng)充分了解內(nèi)部管理信息系統(tǒng)的狀況,避免物資采購(gòu)管理系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部系統(tǒng)產(chǎn)生不良影響。
4.4加強(qiáng)物資計(jì)劃管理
項(xiàng)目經(jīng)理要在項(xiàng)目實(shí)施開始前根據(jù)項(xiàng)目方案對(duì)各種物資需求量進(jìn)行分析,并且編制采購(gòu)計(jì)劃,和相關(guān)管理人員溝通協(xié)調(diào),把物資的需求量可以分為兩部分,即項(xiàng)目承包方自購(gòu)物資計(jì)劃分頭執(zhí)行、項(xiàng)目發(fā)包方提供物資計(jì)劃。實(shí)施項(xiàng)目物資計(jì)劃的過程中,在因?yàn)轫?xiàng)目設(shè)計(jì)變更和進(jìn)度發(fā)生變化等因素,影響了原計(jì)劃的正常實(shí)施的時(shí)候,項(xiàng)目承包方就要及時(shí)地采取相應(yīng)的措施,從而對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整,以此來保證項(xiàng)目的正常進(jìn)行。
4.5把物資儲(chǔ)存的管理水平提高
物資儲(chǔ)存的管理要分為兩方面:第一,存儲(chǔ)管理和儲(chǔ)備定額。物資儲(chǔ)存的目的是可以保證項(xiàng)目的需要,全方面來考慮物資供需平衡的問題,所以建立了物資庫(kù)存,物資庫(kù)存可以分為三種:保險(xiǎn)儲(chǔ)存、經(jīng)常儲(chǔ)存、季節(jié)儲(chǔ)存。儲(chǔ)存物資要注意以下幾點(diǎn):限制物資使用限額,對(duì)于那些超出限額領(lǐng)用的物資要提前辦理與之相關(guān)的手續(xù),認(rèn)真填寫物資領(lǐng)用單,把超額的原因?qū)懬宄?,并且要?jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理以及無資源批準(zhǔn)方可實(shí)施。建立一套物資使用的臺(tái)賬,詳細(xì)記錄使用情況以及節(jié)超情況。讓物資使用監(jiān)督制度真正發(fā)揮其作用,并由無資源對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督。第二,對(duì)物資倉(cāng)庫(kù)管理進(jìn)行重視。為了能夠清晰地分辨不同類別的物資,應(yīng)當(dāng)在物資上明顯地標(biāo)注產(chǎn)品質(zhì)量狀態(tài)。同時(shí)要著名物資的生產(chǎn)企業(yè)、進(jìn)場(chǎng)日期、數(shù)量、品種規(guī)格等詳細(xì)內(nèi)容,便于管理和發(fā)料。
4.6完善組織方式,實(shí)現(xiàn)規(guī)模采購(gòu)效益最大化
增加帶量招標(biāo)的份額,利用科學(xué)的方法進(jìn)行物資需求的預(yù)測(cè),對(duì)于生產(chǎn)經(jīng)常用的批量物資、年采購(gòu)量可以預(yù)測(cè)的包別,嘗試實(shí)行目錄式帶量采購(gòu)招標(biāo)的方式,把供貨量通過甲級(jí)商排名,并且按照比例進(jìn)行分配。實(shí)行帶量采購(gòu)可以加大潛在投標(biāo)人的興趣,增大他們的重視程度,批量越大,吸引的潛在投標(biāo)人就越多,進(jìn)而采購(gòu)活動(dòng)的競(jìng)爭(zhēng)性也就變得越發(fā)強(qiáng)烈,采購(gòu)方的選擇也會(huì)增加,最終提高質(zhì)量和價(jià)格上的優(yōu)勢(shì)。
4.7加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理,發(fā)掘規(guī)模化、集約化采購(gòu)的潛在能力
實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)的基礎(chǔ)就是標(biāo)準(zhǔn)化,經(jīng)常對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)工作進(jìn)行鞏固,加大整合力度,全方面促進(jìn)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的制訂,成立一個(gè)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化信息庫(kù),牢固物資標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)。對(duì)集中采購(gòu)物資標(biāo)準(zhǔn)化管理的工作要加強(qiáng),盡全力實(shí)現(xiàn)目錄內(nèi)的物資品種執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使集中采購(gòu)的可操作性凸顯出來。大力開展標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu),對(duì)采購(gòu)需求計(jì)劃管理正規(guī)化,積極促進(jìn)設(shè)計(jì)選型標(biāo)準(zhǔn)化、需求計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)化以及采購(gòu)與使用的標(biāo)準(zhǔn)化、管理與維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化,將個(gè)性化采購(gòu)轉(zhuǎn)變成共性化采購(gòu),最大限度降低個(gè)性化的需求,從而繼續(xù)對(duì)集約化和規(guī)?;少?gòu)的潛力進(jìn)行挖掘。
5結(jié)語
物資的采購(gòu)和管理是企業(yè)十分重視的問題之一,關(guān)系到企業(yè)能否在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中以最優(yōu)惠的價(jià)格獲得最優(yōu)質(zhì)的原材料,關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,企業(yè)應(yīng)當(dāng)從采購(gòu)機(jī)制入手,尋找適合企業(yè)實(shí)際情況的物質(zhì)集中采購(gòu)方式,做好信息化建設(shè),降低采購(gòu)成本,采取集中采購(gòu)的運(yùn)作模式,提高供貨品質(zhì)和效率,通過一系列的方法手段實(shí)現(xiàn)信息化采購(gòu)管理。由于個(gè)人經(jīng)歷和學(xué)識(shí)有限,文章存在的不盡完善之處仍然有待相關(guān)研究者提出寶貴的意見和建議,從而促進(jìn)我國(guó)企業(yè)的發(fā)展,提高我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力。
作者:湛亞迪 單位:中國(guó)新興保信建設(shè)總公司
參考文獻(xiàn):
[1]王慧霞.物資集中規(guī)模招標(biāo)采購(gòu)中框架招標(biāo)的應(yīng)用[J].中外企業(yè)家,2014(35).
[2]代碧濤.大型施工企業(yè)物資集中招標(biāo)采購(gòu)新論[J].鐵路采購(gòu)與物流,2014(02).
Abstract: The management of equipment and materials is a top priority of the project under construction in the electric power construction enterprises. How to guard against the risk by standardizing the management of equipment and materials is a problem that every employee should think about. Through intensive analysis of the risk in equipment management, this paper puts forward series of precautionary measures, thus achieving the purpose of standardizing the management of equipment and materials.
關(guān)鍵詞: 在建項(xiàng)目;管理;風(fēng)險(xiǎn);措施
Key words: project under construction;management;risk;measures
中圖分類號(hào):F28文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2014)23-0200-02
0引言
電力施工企業(yè)在建項(xiàng)目在履約過程中,設(shè)備物資管理的好壞直接影響項(xiàng)目的盈利能力,設(shè)備物資管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中都存在著一些風(fēng)險(xiǎn),如果管理不到位,未采取相關(guān)的措施來控制風(fēng)險(xiǎn),可能會(huì)給企業(yè)造成不小的損失?,F(xiàn)就在建項(xiàng)目設(shè)備物資管理各環(huán)節(jié)中常見的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施闡明如下:
1常見的風(fēng)險(xiǎn)
1.1 計(jì)劃管理風(fēng)險(xiǎn)如設(shè)備的配置計(jì)劃沒有經(jīng)過充分的組織論證和經(jīng)濟(jì)分析,設(shè)備資源配置不到位,設(shè)備不夠影響項(xiàng)目施工進(jìn)度,設(shè)備過多,增加項(xiàng)目成本且易造成完工后設(shè)備的閑置。
1.2 采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)如采購(gòu)中可能存在一些違法亂紀(jì)現(xiàn)象,或采購(gòu)的設(shè)備物資不滿足項(xiàng)目要求,給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。選擇的供應(yīng)方不誠(chéng)信,有的供應(yīng)商存在著惡意競(jìng)爭(zhēng)的心理,為了中標(biāo),價(jià)格壓的很低,在后期供貨和提供報(bào)務(wù)時(shí),從中大做手腳,偷梁換柱,以次充好;或受市場(chǎng)價(jià)格的波動(dòng),供應(yīng)商要求加價(jià)或終止合同,進(jìn)而使企業(yè)處于一種較被動(dòng)的局面。
1.3 倉(cāng)儲(chǔ)管理風(fēng)險(xiǎn)如物資倉(cāng)儲(chǔ)沒有嚴(yán)格地執(zhí)行進(jìn)出庫(kù)登記制度,疏忽管理,給一些人可乘之機(jī),造成物資材料的流失?;驇?kù)存管理不到位,造成物資的生銹腐蝕等。
1.4 運(yùn)行管理風(fēng)險(xiǎn)如在運(yùn)行過程中操作人員未持證上崗,或未嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備的操作規(guī)程,或違章操作,發(fā)生設(shè)備事故,造成經(jīng)濟(jì)損失。超期服役設(shè)備運(yùn)行也存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。
2防范措施
2.1 加強(qiáng)設(shè)備物資的計(jì)劃管理,合理配置資源,既能滿足工程需要,又不浪費(fèi)資源①企業(yè)應(yīng)作長(zhǎng)遠(yuǎn)謀劃,將有限資金用在刀刃上,重點(diǎn)發(fā)展核心裝備實(shí)力,突出各子分公司的專業(yè)優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)各子分公司之間設(shè)備專業(yè)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),核心裝備可適當(dāng)購(gòu)置,通用設(shè)備可充分利用社會(huì)資源。加大對(duì)社會(huì)設(shè)備資源的引入研究,要充分掌握社會(huì)設(shè)備資源結(jié)構(gòu)、價(jià)格、設(shè)備狀況、供應(yīng)渠道、供方信譽(yù)等信息,規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn),確保外租外聯(lián)設(shè)備高效、安全使用。②國(guó)內(nèi)項(xiàng)目按照“優(yōu)先挖潛、調(diào)劑,適當(dāng)外租、外聯(lián),必需方可購(gòu)置”的原則編制設(shè)備組織計(jì)劃,對(duì)國(guó)際項(xiàng)目按照“一點(diǎn)一策、一國(guó)一策”和“資源配置國(guó)際化、項(xiàng)目管理屬地化”的原則。③堅(jiān)持效益最大化的原則,實(shí)時(shí)科學(xué)地統(tǒng)籌規(guī)劃好設(shè)備實(shí)物形態(tài)和價(jià)值形態(tài)之間的轉(zhuǎn)換。④設(shè)備采用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級(jí)集中、兩級(jí)管理”的原則,物資采用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理,集中采購(gòu)”的原則,實(shí)行科學(xué)管理。企業(yè)下屬各單位在年初上報(bào)設(shè)備材料采購(gòu)計(jì)劃,總部設(shè)備材料管理部門進(jìn)行匯總分析,對(duì)同一規(guī)格或型號(hào)的設(shè)備材料進(jìn)行集中招標(biāo)或區(qū)域招標(biāo)等,實(shí)現(xiàn)批量采購(gòu)優(yōu)勢(shì),降低采購(gòu)成本。
2.2 加強(qiáng)設(shè)備物資采購(gòu)管理,控制采購(gòu)成本,構(gòu)建集中招標(biāo)采購(gòu)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)規(guī)模采購(gòu)效益①制訂出臺(tái)了設(shè)備集中招標(biāo)采購(gòu)管理辦法,對(duì)電力施工常規(guī)設(shè)備及大金額的設(shè)備納入公司集中招標(biāo)采購(gòu)平臺(tái),既規(guī)范了設(shè)備采購(gòu)行為又實(shí)現(xiàn)了規(guī)模采購(gòu)效益;②對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本影響大,以及批量大、額度大的物資材料,應(yīng)納入到集中采購(gòu)范圍,同時(shí)要積極發(fā)掘和認(rèn)真總結(jié)各單位物資集中采購(gòu)中好的做法和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)及管理思路,并針對(duì)存在的問題,研究解決的對(duì)策和方法,定期以簡(jiǎn)報(bào)的形式通報(bào)物資材料集中采購(gòu)情況。③充分利用設(shè)備物資信息系統(tǒng)構(gòu)建電子招標(biāo)采購(gòu)公共服務(wù)平臺(tái),并在平臺(tái)上公示設(shè)備材料的招標(biāo)采購(gòu)信息,做到招標(biāo)公開透明,實(shí)現(xiàn)信息共享,以節(jié)約采購(gòu)成本,縮短采購(gòu)周期,提高采購(gòu)效益。④物資采購(gòu)準(zhǔn)入制,完善了后評(píng)價(jià)體系和“黑名單”制度。招標(biāo)采購(gòu)實(shí)行“準(zhǔn)入制”,供應(yīng)方必須是企業(yè)的設(shè)備材料合格供應(yīng)方,并對(duì)合格供應(yīng)方名冊(cè)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。建立采購(gòu)后評(píng)價(jià)制度,對(duì)誠(chéng)信企業(yè),可通過簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議加強(qiáng)合作,構(gòu)建長(zhǎng)期低成本物資采購(gòu)供應(yīng)的快捷通道,提高項(xiàng)目抗風(fēng)險(xiǎn)能力。對(duì)不誠(chéng)信企業(yè),取消其三年內(nèi)在企業(yè)的投標(biāo)資格并在企業(yè)內(nèi)部予以公告,特別惡劣的在行業(yè)內(nèi)部進(jìn)行。⑤規(guī)范招投標(biāo)活動(dòng)程序。不斷探索和總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),進(jìn)一步完善操作流程和行為規(guī)范,招標(biāo)程序?qū)崿F(xiàn)模塊化管理。對(duì)招標(biāo)投標(biāo)的程序(技術(shù)交流―招標(biāo)公告―編制標(biāo)書―評(píng)標(biāo)―定標(biāo)―簽訂合同等)以文件的形式固定下來,并在信息平臺(tái)上公布,如在企業(yè)內(nèi)部推行設(shè)備物資招標(biāo)文件范本、采購(gòu)合同范本等。
2.3 加強(qiáng)設(shè)備物資的倉(cāng)儲(chǔ)管理,控制非正常的損耗
①建立健全各類倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)章制度,并認(rèn)真貫徹、落實(shí)。如崗位責(zé)任制度、驗(yàn)收發(fā)放制度、定期盤點(diǎn)制度、帳目單據(jù)管理制度等。充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立庫(kù)存物資自動(dòng)化管理系統(tǒng),實(shí)行閉環(huán)運(yùn)行,動(dòng)態(tài)實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)存物資的全過程監(jiān)控,杜絕管理漏洞。②對(duì)入庫(kù)材料做到“三不入庫(kù)”:即不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的不入庫(kù),數(shù)量不清的不入庫(kù),計(jì)劃外或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的不入庫(kù);物資驗(yàn)收完畢應(yīng)立即辦理正式入庫(kù)憑證,并據(jù)以登帳、立卡,完成入庫(kù)手續(xù)。③建立庫(kù)存信息共享平臺(tái),加強(qiáng)內(nèi)部材料互相調(diào)配。④推行物資價(jià)差量差管理,加強(qiáng)物資消耗控制。⑤加強(qiáng)庫(kù)存物資日常養(yǎng)護(hù)工作,做好鋼筋等物資材料的防潮、防腐、防銹工作,減少物資自然損耗。⑥加強(qiáng)危險(xiǎn)化學(xué)品與易燃易爆品的采購(gòu)、運(yùn)輸、倉(cāng)庫(kù)保管、使用、安全、環(huán)保及監(jiān)督的全過程管理。
2.4 加強(qiáng)設(shè)備的運(yùn)行管理,嚴(yán)格執(zhí)行操作維修保養(yǎng)制度,避免非正常的損耗及設(shè)備事故①制定設(shè)備操作規(guī)程并以文件形式下發(fā),嚴(yán)格執(zhí)行維護(hù)保養(yǎng),避免非正常的設(shè)備損耗。推行“機(jī)長(zhǎng)負(fù)責(zé)制、風(fēng)險(xiǎn)金抵押制、單機(jī)核算”等,將設(shè)備消耗與產(chǎn)值掛鉤考核,定期通報(bào),查找管理漏洞和差距,收效顯著。②以設(shè)備安全管理為重點(diǎn),組織開展形式多樣的檢查活動(dòng),如堅(jiān)持周檢月評(píng)活動(dòng)、專項(xiàng)檢查活動(dòng)等,設(shè)備安全運(yùn)行常抓不懈,杜絕了惡性事故的發(fā)生。③認(rèn)真研究超期服役設(shè)備的使用對(duì)策,定期組織進(jìn)行安全技術(shù)鑒定,制定切實(shí)可行的安全預(yù)防措施,加強(qiáng)使用、安裝、拆除、維修的過程監(jiān)管,并成立專門的隊(duì)伍負(fù)責(zé)運(yùn)行管理工作,采用新技術(shù)、新材料、新工藝對(duì)老舊設(shè)備進(jìn)行改造。④加強(qiáng)作業(yè)人員的持證管理,定期對(duì)作業(yè)人員進(jìn)行技能及安全培訓(xùn),提高作業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平。
總之,設(shè)備物資管理人員在平時(shí)的工作中,要善于發(fā)現(xiàn)和總結(jié)問題,思考應(yīng)對(duì)措施,及時(shí)解決問題,不斷規(guī)范設(shè)備物資管理,真正地為企業(yè)的健康、快速發(fā)展保駕護(hù)航。
參考文獻(xiàn):
[1]鄒翔.電力企業(yè)物資管理現(xiàn)狀及發(fā)展[J].企業(yè)研究,2010(10).
一年來,我縣政府采購(gòu)及控購(gòu)工作,在縣委、縣政府及縣財(cái)政局黨組的正確領(lǐng)導(dǎo)下,在上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的具體指導(dǎo)下,按照省市財(cái)政工作會(huì)議對(duì)政府采購(gòu)及控購(gòu)工作提出的各項(xiàng)要求,積極主動(dòng)開展政府采購(gòu)工作,為節(jié)減財(cái)政支出,財(cái)務(wù)支出,緩解財(cái)政收支矛盾,促進(jìn)廉政建設(shè)反腐工作的深入開展,規(guī)范政府采購(gòu)行為和政府采購(gòu)工作紀(jì)律發(fā)揮了積極作用。初步使政府采
購(gòu)改革開始步入法制化管理軌道。全年全縣政府采購(gòu)總額xxxx萬元,政府采購(gòu)次數(shù)xxx次,比上年同期xxx萬元,增加xx萬元;比上年同期xxx次,增加xx次。通過政府采購(gòu)共為財(cái)政和部門單位節(jié)約資金xxx萬元,節(jié)支率達(dá)到xx%?;仡櫼荒陙碚少?gòu),我們主要做了以下幾個(gè)方面的工作。
一、領(lǐng)導(dǎo)重視,各部積極配合
由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,政府采購(gòu)工作緊緊依靠和配合部門預(yù)算和國(guó)庫(kù)集中收付制度改革,今年,我縣積極推行政府采購(gòu)資金國(guó)庫(kù)直接支付。要求加大政府采購(gòu)制度改革,與部門預(yù)算、國(guó)庫(kù)集中收付制度改革相互促進(jìn)、相互支持、相互配合的力度,凡是使用財(cái)政性資金以及財(cái)政性資金配合的資金。都必須對(duì)照政府集中采購(gòu)目錄,都要向財(cái)政部門上報(bào)政府采購(gòu)計(jì)劃,實(shí)施政府采購(gòu),未上報(bào)政府采購(gòu)計(jì)劃擅自自行采購(gòu)的,財(cái)政核算中心拒付項(xiàng)目資金。
二、大力宣傳政府采購(gòu)法,逐步使政府采購(gòu)走向正規(guī)化
我縣政府采購(gòu)工作緊緊圍繞大力宣傳和貫徹落實(shí)《政府采購(gòu)法》,使政府采購(gòu)各項(xiàng)規(guī)定深入人心,提高全社會(huì)對(duì)政府采購(gòu)制度改革的認(rèn)識(shí),以擴(kuò)大政府采購(gòu)規(guī)模,規(guī)范政府采購(gòu)管理為重點(diǎn),不斷完善政府的各項(xiàng)規(guī)章制度,促進(jìn)依法行政。我們利用廣播、標(biāo)語等多種形式宣傳《政府采購(gòu)法》,按要求落實(shí)政府采購(gòu)法,按規(guī)定執(zhí)行政府采購(gòu)法。并制定了《xx縣**年政府采購(gòu)目錄》和《政府采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)和招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)》,逐步使政府采購(gòu)走向制度化、法制化軌道上來。
三、構(gòu)建監(jiān)督體系,體現(xiàn)“三公”原則
為了使政府采購(gòu)項(xiàng)目操作程序進(jìn)入制度化、規(guī)范化的運(yùn)行軌道,進(jìn)一步健全政府采購(gòu)監(jiān)督制約機(jī)制,始終堅(jiān)持“規(guī)范為重”的原則,把好采購(gòu)審批關(guān),并嚴(yán)格按照政府采購(gòu)程序組織實(shí)施,加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督,重大項(xiàng)目邀請(qǐng)紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)等部門全過程參與,有力保證政府采購(gòu)“公開、公平、公正”,增強(qiáng)了政府采購(gòu)?fù)该鞫?,避免了操作的隨意性,從源頭上遏制了消極腐`現(xiàn)象,確保政府采購(gòu)成為真正“陽光采購(gòu)”。
四、全縣政府采購(gòu)執(zhí)行情況
**年我縣政府采購(gòu)實(shí)際支出xxxx萬元,比去年同期xxx萬元,增加xx萬元。
1、從貨物類采購(gòu)情況看,我們采取了隨到隨采購(gòu)的積極辦法,想單位所想,急單位所急,嚴(yán)格按政府采購(gòu)文件辦事,按規(guī)定程序?yàn)閱挝惶峁┳詈玫姆?wù),最好的價(jià)格,最好的產(chǎn)品,全年共采購(gòu)次數(shù)xx次,采購(gòu)金額xxx萬元。
2、從服務(wù)采購(gòu)情況看:①會(huì)議費(fèi)情況,我們嚴(yán)格按照《xx縣政府采購(gòu)資金報(bào)帳程序?qū)嵤┺k法的通知》和《xx縣會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理辦法》要求,認(rèn)真審核各類項(xiàng)目,繼續(xù)實(shí)行“走會(huì)、看會(huì)”,實(shí)事求是,靈活掌握大會(huì)食、住情況,積極主動(dòng)與單位配合,搞好會(huì)議期間的服務(wù)工作。全年共召開二類以上會(huì)議xx次,預(yù)算數(shù)為xx萬元,實(shí)際支出為xx萬元,節(jié)約資金xx萬元,節(jié)支率達(dá)xx%;②車輛保險(xiǎn)情況。根據(jù)文件精神,對(duì)全縣行政、事業(yè)單位車輛實(shí)行統(tǒng)一保險(xiǎn),根據(jù)各單位車輛保險(xiǎn)的實(shí)際情況與保險(xiǎn)簽訂車輛保險(xiǎn)合同,對(duì)個(gè)別單位資金有困難的,我們采取靈活機(jī)動(dòng)的辦法,與保險(xiǎn)公司協(xié)商,把保險(xiǎn)基數(shù)降低到最低,這樣,即擴(kuò)大了保險(xiǎn)公司的業(yè)務(wù),又維護(hù)了單位的利益,今年我縣行政、事業(yè)單位共保險(xiǎn)車輛xxx臺(tái),保險(xiǎn)金額xx萬元,節(jié)支率為xx%;③四大家車輛維修情況:我們?yōu)榱舜_保車輛維修質(zhì)量,重點(diǎn)審查維修廠家的信譽(yù)程度,在維修車輛時(shí),我們采取了“貨比三家”的辦法,并提出合理的保養(yǎng)及承諾,每臺(tái)車優(yōu)惠x%—xx%。今年維修小車xx輛,維修金額xx萬元,節(jié)支率xx%。
五、控購(gòu)工作不能削弱,只有加強(qiáng)
**年我縣控購(gòu)工作,繼續(xù)按照`政府、省控購(gòu)辦文件精神要求,認(rèn)真審核資金來源,特別對(duì)企業(yè)拖欠職工工資的不預(yù)審批,對(duì)資金不落實(shí)的不預(yù)審批,凡*款購(gòu)車的不預(yù)審批,重點(diǎn)控制行政、事業(yè)單位的公款消費(fèi)。嚴(yán)格按照政府采購(gòu)制度,行政、事業(yè)小汽車都納入了政府采購(gòu),全縣今年購(gòu)置小汽車zz輛,通過我們的努力,控購(gòu)工作職能不能削弱,而且得到了加強(qiáng)。
總之,一年來,我縣政府采購(gòu)工作雖然取得了一些成績(jī),但還存在一定的差距,我們決心在新的一年里,將依據(jù)“規(guī)范操作,循序漸進(jìn),協(xié)調(diào)發(fā)展,開拓創(chuàng)新”思路,以規(guī)范管理為重點(diǎn),力爭(zhēng)進(jìn)一步拓寬采購(gòu)領(lǐng)域,加快工程采購(gòu)步伐,加大政府采購(gòu)制度專項(xiàng)檢查力度,提高自身的政治素質(zhì)和文化修養(yǎng),促進(jìn)我縣政府采購(gòu)工作健康有序的發(fā)展。從而促使大家進(jìn)一步地做好政府采購(gòu)這一陽光事業(yè)。
物資采購(gòu)自查報(bào)告(二)
根據(jù)自治區(qū)及市縣的相關(guān)政策文件規(guī)定及自治區(qū)藥品和醫(yī)療器械集中采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組督查所發(fā)現(xiàn)的問題,我院藥事管理會(huì)對(duì)本院藥品采購(gòu)管理又進(jìn)行新一輪自查自糾行動(dòng),具體情況如下:
第一、完善藥事管理制度。
嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家政策,建立藥品采購(gòu)管理制度,藥品質(zhì)量管理制度,貯存保管制度,不良反應(yīng)報(bào)告制度,庫(kù)房管理制度,特殊藥品管理制度等;通過醫(yī)院藥事管理委員會(huì)編制了本院的基本藥物采購(gòu)目錄。
第二、本院全部使用國(guó)家規(guī)定的基本藥物,全部執(zhí)行零差價(jià)銷售。
所有藥品全部在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)在招標(biāo)采購(gòu)網(wǎng)上下訂單。禁止網(wǎng)外采購(gòu)和標(biāo)外采購(gòu)。禁止采購(gòu)非基藥品,嚴(yán)格執(zhí)行藥品零差價(jià),嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)上采購(gòu),標(biāo)內(nèi)采購(gòu)。嚴(yán)格執(zhí)行D藥招辦(**)1122號(hào)文件的要求,在規(guī)定的時(shí)間做采購(gòu)計(jì)劃,并及時(shí)的對(duì)藥品驗(yàn)收入庫(kù)。
第三、對(duì)購(gòu)進(jìn)的所有藥品和器械衛(wèi)生材料都進(jìn)行雙人驗(yàn)收。
做到票物相符,價(jià)格與中標(biāo)價(jià)格和國(guó)家制定的價(jià)格相符,對(duì)不符合的藥品及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系更換處理。驗(yàn)收人員在驗(yàn)收合格的票單上簽名。嚴(yán)格按照市里遴選的配送商進(jìn)行配送基本藥品。
第四、根據(jù)藥品管理制度對(duì)藥品進(jìn)行貯存保管。
藥品按功效、劑型、種類等進(jìn)歸類擺放,嚴(yán)禁亂擺亂放,保持藥品清潔衛(wèi)生。庫(kù)房要有專人負(fù)責(zé)和管理,建立有效的管理手段,確保藥品在存放過程中的質(zhì)量。對(duì)于需要低溫存放的藥品要放置到專用的冷藏設(shè)備貯存。特殊藥品嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。庫(kù)房還要加強(qiáng)防火防盜防蟲防鼠等設(shè)施。
第五、藥庫(kù)管理人員根據(jù)臨床應(yīng)用的需要及庫(kù)存量認(rèn)真進(jìn)行擬定藥品采購(gòu)計(jì)劃。
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)(CJFD)
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)(CJFD)
級(jí)別:統(tǒng)計(jì)源期刊
榮譽(yù):Caj-cd規(guī)范獲獎(jiǎng)期刊
級(jí)別:統(tǒng)計(jì)源期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)