1、當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

在過(guò)去的幾十年里，多數(shù)事業(yè)單位由于其自身性質(zhì)，對(duì)生產(chǎn)成果業(yè)績(jī)考核工作并不重視，相應(yīng)的工作檔案的記錄缺乏完善記錄，經(jīng)常導(dǎo)致脫檔、死檔、虛假檔案的情況存在，再加之人事檔案中相關(guān)材料并不完善，使人事檔案的使用價(jià)值受到影響，造成檔案利用率較低。

2、檔案管理模式的創(chuàng)新需求

信息化時(shí)代，事業(yè)單位企業(yè)化改革在一定程度上推動(dòng)了傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的改革。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立能夠讓企業(yè)及員工通過(guò)該平臺(tái)及時(shí)方便地獲取實(shí)時(shí)檔案信息，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)繁瑣冗雜低效的傳統(tǒng)時(shí)代到清晰、快捷、高效的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，這將讓人事檔案管理更加專業(yè)化、規(guī)模化。在企業(yè)化改革的背景下，相對(duì)于過(guò)去事業(yè)單位單一的人事檔案管理模式，未來(lái)的檔案管理模式需要不斷的順應(yīng)時(shí)展，需要以數(shù)字化、多元化、綜合化趨勢(shì)為主。在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中人事變動(dòng)不可避免，同時(shí)隨著企業(yè)化改革的不斷推進(jìn)，企業(yè)員工的綜合能力將越發(fā)受到重視，那么將個(gè)人德行、工作業(yè)績(jī)、主要成果作為檔案記錄的主要內(nèi)容，有利于建立完善綜合檔案管理模式。綜合性檔案應(yīng)該在原有的檔案基礎(chǔ)上盡可能詳細(xì)地記錄員工的履歷情況，掌握更為充分、豐富的資料，以便企業(yè)了解員工信息，使之在員工的業(yè)績(jī)考核、崗位調(diào)整的過(guò)程中對(duì)其作出客觀、準(zhǔn)確、綜合的判斷，以適應(yīng)企業(yè)對(duì)于人才多元化需求。

3、關(guān)于人事檔案管理創(chuàng)新的若干思考

3.1人事檔案材料篩選

知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代，人事檔案需要全面反映的員工個(gè)人的履歷情況。一份完整的人事檔案應(yīng)具有業(yè)務(wù)、任務(wù)及合同等幾個(gè)方面的檔案材料。其中業(yè)務(wù)檔案應(yīng)全面反映出員工德行、才能、業(yè)績(jī)等情況，任務(wù)檔案方面要表現(xiàn)員工主要的成就、業(yè)績(jī)，合同檔案方面要維護(hù)勞資雙方的權(quán)益。作為負(fù)責(zé)檔案管理的人力資源部門，應(yīng)以我國(guó)相關(guān)法律文件為依據(jù)，保證所保存的檔案材料的真實(shí)性。對(duì)接收放出的檔案材料內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格確認(rèn)，并根據(jù)審查結(jié)果對(duì)材料有針對(duì)性的篩選，保證檔案材料的真實(shí)性、價(jià)值性，并做好歸檔工作。有效鑒別檔案管材料是檔案管理工作者的職責(zé)所在，這就要求檔案管理者在篩選整理人事檔案材料同時(shí)要熟記檔案材料的相關(guān)各項(xiàng)政策法規(guī)以及材料收集范圍，對(duì)鑒別人事檔案材料的各項(xiàng)規(guī)定爛熟于心，保證材料質(zhì)量以及材料真實(shí)性，提高其使用的價(jià)值。

第一篇：醫(yī)院人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

人事檔案記載著一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人真實(shí)信息，是醫(yī)院知人善任、選賢舉能、績(jī)效考核和職稱評(píng)定的重要依據(jù)。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的不斷增多，醫(yī)學(xué)人才流動(dòng)的不斷增多，以及人事檔案管理逐步由紙質(zhì)檔案管理向檔案信息管理方向邁進(jìn)，原有的人事檔案管理模式已不適應(yīng)信息管理的要求。筆者根據(jù)多年的人事檔案管理實(shí)踐，結(jié)合單位人事檔案管理實(shí)際，談?wù)勧t(yī)院人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

揚(yáng)州市第一人民醫(yī)院有著55年的歷史，其檔案時(shí)間跨度長(zhǎng)、涉及范圍廣。其中人事檔案工作受諸多因素影響，存在以下幾個(gè)問(wèn)題：

1.文件材料收集難度較大。醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)，是形成部門比較分散。比如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、聘約、培訓(xùn)進(jìn)修、工人等級(jí)申報(bào)表等材料由人事處提供；獎(jiǎng)懲材料由工會(huì)、黨辦、團(tuán)委等部門提供；干部考察、任免材料由黨辦提供；臨床醫(yī)生的基層服務(wù)鑒定由醫(yī)務(wù)處提供等。因此，文件材料的收集難度比較大。

2.材料缺失不能全面反映個(gè)人情況。由于人事制度改革、自主用工和自由擇業(yè)的推廣，人事變動(dòng)頻率加快，造成人事管理中的檔案材料收集不及時(shí)、不齊全。一是部分職工人事檔案材料缺失嚴(yán)重，不能實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，一些職工的人事檔案中只有幾張登記表和工資審批表。二是有些醫(yī)護(hù)人員離崗進(jìn)修、培訓(xùn)或出國(guó)留學(xué)等，在此過(guò)程中形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)登記等相關(guān)材料沒(méi)有收入個(gè)人檔案。三是反映個(gè)人道德品質(zhì)方面的材料少。四是大多數(shù)年終工作總結(jié)都是套話、空話，內(nèi)容年年一樣，無(wú)法讓組織人事部門全面了解一個(gè)人的工作能力和工作實(shí)績(jī)。

3.人事檔案整理不符合規(guī)范要求。一是資料審核不嚴(yán)格。不少人事檔案材料存在著填寫不正確、不完備的現(xiàn)象。如，姓名用字比較隨便，亂用多音字和簡(jiǎn)化字，甚至還寫錯(cuò)字。年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份，即“三齡二歷一身份”存在造假現(xiàn)象。二是歸檔材料不規(guī)范。紙張大小不一，有的表格印制超過(guò)裝訂線，材料中未去鐵釘，時(shí)間一長(zhǎng)銹跡斑斑，損壞嚴(yán)重。三是分類不準(zhǔn)確，如鑒定材料和考察材料認(rèn)定不清楚，歸類混淆。

摘要：檔案管理工作在技改大修中占有很重的比例，它對(duì)工程項(xiàng)目的實(shí)施有責(zé)不可輕視的影響。本文講明了技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是什么，分析了為什么要進(jìn)行檔案管理工作，并且針對(duì)目前技改大修檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題提出了解決方法，旨在提高檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：文件材料；試聽(tīng)檔案；新時(shí)期；檔案管理制度

1項(xiàng)目檔案管理是什么

技改大修工程項(xiàng)目檔案是指整個(gè)項(xiàng)目工程從工作開(kāi)始到結(jié)束這期間所有的需要?dú)w檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項(xiàng)目過(guò)程中的策劃、實(shí)行、完工等一系列工作生成的文字材料。項(xiàng)目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過(guò)程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，也可找出為什么會(huì)發(fā)生工程事故，在很多工程建設(shè)的地方都有重要的價(jià)值。

2為什么要提升技改大修工程項(xiàng)目檔案管理水平

檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個(gè)方面是為什么要加強(qiáng)技改大修項(xiàng)目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時(shí)期，做好電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項(xiàng)目帶來(lái)美好的前景。二是提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)有效性，用文件材料將項(xiàng)目工程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來(lái)，可以增強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的整體把握。將工程項(xiàng)目建成的過(guò)程形成歷史材料，可以真實(shí)的表面在工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的問(wèn)題，為完善工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項(xiàng)目的科學(xué)性。三是檔案服務(wù)和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項(xiàng)目建設(shè)未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)提供保障。

3檔案管理工作存在的缺陷

隨著我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的迅速發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案日益增多且愈顯重要。為做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，國(guó)家先后出臺(tái)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《管理規(guī)定》）、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《管理規(guī)范》）等文件，對(duì)如何做好社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行了一系列頂層設(shè)計(jì)。但是部分地方在實(shí)際工作中仍存在一些理念和實(shí)務(wù)方面的問(wèn)題。認(rèn)真分析研究解決好這些問(wèn)題，對(duì)于進(jìn)一步提升社保業(yè)務(wù)檔案工作質(zhì)量和水平具有十分重要的意義。

工作現(xiàn)狀

1.基層工作條件較差主要表現(xiàn)為基層社保業(yè)務(wù)檔案管理工作機(jī)構(gòu)不健全、人員配備不足、經(jīng)費(fèi)保障困難等。地市一級(jí)的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)仍有相當(dāng)一部分沒(méi)有單獨(dú)設(shè)立檔案管理科室，即使設(shè)立了檔案管理科室，也極少配備擁有檔案管理專業(yè)背景的人員；區(qū)縣一級(jí)的情況更加嚴(yán)峻。此外，基層社保業(yè)務(wù)檔案管理工作中還存在庫(kù)房面積不足，環(huán)境質(zhì)量不高，專用設(shè)備簡(jiǎn)陋不足、更新不及時(shí)，工作制度不健全等問(wèn)題。

2.人事檔案管理思維根深蒂固很長(zhǎng)時(shí)期以來(lái)，許多人基本沒(méi)有社保業(yè)務(wù)檔案的概念，非從事社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的人或許都有這樣一種下意識(shí)：一聽(tīng)說(shuō)社保檔案就會(huì)馬上聯(lián)想到退休職工的人事檔案，很少有人能夠認(rèn)識(shí)到社保業(yè)務(wù)檔案本身的“業(yè)務(wù)”特性。在實(shí)際工作中，目前仍然有不少地區(qū)還深受人事檔案管理思維的影響，存在著按照“自然人”收集整理社保業(yè)務(wù)檔案材料的做法。例如，在工傷認(rèn)定檔案管理中，將一名工傷職工在申請(qǐng)受理、調(diào)查取證、工傷認(rèn)定、文書送達(dá)、待遇撥付等不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案材料收集在一起整理歸檔。這種做法的消極影響不僅僅限于基層，還有一些省級(jí)人社部門在組織工傷認(rèn)定檔案、勞動(dòng)能力鑒定檔案評(píng)查活動(dòng)時(shí)，要求基層提供按照“自然人”整理出來(lái)的檔案進(jìn)行評(píng)比檢查。

3.業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案工作不夠重視由于不重視檔案工作，一些基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員借口工作忙、人手少等原因，把整體業(yè)務(wù)檔案的管理工作歸結(jié)為檔案管理科室的事情，認(rèn)為與業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門無(wú)關(guān)，不應(yīng)當(dāng)由本部門承擔(dān)業(yè)務(wù)材料收集整理歸檔工作。

4.社保業(yè)務(wù)檔案各項(xiàng)工作有待進(jìn)一步明細(xì)關(guān)于社保業(yè)務(wù)材料的收集整理歸檔規(guī)則，國(guó)家雖然出臺(tái)了一些法規(guī)，但大多還是一些籠統(tǒng)的、原則性的規(guī)定?！渡鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》中就有不少“相關(guān)材料”式的規(guī)定表述，缺乏實(shí)際的操作性，需要進(jìn)一步明細(xì)，制定出具體的“工作清單”。

原因分析

一、醫(yī)保檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)保檔案缺漏嚴(yán)重。一由于是收集工作不仔細(xì)，導(dǎo)致很多醫(yī)保檔案不完整，如有的醫(yī)保檔案缺少托收材料，有的醫(yī)保檔案缺少基金征繳材料。二是醫(yī)保檔案管理人員并沒(méi)有將當(dāng)事人原單位醫(yī)保相關(guān)材料收錄進(jìn)來(lái)，導(dǎo)致現(xiàn)有材料不完整。

（二）醫(yī)保檔案管理信息化難度較大。醫(yī)保檔案管理工作包含資料收集、保存以及使用3個(gè)環(huán)節(jié)，且資料內(nèi)容、保存方式又有多種類型。但是部分醫(yī)保檔案管理部門中依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存的方式，從而增加了醫(yī)保檔案管理工作的復(fù)雜性，加大了工作難度。

（三）醫(yī)保檔案管理人員素質(zhì)較低。醫(yī)保檔案管理工作所涉及的內(nèi)容廣泛，而且對(duì)于醫(yī)保檔案材料的收集、歸檔以及查閱等相關(guān)的操作流程比較復(fù)雜。，部分檔案管理人員對(duì)于一些醫(yī)保的相關(guān)專業(yè)知識(shí)和政策并不是非常了解，尤其是在信息技術(shù)的應(yīng)用上，對(duì)于檔案管理又提出了更高的技術(shù)要求。但是現(xiàn)有人員的整體素質(zhì)卻難以滿足這一要求，進(jìn)而影響了醫(yī)保檔案管理工作的質(zhì)量。

二、醫(yī)保檔案規(guī)范化管理的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)醫(yī)保檔案收集規(guī)范化管理。一是創(chuàng)建醫(yī)保檔案收集機(jī)制，對(duì)現(xiàn)有的醫(yī)保檔案收集工作的內(nèi)容、流程進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化，要包含檔案收集、整理以及鑒別、移交、保管等多項(xiàng)內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)檔案收集制度的全面發(fā)展。同時(shí)，還要建立檔案收集工作績(jī)效考核、崗位責(zé)任機(jī)制，尤其是對(duì)于檔案材料的整理、建檔、存檔、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)要做好相關(guān)的操作記錄，從而在根本上杜絕檔案資料的人為修改、丟失等問(wèn)題，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題也可以及時(shí)找出責(zé)任人，保障檔案收集工作的順利進(jìn)行。二是嚴(yán)格規(guī)范收集流程。一方面，檔案管理部門要將檔案收集、歸檔這兩個(gè)環(huán)節(jié)作為整個(gè)部門的重點(diǎn)工作，通過(guò)制定一套可行具體的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保醫(yī)保檔案收集工作規(guī)范化、制度化。另一方面，對(duì)于收集并沒(méi)有歸檔的材料，要強(qiáng)化對(duì)材料真實(shí)性的鑒別，從而在根本上防治檔案造假、資料遺漏等問(wèn)題，規(guī)醫(yī)保檔案收集工作。三是做好醫(yī)保檔案材料的分類工作，確保所收集的檔案材料實(shí)現(xiàn)分類存放、排列有序，以此便于后續(xù)醫(yī)保檔案調(diào)動(dòng)、整理。特別需要注意的是，收集人員在檔案的分類過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于醫(yī)保檔案材料中所缺少的材料要做到及時(shí)登記和索要。四是建立醫(yī)保檔案材料的收集工作的監(jiān)督機(jī)制，不定期對(duì)檔案收集工作進(jìn)行抽查，尤其是在檔案的登記、整理、歸檔上，要將這幾個(gè)環(huán)節(jié)工作與個(gè)人績(jī)效進(jìn)行關(guān)聯(lián)。對(duì)于工作表現(xiàn)良好的員工要給予通報(bào)表?yè)P(yáng)，從而在檔案管理部門樹(shù)立榜樣，以此激發(fā)人員的工作積極性，形成良好的工作氛圍。

（二）強(qiáng)化醫(yī)保檔案數(shù)字化建設(shè)。首先是在醫(yī)保檔案整理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)收集技術(shù)來(lái)整合相關(guān)人員的檔案資料，在資料歸檔上以數(shù)字化的方式進(jìn)行保存和展現(xiàn)。同時(shí)，對(duì)于一些積存的醫(yī)保檔案材料，管理人員只需要使用掃描的方法，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)上進(jìn)行歸檔。其次是運(yùn)用數(shù)字檔案光盤離線備份、在線云存儲(chǔ)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案、電子檔案的云存儲(chǔ)，從而減少紙質(zhì)檔案存放的安全隱患，還可以有效避免檔案丟失、不完整問(wèn)題。另外，還需要關(guān)注檔案材料的隨時(shí)補(bǔ)充和上傳，以此保障紙質(zhì)檔案與電子檔案在材料數(shù)量、內(nèi)容上的同步，以此提高檔醫(yī)保案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量與效率。